Progiciel de gestion complète, intégrée et conviviale pour les petites entreprises et activités indépendantes

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1 Chronoword Gestion Version 4.9 Copyright LOGYS Progiciel de gestion complète, intégrée et conviviale pour les petites entreprises et activités indépendantes D accès immédiat et très simple d utilisation, Chronoword Gestion permet aujourd hui à tout utilisateur du pack Office un nouveau gain de productivité dans la gestion quotidienne de ses documents de secrétariat et de ses opérations de GESTION : il gère la correspondance avec des modèles WORD, EXCEL et OUTLOOK EXPRESS rendant toutes les impressions papier totalement paramétrables, sa rapidité d accès à un document rendent le logiciel parfaitement adapté aux besoins des utilisateurs et à leurs façons de travailler. Les différentes fonctions de GESTION aboutissent à consolider les opérations de VENTES, d'achats et de TEMPS PASSE par affaire pour établir un COMPTE D'EXPLOITATION par AFFAIRE sur une période donnée. Les opérations de TRESORERIE dont la plupart sont passées automatiquement par les modules de ventes et d'achats permettent le suivi des comptes de banques et leurs pointages. Les journaux de VENTE, d'achat et de TRESORERIE sont exportées vers les logiciels de comptabilité. LOGYS 2 rue Neyret LYON Téléphone Fax SARL au capital de Euros RCS LYON Site WEB :www.logys.eu E mail:

2 Les PLUS de Chronoword Tout en UN! Tous les modules du logiciel sont intégrés. Il n'y a pas d'installation optionnelles. Pas de redondance d'informations. Les données de la fiche Tiers, par exemple, sont uniques, et sont disponibles dans tous les modules.. ainsi un client peut être à la fois client et fournisseur... Ouvert sur la bureautique OFFICE Chronoword communique avec les outils Microsoft Office (Word, Excel, Outlook Express). Les mises en page des modèles et documents sont fait sous Word avec toutes ses possibilités. Les champs gérés dans Chronoword sont insérés dans vos modèles avec des noms de variables qui seront remplis automatiquement au moment de la fusion. Recherche de documents rapide et immédiate Rechercher un document envoyé à un client il y a 3 mois se fait en 3 clics : Afficher la liste des clients, puis lister les documents du client, puis cliquer sur Aperçu! Word ou Excel est ouvert automatiquement, puis l'aperçu du document concerné se fait également automatiquement! Exports et envois par mail Pour tous les états de gestion (En particulier les devis, factures etc...), toutes les demandes d'aperçus ou d'impressions entraîne l'affichage d'un écran avec 4 options automatiques : affichage de l'aperçu impression directe export de l'état aux formats disponibles, en particulier PDF création d'un message OUTLOOK avec les données émetteur, destinataire, objet, la pièce jointe automatiquement insérée au format au choix (PDF par exemple).

3 Gestion complète des destinataires; personnalisation de leurs types (Prospects, clients, relations personnelles...) et de champs complémentaires définis par l utilisateur. Saisie unique dans la base de données quel que soit ses différents statuts (client, fournisseur, etc...). Recherche simple et rapide d un destinataire par le type, le nom, le code postal, la ville ou le nom du contact + sélection sur tous autres champs de la fiche TIERS ou CORRESPONDANT. Accès immédiat à la liste des documents concernant un destinataire et aperçu immédiat du document traitement de texte. Sélection immédiate de documents par une recherche sur la date, le numéro CHRONO, le nom du destinataire ou les initiales de l émetteur... Gestion des coordonnées complètes, adresse commerciale, adresses de livraison et de facturation, du mail permettant l'envoi automatique d' s, des coordonnées téléphoniques rappelées dans les divers documents.. Mémorisation du mode de règlement et de l'échéance de règlement par défaut proposés dans les documents de ventes ou d'achat.. Compte auxiliaire destiné à l'export automatique vers la comptabilité. Impression de mailing sur une sélection de destinataires selon des critères au choix de l utilisateur. : type, code postal et ville, champs paramétrables.. Choix du modèle d'état WORD utilisé. Accés direct et automatique à une synthèse de l'ensemble des documents d'un TIERS (Courriers, devis, factures, etc...). Export de fichiers sous les formats de fichiers les plus courants.

