Livre blanc. Comment appréhender l acquisition et le déploiement d un logiciel TMS (Transport Management System)?

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1 Le spécialiste de la performance transport Livre blanc Comment appréhender l acquisition et le déploiement d un logiciel TMS (Transport Management System)? bp2r - 5, rue des Mathurins, Paris, France

2 Préambule L essence de ce document provient des échanges que nous avons pu avoir avec nos clients industriels et distributeurs ces derniers mois. Nous avons constaté qu ils étaient de plus en plus nombreux à réfléchir à l opportunité de doter leur organisation supply chain de logiciels dédiés au pilotage de leurs flux de transport terrestres et overseas. En Europe, il est vrai que le taux d équipement en outil de Transport Management System (TMS) est très inférieur à celui constaté chez les donneurs d ordre de la zone Amérique du Nord. Ce document a pour ambition est d apporter un éclairage court et simple à tous ceux qui commencent à s intéresser au sujet des TMS. Yvan KELLER 2

3 Le contexte global Les nouveaux flux internationaux impactent significativement les chaînes logistiques qui ont souvent été conçues pour une dimension domestique. Les déséquilibres des flux ont conduit à une raréfaction des capacités de transport. L augmentation des prix du pétrole, les contraintes de sécurité et le manque de visibilité sur les flux transportés sont les challenges actuels d une chaîne logistique globale. Où sont les fournisseurs? Où sont les clients? Source : CSCO Février 2012 Le transport a longtemps été considéré comme un coût nécessaire, dont l impact était plutôt faible sur la marge des entreprises. Aujourd hui, l augmentation des coûts du transport, le durcissement des réglementations et la pression grandissante sur la qualité du service du transport en font un enjeu stratégique. Le transport ne peut plus être un poste indépendant qui est seulement à contrôler. Il est maintenant un maillon essentiel de l excellence globale de la chaîne logistique. 3

4 Le marché actuel des TMS Historiquement, les TMS ont été conçus pour consolider les chargements et planifier les voyages, afin de minimiser les coûts. Aujourd hui, la pression sur les coûts dans un environnement changeant nécessite de trouver de nouvelles voies d efficacité et d économie afin de maintenir l avantage concurrentiel des entreprises. Les exigences sont croissantes : sourcing des prestataires, contrôle continu des coûts de transport, solutions de transport multimodales, gestion de la dimension internationale (langues, réglementations, devises), nécessité d une visibilité totale par une traçabilité globale. Si la réduction des coûts de transport était encore en 2008 la première motivation d achat d un TMS, elle n est plus aujourd hui qu en 5 e position, devant l amélioration du service au client, la contribution du transport au développement de l activité commerciale, l innovation, l amélioration de l efficacité et de la productivité des services de transport terrestres et overseas de marchandises (Source : Gartner). Dans ce contexte, une infrastructure technologique solide et efficace s impose dans un marché de conquête! 39% des chargeurs nord américains utilisent un TMS (Source : Aberdeen). 10% de croissance sont attendus pour les cinq prochaines années sur ce marché. 4

5 Que doit-on entendre par TMS? Le TMS ou Transport Management System est un progiciel qui réunit tout ou partie des fonctions de gestion du transport de marchandises. L extrême variété des besoins fonctionnels des différents acteurs a conduit à une offre très diverse, allant du design d un réseau logistique au suivi en temps réel des camions, en passant par l optimisation de voyages, l amélioration du taux de remplissage des véhicules, le contrôle des factures, l EDI automatisé des commandes et des documents. Cette offre peut répondre selon les cas à la demande des chargeurs, des transporteurs, des organisateurs de transport, des cabinets de conseil. A l intérieur même de ces organisations, elle répondra à des attentes différentes en fonction du rôle de chacun. Source : bp2r 5

6 A qui s adresse le TMS? Le TMS s adresse à tous les acteurs qui, face à la complexité de leurs flux ou à l importance relative de leur budget de transport, cherchent à mieux maîtriser leurs flux (physiques, d information ou financiers). La présentation classique s organise autour de deux typologies d utilisateurs : d un côté les prestataires qui utilisent le TMS pour gérer leur outil de production et, de l autre, les chargeurs qui recherchent la maîtrise de leur budget et de leur taux de service transport. Cependant, cette dichotomie a tendance à s effacer, les chargeurs cherchant à élargir leur maîtrise du transport et les prestataires développant des offres de services de pilotage global (4PL). Source : bp2r 6

