VDI-Client. Documentation. Copyright D.A. Partner Version 2-1

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1 VDI-Client Documentation Copyright D.A. Partner Version 2-1 1

2 Vous êtes Vendeur à Domicile : Madame, Monsieur, Vous avez des difficultés à suivre vos client(e)s, Ne pas oublier les anniversaires!! Ne pas oublier les événements ponctuels (mariage, fête ) Etc. Préparer et gérer vos réunions, Ne pas oublier de relancer avant la réunion, Envoyer des mails de confirmation, Faire une enquête de satisfaction après réunion, Etc. Suivre les ventes à vos client(e)s. Ne pas oublier les dates de réapprovisionnement, Connaître l historique des commandes, Etc. Découvrez votre Nouvel Assistant VDI-Client L assistant de Gestion et Suivi Clientèle Vente à Domicile D. A. Partner 2012 Version 2-1 2

3 Bienvenue sur votre assistant dédié Si vous n êtes pas encore inscrit, Cliquez sur «Inscrivez-vous gratuitement» Votre Inscription sera gratuite pendant 30 jours 3

4 Nous allons parcourir ensemble les différentes fonctionnalités de votre assistant Votre assistant intègre maintenant un agenda. Voyons en détail les possibilités de votre Agenda : - Vous pouvez bien sur changer de mois en utilisant les images : ou 4

5 - A partir de l agenda, vous avez la possibilité de créer directement un message ou mémo en utilisant le bouton à la date concernée. A noter, il n est pas obligatoire d indiquer un client. Vous pouvez donc renseigner des événements n ayant pas forcément une relation directe avec votre activité de Vendeur. Exemple : Rendez-vous dentiste, Réunion de famille, etc - A partir de l agenda, vous avez la possibilité de créer directement une réunion de vente en utilisant le bouton à la date concernée. 5

6 - Dans les fenêtres journalières nous ne pouvons mettre que 4 événements en intitulé réduit. S il devait y avait plus de 4 événements prévus pour une journée considérée cela vous serait indiqué par un + en bas, à droite de la fenêtre journalière. - Vous pouvez visualiser plus en détail une journée en utilisant le bouton Vous avez accés à tous les événements de la journée demandée. A ce niveau vous pouvez :. Visualiser soit la fiche client s il y a lieu. Envoyer un mail s il dispose d une adresse.. Consulter le détail d un commentaire, d une commande, voir d une réunion.. Créer un mémo ou un Rendez vous en cliquant sur. Créer une réunion en cliquant sur Mais vous avez aussi la possibilité de marquer les événements que vous avez traité de façon à avoir une vue plus analytique de ce que vous avez fait et de ce qu il vous reste à faire. 6

7 Les Options de VDI-Client L AGENDA Permet de visualiser et d intervenir sur les événements à venir dans les prochains jours. PROFIL Permet de mettre à jour vos coordonnées et mot de passe. PARAMETRES Permet de définir les différents critères qui faciliteront la gestion de vos fiches Client(e) SOCIETE Permet de renseigner la ou les société(s) de Vente à domicile pour lesquelles vous travaillez. SYNCHRONISATION Si vous avez un accès Intranet D.A. Partner Entreprise, vous pouvez importer certaines données. (Clients, Produits etc..) CLIENT(E) Permet de renseigner vos différents clients ou clientes. PRODUIT Permet de créer et gérer une base de produit. VENTE Permet d enregistrer des Ventes clients en dehors du module Réunion. REUNION Permet de préparer, gérer et finaliser vos réunions et d enregistrer les commandes qui en découlent. ANALYSE CLIENT Permet de rechercher les client(e)s suivant de multiples critères, et de leur envoyer un mail personnalisé. ANALYSE PRESENCE Permet d analyser vos réunions, la présence de vos client(e)s, leurs prises de Rendez vous, leurs achats etc.. ANALYSE HOTESSE Permet de rechercher les Hôtesses suivant de multiples critères, et de leur envoyer un mail personnalisé. ANALYSE DES VENTES Permet d analyser vos différentes ventes avec des sélections multicritères. ANALYSE DES MARGES Permet d analyser vos marges avec des sélections multicritères. SAUVEGARDE/RESTAURATION Permet de gérer vos sauvegardes avec un historique de 5. CHANGEMENT DE COMPTE Permet de revenir à la page d accueil, pour regarder le jeu d essai par exemple ou pour aller sur un autre compte ABONNEMENT Permet de voir les conditions d abonnement et de parrainage. NOUS CONTACTER Permet d envoyer au support D.A. Partner vos questions ou demandes d évolution. 7

