12.1 OBJECTIF PORTÉE FORMULAIRES REQUIS, ÉQUIPEMENT et RÉFÉRENCES Formulaires

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1 12.1 OBJECTIF PORTÉE FORMULAIRES REQUIS, ÉQUIPEMENT et RÉFÉRENCES Formulaires Équipement Références ACTIVITÉS À COÛTS RECOUVRABLES - PRODUITS TRANSFORMÉS Vérification de la déclaration d importation Inspection liée à l obtention du certificat d exportation Assistance en matière de conformité Services fournis après les heures normales de travail (heures supplémentaires) Services de laboratoire MARCHE À SUIVRE POUR LE Établissement du mode de paiement Production d une facture/d un reçu par le biais de l application du Système électronique de facturation autonome (SEFA) Déposer le montant du paiement, remplir un brouillard de caisse et transmettre les documents au Centre de service des comptes débiteurs Traitement des problèmes de paiement ANNEXE 12A : Résumé des droits exigibles par code de marchandise Manuel d inspection des produits - produits transformés 12 - i

2 Produits transformés - Manuel d inspection des produits 12 - ii

3 12.1 OBJECTIF Retour à l index Déterminer les droits exigibles pour les services dispensés dans le cadre du Règlement sur les produits transformés (RPT) conformément aux prix applicables prévus dans l Avis sur les prix de l Agence canadienne d inspection des aliments et percevoir ces droits dans le cadre du recouvrement des coûts PORTÉE Retour à l index Les activités énumérées ci-dessous sont des activités à recouvrement des coûts : vérification de la déclaration d importation ; vérification du certificat d exportation ; assistance en matière de conformité ; services fournis en dehors des heures normales de travail ; et services de laboratoire FORMULAIRES REQUIS, ÉQUIPEMENT et RÉFÉRENCES Formulaires Retour à l index Facture (CFIA/ACIA 0527) Accessible par le biais de l application du Système électronique de facturation autonome (SEFA) Brouillard de caisse (CFIA/ACIA 0530) Demande de crédit (CFIA/ACIA 0015) Équipement Retour à l index un ordinateur avec une connexion LAN ou une liaison commutée Références Retour à l index Directives de facturation du Système électronique de facturation autonome (SEFA) Table des clients de Saturne Liste des clients qui doivent payer uniquement comptant Instructions : Brouillard de caisse (CFIA/ACIA 0530) Loi sur l Agence canadienne d inspections des aliments Partie 13 - Prix applicables aux produits transformés de l Avis sur les prix de l Agence canadienne d inspection des aliments Règlement sur les produits transformés (RPT) Produits transformés - Manuel d inspection des produits 12-1

4 12.4 ACTIVITÉS À COÛTS RECOUVRABLES - PRODUITS TRANSFORMÉS Retour à l index Vérification de la déclaration d importation Selon l alinéa 66(1)(b) du RPT, l importateur doit payer les droits exigibles prévus pour la vérification de sa déclaration d importation. Pour plus de détails sur la déclaration d importation, se reporter au chapitre 9 - Importations. Détails sur le recouvrement des coûts: a) Responsable du recouvrement des coûts Le Centre de service des comptes débiteurs est responsable de la facturation et de la perception des droits, selon les renseignements qui lui sont fournis directement par l Agence des services frontaliers du Canada. b) Code de marchandises Le code de marchandises qui correspond aux droits exigibles pour cette activité est c) Demandes de renseignements Le Centre de service des comptes débiteurs répond à toutes les demandes de renseignements concernant les politiques financières de l ACIA (ex: justification des droits exigibles, fréquence d envoi des états de compte, dates d échéance des comptes, intérêts appliqués dans le cas de comptes en souffrance). Pour l information de contact du Centre de service des comptes débiteurs, référez-vous à la section Si le Centre de service des comptes débiteurs se rend compte des frais qui ont été facturés pour un produit qui n est pas assujetti au RPT, ils contacteront le spécialiste du programme des produits transformés afin d obtenir l autorisation d annuler la facture Inspection liée à l obtention du certificat d exportation Retour à l index Selon la section 58 du RPT, l industrie peut demander un certificat d exportation à l ACIA. Afin d émettre un certificat, l inspecteur doit : i) informer le demandeur des frais applicables ; ii) inspecter l envoi de produits alimentaires ; iii) facturer les droits exigibles pour l inspection ; et iv) délivrer le ou les certificat(s) d exportation sans aucuns frais supplémentaires si l inspection est jugée satisfaisante. Pour plus de détails sur les certificats d exportation, se reporter au chapitre 8 - Exportations. Détails sur le recouvrement des coûts: a) Responsable du recouvrement des coûts L inspecteur est responsable des procédures de recouvrement des coûts (voir la tâche 12.5 pour les instructions). La facture doit être produite avant d émettre le rapport d inspection et les certificats d exportation. b) Code de marchandises Le code de marchandises qui correspond aux droits exigibles pour cette activité est Produits transformés - Manuel d inspection des produits 12-2

