Gestion de la recherche. Gestion de la valorisation de la recherche. Solution modulaire pour le SI recherche

Transcription

1 Solution modulaire pour le SI recherche Gérer la recherche & sa valorisation avec PLEIADE Gestion de la recherche Passez à la conduite de projet avec Pléiade Gestion de la valorisation de la recherche

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3 Par sa modularité et son approche métier, Pléiade s adapte facilement : à la taille, au mode d organisation, aux activités du site. 3

4 Applications tierces Budgétaire et comptable CENTAURE XXL Valorisation de la recherche Gestion des projets (contrats) Applications tierces Etudiants EIS Requêtes et tableaux de bord SIRIUS XXL Gestion globale de la recherche Base de données Pléiade Altéa Web Extranet Dialogue avec l étudiant et l entreprise Pléiade Web Intranet Dialogue avec le chercheur Applications tierces Personnels 4

5 Applications tierces Budgétaire et comptable ALTEA Gestion de l enseignement Applications tierces Etudiants EIS Requêtes et tableaux de bord ALCYON Gestion des relations externes Base de données Pléiade Altéa Web Extranet Dialogue avec l étudiant et l entreprise Pléiade Web Intranet Dialogue avec l enseignant Applications tierces Personnels 5

6 Applications tierces Budgétaire et comptable Pégase Démarche budgétaire VEGA Comptabilité Liasse fiscale Neptune Gestion du patrimoine immobilisé Applications tierces Etudiants EIS Requêtes et tableaux de bord Base de données Pléiade Cassiopée SIRH Eclipse Web Gestion des temps, des congés et des absences Pléiade Web Interaction avec les opérationnels Applications tierces Personnels 6

7 Comment piloter dans l environnement contemporain? Environnement mouvant LOLF RGPP RCE Modèle SYmpa Investisse ments d avenir Formation et recherche au plan international et complexe Formation et recherche au plan national MENESR et MINEFI ECONOMIE nationale Union Européenne L établissement Modules pilotes ÉCONOMIE mondiale ANR Système d Information PRES Ressources de la mission Formation Modules opérationnels Ressources de la mission Recherche Service produit par la mission Formation SATT EPST Service produit par la mission Recherche Universités étrangères Classement de Shanghai 7

8 Pour correspondre aux besoins du SI, une solution logicielle doit offrir 4 niveaux de fonctionnalités, conforme à l architecture ci-contre 8

9 Gestion de la qualité Courriers, tableaux et mails automatisés Alertes Outils pour faire circuler l information métier gestion des alertes, blocnotes courriers et mails automatisés, envoi de documents par mail pdf, etc. Groupware Outils de gestion des droits et obligations sur l information : au niveau des modules, des choix de menu, des objets des fenêtres, des types d alertes, etc. Workflow Pléiade intègre des outils de «reporting» requêtes, tableaux croisés, rapports, graphiques, à partir des modules QC ETL et EIS EIS Player disponible dans tous les modules applicatifs + DW Pléiade, entrepôt de données pour la construction des indicateurs Aide à la décision Urbanisation Pléiade s intègre à l existant et facilite la collaboration des acteurs : interopérabilité avec les produits nationaux et locaux, interaction services et acteurs opérationnels PLEIADE associe la richesse fonctionnelle à l adaptation au contexte organisationnel 9

10 QUASAR Conseil, éditeur et intégrateur de la solution Pléiade, assure l accompagnement du projet et du changement au sein de l organisation. 10

11 Interaction avec Pléiade Web Gestion des dossiers & contrats Gestion des projets de recherche Gestion des appels à projet Gestion des dossiers de valorisation et de PI Prise en compte des processus du site Edition des factures CENTAURE XXL Gestion des cahiers de laboratoire Génération des factures Cartographie des partenaires Suivi des justificatifs des contrats Suivi de gestion des contrats Simulations budgétaires des contrats Gestion de projets avec graphe Gantt 11

12 Création Dossier De valorisaiton Enseignant chercheur correspondant Valorisation Validation Etude protection utilise Gestion dossier PI Gestion valorisation PI Intégration des données Dans le contrat quadriennal Processus recherche Processus négociation contrat Gestion des dossiers de licences Négociation des contrats Gestion de la PI 12

13 La fenêtre Contrat permet de suivre le cycle de vie du montage du dossier à la clôture de l exécution du contrat. Elle permet de gérer tous les types de contractualisation. Elle a son reflet dans Pléiade Web pour l interaction avec le chercheur Gestion des simulations du budget des contrats Simulations entièrement paramétrables, pouvant être multiples pour un dossier Adaptation des plans de calcul aux règles des financeurs Interaction avec les justificatifs de dépenses et le pilotage des contrats et projets de recherche 13

