SERVICE FINANCIER. Ce qu il faut savoir Laurent Clavel et Philippe de Goumoëns SF. Novembre 2015

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1 SERVICE FINANCIER Ce qu il faut savoir Laurent Clavel et Philippe de Goumoëns SF Novembre 2015

2 Les activités du Comptabilité générale Scannage Débiteurs Service financier Fonds de tiers Fournisseurs Note de frais Les activités 2

3 Activités principales La comptabilité fournisseurs s occupe d enregistrer les factures reçues par l école, contrôle les informations (signatures) et effectue leur règlement. La comptabilité générale procède au bouclement mensuel des comptes et effectue une clôture annuelle au 31 décembre de chaque année. La comptabilité débiteurs vérifie la conformité des factures émises par L EPFL ainsi que les factures inter-unités (entre les labos) et s occupe du suivi des encaissements. (Hors Service Académique) La gestion des fonds suit les dépenses et les recettes de l EPFL des projets et l établissement de rapports financiers et la gestion des subsides. Les activités 3

4 Environnement et contraintes du Des lois Des ordonnances Des règlements Des directives Des supports informatiques Le plan comptable -Normes IPSAS Des formulaires Des formations dédiées Comptabilité Fonds EU Infocentre Notes de frais FP7 L environnement 4

5 Définitions Débiteurs: Bénéficiaires de prestations, montants à encaisser par l école (Ecolage, services, analyses) Fournisseurs: Prestataires dont la facture est due par l école (Livraisons, services, note de frais des collaborateurs) Immobilisation: Une immobilisation est un bien durable qui sert de façon permanente à l'exploitation. + de CHF Définitions 5

6 Définitions Centre financier: (CF) Permet d identifier l unité EPFL (laboratoire, chaire, plateforme technologique, service, etc.) Fonds: Toutes les ressources financières de l EPFL sont gérées aux moyens de fonds. Chaque fonds est rattaché à un centre financier. Centre Financier Fonds Compte budgétaire Compte Budgétaire: (CB) Issu du plan comptable énumérant et regroupant les différents types de dépenses et revenus de mêmes catégories Définitions 6

7 Fonds de tiers Un contrat: Prestation Deux partenaires Dates de début et de fin Montant Signatures des parties Ouverture à partir de kchf 50 Audit financier: Vérifier la bonne utilisation des moyens alloués par le tiers, éviter les fraudes, les détournements, les erreurs. Fonds de tiers 7

8 Fonds de tiers Les principaux bailleurs de fonds institutionnels (enregistrement au ReO): FNS: Fonds national suisse Nano-Tera: Programme Suisse de soutien à la recherche sur la santé, la sécurité et l environnement SytemsX:The Swiss Initiative in Systems Biology (Biologie systémique suisse à la pointe mondiale) SEFRI: Secrétariat d'etat à la formation, à la recherche et à l'innovation CTI: Commission pour la technologie et l'innovation CE: Commission européenne (FP7, H2020, etc.) Sciex: Scientific Exchange Programme Les bailleurs de fonds de l économie privée (enregistrement au ReO et TTO): Fondations Entreprise commerciales (pour les mandats TTO et pour le sponsoring Polycontrat) Personnes privées Fonds de tiers 8

9 Activité de support Fonds budgétaire de tiers Provenance des fonds Attribution de l EPFL Hors du périmètre de l EPFL Durée de vie Permanent Déterminé Échéance Annuel Variable selon projet Solde au 31 décembre de l année en cours Contact Non reporté Faculté (RFF) Reporté Services centraux (SF, ReO, TTO) Rapport financier Interne Externe Activité de support 9

10 Responsable Finance Faculté Responsable Finance Faculté Faculté - VP - Présidence ENAC SB IC STI SV Responsable Laurent Gaillard Françoise Jenny René-Pierre Bonvin Paul Sunderland Sophie Viscolo CDM Barbara Baumann CDH Nicole Aghroum VPAA Rossana Papaux VPIV Natacha Putallaz VPSI Séverine Jaques Présidence Susan Killias RFF 10

