CONCILIATIONS BANCAIRES MENSUELLES

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1 CONCILIATIONS BANCAIRES MENSUELLES OBLIGATION (référence à la RF-06) Conciliation bancaire au 31 décembre, 31 mars et 30 juin. MINIMUM 1 fonds de roulement par mois. Si vous avez une petite caisse, il faudra aussi en faire un pour celle-ci. Décompte de petite caisse MENSUEL; CONSEILS Bien séparer les chèques de chaque mois pour produire les fonds de roulement. Ne pas inclure de chèques du mois suivant. Conciliation bancaire MENSUELLE; Faire attention pour ne pas se retrouver en situation de découvert, ce qui entraîne des frais pour l école (pour éviter cette situation, faire plus de fonds de roulement); Ne pas se constituer une petite caisse trop élevée (environ 200 $) et la maintenir toujours au même montant; Lors de la production du fonds de roulement, inscrire sur les talons de chèques réclamés le numéro du fonds de roulement; Vider les tables du logiciel «Petite Caisse» à la fin de chaque année scolaire. 1

2 DOCUMENTS NÉCESSAIRES 1) Conciliation bancaire mois précédent (ou la dernière effectuée); 2) Relevé de compte (bancaire) mois courant (ou tous les mois depuis la dernière conciliation); 3) Fonds de roulement (FdeR) mois courant (ou tous les mois depuis la dernière conciliation); 4) Fonds de roulement par numéro de chèque (ou talons de chèques) mois courant (ou tous les mois depuis la dernière conciliation). * Non Non * Aucune date ne doit être inscrite. Chèques périmés (plus de 6 mois) Les chèques périmés ne peuvent plus être encaissés. Refaire le chèque, mais ne pas le réclamer à nouveau dans un fonds de roulement (puisque cette dépense vous a déjà été renflouée). Par contre, par soucis de transparence, inscrire une entrée positive et une entrée négative dans votre prochain fonds de roulement (avec explication «remplacement chèque du (date émission) périmé»). 2

3 Étapes à suivre Étape 1 Comparer les montants des chèques au relevé de compte (bancaire)avec les copies numérisées (montants inscrits à la main) pour s assurer que la Caisse n a pas commis d erreur; Étape 2 : Compléter le fichier Excel «Conciliation bancaire» 1. Inscrire sur la page 1 le nom de l établissement et la date du dernier jour du mois concilié; 2. Ligne A : Inscrire le solde figurant au relevé de compte (bancaire) Repérer le solde de la dernière journée du mois concilié et l inscrire à la ligne A; 3. Ligne B : Chèques en circulation 4. Comparer les talons de chèque du chéquier avec le relevé de compte (bancaire). 5. Sur le chéquier, surligner en couleur le numéro des chèques qui apparaissent sur le relevé de compte (bancaire). Lister les chèques en circulation à partir de la dernière conciliation et du chéquier. Si le numéro du chèque est surligné, il faut l enlever de la liste, s il ne l est pas, on le laisse. Ajouter à la liste tous les chèques émis au cours du mois concilié qui ne sont pas surlignés. Le total des chèques en circulation se reporte automatiquement à la première page de la conciliation bancaire; 6. Ligne C : Petite Caisse Remplir le tableau pour la Petite caisse à partir du décompte effectué à la fin du mois. Compléter les 2 parties du tableau : décompte de l argent et détail des factures. Le total se reporte automatiquement à la première page de la conciliation bancaire; 3

4 Étapes à suivre (suite) 7. Ligne D : Dépenses effectuées et non encore réclamées À partir de la liste «Fond de roulement par numéro de chèque», inscrire sur les talons de chèques le numéro du fonds de roulement dans lequel il a été réclamé et vérifier si le montant du chèque émis correspond au montant réclamé. Mettre à jour la liste des dépenses effectuées et non encore réclamées de la précédente conciliation en enlevant les chèques qui ont maintenant leur numéro de fonds de roulement. Vérifier tous les talons de chèques pour s assurer qu ils apparaissent dans un fonds de roulement. Si non, les ajouter à la liste. Le total des dépenses effectuées et non encore réclamées se reporte automatiquement à la première page de la conciliation bancaire. 8. Ligne E : Fonds de roulement en circulation Vérifier les dépôts au compte et faire le lien avec les fonds de roulement produits. S il n y a pas de dépôts pour le fonds de roulement du mois, inscrire le numéro du fonds de roulement et son total sur la première page de la conciliation bancaire. 9. Ligne G : Inscrire le montant des Fonds alloués; 10. Ligne H : Inscrire le montant des renflouements anticipés s il y a lieu. 4

5 Exemples d écarts Montant du chèque au relevé de compte (bancaire) différent du montant inscrit sur le chèque. Si différence > 5,00 $, appeler Julie Santori (RF) rapidement. Si différence < 5,00 $, fournir le relevé de compte (bancaire) comme pièce justificative lors de votre prochain fonds de roulement et inscrire le montant de la différence dans le poste budgétaire «frais bancaires». En attendant, présenter ces éléments comme «Dépenses effectuées non encore réclamées» à la liste prévue à cet effet. Montant du chèque à l état de banque différent du montant réclamé au fonds de roulement. Trouver la raison de cet écart pour déterminer si vous devez faire un chèque ou exiger un remboursement pour la différence. Si différence > 5,00 $, faire un chèque ou exiger un remboursement. Si différence < 5,00 $, fournir le relevé de compte (bancaire) et une copie du fonds de roulement original comme pièce justificative lors de votre prochain fonds de roulement et inscrire le montant de la différence dans le même poste budgétaire que la dépense originale. En attendant, présenter ces éléments comme «Dépenses effectuées non encore réclamées» à la liste prévue à cet effet. Montant au relevé de compte (bancaire) non identifié (exemple frais de banque, commande de chèque, etc.). Présenter le relevé de compte (bancaire) comme pièce justificative lors de votre prochain fonds de roulement. En attendant, présenter ces éléments comme «Dépenses effectuées non encore réclamées» à la liste prévue à cet effet. Montant renfloué au relevé de compte (bancaire) différent du montant réclamé au fonds de roulement. Chercher l explication. Exemple : Pièce en photocopie refusée fournir pièce originale au prochain fonds de roulement. En attendant, 5

6 présenter ces éléments comme «Dépenses effectuées non encore réclamées» à la liste prévue à cet effet. Montant dans la colonne dépôt au relevé de compte (bancaire) non identifié. Faire des recherches. Exemple : dépôt d une autre école par erreur. Appeler Julie Santori (RF). Expliquer l écart à la page 1. Frais de service de 12 $ au relevé de compte (bancaire) pour un arrêt de paiement sur un chèque. Ce montant vous sera remboursé par la Caisse le mois suivant. Expliquer cet écart à la page1. S:\Ressources_financieres\Partage\Comptabilite\Politiques_procedures_et_formulaires\ Procedures_DSRF\RF_06Procedures_Conciliations_bancaires_mensuelles.doc 6

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