Consultation pour la recherche d une solution de pilotage médico économique

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1 Consultation pour la recherche d une solution de pilotage médico économique CH-BLIGNY, décembre 2015 CHB - Solution pilotage médico économique - Cahier des charges fonctionnel et technique v3 p. 1 / 25

2 Table des matières CONSULTATION POUR LA RECHERCHE D UNE SOLUTION DE PILOTAGE MEDICO ECONOMIQUE CONTEXTE PRESENTATION DES ACTIVITES SYSTEME D INFORMATION EXISTANT Infrastructure technique et parcs informatiques Applications existantes Les outils d analyses et de statistiques en place Interfaces LA CONSULTATION OBJET DE LA CONSULTATION Périmètre du projet Prestations et livrables objet de l appel d offres REPONSES ATTENDUES CONTRAINTES JURIDIQUES ET REGLEMENTAIRES RELATIVES AUX ACTIVITES CONFIDENTIALITE DES DONNEES NOMINATIVES CONTRAINTES TECHNIQUES CONTRAINTES EN TERMES DE SECURITE ARCHITECTURE TECHNIQUE SAUVEGARDES TELEMAINTENANCE MAINTIEN EN CONDITION OPERATIONNELLE DESCRIPTIF FONCTIONNEL DES BESOINS CONSTRUCTION D INDICATEURS ET FONCTIONNALITES D ANALYSES DES DONNEES Fonctionnalités de création d indicateurs à partir des données métiers Fonctionnalités d analyses des données PRODUCTION DES TABLEAUX DE BORD ERGONOMIE ET COMMUNICATION DES RESULTATS INDICATEURS INTEGRATION DANS LE SI EXISTANT CONNEXIONS AUX BASES DE DONNEES SOURCES PRESTATIONS INSTALLATION DES APPLICATIONS ET CONNEXIONS AUX BASES DE DONNEES ASSISTANCE A LA MISE EN ŒUVRE - CONDUITE DE PROJET PARAMETRAGE DE LA SOLUTION FORMATION MISE EN PLACE DES PREMIERS INDICATEURS MAINTENANCE ASSISTANCE A L EXPLOITATION CH-BLIGNY, décembre 2015 CHB - Solution pilotage médico économique - Cahier des charges fonctionnel et technique v3 p. 2 / 25

3 9. ANNEXES ANNEXE 1 - ARCHITECTURE - SYNOPTIQUE ANNEXE 2 - LISTE DES APPLICATIONS DU SIH ANNEXE 3 - «CARTOGRAPHIE DES INTERFACES» CH-BLIGNY, décembre 2015 CHB - Solution pilotage médico économique - Cahier des charges fonctionnel et technique v3 p. 3 / 25

4 1. CONTEXTE 1.1. Présentation des activités Le Centre Hospitalier de Bligny, à Briis sous Forges est géré par une association à but non lucratif depuis sa création, en 1903, en tant que sanatorium. Historiquement dédié aux malades atteints de tuberculose, son activité se répartit à fin 2015 comme suit : Pôle pneumologie : 48 lits de court séjour et 34 lits de soins de suite. Début 2015, une unité de soins de suite en pneumologie a été reconvertie en service de «Réhabilitation Respiratoire» avec des prises en charge en Hospitalisation complète, de semaine ou en HDJ. A cette même date, l établissement a obtenu l autorisation d ouverture d une unité de Réadaptation Post-Réanimation court séjour de 12 lits. Pôle cardiovasculaire-diabétologie : 17 lits de court séjour cardiologique, 34 lits et 10 places de soins de suite cardiologiques, 13 lits d'hospitalisation complète, de jour ou de semaine en diabétologie Pôle hématologie-cancérologie : 12 places de chimiothérapie en ambulatoire, 14 lits de court séjour oncologique, 40 lits de soins de suite onco-hématologiques, 8 lits de soins palliatifs, une équipe mobile de soins palliatifs Pôle médecine et maladies infectieuses : 14 lits de court séjour en médecine interne, 20 lits de soins de suite spécialisés VIH, 62 lits de sanatorium, 13 lits de soins de suite polyvalents, 23 lits de gériatrie Unité de soins intensifs : 12 lits de soins intensifs. Le nombre d entrées en hospitalisation est d environ par an. Au-delà des 374 lits et places d'accueil, environ consultations sont réalisées chaque année, sur les spécialités suivantes : Anesthésie Tabacologie Anti-douleur cancérologique Neurologie Cardiologie Oncologie génétique Dermatologie Oncologie médicale Diabétologie Pneumologie Gastro-entérologie-hépatologie Allergologie Hématologie Oncologie thoracique Maladies infectieuses Apnée du sommeil Des plateaux techniques sont également à disposition, sur le site de l'hôpital comptant 85 hectares : Un service d imagerie avec un scanner, Un centre d'explorations fonctionnelles cardiaques, CH-BLIGNY, décembre 2015 CHB - Solution pilotage médico économique - Cahier des charges fonctionnel et technique v3 p. 4 / 25

