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1 GUIDE D'UTILISATION V14.0

2 SOMMAIRE 1. Création d'une prestation 2. Création d'une famille 3. Création d'une fiche enfant 4. Inscrire un enfant à une prestation et Saisir de la consommation 5. L'utilisation du Scan 6. Changement de classe 7. La sélection mulit-critères 8. Saisir un paiement 9. Statistiques et éditions

3 1 - Création d'une prestation Pour créer une prestation il vous faudra tout d'abord commencer par aller dans l'onglet «prestation» du menu principal et cliquer sur «saisie des prestations» puis cliquez sur le bouton «Nouveau» Le menu de création de de la prestation apparaît Il vous suffit maintenant de remplir les différents paramètres de la prestation : ATTENTION la nouvelle version de TIK&SOFT vous permet d'assigner des activités à une prestation (exemple cours de théâtre pendant l'alae) pour cela il vous faudra bien cocher la case «animation rattachée» Une fois tous vos champs remplis selon vos besoins il vous suffit de cliquer sur «OK» pour valider la création. Pour créer une animation à rattacher à une prestation il vous suffit d'aller dans l'onglet «prestation» de la page d'accueil et de cliquer sur «paramétrage des animations» cliquer sur «Nouveau» et remplissez tous les champs

4 Pour les structures qui prennent en compte le quotient familial dans le calcul de la tarification de vos prestations il vous faut cocher «calcul à partir du quotient familial» et ensuite remplir les champs de l'onglet «calcul tarif» Une fois votre grille de calcul remplie le logiciel se chargera de faire le calcul pour la tarification de chaque famille mais il vous faut bien remplir les champs dans la fiche famille.

5 2 - Création d'une famille pour créer une famille il vous faut aller dans l'onglet «Famille» de la page d'accueil et de cliquer sur «gestion famille» Cliquez sur le bouton «Nouvelle» pour créer une nouvelle famille. Remplissez tout les champs et cliquez sur «Valider» pour créer la famille il vous ai possible maintenant de rentrer l'adresse d'un deuxieme parent en cas de famille séparée

6 3 - Création d'une fiche enfant Cliquez sur «Ajouter» dans la fiche famille afin de créer une fiche enfant Remplissez tout les champ n'oubliez pas les différents onglets (informations générales, information complémentaire et information CAF) cliquer sur «OK» afin de créer la fiche enfant

7 4 - Inscrire un enfant à une prestation et Saisir de la consommation Allez dans la fiche enfant puis cliquez sur «inscription a une prestation» Remplissez les champs nécessaire a votre fonctionnement et cliquez sur «OK»

8 de nouveau dans la fiche enfant cliquez sur «saisir de la consommation» après avoir mis en surbrillance le type de consommation choisi (dans l'exemple la restauration scolaire) il vous suffit maintenant de rentrer une période (en haut a droite), de sélectionner vos journées et de valider

9 5 Utilisation du SCANPAL PROCEDURE POUR CHARGER LES ENFANTS DANS LE SCANPAL CHOISIR RECUPERATION CHOISIR CHARGEMENT PORTABLE ELEVES ET PROFESSEUR CHOISIR CHARGEMENT RECUPERATION AUTOMATIQUE

10 CLIQUER SUR OK CLIQUER SUR CHARGER QUAND L ECRAN AVEC LE POINT VERT apparaît

11 METTRE LE SCAN DANS LE PUITS, FAIRE LE CHOIX 5 SUR LE SCAN, PUIS LE CHOIX 2 (Fichier élève) PUIS LA TOUCHE BLEUE QUAND REUSSI apparaît SUR L ECRAN DU SCAN, le chargement est fini PROCEDURE POUR RECUPERER LES REPAS DANS LE SCANPAL CHOISIR RECUPERATION CLIQUER SUR OK QUAND L ECRAN AVEC LE POINT VERT apparaît

12 METTRE LE SCAN DANS LE PUITS, FAIRE LE CHOIX 5 SUR LE SCAN, PUIS LE CHOIX 1 (ENVOI VERS PC) PUIS LA TOUCHE BLEUE QUAND LE PROGRAMME REVIENT AU MENU GENERAL C EST TERMINE APRES AVOIR VERIFIE SUR LE LOGICIEL TIKSOFT QUE LES REPAS ETAIENT BIEN VIDES (ALLER VERIFIER DANS LES STAT RECAPITULATIF REPAS CONSOMMES SUR UNE PERIODE LE NOMBRE DE REPAS) REPONDRE A LA QUESTION POSEE SUR L ECRAN DU SCAN PAR OUI (C 'EST A DIRE LA TOUCHE 7) DANS LE CAS OU LES REPAS N AURAIENT PAS ETE VIDES CORRECTEMENT REPONDRE PAR NON TOUCHE 9,

