Les catalogues de manuscrits en ligne en France et à l étranger

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1 Les catalogues de manuscrits en en France et à l étranger A travers les exemples de l informatisation du Catalogue Général des des Bibliothèques Publiques de France (CGM) et de la conversion du Répertoire des manuscrits littéraires français du XX e siècle () Journée dans tous leurs états MCC-DLL - Médiathèque d Orléans CNRS-IRHT - 27 septembre 2006 Florent Palluault BnF (Catalogue collectif de France)

2 Introduction Les catalogues de manuscrits sur le web Une histoire récente Effort porté d abord sur les imprimés Des outils quotidiens en profonde mutation Actualité de la réflexion sur les formats de catalogage des manuscrits Actualité de la mise en des catalogues de manuscrits Valorisation des collections Projets CGM et

3 L existant à l arrivée du web Des types très divers de catalogues Du catalogue manuscrit à l inventaire informatisé Logique de réutilisation de l existant Peu d obsolescence des catalogues de manuscrits Améliorer ou mettre en immédiatement? Améliorer le support, le format, les points d accès Combler un retard de catalogage Aujourd hui : période de transition

4 Diversité des solutions adoptées Solution technique Adaptée à la structure du catalogue, elle-même reflet du fonds et des documents Contraintes techniques de rétroconversion Innovation : tâtonnements inévitables Contraintes institutionnelles Tutelles plus ou moins sensibles à l utilité des catalogues

5 Numérisation de catalogues non-informatisés Avantages : Travail d indexation minimal Faible coût de numérisation et de développement d interface Inconvénients : Amélioration limitée de l aide à la recherche Exemple : Bibliothèque royale du Danemark

6 La tradition du catalogue MARC Inconvénients : Format mal adapté aux manuscrits Difficulté à rendre la logique de fonds Avantages : Gestion au travers du SIGB Visibilité des manuscrits au sein du catalogue général de la bibliothèque avec un filtre Possibilité d une interface spécifique

7 Les inventaires en texte Avantages : Forme de rédaction libre Divers formats de mise en : Word, PDF, html Clarté du rendu d un inventaire papier Conversion et mise en aisée Inconvénients : Recherche plein texte uniquement Hiérarchies peu visibles

8 Les inventaires en EAD Conversion ou catalogage courant Avantages : Structure hiérarchisée visible (respect des fonds) Description détaillée Souplesse de l XML pour le rendu sur écran (divers formats possibles) Inconvénients : Interface de publication parfois complexe à concevoir

9 Autres solutions MASTER : Exemple de la Bibliothèque nationale tchèque DTD propres à une institution : Répondre à un besoin précis Exemples : L Institut Wellcome et la BDIC Notices en ISAD(G) non-ead : Mise en évidence de la structure par des liens avec les niveaux supérieurs et inférieurs

10 Les catalogues collectifs Digital Scriptorium : Format : TEI-MS (héritier de MASTER) Base unique : transfert par FTP ArchiveGrid : EAD + MARC Recherche libre + indexation sujet Portail du CERL : 3 bases test Interrogation de plusieurs formats (MARC, XML) ArchiveHub : portail des archives des universités britanniques

11 Les types d interface publique En résumé : grande diversité des interfaces Instruments de recherche par fonds avec fonctionnalités limitées Catalogues MARC : formulaires d interrogation Listes d instances avec navigation variable et parfois formulaire d interrogation

12 Deux projets de mise en de catalogues de manuscrits en EAD Le Catalogue général des manuscrits des bibliothèques publiques de France (CGMBPF) Le Répertoire des manuscrits littéraires français du XXe siècle ()

13 Objectifs de l informatisation L ensemble visé par le projet 116 volumes ; notices Plus de 400 institutions concernées Notices classées par institution, puis par fonds 1 index général en fin de volume Obtenir un ensemble informatisé de notices Création d index multi-volumes pour une interrogation simultanée sur l ensemble des volumes Offrir un accès public sur Internet Permettre corrections, mises à jour et ajouts

14 : Études préliminaires Étude de faisabilité (Cabinet DoXulting) Comité technique : étude des conditions de réalisation Réalisation de prototypes (Jouve et AIS) Saisie ou océrisation de portions de texte Encodage en XML/EAD

15 Solution technique : EAD Avantages : Format a priori le plus adapté pour les notices détaillées de manuscrits du CGMBPF Choix d une base opérationnelle structurée et normée qui puisse être mise à jour Possibilité de liens dynamiques vers d autres bases documentaires, dont des bases d image Désavantages ressentis à l époque : Pérennité de l EAD en question Langage inconnu dans les bibliothèques

