GUIDE METHODOLOGIQUE du dialogue de gestion des Contrats Pluriannuels. d'objectifs et de Moyens

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1 GUIDE METHODOLOGIQUE du dialogue de gestion des Contrats Pluriannuels d'objectifs et de Moyens Mise à jour RAC 2014 Version du 17 février 2014

2 Sommaire PRESENTATION DU SUIVI ANNUEL DU CPOM... 3 Les principes et objectifs de la revue annuelle du CPOM... 3 Les objectifs spécifiques de la revue annuelle LA STRUCTURATION DE LA REVUE ANNUELLE DU CONTRAT Préparation de la revue annuelle du contrat... 4 Un rapport annuel d étape...4 Les outils et indicateurs venant en appui au dialogue de gestion...4 > Des indicateurs «repères» commun à l ensemble des établissements... 4 > Les indicateurs de suivi des engagements pris par chaque établissement... 4 Les demandes de financement des projets innovants La rencontre entre ARS et l établissement Les conclusions de la revue annuelle des contrats... 6 ANNEXES DU GUIDE METHODOLOGIQUE... 7 Rétro-planning de la conduite de la revue annuelle 2014 des CPOM... 7 Liste des représentant de l ARS et proposition de date pour la RAC Territoire de santé de la Loire Atlantique ()...8 Territoire de santé du Maine et Loire () Territoire de santé de Mayenne (53) Territoire de santé de Sarthe (72) Territoire de santé de vendée () Agence Régionale de Santé - Pays de la Loire Page 2/13

3 Présentation du suivi annuel du CPOM Les principes et objectifs de la revue annuelle du CPOM Outil privilégié de dialogue avec l ARS le CPOM doit permettre aux établissements de disposer de la visibilité nécessaire à la définition de leur stratégie, au développement de leur dynamique de coopération et à l efficacité de leur pilotage interne. Afin de suivre les engagements contractualisés, une revue annuelle du contrat (RAC) est prévue à l article 3 du CPOM. La revue annuelle de contrat couvre l'intégralité des engagements contractuels d un établissement (contrat de bon usage du médicament et des dispositifs médicaux, contrat de retour à l équilibre financier, contrat performance, contrat d amélioration de la qualité et de la coordination des soins, etc.). Elle repose sur les principes essentiels : > D une part, placer la revue à un niveau stratégique et engager à ce titre un dialogue avec les responsables administratifs et médicaux de l établissement ; > D autre part, réaliser une analyse contradictoire de la situation de l établissement, sur la base d un rapport annuel d'étape (mémoire en situation), principalement produit par l'établissement et alimenté par des indicateurs. Nous vous rappelons qu en cas de non respect des engagements contractuels, l'application dans le cadre d une procédure contradictoire de pénalités graduelles est prévue et décrite à l'article R du CSP (ou R en cas de manquement grave). A l issue de la revue annuelle du contrat, l'ars produit une lettre d'observation. Celle-ci peut en tant que de besoin contenir une proposition d avenant au CPOM. A l issue de la RAC, une synthèse régionale de la contractualisation est réalisée, étudiée en Comité de Direction de l'ars et présentée à la commission spécialisée de l'organisation des soins de la CRSA (Conférence Régionale de la Santé et de l'autonomie). Les objectifs spécifiques de la revue annuelle 2014 Le dialogue de gestion portant sur la réalisation de l exercice 2013, vise à : > Approfondir le dialogue engagé en 2013 relatif aux différentes thématiques contractuelles liant les établissements et l ARS > Conforter et suivre les indicateurs que chaque établissement a définis pour suivre ses engagements contractuels (mise en place d outils, fixation de cibles) > Conduire une analyse de la mise en œuvre des objectifs stratégiques contractualisés sur l exercice 2013, et mettre en perspective les actions prévues pour 2014 > Identifier et évaluer les actions que l établissement souhaite mettre en œuvre afin d atteindre ses objectifs contractualisés. > Identifier et échanger sur les actions nouvelles que l établissement souhaite mettre en œuvre (sur la base d un dossier documenté pré-identifié) Agence Régionale de Santé - Pays de la Loire Page 3/13

