GastroTime FAQ français

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1 GastroTime FAQ français 1. Installation du logiciel 2. Paramètres de l entreprise 3. Gestion du personnel 4. Planification 5. Saisie des heures 6. Rapports 7. Update, nouveaux CD 8. Timbreuse - Badgeuse /jld/vm

2 1. Installation du logiciel Aide pour l installation avec Windows 7, 32 et 64 bits. L installation de GastroTime sur Windows 7 peut effectivement poser un problème causé par Crystal Report. Lors de l installation, juste après avoir accepté la licence de Crystal Report, un message d erreur apparaît indiquant qu une erreur s est produite pendant l installation de GastroTime. Pour résoudre ce problème, il faut installer manuellement Crystal Report avant d installer GastroTime. Procédez de la manière suivante: 1. Affichez le contenu du CD-ROM 2. Ouvrez le dossier SetupFR (ou DE, IT, EN pour une autre langue) 3. Ouvrez le dossier CrystalReports10_5 4. Double cliquez sur CRRedist2008_x86.msi puis double cliquez sur CRRedist2008_x86_fr.msi (ou de, it, en). Lorsque l installation de Crystal Report est terminée, installez GastroTime normalement. Pourquoi certaines parties de GastroTime, comme les calendriers, ne sont-elles pas traduites dans la langue que j ai sélectionnée? Les calendriers et certaines boîtes de dialogues ne peuvent pas être traduits dans une langue spécifique parce qu ils sont fournis directement par MS Windows. Pour celles-ci, c est la configuration de votre ordinateur qui impose la langue. Le message "Une traduction est manquante. Elle a été remplacée par la traduction par défaut" s affiche. Que dois-je faire? Tout d abord, ne vous inquiétez pas si ce message apparaît. Il veut simplement dire que le système de traduction intégré à GastroTime n a pas trouvé de traduction pour un terme choisi. Ce fait ne devrait normalement pas se produire. Lorsqu il a lieu contre toute attente, vous pouvez continuer à utiliser GastroTime normalement. Le seul inconvénient qui peut apparaître est qu un texte du logiciel ne soit pas traduit dans la langue sélectionnée. J aimerais désinstaller GastroTime mais je ne sais pas comment faire. Il existe au moins deux manières vous permettant de désinstaller GastroTime de votre ordinateur si vous n en n avez plus besoin. La première consiste à insérer le CD-ROM d installation de GastroTime, puis de démarrer le processus d installation (voir chapitre 2.1 Installation du logiciel pour plus de détails). Lorsqu on vous demande de sélectionner la langue d installation, sélectionnez celle que vous avez utilisée lors de l installation de GastroTime. Puis sélectionnez Supprimer GastroTime. La seconde consiste à passer par le Panneau de configuration, "Ajouter ou supprimer des programmes". Sélectionnez ensuite GastroTime dans la liste et cliquez sur le bouton Modifier/Supprimer. J'aimerais installer GastroTime sur un "terminal server" (réseau) car je travaille souvent depuis la maison. Le logiciel est en usage seul (single-user), on ne peut donc pas l'installer en réseau. Cependant, vous pouvez charger les données depuis votre PC sur une clef USB avec laquelle vous pouvez travailler sur un autre ordinateur. J'ai rechargé une sauvegarde version 2009 sur la version 2010 et la fenêtre de dialogue suivante est apparue: «Erreur inattendue d'écriture dans la base de données» Il n est pas possible de recharger une sauvegarde provenant d une version différente du logiciel. Vous devez dès lors installer la même version sur votre PC.

3 2. Paramètres de l entreprise J'aimerais insérer un modèle de planification, mais le programme s'interrompt lorsque je clic sur OK, pourquoi? Lorsqu'on insère les heures de début et fin de journée, il ne faut pas oublier de mettre un point entre les heures et les minutes (ex : et non 0900) Je ne peux pas choisir plusieurs périodes d'heures de nuit, pourquoi? Selon la CCNT, la période des heures de nuit sélectionnée, est valable pour tout l'établissement. J'ai changé des données le mois précédent et elles ont été effacées. Lorsque l'on modifie des données, on ne peut le faire que pour les dates à venir et non rétroactivement, au risque de les perdre. J'ai introduit 33,6 dans les paramètres "heures hebdomadaires" pour un employé occupé à 80%. Les heures sont refusées dans le rapport. Il faut insérer les chiffres en heures et minutes et non en centièmes: ex: 33(h):48(min) et non 33,6