8 Quelques Points Techniques Nous allons aborder quelques points techniques que vous aller retrouver tout au long de l utilisation de votre Assistant : Les Boutons : Retour à la page précédente. Les Fonctions avancées : Validation ou Page suivante 1 / Lorsque vous avez sur l écran des données sous forme de tableau vous avez une ligne comprenant les entêtes de colonnes. Si dans le coin droit bas de la cellule correspondant au titre de la colonne, vous avez un petit triangle noir, cela signifie que le contenu de celle-ci est triable. Il suffit alors de cliquer sur le titre de la colonne pour trier celle-ci de façon «ascendante», puis une autre fois pour l avoir en «descendante». 2 / Lorsque vous avez sur l écran des données sous forme de tableau vous avez en bas de votre écran une ligne d état : Cet icône vous permet de rechercher une valeur ou une chaîne de caractères dans le tableau, même et surtout s il fait plusieurs pages Cet icône vous permet de jouer sur la présentation des colonnes du tableau. Le nombre de Lignes total du tableau est affiché. Cet icône permet de copier l ensemble du tableau dans le presse-papier au format EXCEL, il suffit alors d ouvrir EXCEL et de faire la fonction «Coller» pour récupérer l ensemble de vos données dans votre tableur. A droite de la ligne, vous avez le nombre de pages du tableau et la possibilité d aller de l une à l autre etc.. Pour plus de détails voir guide des Astuces 8

9 Les Paramètres Vous avez la possibilité de définir un ensemble de paramètres relatifs à vos clients ou produits 1 ER onglet : Les dates Clients Vous avez la possibilité de définir jusqu à 10 définitions de dates qui vous seront proposées lors de la saisie de votre fiche Client(e) Nous vous en proposons, mais vous pouvez en rajouter. 2éme à 6éme onglet : Les variables clients Pour chacune des définitions de dates que vous avez renseignées vous pouvez préciser si le titre de cette date sera modifiable au niveau de chaque fiche client et définir s il s agit d une date «Anniversaire» ou «Fixe». Date anniversaire : vous serez alertés tous les ans. Date Fixe : vous serez alertés uniquement pour cette date. Vous avez la possibilité de gérer 5 classifications différentes de vos clients. Nous vous en proposons plusieurs mais vous pouvez en créer d autres. Pour chaque classification, vous devez choisir un titre, ou en créer un et renseigner ou compléter les valeurs possibles pour cette rubrique. 7éme onglet : Divers Vous pouvez renseigner ici, le délai par défaut qui servira à afficher les différents événements devant se produire. Par défaut, votre assistant prendra 30 jours. Vous pouvez préciser aussi si vous souhaitez pouvoir modifier vos prix d achat lors de la saisie de commande 9

10 8 et 9éme onglet : les tailles et Couleurs Sur ces deux onglets vous allez pouvoir renseigner les différentes tailles et couleurs que vous êtes susceptibles de rencontrer en créant vos fiches Produits. Si vous bénéficiez d un intranet D.A. Partner avec votre société, les codes couleurs et tailles seront importés en même temps que les articles. 10

11 Les Sociétés Vous allez pouvoir maintenant renseigner les sociétés de Vente à Domicile pour lesquelles vous travaillez. Cliquez sur ( à gauche du bandeau gris) pour créer une société. Renseigner les différentes informations relatives à votre société. Si par l intermédiaire de celle-ci vous avez un accès Intranet D.A. Partner, saisissez vos codes d accès et Mot de passe pour établir un lien entre les deux applications. Votre ou vos sociétés sont maintenant créées. Vous pouvez les consulter en cliquant sur : sur la ligne correspondante Vous pouvez les modifier en cliquant sur : sur la ligne correspondante Vous pouvez les supprimer en cliquant sur : sur la ligne correspondante Bien entendu vous pouvez créer une nouvelle société en cliquant sur :. 11