13 6 - CHANGEMENT DE CLASSE vous devez sélectionner la prestation principale exemple : «restauration scolaire» et dans le tableau dessous cocher les prestation pour lesquelles les enfant seront dans la même classe que pour la restauration scolaire Je sélectionne à gauche la classe de départ, à droite la classe d'arrivée, avec la flèche >>>> je passe donc les élèves des cm2 vers la classe collège Les enfants du cm2 Soulette sont passés en collège, si j'ai une autre classe de cm2, je refais

14 la manipulation quand je vais cliquer sur >>>> le logiciel va me dire que la classe de droite contient déjà des enfants et va me demander si je veux mélanger les enfants répondre oui tous le enfants de cm2 sont donc au college, les classes de cm2 sont vides, je peux donc envoyer les cm1 en cm2,

15 Prendre un cm2 de référence et envoyer tous les cm1 dans ce cm2 de référence, J'envoie le premier cm1 dans mon cm2 de référence avec la flèche >>>> j'envoie mon deuxième cm1 dans mon cm2 de référence et je réponds oui à la question voulez-vous mélanger les enfants,

16 Après cette manipulation, tous les enfants du niveau cm2 se trouvent dans mon cm2 de référence, soit celui de SOULETTE, Quand vous aurez les listes définitives des classes, vous appelerez à gauche le cm2 de référence qui contient tous les enfants du niveau cm2 et à droite les autres cm2 qui sont vides à gauche vous avez tous les enfants niveau cm2 classés par ordre alphabétique, il suffit de sélectionner un enfant et avec la flèche >, l'envoyer dans sa classe définitive, ex si ALENGRIN est bien chez Soulette, je ne le touche pas si ARNOLD est chez Muller je le sélectionne et je clique sur la fleche >

17 Et à la fin, il ne doit rester dans la classe de gauche que les enfants qui seront chez Soulette, 7- Sélection Multi-critères Généralités : TIK & SOFT est doté d un module de requête par l exemple (Sélection Multi-critère). Ce module vous permet de définir pour n importe quel fichier de la base de données, des critères de tri sur toutes les rubriques de ce fichier. Exemple : Le module vous permet d extraire tous les élèves nés avant 1988, de la classe de M.DUPONT et qui ont un prix de cantine supérieur à 2. Une fois ce tri effectué, vous pouvez soit créer un fichier compatible Excel, soit fabriquer un état (feuille d impression) pour imprimer ce résultat. Pour effectuer un tri, il vous suffit de sélectionner les champs qui vous intéressent et de définir vos filtres. Le filtre est une fonction qui permet d afficher à l écran uniquement les fiches

18 vérifiant les différents critères définis. Par l intermédiaire de cette sélection multi-critères vous pourrez extraire tous les états dont vous aurez besoin. Vous pouvez sauvegarder sous un nom particulier les critères de tri, pour pouvoir les rappeler plus tard. TIK & SOFT intègre un outil de présentation de vos états. Vous pourrez renommer les titres des colonnes, classer par ordre croissant ou décroissant les colonnes, modifier la présentation, imprimer en mode portrait ou paysage. Cela vous permet de créer sur mesure un rapport ou une liste issue de la sélection multicritères. Lorsque les sélections, les filtres et les présentations d états auront été faites, vous pourrez Cliquer sur l icône Statistiques dans le menu général Cliquer sur l icône Sélection multicritères

19 sauvegarder ces informations pour une utilisation ultérieure. Descendre avec la flèche sélectionner liste des élèves En cliquant sur la liste des élèves Vous verrez la liste de tous les champs qui compose une fiche produit.

