Comment réussir le déménagement de vos locaux professionnels. Les 15 étapes d un déménagement en toute sérénité

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1 Comment réussir le déménagement de vos locaux professionnels Les 15 étapes d un déménagement en toute sérénité

2 Introduction Déménager des locaux professionnels n est pas une mince affaire. En la matière, toute improvisation peut même se révéler extrêmement dangereuse. Pour éviter approximations et pertes de temps, et donc pertes d exploitation, le recours à un professionnel est indispensable, à moins d être à la tête d une TPE n utilisant aucun matériel encombrant. L intervention d un spécialiste n est cependant pas l assurance d un déménagement réussi, car de nombreuses démarches vous incombent. Pour vous éviter les mauvaises surprises, Lucien Sottizon, co-gérant de la société Verlinde, implantée à Ronchin (59), dresse une checklist à suivre de près. 2

3 Les 15 étapes d un déménagement en toute sérénité 1 ère étape Faire le tour du futur propriétaire Avant de signer le bail ou d acquérir les locaux que vous convoitez, il est prudent d en réaliser un audit. Vous pourrez ainsi vous assurer que les nouveaux bâtiments pourront effectivement vous accueillir, vous, vos équipes et votre matériel. «Il faut notamment vérifier que les sols pourront supporter le poids des machines s il y en a, ou celui du coffre-fort de l entreprise, prévient Lucien Sottizon. D autant que le déménageur reste responsable pendant des années de l installation de ces matériels lourds. Il préfèrera donc ne pas les déménager plutôt que de prendre le moindre risque.» L informatique, la climatisation ou les faux plafonds présentent également des contraintes pouvant générer des surcoûts. Il vous faudra alors prévoir des travaux d aménagement plus ou moins onéreux. 2 e étape Donner votre préavis Si vous êtes signataire d un bail commercial, vous n êtes pas libre de quitter vos anciens locaux quand bon vous semble. Vous devez signifier votre congé au propriétaire au moins six mois avant l expiration d une période triennale, et impérativement par voie d huissier, même si une clause contraire est prévue dans le bail. Si vous ne respectez pas l une de ces deux règles, votre propriétaire peut vous contraindre à régler les loyers de la période triennale en cours. Mieux vaut donc être précis, si vous ne voulez pas payer des deux côtés! 3 e étape Nommer votre Monsieur déménagement Pour éviter la déperdition d informations, le déménageur que vous choisirez doit avoir un interlocuteur unique au sein de l entreprise. Celui-ci servira de relais entre le prestataire, vos salariés et vous-même, et surtout prendra en charge les étapes suivantes du déménagement. La personne idéale pour cette mission est plutôt un salarié de terrain n appartenant pas à la direction, car il sera extrêmement sollicité par le déménagement. C est aussi un salarié qui dispose d une excellente connaissance de l entreprise, et qui entretient un bon relationnel avec les différents métiers de votre société. Selon l importance de votre structure, votre Monsieur déménagement pourra s appuyer sur des correspondants dans chacun des services. 3

4 4 e étape Établir votre cahier des charges Avant de faire appel à un déménageur, vous devez déterminer précisément les prestations qui lui seront demandées. Pour cela, il est impératif d identifier vos priorités et vos contraintes. «Si possible, une entreprise de production doit prévoir un déménagement en deux temps, explique Lucien Sottizon, d un côté les services administratifs, de l autre les ateliers, pour gêner le moins possible la bonne marche de l entreprise.» Vous devez donc déterminer qui de l administratif ou de la production devra être transféré le premier. Ensuite vient la question du mobilier : allez-vous conserver l ancien ou acheter du neuf? Vos vieux meubles ne seront peut-être pas adaptés aux nouveaux locaux et risquent d être endommagés dans le transfert. Il est donc parfois préférable d investir dans du mobilier flambant neuf. «Mais dans ce cas, vous devez quand même prévoir l enlèvement de l ancien, vous ne pouvez pas le laisser dans les locaux» prévient le spécialiste du déménagement. De même pour vos archives, dont certaines ne sont sans doute plus indispensables. Les transférer, c est monopoliser un précieux espace dans vos futurs locaux, donc mieux vaut trier avant de faire évaluer leur volume par le déménageur. Avec l aide de votre Monsieur déménagement, il vous faut aussi décider qu elle part active vous allez confier à vos salariés : vont-ils mettre eux-mêmes tous leurs documents et effets en cartons, ou préférez-vous leur épargner cette tâche? Une fois toutes les réponses trouvées, vous pouvez établir le cahier des charges à présenter aux déménageurs. «Plus votre lieu d installation est éloigné, plus vous devez être précis dans la détermination des missions confiées au professionnel, précise Lucien Sottizon, car il lui sera très difficile d improviser en cours de transfert, ou d envisager un second voyage.» 5 e étape Choisir votre prestataire Demandez des devis à 3 ou 4 sociétés spécialisées dans le déménagement d entreprise. Votre Monsieur déménagement aura préalablement pris la peine de leur faire visiter les anciens et les nouveaux locaux, afin qu elles évaluent les volumes à transférer, visualisent les bâtiments et appréhendent les contraintes d accès qui peuvent alourdir considérablement la note. Aujourd hui, il est possible de ne traiter qu avec un seul prestataire qui, si besoin est, sous-traitera une partie plus technique à un confrère. «Il existe dans la profession différentes normes, mais qui ne sont pas vraiment fiables. Pour choisir un bon déménageur, il faut s assurer qu il soit au moins inscrit à la chambre syndicale, et ensuite utiliser le bouche à oreille : ce sont les anciens clients qui sont les meilleurs conseilleurs.» 4

