SERVICE DES RESSOURCES FINANCIÈRES PROCÉDURE ADMINISTRATIVE CONCERNANT LE TRAITEMENT DES FACTURES À PAYER

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1 SERVICE DES RESSOURCES FINANCIÈRES PROCÉDURE ADMINISTRATIVE CONCERNANT LE TRAITEMENT DES FACTURES À PAYER Révisé en septembre 2003

2 TABLE DES MATIÈRES Introduction Bon de commande Bon de réception Facture originale Facture à escompte Termes de paiement Erreur retracée sur une facture Note de crédit (ou facture corrigée) État de compte Demande de paiement rapide Paiement pour une sortie culturelle Facture traitée au Service des ressources financières Facturation interne Courrier interne Compensation fiscale

3 INTRODUCTION Ce guide de procédure permet à chaque unité administrative de se documenter sur les opérations de décentralisation du traitement des factures à payer. Cette décentralisation amène l unité administrative à vérifier et à assembler les documents à payer et, par conséquent, à recevoir directement ses factures. Ainsi, chacun sera en mesure de visualiser toutes ses factures avant leur paiement. De plus, la présente version tient compte de la procédure pour la compensation des créances fiscales au ministère du Revenu du Québec. 1. BON DE COMMANDE, S IL Y A LIEU 1.1 Le numéro de votre bon de commande, doit être précédé du numéro de votre unité administrative. L adresse de votre unité administrative doit être clairement identifiée comme lieu de facturation. 1.2 Conserver une copie à votre unité administrative. 2. BON DE RÉCEPTION 2.1 Vérifier, dater, signer, et conserver jusqu à la réception de la facture originale. 2.2 Si la facture originale sert également comme bon de réception, elle doit être vérifiée, datée et signée comme preuve de réception; voir le point 3.3 pour les autres vérifications d usage. 3. FACTURE ORIGINALE 3.1 Apposer la date du jour de réception sur la facture originale. 3.2 Joindre le bon de réception, si existant. 3

4 3.3 Vérifier la facture, à savoir : vérifier l exactitude de la marchandise facturée; vérifier l exactitude des montants facturés; vérifier l exactitude de l addition, si la facture est faite manuellement; effectuer l inscription du code budgétaire avec les codes de taxes (voir l exemple au point 8 du guide «Réglementation de la TPS TVQ»); vérifier les escomptes, s il y a lieu (voir le point 4); vérifier les termes de paiement (voir le point 5). 3.4 Signer de ses initiales (la personne ayant fait la vérification du point précédent), près du montant total de la facture. 3.5 Autoriser le paiement par la signature de la directrice ou du directeur de l unité administrative (ou autre personnel cadre); cette signature est obligatoire. 3.6 Expédier les documents brochés (dans l ordre : facture originale sur le dessus, bon de réception) au Service des ressources financières, pour paiement; la rapidité de l envoi permettra l émission des chèques dans les délais prévus; si le fournisseur envoie une facture à plus d une copie, l unité peut en conserver une; si la facture est à copie unique, l unité administrative peut se garder une photocopie. Rôle des ressources financières à la réception : apposer la date du jour de réception à l aide d une estampe; vérifier la présence des documents mentionnés au point 3.6; vérifier la codification budgétaire, les codes de taxes et la signature; vérifier les escomptes à prendre (si encore dans les délais); vérifier les termes de paiement (10 jours, 20 jours, etc.); enregistrer les données dans le système informatique de gestion; émettre les chèques; soumettre au ministère du Revenu du Québec pour la compensation des créances fiscales; envoyer les chèques aux fournisseurs. 4

5 4. FACTURE À ESCOMPTE Une liste est fournie à chaque unité administrative pour les fournisseurs accordant un escompte; elle est mise à jour au besoin. 4.1 Vérifier la mention d escompte qui est indiquée sur la facture (exemples : 2 % 10 jours, 2 % 15 jours, etc., net 30 jours). 4.2 Si aucune mention sur la facture, vérifier sur la liste de fournisseurs à escompte; il peut s agir de fournisseurs ayant fait une entente spéciale avec la Commission scolaire. Dans ces deux cas, les factures doivent être expédiées sans délai au Service des ressources financières et ce dernier s occupera de calculer l escompte si les délais sont encore valables. L escompte est donc ignoré lorsqu une facture est reçue après l expiration des délais, incluant le délai requis pour la transmission au MRQ pour la compensation des créances fiscales (voir article 9.2). Rôle des ressources financières vérifier les factures accordant un escompte et calculer l escompte; enregistrer les données dans le système informatique de gestion; émettre les chèques; soumettre au ministère du Revenu du Québec pour la compensation des créances fiscales; mettre à jour la liste des fournisseurs à escompte. 5. TERMES DE PAIEMENT Les termes de paiement peuvent être : facture payable sur réception ou à moins de 30 jours (10, 15 ou 20 jours) et aucun escompte n est accordé. Effectuer les vérifications d usage (voir le point 3.3) et faire parvenir sans délai, au Service des ressources financières, accompagné des documents requis (voir le point 3.6). 5