5 Assistance en matière de conformité Retour à l index Une partie réglementée peut demander l aide d un inspecteur pour satisfaire aux exigences du RPT. Elle peut demander par exemple : de la formation ; un classement ou un échantillonnage supplémentaire ;et/ou une vérification des ingrédients. L inspecteur dispense ce service uniquement sur approbation de son superviseur immédiat. Avant la prestation du service, il informe le demandeur des droits exigibles. La partie réglementée paie les services au quart d heure, sous réserve d un prix minimum. Le temps de déplacement n est pas assujetti au recouvrement de coûts. Détails sur le recouvrement des coûts: a) Responsable du recouvrement des coûts L inspecteur est responsable des procédures de recouvrement des coûts (pour les instructions, se reporter à la tâche 12.5). La facture doit être produite aussitôt que possible après avoir terminé le service. b) Code de marchandises Le code de marchandises qui correspond aux droits exigibles pour cette activité est Services fournis après les heures normales de travail (heures supplémentaires) Retour à l index Heures supplémentaires même jour : lorsqu un inspecteur est tenu de travailler après sa journée normale de travail et qu il n a pas quitté le lieu de travail. Rappel au travail : lorsqu un inspecteur est tenu de travailler : un jour de congé désigné payé qui n est pas sa journée de travail prévue ; son jour de repos ; ou après avoir quitté son lieu de travail à la fin de la journée. Il faut déconseiller la demande de service après les heures normales de travail. Avant d effectuer des fonctions d heures supplémentaires, les inspecteurs doivent obtenir l approbation de leur superviseur immédiat et informer la partie réglementée des frais applicables. Si la partie réglementée est dans l incapacité de disposer d heures normales de travail pour l exécution des tâches d inspection ou n est pas disposée à le faire, elle doit : i) demander que le travail soit effectué en dehors des heures normales de travail de l inspecteur ; ii) payer les frais établis pour les heures supplémentaires effectuées soit le même jour ou dans le cadre d un rappel au travail (prix minimum applicable) ; et iii) payer tout autre droit établi pour le service rendu, comme l inspection aux fins de livraison de certificats d exportation ou d assistance en matière de conformité. Le temps calculé est le temps total réel arrondi au quart d heure le plus près, sans tenir compte du temps de déplacement. Si l activité exige plus d un inspecteur, les droits augmentent de façon proportionnelle. Les droits exigibles pour les heures supplémentaires sont résumés à l annexe 12A. Produits transformés - Manuel d inspection des produits 12-3

