Company name: DATROX Computer Technologies Inc. Employment offer: Accounting / Office / Sales Assistant

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1 Company name: DATROX Computer Technologies Inc Employment offer: Accounting / Office / Sales Assistant Geographical area: Québec, Montréal (Region of) Type of position: Permanent Job field: Administrative Support Main Task: Office Assistant Office Clerk Secretary / Reception Clerk Field: Computers and Software Multimedia Hourly rate/prospective salary: A discuter / To be Negotiated Start date: ASAP Mobility: Non Description of company : For over a decade, DATROX Computer Technologies has grown to become a leading integrator and provider of storage, networking, software, and computing solutions for the enterprise and media rich industries, within the heterogeneous environments of Windows, Unix, Linux,and MacIntosh. From the high-end recognizable brands to the simple and standard office computer items, DATROX covers over 300 brands and 70,000 products in the areas of hardware, software, and services. But expertise and best in class mean nothing without our strong commitment to personal service and your satisfaction. In fact, personal service is our number one priority. Description de la Position / Position description: 1.0 Survol Avec 14 années d'expérience, DATROX prend une expansion d'importance dans le domaine des solutions d'entreprise, Stockage, et de Contenu Numérique Mixe. A titre de chef de file en intégration de solutions standard et sur mesure de systèmes, stockage, et réseautique, nous sommes à la recherche d'une Adjointe polyvalente en administration, ventes, support, et comptabilité. L'adjoint(e) administratif(ve) exerce une fonction de support à plusieurs niveaux. Il(elle) doit collaborer avec une multitude d'acteurs (employés, direction, clients & fournisseurs) et offrir un support professionel et efficace. De ce fait, les compétences variées, le sens de l'organisation et de la gestion des priorités ainsi que le savoir être sont les aspects centraux de ce poste. Il(elle) travaille dans le bureau principal de la compagnie et doit en assurer le fonctionnement adéquat. 2. Rôle et Responsabilités 2.1 Gestion financière et facturation Assure le suivi du calendrier de production des différents documents reliés à la gestion financière: -Paye -Déductions à la source -Facturation

2 -Paiement des factures -Rapport TPS/TVQ -Rapport d'impôt -Réconciliation bancaire -Tout autre événement financier identifié par les administrateurs -Production et acheminement des factures à nos clients et fait le suivi pour les paiements -Classement et paiement des factures des fournisseurs et gestion de la ponctualité et de la qualité de la livraison des services au besoin -Classement des comptes de dépenses et les entrés dans ACCPAC. -Paiement des comptes de dépenses. -Maintient et produit les comptes de dépenses des administrateurs 2.2 Soutien aux Achats / Comptes Fournisseurs -Assiste dans la négociation et achats de matériel informatique standard et récurrent. -Assure le suivi et réception des commandes fournisseurs. -Assiste à la vérification du contenu des commandes (via bon de livraison) contre les bons de commande et facturation ainsi assurant la véracité des factures. -Gérer les retours RMA, leur remplacement & notes de crédit. 2.3 Soutien au Ventes / Marketing -Assiste dans la préparation et envoi des soumissions client, surtout pour des produits standards et récurrents. -Assiste dans la préparation, création d'envoi marketing par couriel(html). -Maintien de la base de données clients (nom, adresse, fonction, couriel, ect) et de la qualité de son information. -Création des commandes clients ainsi que tout les documents reliés (bon de ventes, de travail, de livraison, et facture). -Préparation et acheminement du courrier pour les événements de marketing et de vente 2.4 Gestion de l'entretient des locaux -Voir à la propreté du bureau en s'assurant que la réception, la salle de conférence, la cuisine et le salon sont tenus en ordre et propre. -Approvisionnement d'articles de bureau et cafétéria. 2.5 Gestion des dossiers * Gestion des dossiers personnelles -Vacances -Dépenses -paye * Gestion des dossiers fournisseurs -Facturation * Gestion des dossiers clients -Contact * Gestion des dossiers projets -Facturation -Correspondance * Gestion des dossiers financiers 2.6 Secrétariat et documentation -Sauvegarde des données sur ruban chaque jour de la semaine. -Gestion et publication des lettres, propositions et autres documents necessitant des formats standards.

