Procédure. BCM (bilan comparatif des médicaments) des usagers à l admission, au transfert et au congé.

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1 Cote DSPD Réservé à la Direction général Procédure Titre : BCM (bilan comparatif des médicaments) des usagers à l admission, au transfert et au congé. Destinataires : Direction de l hébergement Direction des services aux personnes en perte d autonomie Direction des soins infirmiers Émetteur : Directeur des services professionnels et diagnostiques Date d adoption : 18 mai 2011 Dernière date de révision : 6 juin 2013 Approuvé par : Comité de régie le 6 juin 2013 CMDP le 4 juin 2013

2 ÉNONCÉ Cette procédure est mise en place afin d établir un processus qui fournit une liste à jour la plus complète et précise possible des médicaments (aussi appelé meilleur schéma thérapeutique possible) pouvant être utilisée à des fins d ordonnance au moment de l admission d un usager, de son transfert intra CSSS et de la planification de son congé. (Référer à la politique BCM (bilan comparatif des médicaments) des usagers à l inscription, à l admission, au transfert et au congé. La politique encadre cette procédure. OBJECTIFS Prévenir les incidents/accidents liés à la médication au moment de l admission d un usager, de son transfert intra CSSS et de son congé. Améliorer l efficacité et la coordination des communications tout au long du continuum de soins. Éliminer, pour tous les usagers, les divergences intentionnelles non documentées et les divergences non intentionnelles concernant les médicaments prescrits avant et après l admission, le transfert et le congé. Déterminer les responsabilités et les rôles de chacun des intervenants dans la réalisation des BCM. LEXIQUE (référer à l annexe 1). Notez que les mots du lexique sont en italique dans le texte. PRINCIPES DIRECTEURS Généralités Le BCM est un des moyens reconnus efficaces afin d assurer une pharmacothérapie sécuritaire de qualité tout au long du continuum de soins. Le BCM implique une responsabilité partagée entre l usager, le personnel de l admission, le personnel des soins infirmiers, le médecin et le personnel de la pharmacie. Les différentes étapes et responsabilités menant à la réalisation d un (BCM), au moment d une admission, du transfert et du congé, sont décrites dans cette procédure. Le BCM à l admission est achevé en moins de 96 heures après l admission. Le formulaire est intitulé BILAN COMPARATIF DES MÉDICAMENTS À L ADMISSION. Page 2 sur 14

3 Le BCM au congé est réalisé par la pharmacie sur demande de l unité lors du départ de l usager et s intègre à la planification de son congé. Le formulaire est intitulé Bilan comparatif des médicaments au CONGÉ produit par la pharmacie, sert de canevas d ordonnance au congé pour le médecin traitant. Lors d un transfert intra CSSS, le profil pharmacologique à jour de l usager et/ou la feuille d administration de médicaments (FADM), présents dans chaque dossier d usager servent de BCM. Responsables du BCM Médecins, personnel de l admission, des soins infirmiers et de la pharmacie assument en collaboration les responsabilités reliées au BCM et sont constamment à l affut d informations concernant l histoire médicamenteuse de l usager. Formulaires nécessaires à la réalisation du BCM à l admission Le «Bilan comparatif des médicaments» du lieu de provenance, ou si non disponible, le dossier pharmacologique récent provenant de la pharmacie du secteur privé ou le profil de l établissement de provenance de l usager est nécessaire à la réalisation du BCM à l admission. Classement des formulaires BCM À l ADMISSION ET AU CONGÉ Les formulaires signés de BCM À l ADMISSION et de BCM AU CONGÉ sont classés dans la section appropriée du dossier du résident concerné. RESPONSABILITÉS LIÉES AUX BCM À L ADMISSION (ex. : annexe 2) Rôles du personnel de l admission et des unités de vie et de soins Procède à l admission d un usager, en provenance de son domicile, s assure d obtenir le nom et les coordonnées de la pharmacie privée qui détient le dossier pharmacologique le plus récent, communique avec cette pharmacie pour obtenir, par télécopie, le dossier pharmacologique de l usager et achemine ce document et les coordonnées de la pharmacie avec la prescription d admission au département de pharmacie du CSSS, dans les meilleurs délais possibles. OU Procède à l admission d un usager, en provenance d un autre établissement, obtient le BCM de l établissement de provenance, si non disponible, obtient le profil pharmacologique et /ou le FADM ACTIF ET lorsque l usager a séjourné moins de deux mois dans l établissement de santé de provenance, obtient le nom et les coordonnées de la pharmacie privée qui desservait l usager avant son admission à l établissement de provenance. Inscrit pour tous les usagers, à Page 3 sur 14

