LIVRE BLANC. Les négociations périodiques achats, Vous êtes assis sur une mine d or. Pertilience

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1 LIVRE BLANC Les négociations périodiques achats, Vous êtes assis sur une mine d or Pertilience Loic Biarez 4 septembre 2014

2 Sommaire Négocier régulièrement : un enjeu stratégique... 3 Vue d'ensemble... 3 Créer de la valeur pour le client avec les prévisions... 4 Objectif de la négociation : contrat d achats vs appro Processus de négociation : sur le terrain... 6 Gestion des données... 6 Gestion de sources multiples... 6 Consolidation de quantités... 6 Classification... 7 Envoyer la demande de devis... 7 Intégration de la cotation fournisseur... 7 Calcul des gains et Best-of... 7 Négociation - offres... 7 Attribution et prix... 7 Utilisez l'outil approprié pour chaque tâche... 8 L expertise de la gestion des achats pour l industrie et l électronique... 9 Pertilience Ce document ne peut être reproduit sans accord préalable Page 2 9

3 Négocier régulièrement : un enjeu stratégique Sur un marché concurrentiel, le prix diminue fur et à mesure avec le temps. Sur le marché de l'électronique, nous avons observé des coûts qui régressent entre 5 et 8% par an. Regardez votre chiffre d affaire, vous arriverez à la conclusion qu il est indispensable de mener des négociations annuelles, si vous ne le faites pas déjà... En effet, si l'on considère un chiffre d'affaires d'achat de 10M, une réduction des couts annuelles de 5 % et de 52 semaines x 5 = 210 jours de travail. L'épargne journalière est de 2 380!! Le temps c est de l argent n a jamais eu autant de sens. Vue d'ensemble Un bon nombre d entreprises conduisent déjà des négociations annuelles, les meilleures le font une fois par trimestre. Le principe est assez simple. Les prévisions de ventes sont entrées dans l'erp, puis un calcul de CBN à long terme (3 mois à 12 mois) va générer les prévisions d'achat pour chaque article, prenant en compte le stock, les commandes en cours et les ordres de fabrication. Cette liste, qui peut atteindre des milliers d articles est exportée dans un gros Excel ainsi que les derniers prix disponibles (MOQ, SPQ, MPN, ) et sera utilisée par le service d achats pour le processus de négociation. Prévisions de ventes ERP MRP Prévisions d achats NEGO Certaines sociétés ne mènent pas encore de négociations régulières. Une des raisons évoquées par des responsables achats est qu il est difficile d obtenir des prévisions fiables!... Il est encore plus difficile de l'avoir du département commercial ou des clients ; c est vrai. Mais ce n'est pas une raison pour ne rien faire. Nous savons que les clients attendent toujours des livraisons de plus en plus rapides, donc les fournisseurs ont besoin de prévisions pour leur production et ainsi répondre à la demande les prévisions deviennent essentielles. Si les prévisions effectuées par le service client ou commercial ne sont pas fiables, que dire des prévisions faites par les fournisseurs?! Pertilience Ce document ne peut être reproduit sans accord préalable Page 3 9

4 Créer de la valeur pour le client avec les prévisions Une des raisons supplémentaire pour mettre en place un processus de prévision est d'augmenter la valeur ajoutée par l'équipe de ventes vis à vis du client. Puisque, cette activité doit être exécutée régulièrement, il est important d'avoir un processus structuré dans lequel les équipes commerciales et les clients trouveront un bénéfice. Une des solutions consiste à mettre en place des dispositifs logistiques, comme des O.F. dédiés, des stocks réservés (composants ou sous-ensembles) à partir des prévisions, avec des périodes d annulation. Ainsi les clients et les équipes commerciales auront envie de jouer le jeu, de s impliquer, fournir des prévisions régulières. Cela permettra de réduire les délais et favorisera le développement des ventes. Clients Service commercial Prév. Ventes Supply Chain Stocks dédiés OF dédiés Pertilience Ce document ne peut être reproduit sans accord préalable Page 4 9

5 Objectif de la négociation : contrat d achats vs appro. En plus de la réduction des coûts, l objectif supplémentaire du processus de négociation vise à mettre en place des contrats d achat. La négociation se base sur la quantité prévisionnelle et le fournisseur sélectionné, valide un prix et une quantité minimale (MOQ). La négociation ne vise pas à établir des commandes fermes, cela sera fait par l'équipe d'approvisionnement à partir des besoins fermes de production tout au long des 3 mois, 6 mois, 12 mois à venir. La mise en place d un processus de négociation régulière requiert de faire la distinction entre la fonction achats et approvisionnement ; démarche structurante dans la mise en place d une chaine d approvisionnement. En effet, la pire des situations pour un acheteur est de devoir négocier lorsqu il a un besoin à couvrir à court terme. Situation non favorable à une bonne négociation. Prévisions d achats Contrats d approvisionnements négociés Besoins fermes pour la production Approvisionnement Cde Fournisseur Pertilience Ce document ne peut être reproduit sans accord préalable Page 5 9