5 6 e étape Évaluer les risques Tout déménagement présente des risques, qui sont couverts par l assurance professionnelle du déménageur. Cependant, la perte partielle de vos archives ou l endommagement d une machine ou d un matériel informatique peuvent dans certains cas engendrer un préjudice considérable pour l entreprise. «Dans ce cas, il est impératif de déclarer au déménageur la valeur de ces documents et matériels sensibles, et surtout d évaluer le préjudice qui serait subi en cas de perte. En l absence d une déclaration formelle, la société sera indemnisée en fonction des conditions générales du contrat d assurance. Ce type de précaution est utile pour des transferts de grande distance, dans les autres cas le risque est vraiment minime», précise Lucien Sottizon. 7 e étape Informer vos salariés Changer de lieu de travail peut être perturbant pour vos salariés : les modifications de leurs habitudes, les temps de transport plus longs sont de réelles sources de stress. Pour les accompagner dans ce changement, informez-les régulièrement via vos différents outils de communication interne. Privilégiez les délégués du personnel, pour lesquels l information est une obligation légale. Si cela est possible, organisez une visite guidée des nouveaux locaux, pour que chacun puisse ensuite s y projeter. 8 e étape Faire les vérifications d usage Impossible de prendre possession de vos nouveaux locaux sans vous être assuré au préalable de leur conformité avec les différentes réglementations. Un rendez-vous avec les services de la DRIRE et les pompiers s imposent donc. Vous en profiterez pour faire intervenir une société de téléphonie, qui s assurera que vous bénéficierez bien des raccordements nécessaires pour le téléphone et l accès à internet. 5

6 9 e étape Trier! Au moins un mois avant la date fatidique, une grande opération de tri doit être lancée dans toute l entreprise, pour n emporter que le nécessaire. Chaque salarié est alors responsable du tri et de l archivage de ses propres affaires. C est également l occasion de dresser la liste des matériels qui n appartiennent pas en propre à l entreprise : distributeurs de boissons, photocopieurs que votre déménageur n a pas le droit de transporter. Leurs propriétaires, que vous aurez préalablement informés, se chargeront euxmêmes de leur transfert. 10 e étape Étiqueter Que vos salariés soient ou non chargés de la mise en cartons, vous devez gérer le système d étiquetage avec votre déménageur. «À ce stade, il faut oublier les anciens locaux, et ne penser qu à la géographie du nouveau site», conseille Lucien Sottizon. «Chaque bureau et contenant doit être identifié par zone d arrivée. On fonctionne généralement de la façon suivante : une couleur d étiquette pour l étage d arrivée, une lettre pour le bureau et un chiffre pour l emplacement dans le bureau.» Ainsi, chaque objet transporté doit naturellement trouver sa place. «Il arrive parfois que des cartons perdent leur étiquette dans le transport. C est pourquoi il est prudent de prévoir une pièce de repli à l arrivée, qui accueillera temporairement les objets non identifiés.» 11 e étape Déclarer le changement d adresse Tous les partenaires de l entreprise doivent être avertis de votre changement d adresse au moins un mois avant votre départ : Urssaf, médecine du travail, sécurité sociale, caisse de retraite, journaux et magazines pour vos différents abonnements mais aussi votre assureur, qui prendra la peine de visiter vos futurs bureaux pour modifier ou non votre contrat. N oubliez pas de faire également les démarches auprès de la poste pour le suivi du courrier, et de refaire un point avec votre opérateur téléphonique pour le basculement des lignes le jour J. Le tribunal de commerce doit également être informé, pour modifier le Kbis de la société. 6

7 12 e étape Prévoir un nettoyage de printemps Vos prochains locaux ont sans doute subi quelques travaux d aménagement, et ont vu passer de nombreux professionnels. Avant votre installation, il est donc prudent de réserver les services d une société de nettoyage qui effacera les traces des semaines écoulées. Vous et vos salariés prendrez ainsi possession de lieux propres et sains. Prévoyez également une prestation de nettoyage pour les bureaux que vous quittez, ainsi que quelques travaux de remise en état (peintures et changement de moquette) si vous étiez locataire. 13 e étape Annoncer le plan de route Quelques jours avant le déménagement, réunissez l ensemble du personnel pour que chacun soit informé du déroulement du déménagement, et du rôle qu il aura à y tenir. Veillez également à remettre aux salariés un petit livret d accueil, dans lequel ils trouveront toutes les informations pratiques concernant le nouveau site : plan d accès, lignes de transport en commun, parkings environnants, restaurants, et surtout un plan précis des nouveaux locaux. Faites également un point avec les responsables d atelier qui devront, la veille du jour J, préparer les machines pour leur prise en charge par la société de déménagement. 14 e étape - Déménager Généralement, les déménagements sont organisés le week-end, pour ne pas perturber l activité de l entreprise. Dès le lundi, tout le monde est donc sensé trouvér son espace de travail, et son matériel. Il peut toutefois y avoir quelques ratés. C est pourquoi la tenue d une permanence «déménagement» est conseillée pendant quelques jours, pour assister les salariés ayant égaré certains de leurs effets, ou assister les personnes ressentant des difficultés à prendre possession de leur nouvel espace. 7

8 15 e étape Procéder aux derniers réglages Une quinzaine de jours après votre installation, prévoyez un rendez-vous avec la société de déménagement. «C est l occasion de confier les cartons vides au déménageur, et de lui faire procéder à quelques modifications d installation, car après deux semaines, les utilisateurs appréhendent mieux les lieux», conclut Lucien Sottizon. Rapport publié par Portakabin France Z.I. de Lille-Templemars 8 rue de L Epinoy BP Templemars Cedex Téléphone : Fax : Web : Porta et Portakabin sont des marques déposées. Portakabin Limited Réalisé par Portakabin Marketing Studio. PK7344/12/09. 8

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