20 Avec la même procédure que cidessus sélectionner dans la liste de tous les champs la zone du champ sur lequel reposera votre requête par exemple : Le nom de l enfant le prénom Cliquer sur Suite pour continuer Module Multi-Critère La définition de la sélection multi-critères se fait en double cliquant sur la rubrique et en saisissant les conditions. Cliquer sur l icône Condition pour faire apparaître la fenêtre suivante Apparaît alors à l écran votre requête en l occurrence requête sur : la date de naissance Inscrivez vos conditions Exemple : Tous les noms et prénoms des élèves dont la date de naissance et égale à 01/01/1988 puis sur OK pour continuer

21 Comment bâtir une requête Construire une nouvelle requête Prenons comme exemple : de bâtir une requête sur la liste d élèves Votre requête s affiche à l écran faire suite pour continuer Pour sélectionner un champ, il faut se positionner avec la souris sur la ligne du champ et double cliquez sur le champ. Sélectionner les champs sur lesquels nous allons appliquer un filtre, en l occurrence la date de naissance. Pour activer les filtres sur ces champs, il faut double cliquer sur le nom du champ qui apparaîtra en surbrillance Cliquer ensuite sur Suite pour passer à la rubrique suivante une fois que vous avez sélectionné tous les champs de votre requête. Définition d'une présélection Filtres disponibles : Égal : la valeur du champ concernée est égale à l une des deux valeurs saisies dans les zones valeurs. Différent : la valeur du champ concernée est différente de l une des deux valeurs saisies dans les zones valeurs. Supérieur : la valeur du champ concernée est strictement supérieure à la valeur saisie dans l unique zone valeur. Supérieur ou égal à : la valeur du champ concernée est supérieure ou égale à la valeur saisie dans l unique zone valeur.

22 Inférieur à : la valeur du champ concernée est strictement inférieure à la valeur saisie dans l unique zone valeur. Inférieur ou égale : la valeur du champ concernée est strictement inférieure ou égale à la valeur saisie dans l unique zone valeur. Compris entre : la valeur du champ concernée est incluse dans une fourchette comprise entre les deux valeurs saisies dans les zones valeurs. Cette fourchette peut-être numérique ou alphanumérique. Commence par : la valeur du champ concernée débute par l une des deux valeurs saisies dans les zones prévues à cet effet. Vous pouvez indiquer une seule lettre ou plus pour affiner votre demande en augmentant le nombre de lettres. Contient : la valeur du champ concernée est comprise dans les zones valeurs. Visualisation des résultats Cette fenêtre fait apparaître le résultat de votre sélection multi-critères. Dans l exemple : tous les enfants nés à la date demandée Vous avez la possibilité de modifier la largeur des colonnes en plaçant précisément le pointeur de votre souris sur le trait de séparation des colonnes. Votre pointeur se transformera en deux flèches opposées. Export de données. TIK & SOFT vous permet d exporter le résultat de votre sélection vers un tableur de type Excel en faisant le clic droit de la souris sur le tableau,

23 Modification des titres Le Module Modification des titres permet une mise en page pour l impression du résultat des données triées par la module Multi-Critères. Chaque champ sélectionné peut être renommé. Cliquez sur le champ concerné, le curseur se positionnera dans la colonne nouveau où vous pourrez indiquer le nouveau nom. Ce nouveau nom de colonne apparaîtra sur l état imprimé. La mise en page d impression. TIK & SOFT facilite l impression des états issus de la sélection Multi-Critères. Il calcule automatiquement ; l état construit il peut être imprimé complètement dans le type de page sélectionnée (Portrait ou paysage). Pour indiquer un titre qui sera imprimé, remplissez le champ Titre de l état. Le nom de l état sera sauvegardé pour permettre de réutiliser rapidement cette sélection multi-critères. L organisation des colonnes est des «combo list» et en & SOFT recalcule imprimable complètement dans la page. modifiable en cliquant sur les flèches sélectionnant les champs voulus. TIK automatiquement si le document est

24 8- Saisir un paiement Pour saisir un paiement il vous suffit d'aller dans l'onglet paiement du menu principal et de cliquer sur «saisie de paiement» Sélectionnez une famille puis cliquez sur «Nouveau» afin de rentré un nouveau paiement

25 Remplissez la fiche avec les différentes information demander afin que le logiciel puisse prendre en compte les paiement et cliquez sur «OK» pour valider le paiement et qu'il apparaissent dans votre gestion financière, Si vous avez activé l'option «ventilation» dans les paramètres généraux il vous faudra bien repartir les montant affecté à chaque prestation 9- Statistiques et éditions Ce chapitre vous informe sur les différentes éditions et statistiques que le logiciel vous permet d éditer Edition des statistiques par période et par consommation cette statistique vous permet de voir le nombre de repas par jour et par établissement

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27 la statistique de fréquentation par niveau et par période vous permet de voir l'ensemble des fréquentation sur une période avec différentes option tel que de voir le nombre de consommation par niveau ainsi que d'avoir un chiffre global des consommation sur la période cette statistique vous permet aussi d'avoir la moyenne journalière de consommation par niveau et sur l'ensemble de vos structures.

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