12 La Synchronisation Vous disposez d un accès Intranet D.A. Partner pour la société avec laquelle vous travaillez, vous allez pouvoir faire quelques synchronisations. Dans le cas contraire, vous allez pouvoir importer votre base de données «produit» à partir d un fichier EXCEL que vous aurez préparé auparavant. Vous avez un accés Intranet D.A. Partner sur votre entreprise 1/ Les Clients Votre assistant importera de votre entreprise vos clients et les mettra à jour à partir de vos modifications. 2/ Les Produits Votre assistant vous permet d importer les produits de votre entreprise suivant 3 possibilités : 1 Produit global (toutes Tailles et Couleurs). 2 Produit Taille/Couleur Dans cette fenêtre n hésitez pas à utiliser pour retrouver plus facilement votre produit. 3 Articles déjà vendus Vous pouvez aussi demander à importer la liste des produits que vous avez commandés depuis au maximum 1 an. A NOTER Lorsque vous enregistrez des commandes soit directes soit en réunion, votre assistant importe automatiquement les produits concernés. 12

13 Vous n avez pas d accés Intranet D.A. Partner sur votre entreprise ou votre société n est pas Cliente de D.A. Partner Vous avez la possibilité de télécharger un document au format Excel. Cliquez sur le bouton pour le télécharger. Attention avant de faire cette opération, il est nécessaire d aller modifier 2 paramètres d Internet Explorer (voir page 12) Cliquez sur Parcourir pour rechercher votre document, une fois trouvé, faites un double clic dessus et ensuite cliquez sur Envoyer Attendre que l assistant revienne sur le premier écran pour continuer votre travail. Vous pouvez faire plusieurs transferts l un après l autre. Un second transfert ajoute ou modifie les produits. Ils ne sont jamais supprimés automatiquement 13

14 Mise en forme d un fichier Excel Le fichier doit avoir 7 colonnes Colonne A Référence du produit (maximum 15 caractères) Colonne B Taille du produit (maximum 4 caractères) Colonne C Couleur du produit (maximum 4 caractères) Colonne D Libellé 1 du produit (maximum 30 caractères) Colonne E Libellé 2 du produit (maximum 30 caractères) Colonne F Prix Distributeur (2 décimales obligatoires) Colonne H Prix Public (2 décimales obligatoire) Si vous êtes Mandataire, Renseignez Prix Distributeur = Prix Public. Les deux colonnes prix sont obligatoires. S il n y a pas de prix mettre 0,00 Si votre société ne gère pas la notion de taille/couleur, mettre les deux colonnes à blanc Les colonnes libellé 1et libellé 2 seront fusionnées en seul libellé Il ne doit pas y avoir de ligne de titres ou de ligne de séparation. Résultat Importation Essayer d abord de faire un transfert avec 3 ou 4 produits avant de le faire définitivement. 14

15 Paramétrage Internet Explorer Attention, le transfert Excel ne fonctionne que sous internet Explorer et à la condition d effectuer deux modifications simples dans les paramétrages. 1/ mettre le site en site de confiance Pour cela ouvrir Internet Explorer, en haut à gauche cliquez sur OUTILS puis sur Option Internet Choisir l onglet sécurité, Puis cliquez sur Site de Confiance, Puis sur Site 15

16 Ajouter ne pas oublier de décocher la zone : «Exiger un serveur sécurisé» 2 / Ensuite cliquez sur : Personnalisez le niveau 16

17 Ne modifier que la rubrique «Exécuter les contrôles ActiveX et les plugins» en cochant «Activer» Faire OK Puis APPLIQUER 17