5 Un centre d'explorations fonctionnelles respiratoires, Une Pharmacie à Usage Interne (PUI), Un laboratoire d'étude des troubles respiratoires du sommeil. Le Laboratoire d'analyses Médicales (LAM) interne a fait l objet d une externalisation effective au 01/09/2015. Le prestataire est le laboratoire Novescia. L'établissement a satisfait à la visite de certification, V2014, par la Haute Autorité de Santé (HAS) en avril Un Schéma Directeur des Systèmes d'information pour la période a été finalisé début Il fixe les priorités de développement du SI pour les 5 prochaines années, en cohérence avec le Projet d Etablissement. Le Système d Information (SI) du Centre Hospitalier de Bligny, est géré par une équipe interne, sous la responsabilité de Monsieur Dechansiaud. L équipe comprend : Deux techniciens (systèmes réseaux, bases de données), Un responsable des applications, Le responsable informatique, architecte en SI Dans le cadre d un contrat, l établissement a confié à Antesys, prestataire externe, la Direction des Systèmes d Information et le pilotage du SI, afin de mettre en œuvre une nouvelle gouvernance du SI, et de conduire les projets en cours conformément au SDSI. Des consultants Antesys interviennent pour la réalisation de projets et le soutien de l équipe interne. L établissement a été retenu dans le cadre du programme Hôpital Numérique sur trois des cinq domaines fonctionnels : D2 - Dossier patient informatisé et interopérable D4 Programmation des ressources D5 - Pilotage médico-économique Pour favoriser et faciliter l atteinte des cibles d usage du domaine D5, l établissement souhaite moderniser et optimiser son système d information décisionnel en se dotant d un outil transversal permettant d interroger directement les données de production et de faire des analyses croisées. C'est dans ce contexte que l'établissement a souhaité lancer son projet de recherche d une nouvelle solution de pilotage médico économique. CH-BLIGNY, décembre 2015 CHB - Solution pilotage médico économique - Cahier des charges fonctionnel et technique v3 p. 5 / 25

6 1.2. Système d information existant Infrastructure technique et parcs informatiques Le parc matériel est composé de 140 serveurs essentiellement virtualités sous VMWARE et d environ 400 postes de travail. Les accès aux applications médicales s effectuent en mode client léger sous TSE pour environ 75% d'entre eux. Le Centre Hospitalier de Bligny dispose d un parc de 180 imprimantes et 22 copieurs. Le schéma de l infrastructure technique est présenté en ANNEXE Applications existantes La liste des applications existantes par domaine est la suivante : Application Objet Editeur BO Outils de pilotage Outil de requêtes sur DPI DxCare SAP (fourni par MedaSys) PMSI Pilot Analyse PMSI PSIH DXCare Dossier patient Dossier médical et de soins MedaSys DXPlanning Gestion des ressources et agenda patient MedaSys Chimio Dossier de chimiothérapie Computer Engineering Plateaux techniques Xplore Gestion du plateau technique imagerie (agenda, saisie des actes, comptes rendus) EDL DXPharm Gestion des dispensations/ délivrance pharmacie MedaSys Sage suite 1000 Gestion des stocks pharmacie SAGE DXCare Dossier patient plateau technique cardiologie -pneumologie MedaSys Cursus Gestion du dépôt de sang Guyot Walser Informatique Support Hôpital Manager GAP SoftWay Medical DXCARE PMSI Production PMSI MedaSys Choral Gestion des Temps de Travail Cantoriel Sage suite 1000 Comptabilité - Gestion des achats SAGE Sage Paie I7 Paie SAGE Kalidoc/KaliWeb Gestion de la qualité-intranet KaliTech ISIS Taxation Tél+TV Locatel JIM Gestion des archives médicales I Fourc Datameal Prise de commande des repas - Gestion de la restauration Pyramid Informatique Optim GMAO Nexus Optim G2IT Suivi des demandes d'intervention techniques et informatiques ALGOTECH Thermoclient / Thermo control Contrôle des températures OCEA Soft SiPass Entro Contrôle d'accès SIEMENS CH-BLIGNY, décembre 2015 CHB - Solution pilotage médico économique - Cahier des charges fonctionnel et technique v3 p. 6 / 25