4 Gestion complète de tous les documents de la société (Départs, arrivées ou documents internes) avec possibilité d y associer un fichier WORD ou EXCEL. Paramètrage des modèles WORD, EXCEL ou OUTLOOK EXPRESS, et possibilité d envoyer les documents directement par fax. Paramètrage complet de la référence CHRONO par assemblage de plusieurs données (initiales de l émetteur, de l utilisateur, la date, un numéro d ordre...). Options de personnalisation par utilisateur, permettant à chacun de gagner du temps, en particulier dans le cadre d une version réseau. Possibilité de reprise des documents traitement de texte déjà existants.. Partage des documents par l'ensemble des postes clients du réseau.. Organisation automatique et transparente des fichers OFFICE sauvegardés.. Facilité pour retrouver immédiatement les documents d'un TIERS et affichage de l'aperçu WORD ou EXCEL d'un seul clic.. les documents générés (fusions automatiques à partir des modèles) sont stockés dans un dossier Windows adéquat, de façon transparente pour l'utilisateur. Les modèles de document peuvent être créés en nombre illimités sous WORD, EXCEL ou OUTLOOK. Tous les champs des fiches TIERS, DOCUMENT sont disponibles pour être insérés dans le document. Ces champs peuvent être insérés dans des phrases sous une mise en page complètement libre (sous WORD). Les documents EXCEL et OUTLOOK EXPRESS n'incluent pas ces variables. Les documents WORD sont stockés automatiquement au format RTF de façon transparente pour l'utilisateur.

5 Exemple de modèle WORD incluant la mise en page du document et les variables disponibles de la base de données. Ces variables sont remplacées par meurs valeurs au moment de la fusion du modème avec une fiche Tiers/Document émis.

6 Appels téléphoniques (Projet) (Additif au module bureautique de Chronoword projet 2006) Fonction quotidienne au fil de l'eau Enregistrement simple et convivial des appels téléphonique au fil de l'eau. Compostage automatique avec date et heure d'appel. Liste déroulante de la base de contacts ou saisie du nom et téléphone(s) à rappeler. Fonction récapitulative Liste des appels enregistrés par date, heure, destinataire, correspondant. Une liste papier (historique) peut être produite périodiquement sous le même format que les historiques courriers arrivés ou départ.

7 Chaque utilisateur, après sa reconnexion à Chronoword, voit immédiatement sa liste de messages classés par dates et heures. Les messages téléphoniques, traités ou non, archivés ou non, sont classés dans le dossier du tiers/correspondants, au même titre que les documents Word, Excel émis ainsi que les courriers arrivés enregistrés.

8 Une affaire est rattaché à un client. Elles peuvent être classées dans des services si nécessaire. Chaque affaire regroupe des factures au client, des achats (saisis dans les factures fournisseurs) et des heures passées par différents collaborateurs et valorisées par un coût indiqué en paramétre. L'ensemble de ces données est consolidé dans un compte d'exploitation par affaire, et totalisé par service ou globalement. L'exemple ci dessus montre le CE d'une affaire qui a dégagé 385 Euros de marge avec : 2 factures pour un montant total de 4280 Euros HT 1 facture d'achat pour un moment de 340 Euros HT et 79 heures de travail valorisées automatiquement avec un coût horaire défini par collaborateur. L'édition est produite par affaire, et présente un cumul par client.

9 3 catégories d'articles : les composants : articles simples caractérisés par les champs code/libellé/prix achat et vente. les ensembles : articles composés d'autres articles (composants ou autres ensembles). Il n'y a pas de limite du nombre de niveaux dans les nomenclatures. les articles commentaires pouvant être insérés dans des documents de vente. Les comptes comptables sont prédéfinis en paramétres permettant l'export automatiques des documents de vente et d'achat. Les articles sont destinés à la vente et/ou à l'achat. Un ensemble est décomposé en composants; pour chacun d'eux, sont définis la référence et la quantité.

10 Le module VENTES permet de gérer simultanément : Les devis Les bons de commande clients Les bons de livraisons Les factures. Bien sûr, les documents peuvent à la demande se transformer ou se dupliquer automatiquement. Un module de relance complet permet d imprimer des lettres de relance individuellement ou de faire des listes de factures en retard de règlement. Les journaux de vente sont produit par période ou par représentant. Un bouton "Tous les documents du tiers" permet de visualiser sur un seul écran tous les documents connus dans la base données et faits avec ce tiers. (Documents commerciaux Word, tableau Excel, factures, devis, etc... pour par un simple clic d'ouvrir les des aperçus ou impressions correspondants. Une colonne "règlements" permet de voir immédiatement les factures réglées et non règlées. Un "document joint" sous Word peut être fait en option à partir d'un modèle paramétré reprenant les champs variables du document. (Numéro de devis ou de facture, montants, coordonnées du client etc...). Les intitulés d'articles sont de longueurs illimitées permettant d'inclure des descritifs sur plusieurs lignes. Pour les articles de type ensembles (composés), le détail peut être lister avec l'article ou non avec le détail des prix ou non. Des titres ou sous titres peuvent être insérés dans les documents pour une meilleure lisibilité. Le client peut être exonéré de TVA. Le règlement peut être indiqué directement sur la facture.

11 Toutes les impressions du logiciel peuvent être proposées en aperçus, impresions directes, exportées dans les formats disponibles par exemple Word, Excel, PDF, etc... ou automatiquement exportés et mis en pièce jointe pour être envoyé directement. Ainsi sur un seul clic, l'écran suivant est proposé : Les règlements clients sont enregistrés directement sur la facture s'il ne concerne qu'une seule facture, ou dans un écran spécifique de gestion des règlements s'il concerne plusieurs factures différents avec éventuellement des règlements partiels. Un écran de relances permet de visualiser automatiquement la liste des factures non totalement réglées et arrivées à échéance.