14 Les projets de recherche permettent de faciliter la mise en œuvre de la stratégie de recherche au sein de l établissement. Des fonctions de pilotage sont disponibles au niveau des projets de recherche. Les appels à projet permettent de mettre en place un système de veille, de faciliter la communication avec les chercheurs via Pléiade Web. Les contrats peuvent être attachés à des appels à projet. Les appels à projet des principaux financeurs font l objet d une codification et d un suivi spécifique. 14

15 Fenêtre de génération des factures de différents types : contrôle et détection d anomalies permet d éditer les factures avec un circuit sécurisé (pré-factures, validation, original client, duplicatas ) 15

16 Centaure XXL offre un suivi des justificatifs des contrats subventionnés : Génération des justificatifs par récupération des pièces budgétaires sur convention ou CR, avec suivi des conventions qui ont connu plusieurs applications budgétaires (passage de Nabuco à Sifac ou Cocktail), Possibilité d ajout de pièces complémentaires (en cas de financements complémentaires), Possibilité d ajout de données extracomptables de paie, Production des documents spécifiques des financeurs totalement paramétrables. 16

17 Le suivi de gestion des contrats : Calculé à partir des données comptables et budgétaires, mais aussi de l évaluation des timesheets (chercheurs et équipements) saisis dans Centaure ou Pléiade Web, Suivi pluriannuel y compris en cas de changement d application budgétaire et comptable au cours de la vie du contrat, Ce suivi permet d alimenter le pilotage des projets de recherche. 17

18 Le gestion de projets permet : - De spécifier les tâches récapitulatives (work packages d un contrat européen), et les tâches élémentaires d un contrat, - D y attacher des ressources en prévisionnel par le biais des simulations budgétaires, - De gérer le réalisé par le biais des time-sheets. 18

19 Un graphe Gantt associé à la gestion de projet permet : De visualiser de manière graphique les enchainements de tâches, De visualiser les tâches récapitulatives et les tâches élémentaires, ainsi que les délais entre chaque, et les pourcentages d achèvement, De visualiser les jalons de début et fin. 19

20 Suivi des ressources liées aux tâches récapitulatives et élémentaires, en prévu (issu des simulations budgétaires validées) et en réalisé (issu des timesheets validés). 20

21 La gestion des dossiers de valorisation : Il s agit de collecter et de gérer le dossier d invention. L interaction avec Pléiade Web permet à l inventeur correspondant de saisir et d enrichir les données du dossier. Le service de valorisation pourra ensuite le gérer. Une gestion des prospections est également disponible. La gestion des dossiers de P.I. : Une gestion complète des différents types de dossier PI est disponible. Elle permet de gérer les procédures et les coûts, ainsi que la copropriété, l inventivité et, en cas de contrats de licences, de faire le lien afin d obtenir un calcul automatique des rétrocessions. 21

22 Centaure XXL propose en interaction avec Pléiade Web une gestion complète des cahiers de laboratoire gestion du stock par type de cahiers (avec alertes sur stock minimal), gestion de la diffusion, gestion du stockage, gestion des bordereaux d envoi. 22

23 La cartographie des partenaires peut être associée à la prospection Il s agit d une véritable GRC : Permettant de gérer des opérations de prospection et d animation, Disposant d un moteur de recherche sur thésaurus ou sur indexation de champs, Disposant également de possibilités de diffusion contrôlée sur un site, Pouvant être associée à des fiches de prospections au niveau des laboratoires, Utilisant la cartographie des compétences des équipes. 23

24 Prise en compte des processus du site Gestion du contrat pluriannuel de recherche Gestion des études doctorales Gestion des UE d études doctorales Gestion des jurys de recrutement Gestion des plateformes et autres regroupements Gestion de tous les conseils de l établissement Sirius XXL Gestion des écoles doctorales Gestion des publications Gestion des candidatures HDR Gestion des campagnes BQR/FIR Interaction avec Pléiade Web & Altéa Web Gestion de la pédagogie des études doctorales 24

25 Interaction Pléiade Web et Altéa Web Fonctionnalités Sirius XXL 25

26 Gestion complète des UE d études doctorales Les informations relatives aux doctorants peuvent être obtenues : par saisie, par interopérabilité permanente avec Apogée, par accès par le biais de l annuaire LDAP, puis par Apogée. * Utilisation des OPI * Signatures dématérialisées des documents La fenêtre de gestion des thèses permet : De gérer le processus complet pluriannuel de suivi de la thèse (courriers et mails automatisés, suivi des étapes des processus, OPI ), En liaison ou non avec Apogée, Avec possibilité d éditer le diplôme. 26