7 Les outils d analyses et de statistiques en place L établissement dispose de deux outils principaux d analyses et de requêtes connectés sur les applications métiers. Ces outils sont utilisés chacun sur un périmètre fonctionnel défini : - Business Objects utilisé sur le périmètre Dossier médical et de soins, Planification, Pharmacie, bureautique médicale, - PMSI PILOT utilisé sur le périmètre de l exploitation des données PMSI. Sur les autres périmètres métiers, les outils sont des modules d interrogations intégrés aux applications métiers : GAP, Gestion du service d imagerie, chimiothérapie. Leurs fonctionnalités sont limitées. Chacun des outils pourra être maintenu mais dans un cadre limité en tant que solution d interrogation et de requêtes à la demande des utilisateurs métiers pour des analyses pointues (cas des applications médicales) ou ponctuelles Interfaces Les applications du système d informations sont interfacées via l EAI ANTARES V2. Voir la cartographie des interfaces en ANNEXE 3 CH-BLIGNY, décembre 2015 CHB - Solution pilotage médico économique - Cahier des charges fonctionnel et technique v3 p. 7 / 25

8 2. LA CONSULTATION 2.1. Objet de la consultation Périmètre du projet La présente consultation comprend deux volets : - L acquisition et la mise en place d une solution de pilotage médico-économique : o La fourniture des licences et les prestations de maintenance, o La réalisation des prestations de mise en place, de formation, de transferts de compétences pour l administration, o La réalisation des connexions aux applications métier (sources de données). - La production des premiers indicateurs et du tableau de bord de restitution : o La constitution des indicateurs, o Le maquettage du tableau de bord. La liste des indicateurs déjà produits ou souhaités a fait l objet d un recueil auprès des référents. Une liste exhaustive figure dans le document annexe nommé «CHB Pilotage médico économique Liste des indicateurs» La liste limitative des indicateurs à produire (de 40 à 50 indicateurs) sera à définir et affiner avec le groupe projet lors de l audit initial du prestataire. Ils devront être produits pour l échéance de la Vérification d Aptitude. Les deux volets doivent faire l objet d un chiffrage distinct permettant d identifier les coûts de chacun. La solution sera hébergée sur le site de Bligny. La mise en production de la solution doit intervenir au 2eme trimestre Le nombre d utilisateurs de la solution par grandes fonctions est le suivant : Profil Nb utilisateurs Direction 2 DAF / Contrôle de gestion/gap 3 DRH 2 Service qualité 2 DIM 2 DSIO 2 Direction des soins 2 15 CH-BLIGNY, décembre 2015 CHB - Solution pilotage médico économique - Cahier des charges fonctionnel et technique v3 p. 8 / 25

9 Prestations et livrables objet de l appel d offres Le projet couvre la fourniture des licences et des prestations suivantes : La fourniture des licences applicatives de la solution logicielle, L installation des applications sur les serveurs et postes de travail, La prestation d accompagnement à la mise en œuvre et au paramétrage, La formation (transfert de compétences techniques, formation référents, formation utilisateurs), La prestation de connexion de l outil aux bases de données des applications métiers (sources de données), La prestation d analyse des besoins pour la production des premiers indicateurs et du tableau de bord décrit, La réalisation et la mise en œuvre des premiers indicateurs et du tableau de bord décrit, La fourniture de la documentation (technique, de paramétrage, manuels utilisateurs). La consultation ne couvre pas la fourniture de matériel et licences relatives aux systèmes d exploitation ou SGBDR. Toutefois, le prestataire devra indiquer ses pré requis techniques pour tous les matériels et licences nécessaires (serveurs, postes clients, autres matériels éventuels ), licences Systèmes d Exploitation, licences SGBDR, licences applications bureautiques). Les livrables attendus sont listés dans le document «Cadre de réponse» Onglet «Livrables» Réponses attendues Les exigences relatives à la solution proposée sont regroupées en 7 thèmes qui sont présentés dans la suite du présent document avec leurs commentaires : Les contraintes règlementaires du projet, Les contraintes techniques, La couverture fonctionnelle globale et les besoins fonctionnels détaillés, Les indicateurs à produire, L intégration dans le SI existant (connexions aux sources de données), Les prestations Les livrables. Les réponses attendues doivent être reportées dans le «cadre de réponse» au format Excel joint à ce document comportant : La fourniture de références clients et de contacts pour lesquels vous avez réalisé des prestations similaires, Les réponses aux exigences, dont pour les prestations de hotline, un document annexe décrivant l organisation et la gestion des incidents, La proposition financière en détaillant les coûts. Seront joints tous documents annexes jugés utiles ou demandés pour apporter les compléments d informations nécessaires. CH-BLIGNY, décembre 2015 CHB - Solution pilotage médico économique - Cahier des charges fonctionnel et technique v3 p. 9 / 25