6 Détails sur le recouvrement des coûts: a) Responsable du recouvrement des coûts L inspecteur est responsable des procédures de recouvrement des coûts (pour les instructions, se reporter à la tâche 12.5) La facture doit être produite aussitôt que possible après avoir fourni le service. b) Code de marchandises Les codes de marchandises qui correspondent aux droits exigibles pour les heures supplémentaires pour le type d inspection effectuée sont les suivants : Inspection Heures supplémentaires - même jour Heures supplémentaires - rappel au travail Produits canadiens Produits exportés Produits importés Services de laboratoire Retour à l index L Avis sur les prix de l ACIA inclut la capacité de facturer des services fournis par nos laboratoires, cependant ces services sont seulement fournis dans des circonstances très limitées. Les inspecteurs qui reçoivent une demande des services de laboratoire devraient encourager le demandeur de s adresser à un laboratoire privé. Si le demandeur insiste, l inspecteur devrait consulter le spécialiste du programme des produits transformés afin de déterminer s il est possible d offrir ces services. Si le laboratoire de l ACIA accepte la demande, le demandeur doit présenter une demande écrite et acquitter les droits exigibles. Le spécialiste prendra les dispositions nécessaires avec les services de laboratoire (ex: échantillonnage, présentation et expédition de l échantillon), obtiendra un numéro d échantillon et confirmera les droits exigibles. L inspecteur informera le demandeur des droits exigibles et des autres dispositions. Détails sur le recouvrement des coûts: a) Responsable du recouvrement des coûts L inspecteur est responsable des procédures de recouvrement des coûts (pour les instructions, se reporter à la tâche 12.5). La facture doit être produite avant de fournir les services de laboratoire. b) Code de marchandises Le code de marchandises qui correspond aux droits exigibles pour cette activité est MARCHE À SUIVRE POUR LE Retour à l index Les droits exigibles pour les coûts recouvrables et les codes de marchandises applicables aux produits visée par le RPT sont indiqués dans les documents suivants : Partie 13 de l Avis sur les prix pour les produits transformés ; et Produits transformés - Manuel d inspection des produits 12-4

7 L annexe 12A - Résumé des droits exigibles par code de marchandise. Cette annexe résume les codes de marchandises et les droits exigibles correspondants et indique quels sont les droits taxables. Nota : Le paragraphe 29.(2) de la Loi sur l Agence canadienne d inspection des aliments stipule ceci: Dans le cas où une personne refuse de payer un prix, le ministre peut, s il l estime compatible avec la santé publique et la sécurité, autoriser l Agence à retirer ou ne pas fournir les services correspondants, ou à retirer ou ne pas attribuer les droits ou les avantages correspondants. Les procédures de recouvrement des coûts dont l inspecteur est responsable peut être fait par l inspecteur et/ou par un autre employé de l ACIA (ex: un adjoint administratif). Tous les documents doivent être expédiés aux Centre de service des comptes débiteurs soit par la poste, par messager, par télécopieur ou par courriel à : Agence canadienne d inspection des aliments Centre de service des comptes débiteurs C.P , rue Weldon, pièce 100 Moncton (N.-B.) E1C 0N5 Téléphone : (Canada/États-unis) (extérieur de l'amérique du Nord) Télécopieur : Courriel : Établissement du mode de paiement Retour à l index a) Compte pré-approuvé Dans le cas de parties réglementées qui bénéficient de privilèges de crédit pré-approuvé*, débiter leur compte. Ces parties sont inscrites sur la liste avec leur numéro de compte dans le document Table des clients de Saturne. * Pour déterminer si les privilèges de crédit ont été révoqués, se reporter à la Liste des clients qui doivent payer uniquement comptant. Les entreprises ou les particuliers figurant sur cette liste doivent acquitter immédiatement les droits pour la prestation de nos services [voir section ci-après]. S ils ne sont pas en mesure de payer les frais requis, refuser de fournir les services demandés ou refuser d émettre le certificat d exportation ou autres documents demandés. b) Paiements immédiats (en espèces, par chèque, par mandat-poste ou par carte de crédit) Les parties réglementées qui ne bénéficient pas du privilège de crédit pré-approuvé peuvent effectuer le paiement en espèces, par chèque, par mandat-poste ou par carte de crédit (VISA, Master Card ou American Express). Si une partie réglementée demande fréquemment nos services, il faut l inviter à remplir une Demande de crédit (CFIA/ACIA 0015) et à la faire parvenir au Centre de service des comptes débiteurs (voir l adresse dans la section 12.5) Production d une facture/d un reçu par le biais de l application du Système électronique de facturation autonome (SEFA) Retour à l index L application du Système électronique de facturation autonome (SEFA) est une application électronique de l ACIA. Si le SEFA n est pas disponible ou vous avez besoin d un accès ou de la formation, s il-vous-plaît contacter le Centre de service des comptes débiteurs (voir l information de contact dans la section 12.5). Produits transformés - Manuel d inspection des produits 12-5