27 Les UE d études doctorales peuvent être gérées, en lien avec Altéa Web : Avec un suivi des sessions, Avec la planification des séances, suivi des intervenants et volumes horaires, et édition des plannings, Avec le suivi des présences et des résultats. * Utilisation des OPI * Signatures dématérialisées des documents 27

28 La gestion des candidatures à l HDR permet : de constituer le dossier de candidature, qui peut être saisi par la personne avec Pléiade Web, d instruire le dossier, de gérer toutes les opérations relatives au processus de soutenance. La gestion des campagnes BQR/FIR permet : de décrire les caractéristiques des campagnes d appels à projet internes, de saisir les propositions de dossiers des chercheurs. La saisie peut être faite avec Pléiade Web, d instruire les dossiers, de gérer le rapport justificatif de l utilisation des financements. 28

29 Les publications peuvent être saisies dans Sirius ou Pléiade Web ou peuvent être importées à partir des sites d archives ouvertes HAL et HAL SHS, par la technique des Web Services ou l import d un fichier XML. Les codifications permettant de les affecter à la production des chercheurs sont conformes à celles de l AERES. Pléiade Web et Sirius permettent de procéder aux classements aux différents niveaux et d établir des listes normalisées. Import HAL et HAL SHS, Web Services ou XML classique 29

30 La fenêtre «laboratoire» permet de gérer, par contrat pluriannuel de recherche, toutes les données relatives au laboratoire, ses équipes, personnels et doctorants, ainsi que ses activités (publications, contrats de recherche, dossiers de P.I., prospection, ). 30

31 La fenêtre «école doctorale» permet de gérer toutes les données relatives aux écoles doctorales, notamment pour permettre l élaboration du contrat pluriannuel de recherche en automatique. Comme pour les laboratoires, les données sont historisées et permettent de suivre les activités. 31

32 Bilan et projet Confection automatique des données pour les UR, les ED et les structures fédératives La fenêtre de gestion des informations du contrat pluriannuel de recherche pour les UR, écoles doctorales, et regroupements de recherche, permet de réaliser le bilan et le projet, à partir des données existantes dans Pléiade. Production automatique destableaux pour l AERES et des XML pour SIREDO Mise à jour à chaque vague On peut alors produire automatiquement : Pour l AERES : Les annexes de l UR1, notamment la liste des publications, Tous les tableaux (avec toutes les données) de l UR2. Pour SIREDO : Les fichiers XML, Les données sont gérées de manière interactive avec les UR grâce à Pléiade Web. 32

33 La gestion des conseils offre la possibilité de gérer : La définition des conseils, La composition des conseils avec la définition des personnes et de leurs rôles, La gestion des séances incluant : - Les envois de documents préparatoires - La mise à disposition sur un site des dossiers avec un niveau de diffusion - La diffusion des comptes rendus En interaction avec Altéa Web pour les membres extérieurs des conseils. 33

34 La gestion jurys de recrutement offre la possibilité : De définir les commissions qui se tiennent, De définir la composition des commissions, avec courriers de convocation à chaque séance, De gérer les candidatures avec avis final et création ou non d une fiche «personnel» dans le cas ou la candidature aboutirait. 34

35 Gestion des pré-dossiers Gestion des contrats Simulations budgétaires des pré-dossiers et contrats Facturation et édition des factures Pléiade Web Gestion des demandes d achats et d ordres de mission avec SIFAC Interaction Contrat pluriannuel de recherche Saisie des timesheets chercheur et équipement Laboratoires / Equipes Doctorants Fiches chercheurs Fiches immobilisations Mise à jour des structures, équipements, personnes Gestion des activités du chercheur Dossiers de valorisation (inventions) HDR BQR Publications Suivi des encadrements de doctorants Suivi des stages 35

36 Connexion, création de comptes La connexion à Pléiade Web se fait par l intermédiaire d une fenêtre de login. Il est possible, pour les personnes n ayant pas de compte, d en effectuer la demande. Celle-ci est ensuite validée ou invalidée via le module DBA InSitu. 36

37 Connexion, création de comptes La personne connectée dispose d un tableau de bord en page d accueil, récapitulant les derniers dossiers, contrats, alertes, sur lequel elle travaille. Elle a accès rapidement à une synthèse, à la saisie des time-sheets et au suivi financier des contrats. 37