4 l endroit approprié la date d admission à l établissement de provenance et les coordonnées de la pharmacie, le cas échéant. Ces données et documents sont acheminés avec l ordonnance d admission par télécopie au département de pharmacie du CSSS. Classe le formulaire intitulé <BILAN COMPARATIF DES MÉDICAMENTS À L ADMISSION> dans la section appropriée du dossier de l usager concerné. Communique aux médecins et/ou aux pharmaciens toute information nouvelle concernant l histoire médicamenteuse de l usager, portée à son attention, par l usager ou sa famille. Rôles du personnel de la pharmacie (pharmacien et assistant technique en pharmacie (ATP) en collaboration) Priorise l ensemble des activités des pharmaciens et des assistant-techniques en pharmacie de manière à produire 5 jours sur 7, 100 % des BCM À L ADMISSION prévus, à l intérieur des délais requis. Utilise les fonctionnalités actuelles et le formulaire choisi du logiciel de pharmacie, pour produire les BCM À L ADMISSION. Saisit la prescription d admission à l aide du logiciel de la pharmacie, dans l optique de produire un BCM À L ADMISSION. Analyse, valide, annote, imprime et signe (pharmacien) chaque BCM À L ADMISSION complété dans les limites des informations disponibles et en respectant les délais. o Le pharmacien, assisté de l ATP, compare la médication prescrite à l admission au CSSS avec le dossier pharmacologique ou le profil des médicaments ou le FADM ou le BCM du lieu de provenance de l usager, acheminé(s) par le personnel de l unité, à la pharmacie. o Le pharmacien résout et documente (en communiquant avec la pharmacie privée ou le médecin du CSSS au besoin) les divergences intentionnelles et non intentionnelles sur le formulaire BCM À L ADMISSION dans la section Raison justifiant modification / Arrêt et dans la section <Information complémentaire à l histoire et labo(s) pertinents. o Le pharmacien signe et date le BCM À L ADMISSION et rend disponible cette information à tous les professionnels susceptibles de les utiliser. Livre les formulaires BCM À L ADMISSION (ATP) selon les horaires habituels de livraison aux unités de vie et de soins. Communique aux médecins et/ou aux soins infirmiers toute information nouvelle concernant l histoire médicamenteuse de l usager portée à son attention par l usager ou sa famille. Page 4 sur 14

5 Dans les sept (7) jours de l admission, lorsque l usager aura été hospitalisé MOINS de deux mois, préalablement à son admission au CSSS, le pharmacien aura recours au dossier pharmacologique antérieur à l hospitalisation. Il communiquera alors au besoin avec le médecin pour suggérer des modifications à la prescription d admission. Rôles des médecins Collabore avec les autres professionnels pour résoudre et/ou documenter les divergences de traitements médicamenteux. Utilise, le cas échéant, le BCM À L ADMISSION dans le cadre de réunions d équipe (plus spécifiquement lors de la première rencontre post admission) afin de bénéficier des informations colligées et obtenir s il y a lieu les informations manquantes, considérant que le BCM à l admission a été préparé par le pharmacien sans avoir rencontré l usager ou sa famille; Communique aux pharmaciens et/ou aux soins infirmiers toute information nouvelle concernant l histoire médicamenteuse de l usager, portée à son attention par l usager ou sa famille. Collabore au maintien du classement des BCM dans la section appropriée du dossier de l usager concerné. Le BCM À l ADMISSION doit être accessible à tous les professionnels susceptibles de l utiliser. RESPONSABILITÉS LIÉES AUX BCM AU TRANSFERT (ex. : annexe 3) Rôles du personnel des unités de vie et de soins Réfère au FADM actif pour la poursuite du traitement pharmacologique et aux notes de transfert des soins infirmiers. Classe tout nouveau profil pharmacologique à l endroit désigné, dès réception de la pharmacie. Rôles du personnel de la pharmacie Transmet, à chaque modification d ordonnance, un profil pharmacologique à jour à l unité. Achemine, selon un horaire préétabli, les FADM informatisés aux unités. Rôles des médecins Utilise le profil pharmacologique à jour lors d un transfert de l usager d unité, pour assurer la continuité du traitement médicamenteux. Page 5 sur 14

