AFFELNET 6 ème. Fiche consignes pour le directeur d école

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1 AFFELNET 6 ème Fiche consignes pour le directeur d école 1 ère étape : BASE ELEVES Mise à jour et validation des listes des élèves... 2 du lundi 23 février au mardi 17 mars 2015 inclus ème étape : AFFELNET 6 ème Saisie des langues étudiées à l école... 2 A partir du vendredi 20 mars 2015 et avant l édition du volet ème étape : AFFELNET 6 ème Edition du volet 1 à distribuer aux familles... 3 du vendredi 20 mars au vendredi 3 avril 2015 (date indicative) ème étape : AFFELNET 6 ème Mise à jour du dossier et saisie des collèges de secteur... 3 Au retour des volets 1 et avant l édition du volet ème étape : AFFELNET 6 ème Edition du volet 2 à distribuer aux familles... 5 Après la saisie des collèges de secteur au lundi 27 avril 2015 (date indicative) ème étape : AFFELNET 6 ème Saisie des vœux... 5 Au retour des volets 2 au lundi 18 mai 2015 inclus... 5 CLG de secteur 6 ème (classique, sportive ou bilangue)... 6 CLG de secteur 6 ème MUSIQUE ou 6 ème THEATRE... 6 DEROGATION 6 ème (classique, sportive ou bilangue)... 6 DEROGATION 6 ème MUSIQUE ou 6 ème THEATRE... 7 ORIENTATION en 6 ème SEGPA ou ULIS ème étape : AFFELNET 6 ème Saisie des décisions de passage... 8 Au plus tard le lundi 18 mai ème étape : AFFELNET 6 ème Validation de la saisie... 8 Jusqu'au lundi 18 mai 2015 dernier délai ème étape : AFFELNET 6 ème Envoi des volets Au plus tard le mercredi 20 mai 2015 dernier délai ème étape : AFFELNET 6 ème Consultation des résultats... 9 A compter du mercredi 10 juin

2 1 ère étape : BASE ELEVES Mise à jour et validation des listes des élèves du lundi 23 février au mardi 17 mars 2015 inclus Il est essentiel que les données saisies dans BASE ELEVES soient à jour pour tous les élèves susceptibles d'entrer au collège et elles doivent être corrigées dans les dossiers de BASE ELEVES avant de les exporter dans AFFELNET 6 ème. Les données indispensables et qui doivent être correctes sont : nom, prénom, date de naissance, adresse de résidence actuelle de l élève, nom et prénom d'au moins un responsable. Dans BASE ELEVES, il faut valider la liste des élèves susceptibles d'entrer au collège afin de l'exporter dans AFFELNET 6 ème. Cette liste d'élèves doit impérativement comporter tous les élèves concernés par l'entrée au collège y compris ceux susceptibles de demander un parcours scolaire particulier ou d'aller dans un collège privé ou dans un collège hors département ou dans une formation SEGPA ou ULIS ou en IME ou d'être inscrit au CNED ou d'être maintenu en CM2 (si les familles changent d'avis ou que leur appel des décisions de passage aboutit ils peuvent entrer au collège). Tout changement dans BE1D (radiation ou inscription d'élève qui est susceptible d'entrer au collège) à partir du 18 mars doit être signalé dans les plus brefs délais par mail à cdti03@ac-clermont.fr afin de le mettre à jour dans AFFELNET 6 ème. Quand un élève de CM2 arrive dans l'école, il faut procéder ainsi : Inscrire l'élève dans BASE ELEVES Editer une fiche de renseignements pré-remplie avec les informations de cet élève dans BASE ELEVES Envoyer par mail à cdti03@ac-clermont.fr le fichier en format pdf correspondant à cette fiche de renseignement Les services de la DSDEN03 procèdent au changement d'école pour les élèves concernés ou effectuent la saisie de l'élève si celui-ci est nouveau dans le département. Le directeur peut ensuite éditer le volet 1 correspondant à l'élève concerné. 2 ème étape : AFFELNET 6 ème Saisie des langues étudiées à l école A partir du vendredi 20 mars 2015 et avant l édition du volet 1 Les données importées de BASE ELEVES ont été intégrées dans AFFELNET 6 ème. Après cette intégration, il n'existe pas de lien automatique entre les applications BE1D et AFFELNET 6 ème. Avant l édition du volet 1, il faut obligatoirement saisir la langue étudiée à l école pour tous les élèves. DSDEN03 - CDTI Page 2 sur 9 le 16/03/2015