11 Plan Comptable Synthétique Plan comptable 11

12 CHEMINEMENT D UNE FACTURE FOURNISSEUR Contrôles et imputation comptable Traitement au SF ENREGISTREMENT DANS SAP Infocentre CONTRÔLES Envoi au SF Station 7 Cheminement de facture 12

13 Le rythme du M O I S T Y P E LU MA ME JE VE SA DI PAIEMENTS BOUCLEMENT MENSUEL PAIEMENTS PAIEMENTS DELAI ENVOI CARTES DE CREDITS PAIEMENTS (Rappels débiteurs) Le rythme 13

14 Exemple: Paiements Fournisseurs et notes de frais: Chaque jeudi Bouclement mensuel: Délai de réception des pièces jusqu au 5 du mois suivant, clôture pour le 10 Carte de crédit: Délai de réception des pièces le 23 du mois suivant Rappels Débiteurs: le 25 du mois Clôture annuelle, selon calendrier spécifique Exemple 14

15 En résumé 1 er cas Envoi au SF mardi (J+0) Service Financier J + 9 ouvrables 2 ème cas Envoi au SF dès mercredi (J+0) J + Service Financier 13 ouvrables En résumé

16 Facturation débiteurs Processus de facturation interne actuel Labo vendeur émet la Envoi par courrier interne au labo facture acheteur - sf_facturation@epfl.ch Labo acheteur valide et impute la facture Envoi par courrier interne au SF Saisie dans SAP => Info disponible dans Infocentre Processus de facturation externe actuel Labo vendeur émet et envoie la facture au client Mail à Pascal Schweingruber pour demander des n de factures officiels en mentionnant le n de centre financier concerné, ainsi que la quantité désirée Copie envoyée au SF par courrier interne Original + bulletin de versement au client COPIE + justificatifs au SF (Fonds à créditer, contrat ou justificatif de la livraison) Débiteurs Saisie dans SAP => Disponible dans Infocentre Suivi des encaissements (labo supporté par envoi de relances SF) Payée NON payée

17 Facturation débiteurs Transition vers un outil centralisé et un processus simplifié (à partir de Octobre 2015) Sésame > Finance > Facturation Création de facture (Comptabilisation et envoi automatisés) Validation simplifiée et accélérée Suivi des factures émises et de leur paiement Relance de l a validation des factures internes Débiteurs

18 Documentation Tous les formulaires que vous envoyez au (ordres de paiement, notes de frais, transferts internes, etc.) doivent être accompagnés de documents qui confirment le montant à payer et le bénéficiaire. Sans cela, le service financier ne pourra malheureusement pas traiter votre demande. Si vous êtes amenés à gérer des fonds au sein de votre unité, nous vous conseillons de suivre les formations internes complémentaires, proposées par les services centraux. Documentation 18

19 Le site du Une source d informations Le site 19

20 Le site du Comptabilité en général 20

21 Le site du Revenus/Encaissements 21

22 Vos contacts au Responsable des fonds Thierry Crocoll Gestion et reporting : budget, fonds de tiers Yolanda Bühlmann Philippe de Goumoëns Responsable de la comptabilité fournisseurs Laurent Clavel Recherches, questions d ordre général Anton Uriel Rapports financiers FNS, PNR, PRN-NCCR (via mysnf.ch) Giuseppa Mandrà Rapports financiers CTI, OCS, R Equip FNS, SER, COST, FP7 (ENAC-IC) Aline Cretin Rapports financiers Nano-Tera.ch, SystemsX.ch, SER, COST, FP7 (SB et SV) Nicolas Hausheer Rapports financiers SER, COST, FP7 et projets CE (STI) Patrizia Angelucci Rapports financiers FP7, Microcity Neuchâtel, VPAA-CdM Steven Miller Recherches, questions d ordre général & Immobilisations Jenikov Justiniano Recherches, questions d ordre général BPR, traitement et données de base, bourses Viviane Maire Ana Henriques Sipkar Razija Brkic Machlout-Veuthey Georges Emini Adelina Notes de Frais et Facture Airplus Dominique Perrin Cartes de crédit d achat (Viseca) Haiat Lamnafaa Machlout-Veuthey Georges Factures débiteurs Bouteiller Barbara Pascal Schweingruber Pierre Fournier F O U R N I S S E U R S Vos contacts 22

23 Merci 23