Code d éthique. L intégrité caractérise nos relations avec nos partenaires commerciaux, notre personnel, nos actionnaires et l opinion publique.

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1 Code d éthique L intégrité caractérise nos relations avec nos partenaires commerciaux, notre personnel, nos actionnaires et l opinion publique. Ce principe, qui est extrait de notre politique corporate, est à la base du présent «Code d éthique». Que ce soit dans nos réflexions stratégiques ou dans nos activités quotidiennes, nous devons nous référer à des normes de très haut niveau en matière déontologique et légale. L image de marque de notre entreprise dépend largement des actes, de l attitude et du comportement de chacun d entre nous. Nous devons tous faire en sorte que notre entreprise exerce au mieux ses responsabilités sociales à l échelle du globe. Les règles de ce Code d éthique sont applicables à chaque collaborateur du Groupe Siemens dans le monde. Elles doivent nous aider à résoudre les problèmes éthiques et juridiques que nous rencontrons dans nos activités quotidiennes. Chaque collaborateur qui aurait des questions à poser ou des remarques à formuler à propos de ces règles peut contacter son supérieur hiérarchique ou le service habilité à cet effet. Peter Löscher President and Chief Executive Officer

2 Table des matières A. Exigences comportementales de base A.1 Respect de la légalité A.2 Responsabilité de l image de marque de Siemens A.3 Respect mutuel, honnêteté et intégrité A.4 Management, responsabilité et supervision B. Comportement vis-à-vis de la partenaires et de tiers B.1 Concurrence loyale et respect des lois anti-trust B.2 Avantages proposés et accordés B.3 Avantages sollicités et acceptés B.4 Règles particulières relatives à l attribution de marchés B.5 Dons C. Conflits d intérêts C.1 Non-concurrence C.2 Intérêts détenus dans des entreprises non cotées en bourse C.3 Activités annexes D. Utilisation des équipements de l entreprise E. Utilisation des informations E.1 Documents et rapports E.2 Confidentialité E.3 Protection et sécurité des données E.4 Règles relatives aux délits d initiés F. Environnement, sécurité et santé F.1 Environnement et sécurité technique F.2 Sécurité du travail G. Plaintes et observations H. Mise en oeuvre et contrôle Annexe 2

3 A. Exigences comportementales de base A.1 Respect de la légalité Le respect de la loi et du droit constitue pour notre entreprise un principe essentiel. Chaque collaborateur doit observer les règles et dispositions du système légal dans le cadre duquel il opère. En toutes circonstances, il convient d éviter d enfreindre la loi, et en particulier les infractions punies de peines d emprisonnement ou d amendes. En cas d infraction et ce indépendamment des sanctions prévues par la loi chaque collaborateur doit envisager l éventualité de sanctions disciplinaires (prévues dans le règlement de travail) suite au non-respect des obligations découlant de son contrat de travail. A.2 Responsabilité de l image de marque de Siemens L image de marque Siemens dépend dans une large mesure des actes, de l attitude et du comportement de chacun d entre nous. Un comportement inapproprié, ne serait-ce que de la part d un seul collaborateur, peut être très préjudiciable à l entreprise. Chaque collaborateur doit veiller au maintien de la bonne réputation de Siemens dans tous les pays où la société est présente. Il est tenu, dans l exercice de ses fonctions, de ne jamais perdre ce principe de vue. A.3 Respect mutuel, honnêteté et intégrité Nous respectons la dignité personnelle, la vie privée et les droits de chaque individu. Nous travaillons avec des femmes et des hommes de différentes nationalités, cultures, religions et races. Nous ne tolérons aucune forme de discrimination, ni aucun phénomène de harcèlement ou de vexation à caractère sexuel ou autre. Nous sommes ouverts et honnêtes et nous sommes conscients de nos responsabilités. Nous sommes des partenaires fiables et nous ne faisons des promesses que si nous sommes en mesure de les tenir. Ces principes s appliquent aussi bien à la collaboration interne avec les collègues qu au comportement vis-à-vis de partenaires externes. A.4 Management, responsabilité et supervision Chaque manager est responsable des collaborateurs qui lui sont subordonnés. Il doit mériter leur respect par son comportement personnel exemplaire, ses performances, son ouverture 3