6 RESPONSABILITÉS LIÉES AUX BCM AU CONGÉ (ex : annexe 4) Rôles du personnel des unités de vie et de soins Informe la pharmacie de la date et l heure du congé prévu d un usager ; (idéalement 24 heures à l avance). Collabore avec le médecin traitant pour que ce dernier repère et complète le formulaire d ordonnance de départ intitulé Bilan comparatif des médicaments au congé fourni par la pharmacie. Lorsque complété par le médecin le Bilan comparatif des médicaments au congé est télécopié à la pharmacie du CSSS, photocopié et classé dans le dossier de l usager à l unité dans la même section que le BCM à l admission. L original est remis à l usager ou à son représentant. Après consentement de l usager l ordonnance de départ / Bilan comparatif des médicaments au congé pourra être acheminée aux intervenants impliqués dans les soins à l usager. La pharmacie du CSSS pourra, en ayant une copie de la prescription de départ, répondre aux questions du pharmacien communautaire de l usager, le cas échéant, et compiler les statistiques requises concernant les BCM au congé. Rôles du personnel de la pharmacie Priorise l ensemble des activités des pharmaciens et des assistant-techniques en pharmacie de manière à produire 5 jours sur 7, 100% des BCM AU CONGÉ, requis. Prépare à l aide du logiciel de la pharmacie un projet d ordonnance de départ informatisé le Bilan comparatif des médicaments au congé selon la procédure établie et l achemine à l unité, dans les délais requis. Rôles des médecins Informe, le cas échéant, les intervenants du congé d un usager, au moins, 24 heures à l avance. Utilise le Bilan comparatif des médicaments au congé comme formulaire de prescription de départ. o Le médecin traitant (ou son remplaçant) valide, complète et signe le formulaire Bilan comparatif des médicaments au congé en ajoutant de nouvelles ordonnances, en cessant des ordonnances actives ou en modifiant certaines ordonnances, si nécessaire. Ce formulaire Bilan comparatif des médicaments au congé produit par la pharmacie représente, ni plus ni moins, une liste des prescriptions actives de l usager ainsi que les médicaments pré- Page 6 sur 14

7 admission ayant été cessés en cours d hospitalisation à la date et l heure de son impression. Il peut être complété d annotations du pharmacien si requis (ex : date de fin d un traitement d antibiotique d une durée de 10 jours débuté à l hôpital 3 jours auparavant, etc.). RESPONSABILITÉS DE L APPLICATION Médecins, personnel de l admission, personnel des soins infirmiers et personnel de la pharmacie de l établissement et de la pharmacie privée, le cas échéant, assument les responsabilités reliées au BCM et sont constamment à l affut d informations concernant l histoire médicamenteuse de l usager. La responsabilité de la diffusion et de la mise en application de la présente procédure est assurée par les directions suivantes : Direction des services professionnels et diagnostiques(dspd); Direction de l hébergement; Direction des services aux personnes en perte d autonomie; Direction des soins infirmiers. CONFIDENTIALITÉ Légalement, le professionnel doit respecter certaines règles lorsqu il complète le BCM. Ces règles se trouvent dans divers règlements et lois. Le professionnel doit tenir compte de ses obligations professionnelles, entre autres celles liées au secret professionnel et à la nature confidentielle des informations utilisées. Le Code des professions du Québec s applique à tous les ordres professionnels et à leurs membres. À l article 39.4, il est fait mention de la responsabilité des professionnels de la santé à l égard, entre autres, de la prévention des accidents. Le professionnel de la santé doit toutefois, dans la réalisation de l obligation prévue à l article 39.4 du Code des professions du Québec, respecter le droit de l usager au secret professionnel. Ce droit, que l on trouve à l article 60.4 de ce même code, implique que le professionnel de la santé ne peut révéler à quiconque l information protégée par le secret professionnel sauf s il est autorisé à le faire par son client. APPRÉCIATION DE LA QUALITÉ Périodiquement, un échantillon aléatoire et global de cinquante (50) dossiers est étudié pour contrôler l application de la procédure de BCM aux unités du CSSS. Page 7 sur 14

