NORMES SUR LE PRÊT ET L'UTILISATION DU MATÉRIEL INFORMATIQUE HORS DE L ÉTABLISSEMENT

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1 NORMES SUR LE PRÊT ET L'UTILISATION DU MATÉRIEL INFORMATIQUE HORS DE L ÉTABLISSEMENT 22 avril 2011

2 Production Dave Synnott, Coordonnateur du service informatique Collaboration Diane Perron, Conseillère aux services professionnels Linda Keating, Directrice de la protection de la jeunesse Ce document est inspiré de la " NORMES SUR L UTILISATION DES ORDINATEURS PORTABLES" du Centre jeunesse de l'abitibi-témiscamingue qui était lui-même inspiré de la «Norme opérationnelle de sécurité SOG » version concernant l utilisation des ordinateurs portables à la Sogique et du «Guide pour assurer la sécurité des ordinateurs portables».

3 Table des matières 1. OBJECTIF RESPONSABILITÉ DU SERVICE INFORMATIQUE RESPONSABILITÉ DU GESTIONNAIRE RESPONSABILITÉ DE L UTILISATEUR RISQUES ASSOCIÉS AU MATÉRIEL INFORMATIQUE EMPRUNTÉ... 4 ANNEXE I : Régistre d emprunt

4 1. Objectif Ces normes et pratiques visent à assurer l utilisation sécuritaire de l ensemble du matériel informatique prêté à un employé du Centre jeunesse Gaspésie/Les Îles : ordinateur portable, canon, jeton. Dans ce document, nous précisons les modalités générales et les dispositions plus particulières qui s appliquent pour sécuriser l usage de ce matériel qui doivent être activées en regard de matériel comportant un plus haut niveau de risque lorsqu utilisé à l extérieur de l établissement. Ce recueil de normes s ajoute donc aux normes déjà prescrites aux «Normes et Directives de sécurité des Actifs Informationnels». Les utilisateurs doivent donc se conformer à l ensemble des normes regroupées dans ces deux documents. 2. Responsabilité du service informatique Configurer et sécuriser le matériel informatique disponible pour l utilisation des employés du Centre jeunesse Gaspésie/Les Îles; Mettre à jour régulièrement et avoir la solution de sécurité nationale en mode itinérant installé en permanence; Maintenir un registre de prêt du matériel informatique; Garder le matériel informatique dans un endroit sécuritaire; Identifier au nom du Centre jeunesse Gaspésie/Les Îles, avec un numéro d inventaire (# de série), le matériel informatique de l établissement. 3. Responsabilité du gestionnaire MATÉRIEL : JETON ET ORDINATEUR PORTABLE Le prêt du jeton et de l ordinateur portable est sous la responsabilité des chefs de services sociaux pour les points de service et du Directeur des services administratifs pour le centre administratif. C est le chef de service ou le supérieur immédiat qui autorise un employé de son équipe à utiliser ce matériel à l extérieur de son point de service, exclusivement pour les fins du travail. Celui-ci a la responsabilité de vérifier au préalable, avec l employé, les conditions de sécurité qui seront assurées par ce dernier à l'endroit où il prévoit utiliser le matériel informatique : lieu où la confidentialité peut être protégée, aucun risque de regard indiscret par qui que ce soit. 2

5 Il est important de savoir que ce matériel nécessite l accès à l Internet haute vitesse pour son utilisation. Le contexte d utilisation de ce matériel en est un d urgence où il y a nécessité de réaliser, dans un court délai, un document essentiel aux activités de l'organisation (ex : rapport pour le Tribunal). Ensemble, le supérieur immédiat et l employé estiment, avant l emprunt du matériel, le temps requis pour la production attendue de manière à assurer une gestion de prêt équitable. Le chef de services tient à jour un registre de prêt du matériel. (voir document en annexe) 4. Responsabilité de l utilisateur Chaque employé utilisateur est responsable de la sécurité du matériel informatique appartenant au Centre jeunesse Gaspésie/Les Îles où qu il soit. Le matériel informatique sorti à l'extérieur de l'établissement ne doit jamais être laissé sans surveillance ou dans un endroit non sécuritaire; L utilisateur est responsable de l information qu il enregistre sur l'outil informatique; L'utilisateur est responsable de supprimer tout document susceptible de compromettre la sécurité de l'information; L utilisateur est responsable d enregistrer son document dans son répertoire informatique et de rapporter l'appareil après utilisation, exempt de données nominatives; L'utilisateur ne doit jamais divulguer les mots de passe pour le démarrage; L utilisateur de l ordinateur portable ne doit en aucun cas enlever le filtre de confidentialité lorsque celui-ci est installé sur l appareil; L ordinateur portable doit être connecté et déconnecté selon la procédure fournie lors du prêt; L utilisateur doit garder tout matériel informatique dans un endroit sécuritaire et il doit être retourné au gestionnaire responsable au moment convenu; Tout dommage causé aux équipements de l'établissement doit être signalé au responsable des services informatiques dès le retour; L'utilisateur peut contacter le personnel informatique pour des précisions ou du support additionnel. 3

6 5. Risques associés au matériel informatique emprunté Le fait d être portable signifie que l ordinateur puisse se retrouver dans différents environnements physiques et réseaux ayant des niveaux de confiance très variables. La sécurité physique du matériel informatique est importante, elle implique : Le vol de l'appareil ou du disque dur; La perte de l'appareil. Rappelons que la menace extérieure provient des virus incluant les vers, des indiscrétions de certains sites Web qui s accaparent de vos renseignements personnels en installant des logicielsespions «spyware» et des pirates informatiques. ENTRÉE EN VIGUEUR: Les présentes normes et directives entrent en vigueur au moment de leur adoption par le Comité de direction générale du Centre jeunesse Gaspésie/Les Îles. MISE À JOUR DES NORMES ET DIRECTIVES: Les présentes normes et directives doivent être évaluées annuellement afin de s ajuster aux nouvelles pratiques et technologies utilisées au Centre jeunesse Gaspésie/Les Îles. 4

7 ANNEXE 1 5

8 RÉGISTRE D EMPRUNT DE L ORDINATEUR PORTABLE/JETON Numéro des appareils : Ordinateur portable Jeton Nom de l utilisateur Date de l emprunt Date et heure de retour Notes additionnelles Point de service Chef de services sociaux ou gestionnaire du centre administratif 6