10 3. CONTRAINTES JURIDIQUES ET REGLEMENTAIRES RELATIVES AUX ACTIVITES Pour les réponses se reporter au document «Cadre de réponse» Onglet «Contraintes règlementaires» 3.1. Confidentialité des données nominatives La solution permettra de respecter les dispositions de la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978 modifiée sur le traitement automatisé d'informations nominatives et notamment les recommandations relatives à la gestion des accès et des habilitations sur les données. Le prestataire fournira les éléments de base nécessaires à la production de la déclaration CNIL par l établissement. CH-BLIGNY, décembre 2015 CHB - Solution pilotage médico économique - Cahier des charges fonctionnel et technique v3 p. 10 / 25

11 4. CONTRAINTES TECHNIQUES Pour les réponses se reporter au document «Cadre de réponse» Onglet «Contraintes techniques» 4.1. Contraintes en termes de sécurité L outil doit répondre aux impératifs de sécurité, confidentialité nécessaires dans le cadre d un établissement de santé. Les règles imposées pour l authentification dans la politique de la DSIO du CH de Bligny sont : Une authentification nominative Avec possibilité de changement de mot de passe par l utilisateur Stratégie de renouvellement de mot de passe intégrée Ou par interrogation de l annuaire interne LDAP Compatibilité avec des solutions SSO. Les règles de gestion des niveaux de droits d accès sont abordées dans le cadre de réponse. On devra pouvoir gérer des droits différenciés selon des profils types permettant de filtrer les droits sur les sources de données, les «objets» (ne pas donner de droits sur l interrogation d identités patients). Pour les réponses se reporter au document «cadre de réponse» Architecture technique La cartographie de l architecture technique est présentée en ANNEXE 1. Dans le cadre d un hébergement interne, la solution sera compatible avec : Connexion réseau Ethernet 1Gbit/s Serveurs d application ou de base de données sous Microsoft Windows 2008 Server minimum, 2012 recommandé Compatible antivirus Kaspersky Fonctionnement en environnement virtuel VmWare Base de données de type Microsoft SQL Server ou Oracle Sauvegarde des données via la solution BackupExec du CH Bligny Virtualisation de l application sous Microsoft RDS 2008 minimum ou fonctionnement via un navigateur internet Microsoft IE 8 minimum ou Firefox, sans utilisation de JAVA Le prestataire fournira le détail de ses pré-requis techniques en termes : De matériels, De licences systèmes d exploitation De licences S.G.B.D.R. De postes de travail, De périphériques : imprimantes, et autres périphériques. CH-BLIGNY, décembre 2015 CHB - Solution pilotage médico économique - Cahier des charges fonctionnel et technique v3 p. 11 / 25

12 4.3. Sauvegardes La réponse doit préciser les conditions d intégration de la sauvegarde de l environnement de travail et des données dans le plan de sauvegarde de l établissement. La solution en place est une sauvegarde des données via BackupExec Télémaintenance Pour la télémaintenance, les conditions d accès seront : Ouverture par le service informatique à la demande du prestataire, Via un VPN site à site, Ou client VPN Sophos livré par le service informatique Maintien en condition opérationnelle Il sera précisé dans l offre les modalités et conditions de réalisation des procédures d administration courantes, sauvegardes et des mises à jour applicatives. Seront détaillées notamment les procédures mises en œuvre lors : Des opérations de sauvegarde (celles-ci devront être documentées), Des opérations périodiques d administration du système (archivage, opérations de contrôle ) qui ne doivent pas nécessiter l arrêt d exploitation, Des mises à jour applicatives (environnement de test en parallèle de l environnement d exploitation, conditions de diffusion ). CH-BLIGNY, décembre 2015 CHB - Solution pilotage médico économique - Cahier des charges fonctionnel et technique v3 p. 12 / 25

13 5. DESCRIPTIF FONCTIONNEL DES BESOINS Pour les réponses se reporter au document «Cadre de réponse» qui détaille les exigences et fait partie intégrante du cahier des charges L établissement souhaite développer et optimiser ses tableaux de bord de pilotage médico économique et les partager avec les acteurs concernés en interne. Dans ce but, il doit se doter d un outil de pilotage transversal capable d accéder directement aux données métiers dans les bases de production. Dans une première phase, une série d indicateurs limitée sera produite par le prestataire. Puis dans une seconde phase, l établissement devra être en mesure d étendre l utilisation de l outil pour exploiter d autres données. L outil devra être évolutif, capable de récupérer des données de différents types de bases ou sources, souple et performant. L outil à choisir doit permettre : de créer des indicateurs à partir des données métiers interrogées directement dans les bases de production, d exploiter des indicateurs pré-paramétrés, d obtenir la mise à jour régulière des résultats des indicateurs, de stocker, si nécessaire, les données et résultats, de faire des analyses sur les résultats d indicateurs par : o accès aux détails des données, o croisement de données, o comparaisons avec des périodes antérieures, o comparaisons avec des données externes, o Simulations de produire des documents mis en forme ou rapports à partir des résultats d indicateurs avec des illustrations sous forme de graphiques, courbes, etc de donner accès en consultation ou diffuser les rapports CH-BLIGNY, décembre 2015 CHB - Solution pilotage médico économique - Cahier des charges fonctionnel et technique v3 p. 13 / 25