4 La structuration de la revue annuelle du contrat 1. Préparation de la revue annuelle du contrat Un rapport annuel d étape Dès publication et mise en ligne du présent guide, il appartient à chaque établissement d élaborer son rapport stratégique et synthétique annuel d étape. Ce dernier porte sur l'analyse : > Des faits marquants de l exercice 2013 ; > De l état d avancement des engagements pris et des actions réalisées > Des actions prioritaires identifiées par l établissement pour 2014 Un document type intitulé «rapport annuel d étape» est mis à la disposition des établissements à cet effet (document identique à 2013 mis en ligne sur CPOMWeb et sur le site internet de l'agence). Les outils et indicateurs venant en appui au dialogue de gestion > Des indicateurs «repères» commun à l ensemble des établissements Afin d assurer le suivi régional de ses thématiques prioritaires, l ARS a défini 36 «indicateurs repères» portant sur les annexes 1 à 8 du CPOM, soit 4 à 5 indicateurs pour chaque annexe. Ces indicateurs sont établis, pour partie sur les données disponibles au niveau des bases et des outils nationaux et régionaux (Certification, PMSI, hospidiag, ), pour partie à partir d un questionnaire qui doit être spécifiquement renseigné par les établissements. Les indicateurs sont assortis d une formulation colorimétrique dont l objet est exclusivement de définir un niveau de vigilance, en dehors de toute appréciation normative. L ordre du jour de la RAC peut ainsi être principalement structuré autour des thèmes dont les indicateurs repères sont classés rouge et orange. Le guide relatif à la méthodologie d élaboration des «indicateurs repères» - mise à jour RAC est mis à disposition des établissements (voir site internet de l agence et CPOMWeb). > Les indicateurs de suivi des engagements pris par chaque établissement En regard des objectifs contractualisés au niveau des CPOM, il est nécessaire que chaque établissement consolide ses propres outils de pilotage. Le suivi des indicateurs spécifiques définis par l établissement pour suivre ses engagements contractualisés (CPOM) constitue un temps privilégié de la revue annuelle 2014 ; chaque établissement doit donc transmettre à l ARS les principaux résultats de ses indicateurs spécifiques. Un document type intitulé «indicateurs_cpom» est mis à la disposition des établissements (document mis en ligne sur CPOMWeb et sur le site internet de l'agence) Agence Régionale de Santé - Pays de la Loire Page 4/13

5 Les demandes de financement des projets innovants Le dialogue de gestion doit aussi permettre d apprécier les projets de l établissement et les besoins en financement qui leurs sont liés. A ce titre, les demandes de financement de projets nouveaux (accompagnées d un dossier argumenté) doivent parvenir à l ARS lors de la phase préparatoire de la RAC. Les demandes de crédits liés à la mise en œuvre des autorisations (notamment moyens en DAF) ne sont pas étudiés dans ce cadre. Entre le 1 er et le 31 mars 2014, chaque établissement doit adresser à l ARS > Son rapport annuel d étape ; > Le questionnaire spécifique permettant d alimenter certains indicateurs «repères» ; > Les indicateurs spécifiques (TdB) qu il a définis pour suivre son CPOM, les résultats obtenus et les cibles retenues > Ses demandes de financement de projets nouveaux Ces données doivent être adressées avant le 31 mars au représentant de l ARS identifié (éléments à déposer ou renseigner sur la plateforme CPOM Web - ars.paysdelaloire.cpomweb.fr) 2. La rencontre entre ARS et l établissement Un représentant du Département de l Offre Hospitalière (Direction de l'efficience de l Offre) de l'ars est désigné pour chaque établissement (cf. annexe Liste des représentants de l ARS). Lors d une réunion à laquelle participent nécessairement le Directeur d Etablissement et le Président de la CME, le représentant de l ARS procède à une analyse des faits marquants de la réalisation de l exercice Les perspectives d actions pour 2014 seront identifiés au regard des engagements contractuels. L établissement transmet sous 15 jours au représentant de l ARS un compte-rendu de la rencontre, conformément à l article 3 du CPOM. Une trame de ce compte-rendu est mise à la disposition des établissements sur CPOMWeb. En annexe du présent guide, des dates de réunions sont proposées ; celles-ci doivent être validées ou ajustées avant le 31 mars Entre la mi-avril et fin juin 2014 > Réunion de dialogue de gestion entre le(s) représentant(s) de l ARS et les représentants de l'établissement. > Rédaction par l établissement d un compte rendu adressé à l ARS dans les quinze jours suivant la réunion 2014 Agence Régionale de Santé - Pays de la Loire Page 5/13