18 Les Client(e)s Sur le même principe que les Sociétés vous allez pouvoir créer des client(e)s en cliquant sur :. Vous pouvez maintenant saisir votre fiche Client(e). Seules les dates pour lesquelles vous avez renseigné des titres dans les paramétrages seront visibles. Vous pouvez modifier les titres des dates que vous avez définis comme étant modifiables. Dans l exemple cidessus nous avons remplacé le titre : «Date de Naissance 1 er enfant» par «Date de Naissance Pierre» etc De même seules les catégories pour lesquelles vous avez défini des titres sont accessibles, vous pouvez choisir leur valeur dans les listes précédemment renseignées. Une fois renseignées les données de votre client, vous allez pouvoir préciser de quelle société il a déjà été Client ou Hôtesse. Dans le cas d importation via l Intranet D.A. Partner de votre société, apparaitront ses identifiants au sein de l organisation de l Entreprise. A noter : lors de la validation des Ventes ou des réunions, votre assistant mettra à jour automatiquement ces informations.. 18

19 Les Produits. Sur le même principe que les Sociétés ou les Clients vous allez pouvoir créer des Produits en cliquant sur :. Vous pouvez maintenant créer un nouveau Produit en choisissant : La société (*) La référence (8 caractères alphanumériques maximum) La taille et la Couleur (voir paramètres). L intitulé du produit La notion de commissionable Le prix distributeur Le prix Public La possibilité de bloquer le produit. Attention : Si pour une de vos entreprises vous avez un accès Intranet D.A. Partner, vous ne pouvez pas créer de produit, votre assistant prendra directement les produits de l entreprise, lors des commandes et il les générera en même temps. Vous voulez récupérer les produits déjà vendus pour cette société, vous pouvez les importer à partir de l option SYNCHRONISATION 19

20 La Vente Hors Réunion Vous souhaitez que votre assistant garde en mémoire les différentes ventes que vous réalisez pour chacun de vos clients en dehors des réunions, cela est possible. Vous allez pouvoir créer une commande sur le même principe que précédemment en cliquant sur :. Pour chaque commande, indiquez : Le client Le N de commande (en général le N du bon de commande normalisé que vous fourni votre entreprise) La date de la commande La société concernée. Vous pouvez ensuite saisir autant de lignes produits que vous le souhaitez. Vous pouvez aussi utiliser la notion de gratuit (Offert ou Cadeau hôtesse). Vous pouvez saisir un commentaire au niveau de la commande Vous pouvez choisir de garder cette commande ouverte ou la clôturer définitivement Si votre commande n est pas close définitivement, vous pouvez soit la modifier, soit la supprimer. IMPORTANT : Au niveau de chaque ligne «article» de la commande vous avez la possibilité de renseigner une date de réappro. Cette date apparaitra sur la première page de votre assistant en fonction du délai que vous avez paramétré. 20

21 La Réunion La réunion reste un atout majeur de la Vente à Domicile. Il est important de pouvoir bien la préparer et une fois terminée, bien la suivre. Votre assistant va vous aider dans toutes les étapes de votre réunion. Vous allez pouvoir créer une réunion sur le même principe que précédemment en cliquant sur :. A ce niveau vous renseignez : L hôtesse La Société que vous représentez La Date et l Heure de la Réunion Le lieu éventuel de la Réunion Vous pouvez renseigner un commentaire général au niveau de la réunion. Vous pouvez gérer aussi 2 dates de relances qui vous permettront d être averti(e) par votre assistant quelques jours avant. Vous pouvez maintenant renseigner les personnes [Client(e)s] invité(e)s. Pour chacun(e) des invité(e)s vous pouvez précisez le statut (absent, présent, ne sait pas) Vous avez la possibilité d envoyer un mail personnalisé au niveau de chaque invité(e) ou un mail global en utilisant la fonction PS : Les mails ne sont possibles que pour les Client(e)s pour lesquel(le)s vous avez renseigné une adresse mail dans leur fiche 21

22 Vous pouvez maintenant saisir le titre de votre mail et son contenu. Vous pouvez mettre le contenu en forme avec de la couleur, des tailles et des polices différentes, centrer le texte ou la ligne etc.. Vous pouvez par ailleurs émettre le mail à votre nom ou au nom de l hôtesse. Vous pouvez envoyer le mail avec les adresses des destinataires en copie cachée. Vous pouvez aussi demander à en recevoir une copie, ou à en envoyer une à l hôtesse. Exemple du mail reçu par les destinataires Votre réunion est maintenant créée. Vous avez la possibilité de : la consulter en cliquant sur : la modifier en cliquant sur : la supprimer en cliquant sur : la valider en cliquant sur : Bien entendu vous pouvez créer une nouvelle société en cliquant sur :. Validons maintenant la réunion. La réunion est terminée, nous pouvons la valider. Certaines données sont encore modifiables, et vous avez la possibilité de renseigner une date pour une éventuelle enquête de satisfaction.. 22