4 3. Gestion du personnel J ai défini une date de sortie pour un employé et depuis il a disparu. Les listes vous permettant de sélectionner un employé dans les différents onglets ne comprennent que les employés effectivement engagés par votre établissement durant l année en cours. Ceci est fait dans le but de ne pas surcharger ces listes avec des employés qui n ont plus rien à faire avec votre établissement. Cependant, il est possible que pour une raison ou une autre, vous désiriez quand même sélectionner l un de ces employés. Pour cela, cliquez simplement sur le bouton Afficher tous les employés de la barre d outils. Ce bouton reste enfoncé et indique que tous les employés sont disponibles dans les listes. Si vous désirez retrouver des listes normales, cliquez à nouveau sur le même bouton. Un collaborateur a réduit (ou augmenté) son temps de travail de 42 à 36 heures, comment dois-je procéder? Il s agit en réalité d une modification du contrat de travail. Vous devez saisir une date de sortie du collaborateur dans la tâche gestion du personnel, sans oublier ensuite d imprimer tous les rapports des heures (contrôle de la durée du travail, récapitulatif mensuel et récapitulatif annuel). Ensuite, pour ce même collaborateur, vous saisissez une nouvelle date d entrée en inscrivant son nouveau temps de travail hebdomadaire (dans notre exemple 36 heures). N oubliez pas de saisir les reports initiaux ressortant des rapports précédents (jours de repos, jours fériés, vacances et heures supplémentaires). Mon collaborateur travaille 2 jours par semaine en moyenne. Ce mois, il a été malade 1 jour lorsqu il aurait dû travailler. Si j introduis une absence pour maladie pour ce jour-là, il aura des heures manquantes, est-ce juste? Oui, c est correct. Il s agit d un collaborateur à temps partiel avec un horaire fixe. Comme pour tous les autres travailleurs, une absence pour cause de maladie est calculée à raison de 1/7ème du temps de travail hebdomadaire. Si ce collaborateur avait 6 jours d absence pour maladie, il n aurait aucune heure manquante. Un collaborateur est absent pour cause de maladie depuis plus de 2 mois complets et le droit aux vacances est toujours calculé mensuellement. Comment procéder pour que le droit aux vacances ne soit plus calculé? En effet, selon les commentaires de l article 17 de la CCNT, les vacances ne peuvent être réduites pour cause de maladie, de service militaire ou d accident que lorsque le collaborateur est absent plus de deux mois par an. Cette réduction de 1/12ème n est possible qu à partir du 2ème mois d absence complet. Vous devez procéder de la manière suivante sur GastroTime: 1. Saisir la date de sortie correspondant à la date du dernier jour du 1er mois de la maladie, service militaire ou accident. 2. Imprimer tous les décomptes (3 au total) 3. Saisir la date d entrée correspondante au 1er jour du 2ème mois d absence. 4. Saisir 0 jour dans le champ jour de vacances (ne pas tenir compte de l avertissement). 5. Saisir les reports initiaux. Lorsque votre collaborateur sera à nouveau présent, veuillez procéder de la même manière en introduisant à nouveau son droit aux vacances annuelles. J'ai payé 10 heures supplémentaires à un collaborateur à fin janvier. Comment faire pour que ces 10 heures soient déduites du rapport de contrôle de la durée de travail à fin février? Dans la boîte de dialogue "Temps payé par employé", "heures supplémentaires payées" introduire 10 ainsi, les 10 heures seront déduites du total du calcul de la durée du travail.