8 RÉVISION La présente procédure est révisée, au moins, aux 4 ans. Le département de pharmacie assume la responsabilité de sa mise à jour en collaboration avec la direction des services professionnels et diagnostiques. RÉFÉRENCES 1) Programme d Agrément Canada, Section sécurité des usagers, Pratiques organisationnelles requises. 2) Loi sur les services de santé et les services sociaux, L.R.Q., c. S ) Code des professions, L.R.Q., c. C-26. 4) Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, L.R.Q., c. P ) Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, L.R.Q., c. A ) Réalisation du bilan comparatif des médicaments dans les établissements de santé québécois. Guide produit par le Groupe de travail sur le bilan comparatif des médicaments, de l A.P.E.S., Page 8 sur 14

9 Procédure BCM (bilan comparatif des médicaments) des usagers à l admission, au transfert et au congé. Annexe 1 LEXIQUE Adhésion thérapeutique L adhésion thérapeutique désigne le comportement de l usager qui consiste à suivre parfaitement les ordonnances médicales telles qu elles lui ont été prescrites. Bilan comparatif des médicaments (BCM) Le bilan comparatif des médicaments consiste en un processus formel de comparaison entre la liste (la plus à jour possible) des médicaments et produits, pris par l usager avant son admission dans l établissement de santé et les ordonnances émises lors d un moment critique d un épisode de soins (admission, transfert, congé). Cette comparaison en lien avec l adhésion thérapeutique de l usager permet de détecter, s il y a lieu, les divergences non intentionnelles et les divergences intentionnelles non documentées de la médication. Une fois que les divergences décelées et soulevées au médecin sont documentées dans le dossier et que les modifications appropriées (le cas échéant) sont apportées dans les ordonnances, la réalisation du BCM à l admission est alors terminée. Divergence non intentionnelle Une divergence non intentionnelle est une divergence en vertu de laquelle le médecin modifie, ajoute, ou omet involontairement un médicament pris par un usager avant son admission. Divergence intentionnelle non documentée Une divergence intentionnelle non documentée est une divergence en vertu de laquelle le médecin décide délibérément d ajouter, de modifier ou d interrompre la prise d un médicament sans clairement documenter sa décision. Dossier pharmacologique Le dossier pharmacologique correspond à la liste de médicaments consignée au dossier pharmacologique de l usager par la ou les pharmacies du secteur privé. Pour la pharmacie privée, il représente un historique pharmacologique d un minimum de trois mois. Il comprend également toutes les allergies, les intolérances, la médication prescrite non servie ainsi que l adhésion de l usager à son traitement. Page 9 sur 14

10 Cette liste est demandée par l établissement, avec le consentement de l usager ou de la personne dûment autorisée, auprès du ou des pharmaciens du secteur privé desservant l usager. Histoire médicamenteuse (ou pharmacothérapeutique) L histoire médicamenteuse représente la collecte de données, la plus complète possible, des renseignements pertinents liés à la pharmacologie (médicaments prescrits, ceux en vente libre et produits naturels) et aux habitudes de vie d un usager. Elle peut être élaborée par la collecte des informations lors de l entrevue effectuée auprès de l usager, de sa famille ou d un aidant naturel. Profil pharmacologique (ou profil des médicaments) Le profil pharmacologique correspond à la liste de médicaments validés par un pharmacien et consignés au dossier pharmacologique à la pharmacie du CSSS. Il comprend aussi les allergies, les intolérances, le poids, la taille, etc. Une mise à jour du profil pharmacologique est imprimée par la pharmacie du CSSS lors de chaque modification des ordonnances et classé au dossier de l usager sur l unité. BCM au transfert (en référence avec le transfert intra CSSS) Le transfert intra CSSS est un moment critique de l épisode de soins qui se produit lorsqu un usager est pris en charge par une nouvelle équipe traitante. (Changement d un CH à un autre CH dans un même CSSS, par exemple) Un transfert externe est traité comme un congé dans l optique du BCM. Page 10 sur 14

11 Procédure BCM (bilan comparatif des médicaments) des usagers à l admission, au transfert et au congé. Annexe 2 Formulaire BILAN COMPARATIF DES MÉDICAMENTS A L ADMISSION Page 11 sur 14

12 Procédure BCM (bilan comparatif des médicaments) des usagers à l admission, au transfert et au congé. Annexe 3 BCM lors d un transfert intra CSSS; profil pharmacologique & FADM FADM Page 12 sur 14

13 Procédure BCM (bilan comparatif des médicaments) des usagers à l admission, au transfert et au congé. Annexe 4 Formulaire BILAN COMPARATIF DES MÉDICAMENTS AU CONGÉ Page 13 sur 14

14 Annexe 4 (suite) Page 14 sur 14

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