3 3 ème étape : AFFELNET 6 ème Edition du volet 1 à distribuer aux familles du vendredi 20 mars au vendredi 3 avril 2015 (date indicative) Il faut obligatoirement éditer le volet 1 pour tous les élèves et uniquement le volet 1. Ce volet 1 permet aux responsables légaux de modifier éventuellement les informations issues de BASE ELEVES et le cas échéant d indiquer la nouvelle adresse de l'élève à la rentrée 2015 qui permettra de déterminer son collège de secteur. 4 ème étape : AFFELNET 6 ème Mise à jour du dossier et saisie des collèges de secteur Au retour des volets 1 et avant l édition du volet 2 RAPPEL : Toutes les informations peuvent être modifiées directement par le directeur même celles sur l'identité de l'élève (nom, prénom et date de naissance). Le directeur doit faire ces modifications dans l'application AFFELNET 6 ème en procédant ainsi : Cliquer sur le menu "Dossiers Elèves - Editer fiches de liaison volet 1" Cliquer sur le nom de l'élève concerné puis modifier les informations nécessaires dans la fiche de l'élève et cliquer sur "Valider" Dès le retour du volet 1, le directeur apporte les modifications d'adresse des élèves à la rentrée 2015 et il saisit le collège de secteur dans le département de l'allier en fonction de son adresse de résidence à la rentrée L'application AFFELNET 6 ème ne propose pas automatiquement le collège de secteur, il faut aller chercher l'information sur le site de la DSDEN03 pour le saisir ensuite. NOUVEAUTE : Dorénavant dans AFFELNET 6 ème, il est possible d indiquer que le collège de secteur n est pas un collège du département de l'allier mais néanmoins vous devez inscrire directement sur le volet 2 le nom et la commune du collège de secteur. Le collège de secteur n'a pas de lien avec la demande d'orientation mais il est lié à la commune de résidence de l'élève, c'est pourquoi il faut en saisir un correspondant au lieu de résidence de l'élève même si ce n'est pas le collège où il veut être affecté. DSDEN03 - CDTI Page 3 sur 9 le 16/03/2015

4 Consignes particulières pour les élèves domiciliés dans les communes suivantes : Montluçon, Lignerolles, Prémilhat, Quinssaines, Teillet Argenty et Lavault Sainte Anne Tous les élèves habitant ces communes doivent avoir comme collège de secteur les 4 collèges de Montluçon afin de permettre aux familles de les classer par ordre de préférence soit : N CLG Jules Verne MONTLUCON H CLG Jules Ferry MONTLUCON H CLG Jean-Jacques Soulier MONTLUCON S CLG Jean Zay MONTLUCON DSDEN03 - CDTI Page 4 sur 9 le 16/03/2015

5 5 ème étape : AFFELNET 6 ème Edition du volet 2 à distribuer aux familles AFFELNET 6 ème - Consignes Après la saisie des collèges de secteur au lundi 27 avril 2015 (date indicative) Il faut obligatoirement éditer le volet 2 pour tous les élèves. Ce volet 2 correspond à la fiche de vœux des familles. Le volet 2 doit être accompagné des documents suivants: Consignes pour remplir le volet 2 Annexe A note d information aux familles Annexe B parcours scolaires particuliers Pour les demandes de dérogation, les directeurs doivent vérifier la présence des pièces justificatives et non la validité. Ces pièces justificatives sont à joindre avec le volet 2 (cf. circulaire départementale) 6 ème étape : AFFELNET 6 ème Saisie des vœux Au retour des volets 2 au lundi 18 mai 2015 inclus Si le collège demandé par la famille n'est pas un collège public du département (demande dans un collège privé ou dans un collège hors département ou élève allant en IME ou élève inscrit au CNED) dans le menu "Saisie des vœux" dans la rubrique "Choix de la famille" cocher "non" à "Affectation demandée dans un collège public du département". La saisie est alors terminée pour l'élève. Si le collège demandé par la famille (en secteur ou en dérogation) est un collège public du département dans le menu "Saisie des vœux" dans la rubrique "Choix de la famille" cocher "oui" à "Affectation demandée dans un collège public du département" Les rubriques suivantes sont à remplir selon les demandes des familles : DSDEN03 - CDTI Page 5 sur 9 le 16/03/2015