14 5.1. Construction d indicateurs et fonctionnalités d analyses des données Le système d information de l établissement comprend plus de 30 applications dédiées à des fonctions métiers de soins (dossier patient, gestion des activités d imagerie, ) ou des fonctions supports (comptabilité, facturation, ). La liste est fournie en annexe I Fonctionnalités de création d indicateurs à partir des données métiers Les fonctionnalités attendues de l outil sont les suivantes : Rendre accessibles les données des applications métiers sous forme compréhensible par des utilisateurs n ayant pas de compétences techniques. Le prestataire précisera comment sont restitués les objets des bases de données (forme, indication sur la nature des objets, liens avec les sources de données, ). Les exigences relatives aux connexions aux bases de données, la liste des applications sources actuelles sont détaillées dans le chapitre 7. Effectuer si besoin des retraitements (exclusions des données «annulées», filtres, calculs intermédiaires,.) sur les données de base pour les rendre utilisables ou pertinentes. Créer des requêtes ou interrogations à partir des données de base, Le prestataire décrira les possibilités de l outil en matière d interrogation des données : possibilités de requêtes, croisements de données, explorations, rapprochements Il précisera l ergonomie de l outil (interface graphique ou non, modification des interrogations en temps réel ou non par l utilisateur, possibilité d exporter des données, ). L outil devra permettre l accès simultané aux données des différentes sources afin de permettre des croisements de données, (exemple : croiser des données d activité et des données d effectifs issues de deux applications différentes), Créer des indicateurs calculés à partir de ces données : L éventail des types d indicateurs que l on peut créer sera précisé ainsi que les possibilités de présentation : formats numériques, graphiques, tendances, Il sera précisé si la description du calcul de l indicateur peut être documentée dans l outil. Le prestataire précisera les compétences et le niveau technique requis pour créer des indicateurs. Si besoin, la formation d un référent de la DSIO sera prévue. Effectuer une mise à jour régulière et en temps réel des résultats d indicateurs en relançant les requêtes sur une période ou un périmètre à choisir, Le prestataire précisera si le lancement des requêtes peut être automatisé selon un rythme choisi, si la transmission des résultats peut être faite via envoi automatisé d un . Stocker si besoin les historiques de données et de résultats d indicateurs via des systèmes intégrés (ETL, autres), Le prestataire précisera si un stockage des données est réalisé. Si oui, ses modalités et les durées de stockage envisageables. CH-BLIGNY, décembre 2015 CHB - Solution pilotage médico économique - Cahier des charges fonctionnel et technique v3 p. 14 / 25

15 Assurer l évolution des indicateurs en fonction des mises à jour des applications sources Le prestataire indiquera : - les contraintes imposées par les mises à jour des sources de données, - les conditions dans lesquelles les évolutions sont répercutées sur les indicateurs, - les conditions de maintien de l historique Fonctionnalités d analyses des données A partir des résultats d indicateurs obtenus, les utilisateurs doivent pouvoir réaliser des analyses, explorations et traitements sur les données Explorations des données A partir des indicateurs calculés ou des données synthétiques remontées, les données doivent pouvoir être parcourues selon différents axes et niveaux d analyse en fonction de leur nature : - Unités de découpage de la structure : Etablissement, Pôle (ou service), Unité Médicale - Unités de temps : Année, Trimestre, Mois, journée - Par évènements : Types de venues, types de mouvements, - Unités de découpage financier : Compte comptable, Section analytique, section budgétaire, - Unités de découpage Ressources Humaines : catégorie, emploi, sexe, - Etc L outil doit prendre en compte les différents axes et niveaux d analyses et autoriser l utilisateur à : - Explorer les données de façon ascendante ou descendante pour retrouver les données détaillées constituant l indicateur, - Explorer les associations possibles entre les données, - Explorer les données issues de différentes sources pour les croiser. L exploration doit pouvoir être réalisée de façon dynamique. CH-BLIGNY, décembre 2015 CHB - Solution pilotage médico économique - Cahier des charges fonctionnel et technique v3 p. 15 / 25