16 Indexation Abandon de l Index Popoff Multi-volume sur une partie seulement des volumes Soumis à droits Choix d utiliser les tables d index originales Travail d indexation déjà réalisé, même si nonnormalisé Index hétérogènes, parfois complexes Entrées qui renvoient à une page et non à une notice à réintégrer au bon endroit

17 Division du projet Division de la prestation en 2 lots Numérisation et rendu en mode texte Encodage Division de l encodage en 2 sous-lots (Culture/ Enseignement supérieur) Contextes institutionnels différents Compétences différentes Enseignement supérieur : alimenter le SUDOC Culture : localiser avant tout

18 Les acteurs du projet Projet interministériel : MCC et MENESR Comité de pilotage : grandes orientations Groupe de projet : décisions techniques BnF : maîtrise d ouvrage déléguée Chef de projet : coordination du projet + 1 vacataire ABES : Coordination Enseignement supérieur

19 Numérisation : janvier-nov Prestataire retenu: Société AIS (Paris Nancy Madagascar) Exigences du cahier des charges Format à l identique Taux de qualité du rendu (99,95%) Caractètres latins, grecs et arabes en Unicode Souci avec l arabe Rendu en images pour les autres caractères ainsi que pour les tableaux et les éléments figuratifs Vérification par le groupe de projet Relecture de 5% des pages océrisées

20 Encodage : nov juillet 2007 Prestataire : Société ArchProteus (Vancouver) Calendrier : Réviser le calendrier au fur et à mesure de l avancée du projet Contraintes de la disponibilité des équipes du sous-lot Enseignement Sup. Masse de travail pour le sous-lot Culture Principe général d itérations : allers-retours entre commanditaire et prestataire afin d affiner les spécifications par volume

21 Encodage : spécifications Recommandations d encodage : Prévision des balises et attributs dans le cahier des charges Spécifications générales Spécifications particulières par volumes ou groupes de volumes Séparation sous-lots Culture / Enseignement supérieur : encodage plus fin pour l Ens. Sup.

22 Encodage : la méthode ArchProteus Nombreux prestataires : saisie directe en XML, ou langage de transformation de mode texte vers le XML ArchProteus : Identification des zones EAD dans le rendu texte Intégration du texte adéquat dans les champs d une base de données Travail des bibliothécaires dans un tableau WORD Encodage automatique en fonction des spécifications prédéfinies Obtention d un fichier XML/EAD valide

23 Encodage : cycle de traitement Tâche préalable : correction des fichiers texte Correction des erreurs relevées à la relecture Correction des erreurs récurrentes d océrisation Réorganisation éventuelle des fichiers (élimination de parties inutiles) Intégration des errata et addenda Envoi des fichiers corrigés au prestataire

24 Encodage : préparation des index Prestataire : Production du tableau des entrées d index Commanditaires : Correction des entrées d index Caractérisation partielle (Culture) ou complète (Ens. Sup.) des entrées Spécifications particulières d encodage (1 e version)

25 Encodage : relecture des notices Prestataire : production du tableau de travail Repérage et pré-découpage des zones EAD Éclatement des paragraphes de sous-notices Intégration des entrées d index Commanditaires : Vérifications et corrections globales Intégration des entrées d index non-intégrées Enseignement supérieur : Élaboration de spécifications plus précises Balisage complémentaire

26 Encodage : balisage Prestataire : production automatique des fichiers XML/EAD Commanditaires : vérification et validation (échantillonnage) Long travail de préparation en amont qui évite un examen exhaustif du rendu en XML Exemple : Dijon

27 : Objectifs et portée Objectifs : Créer un instrument de recherche rassemblant les éléments dispersés et volatiles du patrimoine littéraire Couvrir 90% des fonds et viser une exhaustivité pièce à pièce Cible : «Auteurs du XX e siècle de nationalité française ou utilisant la langue française et ayant passé en France une partie considérable de leur vie» Formes diverses : correspondance, papiers personnels, brouillons, épreuves, etc.