6 CLG de secteur 6 ème (classique, sportive ou bilangue) cocher "oui" à "Scolarisation dans le collège public de secteur". dans la rubrique "Formation" sélectionner "6EME" renseigner la langue vivante 1 et dans le cas de la 6 ème bilangue renseigner la 2 ème langue vivante 1 CLG de secteur 6 ème MUSIQUE ou 6 ème THEATRE cocher "oui" à "Scolarisation dans le collège public de secteur". dans la rubrique "Formation" sélectionner "6EME MUSIQUE" ou "6EME THEATRE" renseigner la langue vivante 1 Automatiquement le motif "Elève devant suivre un parcours scolaire particulier" est sélectionné DEROGATION 6 ème (classique, sportive ou bilangue) cocher "non" à "Scolarisation dans le collège public de secteur". dans la rubrique "Formation" sélectionner "6EME" renseigner la langue vivante 1 et dans le cas de la 6 ème bilangue renseigner la 2 ème langue vivante 1 dans la rubrique "Collège demandé", sélectionner le collège demandé sélectionner le motif de la dérogation (pour les formations 6 ème sportive ou 6 ème bilangue, obligation de choisir le motif "Elève devant suivre un parcours scolaire particulier") DSDEN03 - CDTI Page 6 sur 9 le 16/03/2015

7 DEROGATION 6 ème MUSIQUE ou 6 ème THEATRE cocher "non" à "Scolarisation dans le collège public de secteur". dans la rubrique "Formation" sélectionner "6EME MUSIQUE" ou "6EME THEATRE" renseigner la langue vivante 1 dans la rubrique "Collège demandé", sélectionner le collège demandé sélectionner le motif de la dérogation (le motif "Elève devant suivre un parcours scolaire particulier" est automatiquement sélectionné) ORIENTATION en 6 ème SEGPA ou ULIS cocher "non" à "Scolarisation dans le collège public de secteur" dans la rubrique "Formation" sélectionner "6EME SEGPA" ou "6EME ULIS" renseigner la langue vivante 1 le collège demandé en SEGPA ou ULIS est facultatif car la saisie sera effectuée par la DSDEN suite aux commissions Consignes particulières pour les élèves domiciliés dans les communes suivantes : Montluçon, Lignerolles, Prémilhat, Quinssaines, Teillet Argenty et Lavault Sainte Anne Les familles des élèves habitant ces communes ont dû classer par ordre de préférence les 4 collèges sur le volet 2. Il faut reporter le choix des familles dans le dossier de l'élève ainsi que le cas échéant la saisie d'une dérogation si ce n'est pas un des 4 collèges qui est choisi N CLG Jules Verne MONTLUCON H CLG Jules Ferry MONTLUCON H CLG Jean-Jacques Soulier MONTLUCON S CLG Jean Zay MONTLUCON Cette saisie des vœux peut être effectuée en gestion collective à partir du menu "Secteurs multicollèges". DSDEN03 - CDTI Page 7 sur 9 le 16/03/2015

8 7 ème étape : AFFELNET 6 ème Saisie des décisions de passage AFFELNET 6 ème - Consignes Au plus tard le lundi 18 mai 2015 Pour la saisie des décisions de passage, les directeurs sélectionnent la notion de maintien ou passage en 6 ème selon la proposition des conseils des maîtres. La notion d'appel n'étant pas encore connue au moment de cette saisie de décisions, ce seront les gestionnaires en DSDEN03 qui saisiront cette notion d'appel quand ils en auront connaissance. La saisie de la décision "Maintien" supprime les vœux d'affectation de l'élève. La décision de passage n est pas répercutée dans BE1D 8 ème étape : AFFELNET 6 ème Validation de la saisie Jusqu'au lundi 18 mai 2015 dernier délai Tant que des élèves restent en anomalie, le bouton "Valider" n'apparaît pas et la validation est impossible : il manque des informations permettant d'admettre cet élève au collège. Toute modification d'informations effectuée après une 1 ère validation entraîne l'annulation de cette validation. Dans ce cas, il faudra refaire la validation de la saisie. DSDEN03 - CDTI Page 8 sur 9 le 16/03/2015

9 9 ème étape : AFFELNET 6 ème Envoi des volets 2 AFFELNET 6 ème - Consignes Au plus tard le mercredi 20 mai 2015 dernier délai Tous les volets 2 avec les pièces justificatives en cas de demande de dérogation doivent parvenir à la DSDEN de l Allier au plus tard le mercredi 20 mai 2015 dernier délai. Direction des Services Départementaux de l Education Nationale de l Allier Division de la scolarité des élèves Château de Bellevue Rue Aristide Briand CS YZEURE Cedex 10 ème étape : AFFELNET 6 ème Consultation des résultats A compter du mercredi 10 juin 2015 A partir du 10 juin 2015, chaque directeur ou directrice d école pourra consulter les résultats de l affectation. Chaque principal de collège éditera et enverra les notifications d affectations aux familles. DSDEN03 - CDTI Page 9 sur 9 le 16/03/2015