8 Pour utiliser SEFA, il faut : i) un ordinateur avec une connexion LAN ou une liaison commutée ; ii) iii) une formation dispensée par le Centre de service des comptes débiteurs ; et l accès au système. Après avoir reçu la formation, l accès est accordé par le Centre de service des comptes débiteurs. Pour accéder SEFA : 1. Cliquer sur le bouton «Démarrage» (bouton au coin gauche de l écran). 2. Sélectionner «Tous les programmes». 3. Sélectionner «Applications de l ACIA». 4. Sélectionner «Système électronique de facturation autonome». Pour le mode d emploi du SEFA, employer le lien applicable dans la section Produire une facture (CFIA / ACIA 0527) par le biais du SEFA. Une fois la facture produite, le SEFA informe automatiquement le Centre de service des comptes débiteurs. Une fois que les modalités du paiement et le paiement sont enregistrés sur la facture, le montant du solde sera inscrit comme étant zéro (0). Même si le titre du formulaire demeure «facture», il sert de reçu officiel. Imprimer et donner la facture à la partie réglementée. Si un compte créditeur pré-autorisé est employé, le Centre de service des comptes débiteurs envoie à la partie réglementée un état de compte mensuel sur lequel sont indiqués le montant à payer et la date d échéance. Ceci complète les tâches de l inspecteur vis-à-vis les procédures de recouvrement des coûts (i.e., le reste de ce chapitre ne s applique pas aux inspecteurs). Si un paiement immédiat est effectué, l inspecteur doit procéder à l étape Déposer le montant du paiement, remplir un brouillard de caisse et transmettre les documents au Centre de service des comptes débiteurs Retour à l index À la réception d un paiement, produire un brouillard de caisse (CFIA/ACIA 0530). Le bureau qui perçoit le paiement doit aussi le déposer. Faire un dépôt au moins une fois par semaine ou chaque fois que vous avez en votre possession un montant de 500 $ (ou plus). Demander une copie du bordereau de dépôt pour es paiements d argent comptant/chèque avec un timbre valide de banque indiquant la date du dépôt à la banque pour accompagner la documentation exigée par le Centre de service des comptes débiteurs. Après avoir fait le dépôt, envoyer au Centre de service des comptes débiteurs les documents suivants dans les prochains trois jours ouvrables*: i) le Brouillard de caisse - énumérant les détails de paiement (i.e., nom du remettant, montant, type de paiement) ; ii) le bordereau de dépôt de la banque pour les dépôts comptant/chèque; ou le formulaire de dépôt Réponse vocale intégrée (RVI) pour les dépôts par carte de crédit ; et iii) la documentation requise pour justifier la raison pour laquelle l ACIA a reçu ces fonds. * S il y a lieu, envoyer les documents par courriel ou par télécopieur afin de respecter les dates limites. Les originaux doivent être envoyés par la poste au Centre de service des comptes débiteurs (voir l adresse à la section 12.5). Produits transformés - Manuel d inspection des produits 12-6

9 Nota : Tous les brouillards de caisse et les bordereaux de dépôts originaux (ou le formulaire de dépôt RVI) doivent être gérés et maintenus par le Centre de service des comptes débiteurs pendant une période de sept ans Traitement des problèmes de paiement Retour à l index a) Numéro de carte de crédit refusé Si le numéro de carte de crédit est refusé, communiquer avec la partie réglementée pour valider les données relatives à la carte de crédit ou convenir d un autre mode de paiement. Si la question ne peut pas être réglée dans les prochains cinq jours ouvrables, communiquer avec le Centre de service des comptes débiteurs aux fins de traitement et de perception comme «vente au comptant finale rejetée» (voir l adresse à la section 12.5). b) Chèques ou carte de crédit sans fonds suffisants Si le chèque ou la carte de crédit n est pas autorisé par la banque en raison de fonds insuffisants, aviser le Centre de service des comptes débiteurs (voir l adresse à la section 12.5). Tous documents fournis par la banque locale doivent être immédiatement acheminés au Centre de service des comptes débiteurs. Si la documentation n a pas été fournie, le Centre de service des comptes débiteurs obtiendra les documents à l appui de la banque et prendra les mesures de perception qui s imposent ou conseillera le bureau local de toutes autres actions nécessaires. c) Paiement en trop Si vous réalisez que la facture est inexacte, préparer une facture de remplacement. Imprimer cette nouvelle facture et la facture annulée et remettre le tout à la partie réglementée. Si le paiement : n a pas été déposé, retourner le montant payé en trop, demander un autre chèque, ou charger le montant adéquat à la carte de crédit. a été déposé, demander au Service des compte débiteurs de communiquer avec la partie réglementée pour faire une vérification de compte. Ceci peut engendrer un remboursement ou un règlement de crédits pour payer d autres frais administratifs de l ACIA. Pour les coordonnées du Centre de service des comptes débiteurs, se référer à la section La facture est exacte mais vous réalisez que le paiement est inexact: Avant de verser le montant du paiement, retourner le montant payé en trop, demander un autre chèque ou charger le bon montant à la carte de crédit. La facture est encore valide. Après avoir versé le montant du paiement, demander au Service des compte débiteurs de communiquer avec la partie réglementée pour faire une vérification de compte. Ceci peut engendrer un remboursement ou un règlement de crédits pour payer d autres frais administratifs de l ACIA. Pour les coordonnées du Centre de service des comptes débiteurs, se référer à la section d) Paiement insuffisant Si vous réalisez que la facture contient des erreurs, préparer une facture de remplacement. Imprimer la nouvelle facture et la facture annulée, ensuite remettre le tout à la partie réglementée. Obtenir le solde dû (comptant ou par chèque pour la différence, chèque de remplacement ou débiter le compte-carte de crédit pour le montant dû). Procéder à l étape Produits transformés - Manuel d inspection des produits 12-7