16 Traitements et analyses des résultats Pour l analyse et l exploitation des résultats, les fonctionnalités attendues doivent permettre des comparaisons, des croisements et des alertes. Effectuer des comparaisons avec des périodes antérieures Les indicateurs devront être calculés sur les périodes d analyse selon choix de l utilisateur. Les résultats seront présentés pour la période en cours avec comparaisons sur les périodes passées. A minima un historique de 2 années antérieures d analyse sera proposé. Effectuer des comparaisons avec des données externes : Les résultats pourront être comparés avec des données externes. L outil sera à même d intégrer des bases de résultats régionales ou nationales, des référentiels de valeurs fournies par les tutelles (exemple : des données statistiques sur les activités MCO par GHM, ou statistiques sur les activités MCO par Diagnostic ou acte) Intégrer des tables de référentiels avec gestion des versions : Exemple : intégration du référentiel national des Groupes Homogènes de Séjours (classification médicoéconomique PMSI). Les données du référentiel doivent permettre de faire des analyses et retraitements. Paramétrer des seuils d alertes : Selon la valeur des résultats obtenus, des alertes pourront être générées ou mises en avant si un seuil est atteint ou dépassé, ou n est pas réalisé. Exemple : alertes de taux d occupation, de taux de remplissage des consultations, Effectuer des croisements de données : Les données pourront être croisées y compris si elles sont issues de sources différentes. Par exemple, rapprocher les effectifs soignants des données d activité par service, rapprocher les résultats financiers d une activité, la lourdeur des cas traités et le coût des ressources affectées. Dans cet objectif, la définition des indicateurs prendra en compte la nécessité d utiliser des axes d analyse communs notamment le découpage issu du fichier structure de l établissement. Effectuer des simulations de résultats : Pour évaluer les effets d une modification (activité, volumes, effectifs, ), la possibilité de créer des simulations de résultats en modifiant la valeur d un des éléments de calcul serait appréciée. Exporter les résultats et/ou les données dans des formats exploitables : Excel, Texte, rtf Pour permettre des analyses complémentaires ou intégrer les données dans d autres documents, l export dans des formats standards est nécessaire. La réponse précisera les autres traitements réalisables sur les résultats d indicateurs. CH-BLIGNY, décembre 2015 CHB - Solution pilotage médico économique - Cahier des charges fonctionnel et technique v3 p. 16 / 25

17 5.2. Production des tableaux de bord La solution proposée comprendra un module pour le paramétrage et la production de restitution des résultats sous forme de tableaux de bord, rapports. L outil sera en mesure de fournir : Des documents soignés directement exploitables sans remise en forme ou en page supplémentaire, Des documents intégrant des présentations variées des résultats : sous forme de tableaux chiffrés, avec des formats adaptés (chiffres bruts, pourcentages, taux,..), avec des indicateurs visuels, Des documents intégrant des illustrations sous forme de graphiques, courbes, etc Des documents paramétrables pour permettre de les adapter. Le maquettage des documents sera réalisable par un utilisateur formé de façon simple et ergonomique. Les documents pourront être sauvegardés et stockés pour être réutilisés et leur contenu mis à jour. L éditeur précisera si des bibliothèques de modèles types sont fournies. Les documents pourront être édités sous différents formats dont le format pdf. L export des tableaux de résultats dans un format soigné permettant de les intégrer directement dans un document externe pourra être réalisé Ergonomie et communication des résultats En termes de restitution des résultats, les exigences sont les suivantes : L exécution des requêtes pour produire les résultats pourra faire l objet d une programmation permettant d obtenir le résultat selon une périodicité donnée sans intervention de l utilisateur, Les utilisateurs auront accès aux tableaux de bord de résultats. Les différentes modalités d accès seront précisées : accès via l outil, transmission par , accès via publication sur un espace dédié, accès via push des tableaux vers l utilisateur La diffusion des résultats pourra être faite auprès des professionnels de l établissement : préciser les différents moyens (accès à un portail, diffusion de d s, publication sur un intranet, etc ) Les tableaux pourront être générés et intégrés directement dans un (messagerie Outlook), Les droits sur les documents seront paramétrables : accès en création/modification/visualisation/pas d accès, Les utilisateurs auront accès aux informations sur les calculs des indicateurs : mode de calcul, annotations, critères de sélection éventuels, CH-BLIGNY, décembre 2015 CHB - Solution pilotage médico économique - Cahier des charges fonctionnel et technique v3 p. 17 / 25