6 Processus de négociation : sur le terrain La vision globale du processus étant clarifiée, la négociation se déroule en plusieurs étapes... Les prévisions d'achat consistent en un fichier Excel extrait de l'erp qui va être préparé pour le processus. Étant donné que les négociations vont être faites régulièrement, la plupart des entreprises créent leurs propres modèles pour prendre en charge les étapes du processus. La plupart du temps, pour faciliter le travail de négociation, chaque entreprise négocie une seule quantité par article. Au début le fichier Excel n aura qu une seule ligne par article. Les étapes suivantes doivent ensuite être réalisées Sélection Fourn. Gestion sources Consolidation quantité Classification Envoi Consultations Award Attribution Négociation Calculs des gains Intégration Offres Tâches à valeur ajoutée Gestion des données Traitement des prix des différents fournisseurs. Pour chaque article, nous allons avoir plusieurs des prix de différents fournisseurs. Pour chaque ligne un ensemble de colonnes doit être créé pour enregistrer le prix unitaire, la monnaie, les MOQ, conditionnement, commentaires (...). Certains acheteurs préfèrent avoir le différent devis en lignes, répétant ainsi l'information... Cette structure est plus facile pour la gestion des données, mais elles s'avèrent plus complexes pour la création de formule (épargne, calcul du prix Best Of...). Dans tous les cas, créer des modèles de feuille de calcul avec toutes ses formules requiert du temps et de bonnes compétences Excel. Gestion de sources multiples Une autre préoccupation concerne la gestion multi-source. Pour chaque article, il est souhaitable d avoir plusieurs sources et donc plusieurs prix de fournisseurs. Cela rendra le modèle Excel encore plus complexe à gérer. Consolidation de quantités Très souvent, les différents articles peuvent avoir le même MPN. Il est évidemment intéressant de procéder à la consolidation des quantités. Mais, cela rendent la situation encore plus complexe, et en outre, d un article à l'autre l'orthographe du MPN peut être différent (BA99S, BAV-99-S...). Le problème de syntaxe est aussi présent pour les noms des fabricants (Littlefuse, Littelfuse...) Pertilience Ce document ne peut être reproduit sans accord préalable Page 6 9

7 Classification Dans l'ensemble des articles à négocier, ceux qui représentent un faible chiffre d affaire doivent être éliminés. Pour cela, le chiffre d'affaires doit être calculé pour chaque article avec le dernier prix de la période et de quantité prévue. La gestion des multi-sources et la consolidation de quantité rendent ce calcul plus complexe. Envoyer la demande de devis Ce grand et complexe fichier Excel, va être utilisé pour envoyer la demande de Cotations aux fournisseurs en veillant à supprimer les données confidentielles, sélectionner la ligne appropriée pour le distributeur approprié (En effet, il faut prendre en compte les franchises des différentes marques) Et puis l'envoyer par courriel à chaque fournisseur, qui peut atteindre 40 à 100 fournisseurs! Intégration de la cotation fournisseur Lors des négociations, les fournisseurs savent qu'ils doivent remplir le formulaire fourni. Néanmoins, dans la pratique ils ne répondent pas à tous les postes en une seule fois, car ils peuvent recevoir les prix des fabricants à des dates différentes. Pour chaque cotation, la tâche d'intégration pour entrer chaque devis fournisseur dans le modèle de négociation globale représente un travail fastidieux de vérification, et des multiples copier-coller et «RechercheV». Calcul des gains et Best-of En plus du calcul de Best-Of, il est fréquent de faire des calculs de gain à partir de 2 ou 3 prix de référence, tels que le DPA, le prix objectif, pour chaque ligne et bien sûr Un total général doit aussi être calculé. Négociation - offres Quand enfin, le grand fichier Excel est prêt pour commencer la négociation, la difficulté pour l'acheteur sera d'analyser et de définir les priorités de négociations existantes au sein de l'énorme quantité de données. En étant face à face avec chaque fournisseur pour passer en revue un par un tous les articles, l'acheteur doit effectuer beaucoup de manipulations pour obtenir les données appropriées. Cela limite la performance de négociation. La négociation s'effectue en plusieurs «tours «qui nécessitent encore beaucoup de manipulation de données. Attribution et prix L attribution nécessite de contrôler la répartition des marques par fournisseur, approuver la sélection du fournisseur, puis notifier le fournisseur et l'équipe d'approvisionnement. Le processus d'attribution se fait souvent par lots en raison des besoins de la production qui a souvent besoin de placer des commandes avec des nouveaux prix, alors que la négociation globale n'est pas terminée. Pertilience Ce document ne peut être reproduit sans accord préalable Page 7 9

8 Utilisez l'outil approprié pour chaque tâche La mise en œuvre d'un processus de négociation avec Excel conduit aux problèmes suivants : L importance de la gestion manuelle des données, même avec des formules complexes Les manipulations de données sans valeur ajoutée réalisées par du personnel très qualifié Long délai et charge de travail élevée pour réaliser chaque négociation Répartir la charge de travail au sein d'une équipe d'achat complique le partage de données Aucune traçabilité et ni suivi Aucune capitalisation des données collectées Excel semble être un outil intéressant pour le processus de négociation, mais l expérience sur le terrain et une analyse détaillée montrent qu'il n'est pas la solution appropriée. Réalisez-vous votre calcul de CBN avec Excel? Une négociation régulière avec les fournisseurs est un enjeu stratégique et financier majeur pour l'entreprise, la réaliser avec des outils non-appropriées ne permet pas de d exploiter correctement cet énorme gisement de gains. Pertilience Ce document ne peut être reproduit sans accord préalable Page 8 9

9 L expertise de la gestion des achats pour l industrie et l électronique Pertilience SAS 33,35 avenue Albert 1er de Belgique Grenoble France Tél : Pertilience Ce document ne peut être reproduit sans accord préalable Page 9 9

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