3 -Production de divers rapports (ventes, clients, prospect, comptable). -Standardisation des documents. -Vérification des documents quittant la compagnie pour qu'ils soient selon les standards établis et correction des erreurs grammaticales. 2.7 Autres -Traitement du courrier entrant et sortant. -Assiste les administrateurs dans leurs tâches au besoin. -Répond au téléphone et s'assure de la pertinence et de la qualité des messages, et à l'aiguillage des appels vers les bonnes ressources. 3. Qualifications & Expérience -Diplôme technique en secrétariat ou baccalauréat en gestion/administration. -Connaissances de base en comptabilité. -Connaissances des logiciels de bureautique (Word, Excel, Power Point, Visio) -Connaissances de base en logistique serait souhaitable -Trois années d'expérience comme adjoint(e) administrative(ve) -Expérience préalable dans une firme de ventes en solutions informatique serait souhaitable 4. Aptitudes et qualités -Honêteté -Courtoisie -Dynamisme -Capacité de travailler en équipe -Maîtrise le francais et l'anglais (parlé et écrit) -Excellentes aptitudes de communication -Créativité dans le 'design' de documents et envoi promotionnel -Proactif(ve) et capable de travailler seul(e) avec supervision minimale -Motivé(e) et possédant de l'initiative -Capacité de base en arithmétique (+-*/%) -Désire d'apprendre -Capacité de compléter des tâches récurrentes avec précision et un haut niveau de qualité -Capacité de négocier de petits contrats avec les fournisseurs -Connaissance de ses limites et l'importance de faire et d'admettre ses erreurs pour apprendre ********************************************************** 1. Overview With 14 years of experience behind us, DATROX is taking an important expansion in the fields of Enterprise, Storage, and Media Rich computer solutions. As a leader in integration of standard and custom solutions for Systems, Storage and Networking solutions, we are now seeking for our office a bilingual Administration & Sales assistant with experience in general office management, covering administration, sales, support, and general accounting. The administrative assistant provides support functions at multiple levels of the company. He/She must collaborate with many players (employees, administrators, clients and suppliers) and provide a professional and efficient support. Therefore, possessing multiple skills, a sense of organisation and a capacity to manage priorities are central to the position. The administrative assistant works in the main office and is responsible to ensure its overall functioning. He/She also maintains various documentation standards for use by other members of the firm. 2. Role and responsibilities 2.1 Financial Management and Billing -Monitor the schedule of finance events is followed to include:

4 -Pay -Source Payroll deduction -Billing -Invoice payments -TPS/TVQ reports -Income taxes -Bank account reconciliation -Any other financial event requested by partners. -Make and send invoices to our clients and follow-ups on their payments, as well as bank deposits. -File and pay our suppliers. Track suppliers delivery as required. -File expense accounts and input into ACCPAC. Track expense account payments. -Maintain and produce expense accounts for partners 2.2 Purchasing / Supplier Account Support -Assist in the negotiation and purchase of standard & recurring computer material. -Assure the follow-up and reception of supplier orders. -Assist in the content verification of incoming orders against the purchase orders, ensuring complete orders and correct invoicing. -Manage RMA returns, replacements, & credit notes. 2.3 Marketing and Sales Support -Assist in the preparation & sending of client quotes for standard and recurring products. -Assist in the preparation, creation and sending of marketing /webcasts (HTML). -Maintain the client/supplier database (contact, address, title, , ect.) and the general accuracy of information within it. -Creation of client orders with all the related documents (sales & work order, packing list, invoice). -Prepares and sends marketing mailings or other letters to clients -Assist in the preparation of submissions for awards for the company or its products. 2.4 Office Management -Ensures office cleanliness on top of bi-monthly cleaning schedule by ensuring that entry area, conference room, lounge, kitchen, closet and depot are always clean and in order -Maintains adequate supplies of paper and stationeries, as well as for cafeteria. 2.5 File Management * Maintains personnel files -Vacation -Expenses -Pay * Maintains vendors files -Invoices * Maintains client files -Contact * Maintains project files -Invoicing -Correspondance * Maintains financial files 2.6 Secretarial work and documentation -Backup of computer data on tapes every day of the week. -Ensures document standardization

5 -Ensures that every document leaving the firm meets the established standards for format and has no grammatical mistakes -Production of various reports (sales, client, prospects,...) 2.7 Others -Manages incoming and outgoing mail and courrier -Assists the partners in any task that they may require -Answers the phone and ensure that messages are clear, and callers are directed to the appropriate resource. 3. Qualifications & Experience -Technical degree in secretarial work or bachelor degree in management/administration -Basic knowledge of accounting -Knowledge of Office Software (Word, Excel, Power Point, Visio) -Knowledge of logistics fundamentals is desirable. -Three years of experience as an administrative assistant -Previous experience in a firm in computer solutions is a plus. 4. Skills and attributes -Honests -Courteous -Dynamic -Team worker -Masters French and English fluently (written and spoken) -Excellent communication skills -Creative in document design -Proactive and capable of working alone with minimal supervision -Self motivated and has initiative -Good with numbers (normal arithmetics +-*/%) -Willing to learn -Capacity to perform recurrent tasks with precision and high quality standard -Capacity to negociate small contracts with vendors -Understands own limits and the importance of making and admitting mistakes to learn *************************************************** Required skills: Technical expertise: Essential: Connaissance Word-Excel (Office) /Knowldege Word-Excel (Office) Asset: Important: Important: Asset: ACCPAC: Système Comptable / Accounting System Tenue de Livres / Book Keeping Connaissance Générale du PC/Informatique / General PC-Computer Knowledge Système de Gestion Client/Fournisseurs - Contact Mgmt. System (client/supplier) General criteria: Essential: Solide compréhension des opérations d'un bureau (comptabilité, ventes, support, expédition,...) Essential: Solid understanding of Office operations (accounting, sales, support, shipping,...)

6 Asset: DEC / College Degree Important: Essential: Personne Autonome, dynamique, aimant les défits / Autonomous & dynamic person welcoming challenges Complètement Bilingue (oral/écrit) / Fluently Bilingual (spoken/written)