18 6. INDICATEURS L outil sera utilisé pour produire des indicateurs de pilotage. Dans une première phase, une liste d indicateurs cibles à produire dans le cadre de ce marché sera définie avec les référents. Suite à cette mise en place et au transfert de compétences effectué sur les référents internes, l établissement sera autonome pour faire évoluer les indicateurs, développer de nouveaux indicateurs, étendre les applications sources Périmètre fonctionnel des indicateurs Les indicateurs à produire doivent couvrir les périmètres fonctionnels métiers d un établissement de santé avec en priorité 4 domaines pour les indicateurs à produire à court terme : Indicateurs financiers Indicateurs d activité Indicateurs ressources humaines Indicateurs qualité Les autres domaines sur lesquels l établissement sera amené à créer des indicateurs seront : Les données du dossier patient informatisé (médical, soins, gestion des rendez-vous, PMSI, actes), Les données de facturation, d encaissements des créances, Les données PMSI, Les données de gestion des temps, Les données de gestion des achats et stocks, Les données des activités des plateaux techniques et imagerie, Les données des outils de gestion de la qualité et des risques, Les données des solutions de suivi des incidents La liste n est pas exhaustive et l outil devra s adapter aux évolutions du SIH Liste des indicateurs à produire Le prestataire retenu doit s engager à : Réaliser les connexions aux bases de données métiers nécessaires pour la production des indicateurs, Créer les indicateurs dont la liste limitative (40 à 50) sera définie avec le groupe projet lors de l audit initial (listes d indicateurs déjà produits ou envisagés dans le document annexé «CH Bligny Liste des indicateurs»), Maquetter et finaliser le (ou les) rapports nécessaires à la restitution des indicateurs précités. Le prestataire proposera un chiffrage pour cette réalisation (distinct de la fourniture de l outil et des prestations de mise en place).il intégrera toute prestation nécessaire : audit préalable, assistance à la constitution des cartes d identité des indicateurs, paramétrage, tests et validation, transfert de compétences, CH-BLIGNY, décembre 2015 CHB - Solution pilotage médico économique - Cahier des charges fonctionnel et technique v3 p. 18 / 25

19 7. INTEGRATION DANS LE SI EXISTANT Pour les réponses se reporter au document «Cadre de réponse» Onglets «Intégration dans le SI existant» 7.1. Connexions aux bases de données sources Les applications sources dont sont issues les différentes familles de données sont l ensemble des applications métiers de l établissement. Mais le périmètre sera amené à évoluer : Changement de solutions, Nouvelles applications pour couvrir de champs fonctionnels nouveaux, Evolution des applications en place. La première liste de 6 applications prioritaires pour l échéance du 30/06/2016 est : Hôpital Manager, gestion administrative patient et facturation, DXCare, dossier patient et les modules associés : DXPharm, DxPlanning, DxCare PMSI PMSI PILOT, production des analyses PMSI, SAGE, Suite financière 1000 : comptabilité, achats et stocks, SAGE Paie I7 XPLORE, solution de gestion du plateau technique d imagerie La liste complète des applications avec le type de bases de données est fournie en ANNEXE 2. Des sources annexes de données sont à prévoir, des données format Excel notamment. L éditeur précisera dans sa réponse : tous les types de sources de données que son outil peut interroger, les modalités techniques de connexions aux bases de données, les pré-requis éventuels, les conditions d évolutions en cas de mises à jour ou d évolution des applicatifs connectés les conditions de mise en place de nouveaux connecteurs. Il précisera le niveau de connaissances requis pour la création des connexions aux bases et si un transfert de compétences techniques est envisageable sur l équipe interne. CH-BLIGNY, décembre 2015 CHB - Solution pilotage médico économique - Cahier des charges fonctionnel et technique v3 p. 19 / 25

20 8. PRESTATIONS Pour les réponses se reporter au document «Cadre de réponse» Onglets «Prestations et livrables» Le candidat décrira l ensemble des prestations nécessaires à la mise en œuvre de sa solution. Elles seront quantifiées et valorisées par type de prestation et d intervenant éventuellement (consultant, formateur, chef de projet ), tous frais inclus. Pour ce faire, le candidat utilisera les tableaux financiers du cadre de réponse joint. Il devra identifier les coûts relatifs à la mise en place de la solution et les coûts de réalisation des premiers indicateurs et tableaux de bord Installation des applications et connexions aux bases de données Le candidat présentera les prestations d installation de sa solution, y compris ses outils de paramétrage et d intégration avec le système d information existant. Les prestations d installation incluront la préparation des environnements de formation et de tests. Une prestation de transfert de compétences sera effectuée auprès de l équipe interne afin de la rendre autonome sur l installation des postes clients, les opérations d exploitation courante, les opérations de sauvegarde, la surveillance des connexions aux bases de données métiers Assistance à la mise en œuvre - Conduite de projet Les prestations d assistance à la mise en œuvre seront détaillées, ainsi que la gestion de projet proposée et les profils des membres de l équipe projet. Il évaluera les ressources que la maîtrise d ouvrage devra consacrer au projet, aux différentes étapes du projet. Un planning prévisionnel sera joint à l offre et fera apparaître clairement les différentes étapes Paramétrage de la solution Le candidat décrira les actions de paramétrage qu il réalisera lui-même et celles qui incomberont à la maîtrise d ouvrage, en totalité ou avec l assistance du maître d œuvre. Les documentations fournies ainsi que les livrables, dans le cadre des actions de paramétrage, seront listés avec précision Formation Le candidat précisera s il est considéré ou non comme organisme de formation, et si oui indiquera son n d agrément. Ses recommandations en matière de formation seront explicitées : Formation des référents utilisateurs, Transferts de compétences vers l équipe informatique interne, Niveau minimum des stagiaires Ressources nécessaires Organisation de la formation (sur site, combien d heures par session, outils de télé-formation ) Etc. CH-BLIGNY, décembre 2015 CHB - Solution pilotage médico économique - Cahier des charges fonctionnel et technique v3 p. 20 / 25