5 4. Planification Dans la planification, je ne retrouve pas tous mes employés. Premièrement, avez-vous bien choisi une planification par employé? Pour le vérifier, reportez-vous au chapitre 4.1 Choix du type de planification. Si ceci est correct, vérifiez les dates d entrée et de sortie de l employé en question dans l onglet Gestion du personnel. La planification ne comporte en effet que les employés qui travaillent pour vous selon leurs dates d entrée et de sortie. Comment procéder pour réduire les heures supplémentaires par compensation de congé? Dans l onglet "planification" ou "saisies des heures", sous "absence", cliquer sur " pas travaillé" : sous "absence demi-jour 1" dans le cas d une compensation partielle, ou également sous "absence demi- jour 2" s il s agit d une compensation du jour complet. Comment traiter un collaborateur occupé à temps partiel (40 % du temps normal de travail) mais travaillant 2 jours par semaine? Dans un premier temps, le collaborateur sera saisi dans l onglet gestion du personnel avec les choix «employé à temps partiel» et «16.48» de temps de travail hebdomadaire (40% de 42 heures). Dans notre onglet planification ou saisie des heures en cas de saisie directe, il faudra planifier 2 jours de travail à 8.24 (h.mn). Les autres jours de la semaine seront considérés comme suit : 2 jours de repos et 3 jours «pas travaillé». En cas de semaine de vacances, nous considérerons toute la semaine comme vacances. Par contre si le collaborateur désire prendre 1 jour de vacances alors qu il devait travailler ce jour-là, il aura alors un manque d heure de 5.58 (h/mn) qu il devra compenser par la suite. S il prend 1 jour férié ce jour là, alors il aura un manque d heure de 5 heures. Comment faire pour insérer des pauses? Positionnez la flèche de la souris à l'extérieur d'une période de travail, cliquez à droite, puis sur "Ajouter une période" et déplacez-la afin qu'elle corresponde à la pause désirée. Pour la déplacer, cliquez dessus et faites glisser la souris. Pour supprimer une période, positionnez la flèche sur celleci faites un clic à droite, puis choisissez "Supprimer la période".

6 Mon collaborateur a des jours de repos manquants, ainsi qu un grand nombre d heures supplémentaires. Comment dois-je les compenser? Un collaborateur a travaillé 6 jours par semaine à raison de 08h24 par jour, pendant trois semaines. Il présente par conséquent un solde de trois jours de repos non pris et il accumulé 25h12 supplémentaires. Durant les deux semaines suivantes, il ne travaille que 4 jours par semaine à raison de 08h24 par jour. Il peut prendre ainsi un troisième jour de repos à titre de compensation, réduisant du même coup son solde de jours de repos non pris de deux jours et son solde d heures supplémentaires de 16h48. Si le collaborateur a travaillé plus de 08h24 par jour et pris tous ses jours de congé, il devra seulement réduire les heures supplémentaires. Une collaboratrice employée à 80% travaille 4 jours par semaine. Comment dois-je planifier les jours de repos? Le principe de deux jours de repos par semaine vaut pour tous les collaborateurs, y compris les collaborateurs occupé à temps partiel. Pour cette personne employée à 80%, il faut donc planifier 4 jours de travail, 2 jours de repos et 1 jour " pas travaillé".

7 5. Saisie des heures Dans la saisie des heures, j ai sélectionné une date et un employé mais les champs des jours sont désactivés (en gris). La saisie des heures n est possible que pour les employés qui sont engagés par votre établissement ce jour-là. Vérifiez les dates d entrée et de sortie de votre employé dans l onglet Gestion du personnel. Mon collaborateur travaille 2 jours par semaine en moyenne. Ce mois, il a été malade 1 jour lorsqu il aurait dû travailler. Si j introduis une absence pour maladie pour ce jour-là, il aura des heures manquantes, est-ce juste? Oui, c est correct. Il s agit d un collaborateur à temps partiel avec un horaire fixe. Comme pour tous les autres travailleurs, une absence pour cause de maladie est calculée à raison de 1/7ème du temps de travail hebdomadaire. Si ce collaborateur avait 6 jours d absence pour maladie, il n aurait aucune heure manquante. Mon employé travaille de 9h à 13h30 puis mange à 13h30 et s en va dès qu il a terminé de manger. Il ne timbre plus et ne revient qu à 17h30. Si je rentre les heures de 9h à 13h30, le repas (X sur la feuille de contrôle) n est pas pris en compte puisqu il part directement après avoir terminé. Comment procéder pour que le repas soit inscrit? Vous pouvez procéder de deux manières. 1. Vous fixez la fin du travail à 14h et saisissez une pause repas de 30 minutes. Celle-ci sera déduite du temps travail. 2. Vous fixez la fin du travail à 13h30 et saisissez une pause repas de 1 minute. Celle-ci ne sera pas déduite du temps de travail. Dans les deux cas, le repas sera considéré dans le rapport de contrôle du temps de travail. Si un employé prend une pause plus courte que 30 min pour le repas, on est obligé de la mettre en pause hors repas. Comment faire pour que le repas soit mentionné sur la feuille de contrôle de la durée de travail? Si vous introduisez une pause repas inférieure à 30 minutes, le repas pris sera mentionné sur la feuille de contrôle du temps de travail par une croix. Le temps de pause ne sera par contre déduit du temps de travail que s il est saisi dans le champ "Temps de pause total hors repas". Un collaborateur est absent pour cause de maladie depuis plus de 2 mois complets et le droit aux vacances est toujours calculé mensuellement. Comment procéder pour que le droit aux vacances ne soit plus calculé? En effet, selon les commentaires de l article 17 de la CCNT, les vacances ne peuvent être réduites pour cause de maladie, de service militaire ou d accident que lorsque le collaborateur est absent plus de deux mois par an. Cette réduction de 1/12ème n est possible qu à partir du 2ème mois d absence complet. Vous devez procéder de la manière suivante sur GastroTime: 1. Saisir la date de sortie correspondant à la date du dernier jour du 1er mois de la maladie, service militaire ou accident. 2. Imprimer tous les décomptes (3 au total) 3. Saisir la date d entrée correspondante au 1er jour du 2ème mois d absence. 4. Saisir 0 jour dans le champ jour de vacances (ne pas tenir compte de l avertissement). 5. Saisir les reports initiaux. Lorsque votre collaborateur sera à nouveau présent, veuillez procéder de la même manière en introduisant à nouveau son droit aux vacances annuelles. Mon collaborateur est employé à plein temps, avec un horaire fixe. Il est en maladie à 50%. Comment saisir les heures afin que la maladie soit prise en compte? Saisir les heures de travail, par ex. le demi-jour 1 Sous demi-jour 2, insérer dans les "absences ½ jour 2" : Maladie