6 6. ERREUR RETRACÉE SUR UNE FACTURE Lorsque l unité administrative retrace une erreur de facturation, lors de la vérification de la facture : 6.1 Obtenir une note de crédit du fournisseur. 6.2 Conserver la facture en erreur à votre unité administrative jusqu à la réception de la note de crédit ou d une facture corrigée; vous n avez pas à modifier le total de la facture en erreur. 7. NOTE DE CRÉDIT (OU FACTURE CORRIGÉE) 7.1 Effectuer les vérifications requises à partir de vos demandes antérieures. 7.2 Vérifier si les montants crédités sont conformes à ceux facturés. 7.3 Inscrire le code budgétaire ainsi que les codes de taxes. 7.4 Autoriser le paiement par la signature de la directrice ou du directeur de l unité administrative (ou autre personnel cadre), cette signature est obligatoire. 7.5 Expédier la facture ainsi que la note de crédit ou la facture corrigée au Service des ressources financières. 8. ÉTAT DE COMPTE Si l unité administrative reçoit des états de compte : 8.1 Ne pas vérifier, ni signer. 8.2 Expédier au Service des ressources financières. 6

7 Rôle des ressources financières regrouper les états de compte d un même fournisseur; vérifier les états de compte avec les chèques émis; effectuer le suivi auprès des fournisseurs, s il y a lieu. 9. DEMANDE DE PAIEMENT RAPIDE 9.1 Pour satisfaire aux priorités de paiement, nous avons mis en place une émission de chèque hebdomadaire. 9.2 Toute demande de paiement doit être préalablement soumise au ministère du Revenu du Québec dans le cadre de la compensation des créances fiscales. 9.3 Un délai d attente entre un à trois jours doit être prévu avant la libération des chèques. 10. PAIEMENT POUR UNE SORTIE CULTURELLE 10.1 Acompte Un acompte est permis pour fins de réservation d une activité en remplissant le formulaire SRF 01 Demande de paiement, s il y a lieu Facturation de l activité L unité administrative doit exiger une facturation pour toute activité, et ce, après la réalisation de l activité. De cette manière, le montant final à payer sera exact et sans erreur. Le fournisseur peut remettre sa facture en considérant l acompte, s il y a lieu, la journée de l activité ou l expédier par courrier à l unité administrative Paiement immédiat Lorsque le fournisseur exige un paiement le jour de l activité, l unité administrative devra prévoir l émission du chèque au moins une semaine avant le jour de l activité. Cette exigence réfère au traitement sur la compensation des créances fiscales (voir le point 9.2). 7

8 11. FACTURE TRAITÉE AU SERVICE DES RESSOURCES FINANCIÈRES Certaines factures, dont les budgets sont centralisés, sont reçues directement au Service des ressources financières même si elles correspondent à des dépenses pour diverses unités administratives. Afin d accélérer le traitement, ces factures seront codifiées et approuvées par le service responsable. Exemples : l électricité, le téléphone, le mazout, etc. 12. FACTURATION INTERNE Lorsqu une unité administrative vend ou rend un service à une autre unité administrative, aucun chèque n est émis pour cette transaction. Dans ce cas, nous procédons par une écriture comptable, sur réception d un document justifiant les transferts. 13. COURRIER INTERNE Dans le but d accélérer les paiements et de faire profiter aux unités administratives d escomptes possibles, nous recommandons de planifier vos retours de factures avec les dates de livraison du courrier interne. 14. COMPENSATION FISCALE En vertu de la loi 90 du ministère du Revenu, nous sommes tenus de produire une liste de nos chèques émis au Centre de compensation fiscale pour vérification. Si un fournisseur détient une dette envers le gouvernement nous sommes requis de procéder à une retenue équivalente au montant signifié par le ministère du Revenu. Cette retenue n empêche pas la réalisation de fournir un bien ou un service par le fournisseur concerné. 8

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