21 Les prestations proposées seront détaillées en : - Formation de transfert de compétences vers l équipe technique : o Formation à l administration et exploitation de la solution, archivage, surveillance, o Formation à la création de connexions à de nouvelles sources de données o Formation à la réalisation de nouveaux indicateurs sur des sources de données connectées - Formation des utilisateurs référents : o Création de nouvelles interrogations, requêtes, indicateurs, o Utilisation des indicateurs pré-paramétrés, o Création ou adaptation de nouveaux tableaux de bord o Diffusion des résultats Les supports de formation et manuels d utilisation livrés dans le cadre des actions de formation seront listés Mise en place des premiers indicateurs La proposition intégrera les prestations et fournitures nécessaires pour la réalisation des premiers indicateurs (liste dans le document annexé «CH Bligny - Liste des indicateurs) et les tableaux de bord de restitution. Les prestations seront détaillées : - analyse initiale des indicateurs et des sources de données à connecter, - assistance à la constitution des cartes d identité des indicateurs, - paramétrages et mise en œuvre, - Maquettage des tableaux de bord, - Tests, - Validation et recette avec les référents 8.6. Maintenance Assistance à l exploitation Voir «Cahier des clauses administratives particulières» CH-BLIGNY, décembre 2015 CHB - Solution pilotage médico économique - Cahier des charges fonctionnel et technique v3 p. 21 / 25

22 9. ANNEXES CH-BLIGNY, décembre 2015 CHB - Solution pilotage médico économique - Cahier des charges fonctionnel et technique v3 p. 22 / 25

23 9.1. ANNEXE 1 - Architecture - Synoptique CH-BLIGNY, décembre 2015 CHB - Solution pilotage médico économique - Cahier des charges fonctionnel et technique v3 p. 23 / 25

24 9.2. ANNEXE 2 - Liste des applications du SIH Application Objet Editeur Version Base de données Outils de pilotage BO Outil de requêtes sur DPI DxCare SAP (fourni par MedaSys) PMSI Pilot Analyse PMSI PSIH Dossier patient DXCare Dossier médical et de soins MedaSys V 7.5 R18 ORACLE DXPlanning Gestion des ressources et agenda patient MedaSys V 7.5 R18 ORACLE Chimio Dossier de chimiothérapie Computer Engineering 5.4 ORACLE Plateaux techniques Gestion du plateau technique imagerie (agenda, saisie des actes, V Xplore comptes rendus) EDL ORACLE DXPharm Gestion des dispensations/ délivrance pharmacie MedaSys V 7.5 R18 ORACLE Sage suite 1000 Gestion des stocks pharmacie SAGE V 6.00 SQL Server 2005 V SP4 DXCare DPI Cardiologie-Endoscopie MedaSys V 7.5 R18 ORACLE Cursus Gestion du dépôt de sang Guyot Walser Informatique V i HyperFileSQL Support Hôpital Manager GAP SoftWay Medical V ORACLE DXCARE PMSI Production PMSI MedaSys V 7.5 R18 ORACLE Choral Gestion des Temps de Travail Cantoriel V SQLserver 2005 Sage suite 1000 Comptabilité - Gestion des achats SAGE V 6.00 SQL Server 2005 V SP4 Sage Paie I7 Paie SAGE Version I 7 SQL Server 2008 R2 SP1 Kalidoc/KaliWeb Gestion de la qualité-intranet KaliTech V ISIS Taxation Tél+TV Locatel JIM Gestion des archives médicales I Fourc 4.8 Build 5 SQL Server Datameal Prise de commande des repas - Gestion de la restauration Pyramid Informatique 2015 ORACLE Optim GMAO Nexus Optim G2IT Suivi des demandes d'intervention techniques et informatiques ALGOTECH Thermoclient / Thermo control Contrôle des températures OCEA Soft SiPass Entro Contrôle d'accès SIEMENS CH-BLIGNY, décembre 2015 CHB - Solution pilotage médico économique - Cahier des charges fonctionnel et technique v3 p. 24 / 25

25 9.3. ANNEXE 3 - «Cartographie des interfaces» CH-BLIGNY, décembre 2015 CHB - Solution pilotage médico économique - Cahier des charges fonctionnel et technique v3 p. 25 / 25