8 Pour les 2 jours de repos: insérer dans " absence ½ jour 1" : Jour de repos (pour le matin) insérer dans " absence ½ jour 2 : Maladie (pour l'après-midi ) Je désire saisir une absence pour un demi-jour de repos, comment procéder? Lorsque vous enregistrez la saisie des heures avec une absence pour un demi-jour de repos, GastroTime laisse apparaître ce message d'information: Contrôler l'article de la CCNT: est réputé demi-jour de repos, l'intervalle allant jusqu'à 12 h ou de 14h au repos nocturne. Veuillez vérifier la date suivante. Lors de l'enregistrement, la fenêtre d'information vous demande de vous assurer que les heures saisies correspondent bien aux exigences de la CCNT. La question est posée sur tous les jours concernés, ce qui signifie qu'il faut cliquer sur OK jusqu'à ce que la fenêtre n'apparaisse plus. Comment procéder pour réduire les heures supplémentaires par compensation de congé? Dans l onglet "planification" ou "saisies des heures", sous "absence", cliquer sur " pas travaillé" : sous "absence demi-jour 1" dans le cas d une compensation partielle, ou également sous "absence demi- jour 2" s il s agit d une compensation du jour complet. Solde positif ou négatif des heures hebdomadaires. Le manque ou le surplus d'heures par semaine dépend du nombre de jours de travail dans la semaine. Exemple: semaine du vendredi au dimanche équivalente à une semaine de 3 jours de travail, le collaborateur prend 2 jours de repos, nous sommes confrontés à un solde négatif des heures hebdomadaires de travail. Il n'a pas droit à 2 jours de congé, mais à 0,86 jour. En conséquence, le collaborateur a pris trop de repos. A l'inverse, pour une semaine de 5 jours de travail, du lundi au vendredi et que le collaborateur n'a pas pris de jour de repos (alors qu'il aurait droit à 1,43 jours de repos) nous serons en présence d'un solde positif des heures hebdomadaires. Le logiciel calcule exactement les heures hebdomadaires dans le rapport " Contrôle de la durée de travail". Comment traiter un collaborateur occupé à temps partiel (40 % du temps normal de travail) mais travaillant 2 jours par semaine? Dans un premier temps, le collaborateur sera saisi dans l onglet gestion du personnel avec les choix «employé à temps partiel» et «16.48» de temps de travail hebdomadaire (40% de 42 heures). Dans notre onglet planification ou saisie des heures en cas de saisie directe, il faudra planifier 2 jours de travail à 8.24 (h.mn). Les autres jours de la semaine seront considérés comme suit : 2 jours de repos et 3 jours «pas travaillé». En cas de semaine de vacances, nous considérerons toute la semaine comme vacances. Par contre si le collaborateur désire prendre 1 jour de vacances alors qu il devait travailler ce jour-là, il aura alors un manque d heure de 5.58 (h/mn) qu il devra compenser par la suite. S il prend 1 jour férié ce jour là, alors il aura un manque d heure de 5 heures.