23 Vous accédez à la liste des invité(e)s et vous pouvez bien sur en rajouter. Pour chaque personne vous pouvez maintenant préciser son état définitif (absent, présent) et si elle a commandé des produits ou pris un Rdv pour faire à son tour une réunion.. Renseignez maintenant le N de bon de commande La date de prise de Rdv s il y a lieu Les différents produits commandés. Si vous vous trompez vous pouvez utilisez Bien sur au niveau de chaque ligne vous pouvez renseigner une date de réappro et jouer sur une éventuelle gratuité (offert ou cadeau hôtesse).. Vous avez renseigné la totalité de la Réunion, vous pouvez soit clôturer définitivement celle-ci et elle ne sera plus que consultable, soit la valider sans la clôturer et vous pourrez y revenir. 23

24 L Analyse CLIENT A partir de cette fonction votre Assistant va pouvoir rechercher vos client(e)s sur différents critères. Vous pouvez faire des recherches simples ou combinées sur les critéres suivants : - Identité (M. Mme Mle) - Nom ou partie du nom - Prénom ou partie du prénom - Code Postal de à (exemple de à 62999) pour avoir le Pas de calais - Ville - Puis les classifications variables. (dans la mesure où vous les avez définies dans les paramètres et au niveau des fiches clients). Vous avez la possibilité d envoyer un mail personnalisé à un client en cliquant sur : Vous changez vos paramètres, actualisez la recherche par : 24

25 L Analyse PRESENCE A partir de cette fonction votre Assistant va pouvoir analyser vos différentes réunions suivant vos critéres. Vous pouvez faire des recherches simples ou combinées sur les critéres suivants : - Le N de Réunion - L Hôtesse - La Cliente ou le Client - La date de Réunion (à partir de). Vous changez vos paramètres, actualisez la recherche par : Pour remettre à blanc les choix Hôtesse ou Client(e) sélectionner la zone concernée Une fois dans la fenêtre cliquez sur 25

26 L Analyse Hôtesse A partir de cette fonction votre Assistant va pouvoir rechercher vos hôtesses sur différents critères. Vous pouvez faire des recherches simples ou combinées sur les critéres suivants : - Identité (M. Mme Mle) - Nom ou partie du nom - Prénom ou parie du prénom - Code Postal de à (exemple de à 62999) pour avoir le Pas de calais - Ville - Puis les classifications variables. (dans la mesure où vous les avez définies dans les paramètres et au niveau des fiches clients). Vous avez la possibilité d envoyer un mail personnalisé à un client en cliquant sur : Vous changez vos paramètres, actualisez la recherche par : 26

27 L Analyse des VENTES A partir de cette fonction votre Assistant va pouvoir analyser vos différentes ventes suivant vos critéres. Vous pouvez faire des recherches simples ou combinées sur les critéres suivants : - La Cliente ou le Client - Le N de Commande - La date de Commande (à partir de) - La date de Réappro (à partir de) - La société - Le N de Réunion - L Article - La Taille - La Couleur Vous changez vos paramètres, actualisez la recherche par : Pour remettre à blanc le choix Client(e) voir Analyse Fréquence 27

28 L Analyse des MARGES A partir de cette fonction votre Assistant va pouvoir analyser vos marges suivant vos critères. Vous pouvez faire des recherches simples ou combinées sur les critères suivants : - La Cliente ou le Client - Le N de Commande - La date de Commande (à partir de) - La date de Réappro (à partir de) - La société - Le N de Réunion - L Article - La Taille - La Couleur Vous changez vos paramètres, actualisez la recherche par : Pour remettre à blanc le choix Client(e) voir Analyse Fréquence 28

29 N hésitez plus Testez gratuitement, pendant 30 jours, votre nouvel assistant à l adresse suivante : Prix de l abonnement à l issue de la période d essai : 30 TTC / an 29

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