6 3. Les conclusions de la revue annuelle des contrats A l issue des rencontres, et après réception du compte-rendu des échanges, l ARS envoie une lettre d observation à chaque établissement. Un effort sera réalisé en 2014 pour améliorer encore ce retour. En fonction des conclusions de la revue annuelle, et en tant que de besoin, un avenant au CPOM est signé et annexé au contrat. L ensemble des documents issus de la RAC est publié sur CPOM WEB à partir de Juillet Juillet 2014 > Envoi de la lettre d observation de la revue annuelle du contrat, > Avenant au CPOM. > Mise en ligne de l ensemble des documents 2014 Agence Régionale de Santé - Pays de la Loire Page 6/13

7 Annexes du guide méthodologique Rétro-planning de la conduite de la revue annuelle 2014 des CPOM Date 21 février février février février février février 2014 Activité Réunion de présentation de la démarche de dialogue de gestion RAC 2014 aux Directeurs et Présidents de CME des établissements du territoire de Vendée () Présentation et échanges autour des enjeux et du cadre de mise en œuvre de la RAC 2014 avec les fédérations des établissements sanitaires Réunion de présentation de la démarche de dialogue de gestion RAC 2014 aux Directeurs et Présidents de CME des établissements du territoire de Sarthe (72) Réunion de présentation de la démarche de dialogue de gestion RAC 2014 aux Directeurs et Présidents de CME des établissements du territoire de Maine et Loire () Réunion de présentation de la démarche de dialogue de gestion RAC 2014 aux Directeurs et Présidents de CME des établissements du territoire de Loire Atlantique () Réunion de présentation de la démarche de dialogue de gestion RAC 2014 aux Directeurs et Présidents de CME des établissements du territoire de Mayenne (53) 3 mars Ouverture de CPOM_WEB avec accès aux outils de dialogue de gestion 31 mars 15 Avril 30 Juin jours après la rencontre Juillet 2014 Septembre 2014 Envoi par chaque établissement > Son rapport annuel d étape ; > Le questionnaire spécifique permettant d alimenter certains indicateurs «repères» ; > Les indicateurs spécifiques qu il a définis pour suivre son CPOM > Ses demandes de financement de projets innovants Echanges et réunions entre l'établissement et le(s) représentant(s) de l'ars Compte rendu RAC transmis par l'établissement Lettre d'observations ARS Avenants au CPOM le cas échéant 2014 Agence Régionale de Santé - Pays de la Loire Page 7/13