9 Mon collaborateur a des jours de repos manquants, ainsi qu un grand nombre d heures supplémentaires. Comment puis-je les compenser? Un collaborateur a travaillé 6 jours par semaine à raison de 08h24 par jour, pendant trois semaines. Il présente par conséquent un solde de trois jours de repos non pris et il a accumulé 25h12 supplémentaires. Durant les deux semaines suivantes, il ne travaille que 4 jours par semaine à raison de 08h24 par jour. Il prend ainsi un troisième jour de repos à titre de compensation. Du même coup, il réduit son solde de jours de repos non pris de deux jours ainsi que son solde d heures supplémentaires de 16h48. Le fait de ne pas prendre tous les jours de repos, il y a pour conséquence des heures supplémentaires. Si le collaborateur travaille plus de 08h24 par jour et qu il prend tous ses jours de repos, il subsistera que les heures supplémentaires ou du travail supplémentaire. Une collaboratrice employée à 80% travaille 4 jours par semaine. Comment dois-je planifier les jours de repos? Le principe de deux jours de repos par semaine vaut pour tous les collaborateurs, y compris les collaborateurs occupé à temps partiel. Pour cette personne employée à 80%, il faut donc planifier 4 jours de travail, 2 jours de repos et 1 jour " pas travaillé".

10 6. Rapports Est-ce normal que sur le récapitulatif mensuel du contrôle de la durée du travail, le droit aux vacances pour le mois en cours soit de 2.87 alors qu il devrait être de 2.97 et, pour les jours fériés, de 0.49 au lieu de 0.50? Oui, c est normal. Le logiciel se base sur les jours effectifs: si le mois est de 30 jours, la formule est la suivante: 35 jours de vacances divisés par 365j * 30j = 2.87 jours. Si le mois a 31 jours = 35/365*31= 2.97 jours. Sur une année, la moyenne est de 2.92 Au total, à la fin de l année, le résultat est correct. Le calcul est identique pour les jours fériés. Je désire présenter les rapports de planifications en format Acrobat Reader PDF. Comment dois-je procéder? Il faut installer une imprimante Acrobat Reader Free PDF que l'on trouve sur internet (utilisez un moteur de recherche, puis Free PDF). Ouvrez votre rapport de planification, choisissez "imprimer" et sélectionnez le nom de l'imprimante Free PDF que vous avez installé. Votre document s'ouvre en PDF. Solde positif ou négatif des heures hebdomadaires. Le manque ou le surplus d'heures par semaine dépend du nombre de jours de travail dans la semaine. Exemple: semaine du vendredi au dimanche équivalente à une semaine de 3 jours de travail, le collaborateur prend 2 jours de repos, nous sommes confrontés à un solde négatif des heures hebdomadaires de travail. Il n'a pas droit à 2 jours de congé, mais à 0,86 jour. En conséquence, le collaborateur a pris trop de repos. A l'inverse, pour une semaine de 5 jours de travail, du lundi au vendredi et que le collaborateur n'a pas pris de jour de repos (alors qu'il aurait droit à 1,43 jours de repos) nous serons en présence d'un solde positif des heures hebdomadaires. Le logiciel calcule exactement les heures hebdomadaires dans le rapport " Contrôle de la durée de travail". Une boîte de dialogue m informe : «Attention, les rapports des auxiliaires temps partiel payés à l heures peuvent contenir des incohérences». Que se passe-t-il? Il s agit d une information. Cette boîte de dialogue n apparaît que lorsque l on veut «apercevoir» ou «imprimer» le rapport «récapitulatif mensuel» des collaborateurs «auxiliaires temps partiel payés à l heures». Ces employés reçoivent mensuellement leur dû de vacances et jours fériés par le biais du paiement du salaire. Il n est donc pas nécessaire d établir un contrôle des vacances et jours fériés pour cette catégorie de collaborateurs.

11 7. Update, nouveaux CD Les frais de remplacement pour un CD du programme GastroTime, perdu ou endommagé, sont de Fr Timbreuse Badgeuse Les importations des données de la timbreuse n'apparaissent pas sur GastroTime, pourtant le fichier XML se trouve sur la clé USB, pourquoi? Dans l onglet "Gestion du personnel", assurez-vous que chaque collaborateur soit associé à un ID pointeuse correspondant précisément au badge attribué. J ai attribué un ID pointeuse à chacun de mes collaborateurs, mais les données de la timbreuse n apparaissent pas! L ID pointeuse doit être saisi dans un format à 8 chiffres. Si par exemple, le badge attribué au collaborateur est le no 756, vous devrez, dans l onglet "Gestion du personnel", saisir le chiffre Toutes les données seront visibles lors des importations de la timbreuse.

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