7 A quoi sert un TMS pour un chargeur? Si de nombreux chargeurs sont intéressés par un projet TMS, il leur est souvent difficile de décrire précisément leur besoin, ou les avantages concrets attendus. La tâche est d autant plus ardue que coexistent déjà dans l entreprise nombre d outils aux contours variables, laissant apparaître des vides fonctionnels, ou au contraire des zones de recoupement importantes. Pour être efficace, le TMS doit trouver sa place dans cet écosystème complexe et créer de la valeur de manière visible en complétant le puzzle fonctionnel de l entreprise. A titre d exemple, voici quelques-uns des besoins souvent mis en avant : - «Contrôler les coûts de transport» c est faire appel à des fonctions de normalisation et de valorisation de commandes, afin de pouvoir comparer les factures de transport reçues avec les calculs du logiciel. - «Suivre les commandes de transport» demande de consolider l ensemble des événements survenus chez les différents prestataires, afin d assurer une maîtrise efficace du taux de service transport. - «Optimiser les tournées» exige l usage de solveurs qui pourront selon les cas réduire le kilométrage ou le nombre de véhicules utilisés, optimiser la palettisation ou le chargement dans les trois dimensions, simuler un schéma ou un réseau de distribution - «Acheter et gérer des appels d offres» nécessite de faire appel à des plates-formes collaboratives proposant un grand nombre de prestataires et dotées de workflows d appels d offres et de simulateurs de coûts. A chacun de ces cas correspondent des profils d outils différents. 7

8 Que peut me rapporter un TMS? Tout investissement nécessite la démonstration d un retour sur investissement le plus rapide possible. Les gains associés à la mise en place de l outil sont souvent les dépenses de transport, l allègement de tâches administratives et l amélioration du taux de service. Même si chaque cas est particulier, le tableau ci-dessous montre que les enjeux liés à la mise en place d un TMS sont généralement significatifs. Levier Opportunité Gain potentiel Network Design Sourcing Optimisation des routes, du nombre et des localisations de sites, des risques pays Organisation plus fréquente d appels d offres gérés électroniquement 10-20% des coûts 5-20% du budget Optimisation de tournées Réduction des km parcourus et des véhicules utilisés 10-15% du budget Synergies de flux Massification de flux aval / amont, interactivités, mutualisation 5-15% des coûts Achat de prestation Optimisation du sourcing et des tarifs 10-20% du budget Back-office Harmonisation et automatisation des tâches administratives, centralisation des données 5-10% du budget Portail collaboratif Accélération des flux d information Qualitatif Compétence Pilotage Montée en compétence des équipes et recentrage sur les tâches à haute valeur ajoutée Intégration du transport dans les processus de décision Supply Chain de l entreprise Qualitatif Qualitatif 8

9 Quel éditeur choisir? Le choix de l éditeur est aussi déterminant que celui du TMS. Si l outil se choisit par ses fonctions et son ergonomie, les critères de sélection d un éditeur sont : sa capacité d investissement, ses choix technologiques, sa dimension internationale, ses roadmaps, sa gamme de solutions logicielles, sa méthode et ses ressources de déploiement. Nous avons classé les éditeurs du marché en 3 grandes familles : - les éditeurs de TMS spécialisés, qui se caractérisent comme délivrant des solutions expertes, dédiées à un marché donné (transporteurs routiers, transitaires, commissionnaires en douane, chargeurs ) et/ou orientées sur une fonction spécifique (station d étiquetage, contrôle des coûts, plate-forme d échanges et de collaboration, optimisation de tournée, optimisation de chargement, mutualisation, etc.) ; - les éditeurs de solutions Supply Chain, qui ne sont pas à l origine des experts du transport. Généralement issus de la planification et de l entreposage, ils ont pour ambition d offrir une solution logicielle Supply Chain de bout en bout (ils ont souvent fait l acquisition d éditeur de solutions TMS afin de compléter leur offre logicielle globale) ; - les éditeurs d ERP (Enterprise Resource Planning), qui verticalisent leurs outils de gestion et ont investi le domaine de la Supply Chain avec des solutions d approvisionnement, d entreposage et de transport. 9

10 Le profils des éditeurs Les éditeurs de TMS spécialisés Expertise Transport Couverture géographique Ressources disponibles Références transport Niveau de prix Expertise Transport Couverture géographique Ressources disponibles Références transport Niveau de prix Les éditeurs de solutions Supply Chain Les éditeurs d ERP Expertise Transport Couverture géographique Ressources disponibles Références transport Niveau de prix 10