10 Si la facture ne contient pas d erreur et vous réalisez que le paiement est inexact: Avant de verser le montant du paiement, demander le paiement du solde dû en espèces, par chèque ou par carte de crédit, demander un chèque de remplacement ou transférer le montant total sur une carte de crédit. Procéder à l étape Après avoir versé le montant du paiement, informer la partie réglementée du solde dû et des intérêt qui pourraient s appliquer. Demander au Centre de service des comptes débiteurs de communiquer avec la partie réglementée afin de vérifier le compte et appliquer les corrections nécessaires. Pour les coordonnés du Centre de service des comptes débiteurs, se référer à la section Produits transformés - Manuel d inspection des produits 12-8

11 SERVICE À COÛTS RECOUVRABLES Résumé des droits exigibles par code de marchandise Vérification de déclaration d importation (voir ) DROITS EXIGIBLES CODE DE MARCHANDISE Annexe 12A Retour à l index TPS OU TVH Par envoi 14 $ 3030 Oui Vérification de certificat d exportation (Voir ) Par vérification et par certificat 150 $ 3025 Oui Assistance en matière de conformité (Voir ) Par quart d heure Prix minimum 21,75 $ chaque 15 min 87 $ prix minimum 3023 Oui Services après les heures normales de travail (surtemps) - Inspection des produits à exporter (Voir ) Personnel d inspection EG Surtemps - même jour 33 $ / heure 4401 Oui Surtemps - rappel au travail Personnel d inspection PM 33 $ / heure 84 $ prix minimum 4402 Oui Surtemps - même jour 36 $ / heure 4404 Oui Surtemps - rappel au travail 36 $ / heure 92 $ prix minimum 4405 Oui Service après les heures normales de travail (surtemps) - Inspection des produits importés (Voir ) Personnel d inspection EG Surtemps - même jour 33 $ / heure 4411 Oui Surtemps - rappel au travail Personnel d inspection PM 33 $ / heure 84 $ prix minimum 4412 Oui Surtemps - même jour 36 $ / heure 4414 Oui Surtemps - rappel au travail 36 $ / heure 92 $ prix minimum 4415 Oui Service après les heures normales de travail (surtemps) - Inspection des produits domestiques (Voir ) Personnel d inspection EG Surtemps - même jour 33 $ / heure 4421 Oui Surtemps - rappel au travail 33 $ / heure 4422 Oui Produits transformés - Manuel d inspection des produits 12-9

12 SERVICE À COÛTS RECOUVRABLES Personnel d inspection PM DROITS EXIGIBLES 84 $ prix minimum CODE DE MARCHANDISE Annexe 12A TPS OU TVH Surtemps - même jour 36 $ / heure 4424 Oui Surtemps - rappel au travail Services de laboratoires (Voir ) 36 $ / heure 92 $ prix minimum 4425 Oui Coût précisé par les services de laboratoire 1641 Oui Produits transformés - Manuel d inspection des produits 12-10

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