8 Territoire Liste des représentant de l ARS et proposition de date pour la RAC 2014 Territoire de santé de la Loire Atlantique () Établissement Représentant de l ARS Gestionnaire de dossier Proposition réunion Chu Nantes B. VINCENT Ch Maubreuil - Carquefou Ch Francis Robert - Ancenis V.BARILLÉ Ch Châteaubriant/Nozay/Pouancé V.BARILLÉ Chs Pont Piétin - Blain V.BARILLÉ Chs George Daumezon Hôpital Local Corcoué/Logne V.BARILLÉ Hôpital Local Loire et Sillon - Savenay V.BARILLÉ Hôpital Local Pierre Delaroche - Clisson Hic Sèvre et Loire - Vertou K. HIAS K. HIAS K. HIAS K. HIAS 26/06/ h 30 30/04/ matin 14/05/ H 13/05/ H 27/05/ H 15/05/ matin 18/04/ H 06/05/ H 19/05/ matin 13/05/ matin Clinique Sainte Marie - Site du CH - Châteaubriant V.BARILLÉ K. HIAS 16/05/ H Clinique Brétéche Viaud - Nantes J.CARRIE 04/06/ matin Clinique Urologique Nantes Atlantis - St Herblain J.CARRIE 05/06/ matin Clinique Sourdille - Nantes J.CARRIE Centre soins suite Roz Arvor - Nantes J.CARRIE Clinique psychiatrique du Parc - Nantes Association Echo - Nantes Centre Catherine de Sienne - Nantes 28/05/ matin 11/06/ matin 21/05/ matin 26/05/ matin 25/06/ matin Clinique Saint Augustin et Clinique Jeanne d'arc (AHO) - Nantes 02/06/ matin Clinique Jules Verne - Pôle Hospitalier Mutualiste - Nantes 17/06/ matin Clinique Jules Verne - Nantes Polyclinique de l'atlantique - St Herblain B. VINCENT Nouvelles Cliniques Nantaises - Nantes B. VINCENT 17/06/ matin 10/06/ matin 23/06/ matin

9 Centre de Soins de suite et Réadaptation Croix Rouge (site Confluent) - Nantes 19/06/ matin Centre de soins de suite Le Beaumanoir 19/06/ matin Centre de Réadaptation Fonctionnelle La Tourmaline - St Herblain 30/04/ matin Centre de Convalescence Saint Sébastien/ Loire 17/06/ matin Centre Thérapeutique en Alcoologie La Baronnais - Bouguenais 16/04/ matin Centre Marin de Pen Bron - La Turballe V.BARILLÉ Centre les Briords - Carquefou 06/06/ H 24/04/ matin Centre post cure Foyer de la Chicotière - St Herblain 16/04/ matin HAD Nantes et sa Région - Nantes 14/04/ matin Association Les Apsyades (CMPEA) - Nantes 16/04/ matin Centre Soins de Suite Le Bois Rignoux - Vigneux de Bretagne V.BARILLÉ K. HIAS 07/05/ H Centre Soins de Suite pour enfants Esean Association les Cheveux Blancs - Orvault Ch Saint Nazaire B. VINCENT HLI de la Presqu'Ile - Guérande V.BARILLÉ Hôpital Local Pays de Retz - Pornic V.BARILLÉ Polyclinique de l'europe - St Nazaire V.BARILLÉ 23/04/ matin 28/04/ matin 20/05/ H 03/06/ H 25/04/ H 21/05/ H Clinique psychiatrique de la Brière - Guérande V.BARILLÉ 23/04/ H Maison de Convalescence Le Bodio - Pontchâteau V.BARILLÉ 16/04/ H Clinique Mutualiste de l Estuaire- Saint Nazaire V.BARILLÉ 21/05/ H En cas d'absence des personnes désignées, vous pouvez nous contacter : Par mail : ars-pdl-deo-dhop@ars.sante.fr Par téléphone : Agence Régionale de Santé - Pays de la Loire Page 9/13