11 Pour aller plus loin L expérience de bp2r montre que 4 critères peuvent orienter de manière efficace le choix d un chargeur vers l une ou l autre des catégories d éditeurs. A vous de jouer en positionnant les curseurs! 1. La complexité des flux de transport à gérer Flux complexes Flux segmentés Flux simples TMS spécialisé Supply Chain ERP 2. Le niveau fonctionnel attendu Exécution Administration Pilotage Stratégique TMS spécialisé Supply Chain /ERP Supply Chain ERP 3. Le degré d internationalisation souhaité National Européen Intercontinental TMS spécialisé Supply Chain /ERP Supply Chain / ERP 4. Le niveau d interopérabilité du TMS Prestataires Back Office Supply Chain TMS spécialisé ERP Supply Chain /ERP 11

12 Le TMS : un choix d entreprise! Le TMS, s il doit bien sûr répondre aux attentes fonctionnelles du Service Transport, doit également s inscrire dans la stratégie globale de l entreprise (ambition, stratégie, développement ). Il est tout aussi nécessaire qu il trouve sa place dans la cartographie d applications informatiques, afin de communiquer aisément avec un système de gestion d entrepôt (WMS) ou avec la solution de gestion commerciale déjà en place. Le choix de l éditeur est crucial pour assurer une mise en œuvre efficace, un support opérationnel sans faille et un accompagnement dans la durée par la mise en œuvre de nouvelles fonctionnalités. Le TMS joue un rôle aussi bien en amont qu en aval de la production. Il permet le pilotage d une part importante des coûts de la supply chain d un industriel ou d un distributeur. La palette de fonctionnalités qu il propose peut amener à revoir les relations traditionnelles entre les parties prenantes d une supply chain (internes et externes). Enfin, il offre surtout à l entreprise la possibilité de mettre en œuvre et de piloter un menu transport étoffé. Une offre de livraison est souvent une arme commerciale différenciatrice sur des marchés de plus en plus disputés. 12

13 A propos de bp2r Principal acteur européen du conseil en supply chain appliqué au domaine spécifique du transport. bp2r aide ses clients industriels et distributeurs à améliorer durablement leur performance transport en B2B et B2C. Les équipes de bp2r interviennent régulièrement auprès de grands groupes internationaux cotés sur les principales places financières mondiales (New York, Londres, Hongkong, Tokyo, Francfort, Paris, ) ainsi qu auprès d ETI européennes leaders sur leur secteur d activité (agroalimentaire, automotive, chimie, distribution, électronique, santé, textile, ). Depuis 2006, les fondateurs de bp2r militent pour placer le transport au centre de la supply chain en tant que maillon décisif dans la compétitivité des entreprises. Les auteurs Alain Borri Directeur associé «Dès la création de bp2r en 2005, nous avions identifié que nous devions apporter à nos clients une aide sur leurs flux physiques et leurs flux d informations. Après avoir mené avec succès de nombreuses missions dans la performance transport, nous avons choisi de créer en 2012 un pôle d activité dédié aux solutions TMS. Cette décision a été accueilli favorablement par nos clients. Ils savent que bp2r sait les aider à améliorer leur compétitivité à travers l optimisation des flux physiques et des flux d informations associés.» bp2r : tous droits réservés Yvan Keller Directeur Pôle Solutions «Mon expérience en tant que Directeur du Pôle Solutions de bp2r m a amené à comprendre et à formaliser des besoins adaptés aux attentes des clients. La technique n est rien si l outil n est pas parfaitement maîtrisé par son utilisateur. Nous avons élaboré une méthodologie innovante qui permet de relier les attentes des clients avec la réalité des offres logicielles des éditeurs de solutions de Transport Management System.» Alexandre Vienney Manager «J ai conduit plusieurs projets TMS, en France et à l international. Les critères de choix sont souvent liés à la capacité de l outil à intégrer et harmoniser des pratiques métier locales variées et complexes, tout en sécurisant les échanges de données avec les applications tierces et en accédant à de véritables fonctions de pilotage. A l international, la réduction des coûts, la sécurisation des taux de service, la rapidité de mise en œuvre par des équipes multiculturelles sont généralement les facteurs clés de succès.» 13 bp2r, 5, rue des Mathurins, Paris, France

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