38 Gestion des contrats et pré-dossiers Un système de pré-dossiers permet au chercheur de saisir des données, d effectuer des simulations budgétaires. Les pré-dossiers sont validés par le service valorisation dans le module Centaure, et deviennent des dossiers. Ils deviendront «contrats» dès lors qu ils seront signés. La saisie des contrats, gérés par les cotutelles des laboratoires reprend les éléments communs à Centaure XXL, 38

39 Gestion des simulations budgétaires des pré-dossiers, dossiers et contrats La gestion des simulations budgétaires permet : au chercheur de calculer un devis au niveau du prédossier, aux personnes habilitées (gestionnaires laboratoires, responsables scientifiques) de gérer les simulations budgétaires des pré-dossiers validés, pour ceux qui ne sont pas gérés par l établissement. 39

40 Gestion de la facturation des échéances De la même manière que dans Centaure XXL, il est possible de gérer la facturation des échéances dans Pléiade Web. Les échéances scientifiques liées aux échéances financières non honorées apparaissent en tant qu anomalies, 40

41 Saisie des time-sheets Les chercheurs peuvent saisir leurs feuilles de temps passés sur les contrats de recherche. Ils peuvent également saisir les feuilles de temps des équipements utilisés (en lien avec Neptune) Les données sont ensuite à disposition des gestionnaires, via Centaure XXL, notamment pour la valorisation du coût et les justificatifs de dépenses 41

42 Gestion des demandes d achats et ordres de mission en lien avec l application budgétaire et comptable Pléiade Web permet également : De saisir des demandes d achat et ordre de mission, De lier les commandes correspondantes émanant de l application budgétaire, De gérer un processus de validation des composantes et pôles, De gérer le service fait, De bénéficier d outils workflow (alertes, gestion de documents ). 42

43 Gestion des structures Les directeurs et secrétaires de laboratoires peuvent mettre à jour les informations les concernant dans les fiches «laboratoire», «équipe» et «personnel». Les chercheurs peuvent mettre à jour les données de leur fiche «personnel», incluant leur fiche de compétences et leur CV. Ils peuvent consulter les fiches de leur structure. 43

44 Gestion des activités de recherche - Publications Les chercheurs peuvent renseigner leurs activités de recherche, dont les publications ou consulter les publications récupérées à partir de HAL et HAL SHS. 44

45 Gestion des activités de recherche BQR/FIR Les chercheurs peuvent répondre aux appels à projet internes s ils appartiennent au laboratoire et à l équipe, charger leur rapport justificatif, leurs publications, visualiser les avis, en interaction avec le service Recherche 45

46 Gestion des activités de recherche Invention La gestion des dossiers de valorisation permet à l inventeur correspondant d enrichir les données concernant l invention, en interaction avec le service valorisation 46

47 Gestion du contrat pluriannuel de recherche Les utilisateurs ayant accès à Pléiade Web peuvent consulter les données du contrat pluriannuel de recherche de l unité de recherche dont ils sont responsables (ou gestionnaires), visualisation qui résulte de leur enrichissement des données de recherche 47

48 Membres des conseils Diffusion des documents des séances Entreprises Offres de stages Entreprises Suivi et évaluation des stages Etudiants Préinscription des doctorants Entreprises Suivi du livret d apprentissage Etudiants Interaction avec le tuteur pour les stages et l apprentissage Altéa Web Entreprises Mise à jour de leurs données Etudiants Suivi des études doctorales et demande de soutenance de thèse Etudiants Mise à jour de leurs données Etudiants Mobilité internationale 48

49 Les étudiants peuvent mettre à jour leur fiche personnelle, provenant d Apogée ou saisie dans Pléiade, de même que les entreprises connectées. Cette fiche permet également de saisir toutes les données des candidats doctorants 49

50 Suivi des offres pré-stages : Les entreprises déposent leurs offres, qui sont validées par les services centraux. Les étudiants visualisent les offres de leur cursus et candidatent. Les entreprises peuvent convoquer les candidats à des entretiens, qui déboucheront peut-être à la sélection finale d un stagiaire. 50

51 Suivi des stages Les entreprises d accueil et tuteurs enseignants peuvent accéder au suivi de leurs stagiaires 51

52 Suivi des stages - Evaluations Les entreprises d accueil et tuteurs enseignants peuvent saisir les fiches d évaluation (les rubriques sont totalement paramétrables par l établissement) 52