10 Territoire Guide méthodologique de revue annuelle des CPOM Territoire de santé du Maine et Loire () Établissement Représentant de l ARS Gestionnaire de dossier Proposition réunion confirmé Chu Angers B. VINCENT Ch Saumur S. BURIN 23 mai - matin 10 juin - matin Chs Ste Gemmes/Loire Césame - Les Ponts de Cé M.BARAER 6 juin - matin Hôpital Local Aimé Jallot - Candé M.BARAER Hôpital Local Chalonnes/Loire M.BARAER Hôpital Local Doué la Fontaine S. BURIN 17 juin - matin 6 juin - après midi 5 juin - matin Hôpital Local Lucien Boissin - Longué Jumelles S. BURIN 10 juin après-midi Hôpital Local Marie Morna - Martigné Briand S. BURIN 5 Juin après-midi Hôpital Local St Nicolas - Angers M.BARAER Hic du Baugeois et de la Vallée - Baugé M.BARAER Clinique St Didier - Avrillé M.BARAER Clinique St Joseph - Trélazé M.BARAER Clinique St Sauveur - Angers M.BARAER Clinique Chirurgicale de la Loire - Saumur S. BURIN 24 avril - matin 17 juin après-midi 20 mai - matin 27 mai - matin 15 mai - matin 3 juin- matin Centre d'hémodialyse d'orgemont - Angers M.BARAER 24 avril après-midi Clinique de l'anjou - Angers M.BARAER Clinique St Léonard - Trélazé M.BARAER Centre de la Main - Angers M.BARAER 27 mai après-midi 3 juin matin 23 mai après-midi Maison de Convalescence de l'anjou - Angers M.BARAER 27 mai après midi HAD Ouest Anjou - Doué le Fontaine S. BURIN ICO Angers - Nantes B. VINCENT 27 mai après-midi 3 juin après midi Maison Convalescence les Récollets - Doué la Fontaine S. BURIN 27 mai - matin Centre Médical du Chillon - Le Louroux Béconnais M.BARAER 20 mai après-midi Centre Régional de Basse Vision - Angers M.BARAER 15 mai après-midi Centre Mutualiste de Soins de Suite et de Prévention St Claude - Trélazé M.BARAER 12 juin - après-midi 2014 Agence Régionale de Santé - Pays de la Loire Page 10/13

11 Territoire Guide méthodologique de revue annuelle des CPOM Centre Régional de Rééducation et de Réadaptation Fonctionnelle - Angers M.BARAER 12 juin - matin Ch Cholet S. BURIN Hic Lys Hyrome - Chemillé S. BURIN 22 mai- matin 13 mai - matin Institut Psychothérapeutique "Parc de la Ménantière" - Le Pin en Mauges S. BURIN 3 juin - après midi Polyclinique du Parc - Cholet S. BURIN HAD Mauges Bocage Choletais - Cholet S. BURIN 20 mai après-midi 13 mai -après-midi Hôpital privé St Joseph - St Pierre Montlimart S. BURIN 22 mai après-midi Maison de Convalescence St Charles - Montfaucon Montigné S. BURIN 12 juin - matin Hôpital privé St Martin - Beaupréau S. BURIN 20 mai - matin Territoire de santé de Mayenne (53) Établissement Représentant de l ARS Gestionnaire de dossier Proposition réunion 53 Chic Haut Anjou - Château Gontier R. BONTEMPS 53 Ch Nord Mayenne - Mayenne R. BONTEMPS 53 Ch Laval B. VINCENT 53 Hôpital Local Ernée R. BONTEMPS 53 Hôpital Local Evron R. BONTEMPS 5 juin - matin 22 mai - matin 27 mai après-midi 23 mai - matin 6 juin - matin 53 Hôpital Local Jules Doitteau - Villaines la Juhel R. BONTEMPS 22 mai - après-midi 53 Hôpital Local Sud Ouest Mayennais - Craon R. BONTEMPS 5 juin - après-midi 53 Clinique Notre Dame Pritz - Changé R. BONTEMPS 53 Centre de Soins de la Bréhonnière - Astillé R. BONTEMPS 53 Polyclinique du Maine - Laval R. BONTEMPS 16 mai - matin 16 mai - après-midi 27 mai matin En cas d'absence des personnes désignées, vous pouvez nous contacter : Par mail : ars-pdl-deo-dhop@ars.sante.fr Par téléphone : Agence Régionale de Santé - Pays de la Loire Page 11/13