12 Le module ACHATS permet de gérer simultanément : Les bons de commande fournisseurs Les factures Des modèles de facture fournisseur (aide à la saisie) qui pourront être dupliqués à la demande. Bien sûr, les documents peuvent à la demande se transformer ou se dupliquer automatiquement. Un bouton "Tous les documents du tiers" permet de visualiser sur un seul écran tous les documents connus dans la base données et faits avec ce tiers. (Documents commerciaux Word, tableau Excel, factures, devis, etc... pour par un simple clic d'ouvrir les des aperçus ou impressions correspondants. Une colonne "règlements" permet de voir immédiatement les factures réglées et non règlées. 2 types d'écrans peuvent être utilisés pour la saisie des documents fournisseurs : un écran normal avec calcul des montants de TVA à la fin de la saisie; un écran de type saisie de ticket TTC avec calcul arrière à artir du montant TTC. Tous les arrondis sont gérés correctement, y compris en tenant compte d'éventuels mauvais arrondis constats sur les documents fournisseurs. Les intitulés d'articles sont de longueurs illimitées permettant d'inclure des descritifs sur plusieurs lignes. Pour les articles de type ensembles (composés), le détail peut être lister avec l'article ou non avec le détail des prix ou non. Des titres ou sous titres peuvent être insérés dans les documents pour une meilleure lisibilité. La facture peut être exonérée de TVA. 3 taux de TVA peuvent être utilisés dans une même facture. Le règlement peut être indiqué directement sur la facture. La facture peut être globalement affectée à une affaire, ou ligne par ligne à des affaires différentes. Ainsi, le compte d'exploitation par affaire tient compte de tous les achats effectués. Egalement, une facture d'achat peut bien entendu, concerner plusieurs affaires de plusieurs clients.

13 Toutes les impressions du logiciel peuvent être proposées en aperçus, impresions directes, exportées dans les formats disponibles par exemple Word, Excel, PDF, etc... ou automatiquement exportés et mis en pièce jointe pour être envoyé directement. Les règlements fournisseurs sont gérés de la même façon que les règlements clients. (voir module VENTES).

14 Les mouvements de trésorerie sont alimentés automatiquement par :. l'enregistrement des règlements clients. l'enregistrement des règlements fournisseurs. la saisie d'opérations diverses. On peut imprimer des bordereaux de remise à la banque sur toutes périodes. Les données compte et mode de règlement permettent de gérer chaque compte en temps réel. Le pointage des relevés bancaires permettent de faire un rapprochement bancaire immédiatement. L'impression d'une liste d'écritures, pointées ou non est faite selon tous les critères de sélection de l'écran.

15 L'écran positions des comptes montre les soldes des mouvements recettes et dépenses au jour le jour.. Pour les recettes, les mouvements de trésoreries réels (les règlements client effectués), et prévisionnels (les règlements client à venir, c'est à dire les factures établies mais non encaissées et aussi les bons de commande clients).. Pour les dépenses, les mouvements de trésorerie réels (les règlements fournisseurs effectués), et prévisionnels (règlements fournisseur à venir, c'est à dire les factures reçues mais non encore payées, ainsi que les bons de commande fournisseurs). Exemple d'édition de liste des mouvements.

16 Le module TEMPS permet de saisir le temps passé des différents collaborateurs sue les affaires. La saisie se fait en heures par jour. Le nombre d'heures de travail par jour est paramétré. Le coût horaire de chaque collaborateur est également paramétré, permettant ainsi la valorisation du temps passé pour une affaire, et donc le calcul rapide du compte d'exploitation par affaire.

17 Outils EXPORT des journaux de ventes, d'achats et de trésorerie vers les logiciels de comptabilité, aux formats TXT, EXCEL ou autres sur demande. MAINTENANCE logiciel complète incluant les mises à jour du logiciel, correctives ou évolutives, l'assistance téléphonique. Adaptations spécifiques sur demande selon étude et devis. Aide en ligne sur tous les écrans visible sur le site Prestations LICENCE monoposte ou réseau LOCATION (Prix annuel, maintenance incluse) INSTALLATION, MISE EN ŒUVRE, FORMATION Prestation de MAINTENANCE (au delà de la 1ère année) DISTRIBUTEUR : Configuration Ordinateur PC Pentium 25 Mo de disque dur par poste client Microsoft Windows 98, 2000, XP, 2003 Microsoft OFFICE (Word, Excel, Outlook Express) LOGYS 2 rue Neyret LYON Téléphone Fax SARL au capital de Euros RCS LYON Site WEB :www.logys.eu E mail: Ce document, destiné à informer les utilisateurs, n est pas contractuel; les fonctionnalités et tarifs du logiciel pouvant être modifiés sans préavis. Toutes les marques citées dans ce document sont déposées. Tous droits réservés. Documentation et tarifs au 19/06/2006

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