28 Organisation Comité de pilotage : MCC/MENESR/BnF/MRT/Doucet/IMEC Comité scientifique : MCC/MENESR/CNRS/DAF/DMF Maître d œuvre (chef de projet) : DLL Plate-forme informatique : BnF

29 Déroulement du projet : Création de notices par la BnF 1997 : Prise en charge du projet par la DLL : Campagnes régionales (DRAC) 2005 (déc.) : Fin de l alimentation de la base Consultation : dans Opaline depuis 2001

30 Catalogage et description Production des notices : Rétroconversions Création de notices en Intermarc intégré (Mise au point d un Manuel de catalogage) Plan de classement : Œuvres, Correspondance, Papiers personnels Niveaux de description : Notices de pièces : description pièce à pièce Notices de fonds : description globale avec indexation minimale

31 Résultats et interrogation notices complètes : Description bibliographique + Données locales Interrogation d Opaline : Exemple des manuscrits de Georges Bataille (Orléans)

32 Conversion en XML/EAD Fin 2006 : Arrêt de la base Opaline Récupération possible des notices en MARC jusqu en juin 2006 Conversion en cours des notices en XML/EAD Prestataire : Jouve

33 Conversion en XML/EAD : méthode Règles de conversion établies par la BnF (Agence bibliographique nationale) Balises : Correspondances MARC/EAD Harmonisation éventuelle avec les balises du CGM, mais notices très différentes Une instance par bibliothèque Hiérarchie : Institution / Auteur / Cadre de classement / Document

34 étape 1 littéraires conservés dans une bibliothèque étape 2 <c> de niveau 1 Introduction Documents relatifs à un auteur (100/110) Documents relatifs à un auteur (100/110) étape Panorama 3 des <c> catalogues de niveau 2 en Œuvres 140 $a Oeuvres Correspondance 140 $a Correspondance Papiers personnels 140 $a Papiers personnels Fonds 039 étape Le 4CGM <c> de niveau 3 Document 245/243 Titre d ensemble 146 Document 245/243 Document 245/243 Document 245/243 Document 245/243 étape 5 <c> de niveau 4 Document 245/243 Document 245/243 Construction de la structure arborescente d une instance EAD

35 Conversion en XML/EAD Du MARC à l EAD : Exemple des manuscrits de Georges Bataille et de Max Jacob à Orléans Apparition du cadre de classement par auteur Corrections à apporter

36 Le résultat des conversions Plus d un millier d instances EAD Eclatement de cet ensemble pour hébergement en trois endroits : ABES : portail Sudoc BnF : Catalogue Scripta CCFr : portail CCFr Portail CCFr : Accès à l ensemble Poprtail Sudoc : Accès aux fichiers Enseignement supérieur

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38 Évolution future : un catalogue vivant Corrections et mises à jour Facilité des mises à jour en XML Suivi des modifications Balisage plus fin (enrichissement de l encodage) Enrichissements Nouvelles notices

39 Enrichissement : hypothèses Bibliothèques municipales : Nécessité d outils de catalogage : appui sur l interface développée par la BnF? Nécessité de formations Utilisation des ressources des bibliothèques importantes en région (BMVR et têtes de réseau Pôles associés)? Bibliothèques universitaires : ABES : Création d un outil de production de descriptions EAD

40 Portail CCFr Création d un portail pour le Catalogue collectif de France Prestataire : Ever Ezida Fin en 2007 Développement d une interface de gestion et de consultation des instances EAD Interface professionnelle : gestion des instances et modifications globales ou ponctuelles Interface publique: consultation

41 Interface publique : options Liste d instances Accès géographique Accès par type de catalogue (CGM/)? Navigation à l intérieur d une instance Formulaire de recherche Utilisation des possibilités d indexation Arrivée sur une instance au niveau pertinent Notices hétérogènes : aide contextuelle nécessaire Pas de filtre ou CGM Contrainte : l accès distant aux instances Sudoc Risque de ne pouvoir obtenir une instance entière Entente préalable sur les index

42 Indexation et autres questions Indexation : Choix délicat des éléments d indexation Solution du plein texte : risque de bruit Quels éléments et attributs peuvent être indexés? Nombreuses questions encore en suspens Techniques : quels outils d extraction de l information? Quelle gestion des instances de grande taille? Intellectuelles : flou sur les attentes du public Esthétiques : quelle interface graphique?

43 Consultation : l exemple de la BnF PiXML : outil (prototype) de catalogage et de publication d instruments de recherche en EAD Interface de catalogage basée sur XML Spy Interface de publication basée sur Pléade

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53 Florent Palluault BnF (Catalogue collectif de France)

Les bases de manuscrits. Florent Palluault Bibliothèque nationale de France (florent.palluault@bnf.fr) Journées des Pôles associés Strasbourg, 2008

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