12 Territoire Guide méthodologique de revue annuelle des CPOM Territoire de santé de Sarthe (72) Établissement Représentant de l ARS Gestionnaire de dossier Proposition réunion confirmé 72 Ch Le Mans B. VINCENT 72 Ch Château du Loir B. MEYER 72 Ch St Calais B. MEYER 72 Ch Paul Chapron - La Ferté-Bernard B. MEYER 72 Chic Pôle Santé Sarthe et Loir - La Flèche B. MEYER 72 Chs de la Sarthe - Allonnes B. VINCENT 72 Hôpital Local Le Lude B. MEYER 72 Hôpital Local Beaumont/Sarthe B. MEYER 72 Hôpital Local Bonnétable B. MEYER 10 juin matin 11 juin après-midi 16 mai - matin 05 juin - matin 11 juin - après-midi 05 juin - après-midi 27 mai - après-midi 27 mai - matin 27 mai - matin 72 Hôpital Local les Tilleuls - Sillé le Guillaume B. MEYER 27 mai - matin 72 Clinique chirurgicale du Pré - Le Mans B. MEYER 72 Clinique Tertre Rouge - Le Mans B. MEYER 72 Clinique Victor Hugo - Le Mans B. MEYER 72 Pôle Santé Sud du Mans CMCM - Le Mans B. VINCENT 72 Centre de Rougemont - Le Mans B. MEYER 72 HAD Le Mans B. MEYER 10 juin - après-midi 06 juin - matin 14 mai - matin 06 juin - matin 24 avril - matin 16 mai - après-midi 72 Centre Médical Georges Coulon - Le Grand Lucé B. MEYER 18 juin - après-midi 72 Centre Médical Francois Gallouedec - Parigné l'evêque B. MEYER 14 mai - après-midi 72 Centre de Réadaptation Fonctionnelle de l'arche - St Saturnin B. MEYER 6 juin - matin 72 Centre Soins Etude Pierre Daguet B. MEYER 24 avril - après-midi En cas d'absence des personnes désignées, vous pouvez nous contacter : Par mail : ars-pdl-deo-dhop@ars.sante.fr Par téléphone : Agence Régionale de Santé - Pays de la Loire Page 12/13

13 Territoire Guide méthodologique de revue annuelle des CPOM Territoire de santé de vendée () Établissement Représentant de l ARS Gestionnaire de dossier Proposition réunion CHD La Roche/Yon Lucon Montaigu - La Roche/Yon B. VINCENT 3 juin - après-midi CH Fontenay Le Comte 20 mai - matin CH Côte de Lumière - Les Sables d'olonnes B. VINCENT 15 mai - matin CH Loire Vendée Océan - Challans CHS Georges Mazurelle - La Roche/Yon Hôpital Local Ile d'yeu Hôpital Local Noirmoutier 13 mai - matin 22 mai - matin 13 mai -après-midi 13 mai -après-midi Hôpital des Collines Vendéennes - La Châtaigneraie 3 juin -matin Hôpital Local St Alexandre - Mortagne/Sèvre 5 juin -après-midi Clinique St Charles - La Roche/Yon Clinique Sud Vendée - Fontenay le Comte 27 mai -après-midi 20 mai -après-midi Clinique Porte Océane Les sables d'olonne 15 mai -après-midi HAD Vendée - La Roche/Yon 27 mai -matin Centre Soins Suite Réadaptation pr Alcooliques Les Métives - La Roche/Yon 22 mai -après-midi Centre de Réadaptation Villa Notre Dame - St Gilles Croix de Vie 7 mai -après-midi Centre National Gériatrique La Chimotaie - Cugand 5 juin -matin Centre Médecine Physique et Réadaptation Croix Rouge - St Jean de Monts 7 mai -matin En cas d'absence des personnes désignées, vous pouvez nous contacter : Par mail : ars-pdl-deo-dhop@ars.sante.fr Par téléphone : Agence Régionale de Santé - Pays de la Loire Page 13/13