4 d esprit et ses compétences sur le plan social. Il fixe des objectifs clairs, ambitieux et réalistes dans un climat de confiance et confie à ses collaborateurs autant de responsabilités personnelles que possible et leur laisse une marge de manoeuvre importante. Il est toujours accessible à ses collaborateurs, pour aborder avec eux des questions d ordre professionnel et personnel. Chaque manager doit assurer des tâches d organisation et de supervision. Il lui incombe de veiller à ce que ne se produise dans sa sphère de responsabilités aucune infraction à la loi, qu une surveillance adéquate aurait permis de prévenir ou de freiner. Sa responsabilité reste entière, même lorsqu il délègue des tâches spécifiques. Ses obligations sont essentiellement les suivantes : 1. Le manager est tenu de sélectionner soigneusement ses collaborateurs sur la base de leurs qualités personnelles et professionnelles. Plus la mission confiée au collaborateur sera importante, plus les critères de sélection devront être pointus (devoir de sélection). 2. Le manager est tenu de formuler les missions de manière précise, exhaustive et impérative, notamment en ce qui concerne le respect de dispositions légales (devoir d instruction). 3. Le manager doit veiller à ce que le respect des dispositions légales soit contrôlé de manière continue (devoir de contrôle). 4. Le manager doit faire comprendre clairement à ses collaborateurs que les infractions à la loi ne seront pas tolérées et qu elles auront des conséquences en termes de droit du travail. B. Comportement vis-à-vis de partenaires et de tiers B.1 Concurrence loyale et respect des lois anti-trust La concurrence doit être loyale pour pouvoir s exercer librement. Le principe d intégrité s applique donc également à la lutte pour les parts de marché. Chaque collaborateur est tenu de respecter les règles de la concurrence. Dans certains cas, il peut s avérer difficile d analyser un dossier au regard des lois anti-trust. Il existe toutefois des comportements qui constituent pratiquement toujours des infractions aux lois anti-trust. 4

5 Les collaborateurs ne doivent, par exemple, pas mener avec des concurrents des négociations visant à fixer des prix ou des capacités. Sont également inacceptables la conclusion d accords ayant pour but de ne pas se faire de concurrence, la remise d offres fictives ou le partage mutuel de clients, de territoires ou de gammes de produits. Nos collaborateurs ne doivent pas non plus exercer d influence sur les prix de revente calculés par nos acheteurs ni tenter d enfreindre des interdictions d exportation ou d importation. B.2 Avantages proposés et accordés Nous cherchons à obtenir des commandes grâce à la qualité et au prix de nos produits et services innovants. Dans le cadre de transactions commerciales, aucun collaborateur ne doit, directement ou indirectement, proposer ou accorder des avantages injustifiés, que ce soit de nature financière ou autre. Les cadeaux d entreprise offerts à des collaborateurs de partenaires commerciaux doivent être choisis de manière à ne pas susciter chez le destinataire le moindre soupçon d indélicatesse ou d improbité. En cas de doute, il est préférable que le bénéficiaire obtienne au préalable de sa hiérarchie l autorisation d accepter le cadeau. S il se refuse à le faire, cela signifie qu il considère lui-même le cadeau comme inapproprié. Il est interdit d offrir des cadeaux à des fonctionnaires ou à d autres titulaires de charges officielles. Les collaborateurs qui concluent des contrats avec des conseillers, des intermédiaires, des représentants ou d autres tiers comparables doivent veiller à ce que ceux-ci ne proposent ni n accordent des avantages injustifiés. B.3 Avantages sollicités et acceptés Aucun collaborateur ne peut profiter de sa fonction pour solliciter, accepter, obtenir ou se faire promettre des avantages. Cette règle ne s applique pas à l acceptation de cadeaux occasionnels de peu de valeur ; en revanche, tous les autres cadeaux doivent être refusés ou restitués. B.4 Règles particulières relatives à l attribution de marchés Quiconque faisant offre en vue d obtenir une commande attend de notre part un examen honnête et sans préjugés de son offre. Le personnel chargé d attribuer les commandes doit notamment respecter les règles suivantes : 5

6 Le collaborateur doit communiquer à son supérieur hiérarchique l existence éventuelle de tout intérêt personnel lié à l exécution de ses tâches professionnelles. Il ne peut y avoir de discrimination positive ni négative à l égard de fournisseurs se trouvant en compétition pour l obtention de marchés. Les invitations émanant de partenaires commerciaux ne doivent être acceptées que lorsque l occasion et la nature de l invitation sont appropriées et lorsqu un refus de l invitation serait contraire aux règles élémentaires de la politesse. Les cadeaux de partenaires commerciaux doivent être refusés et restitués, à moins qu il ne s agisse de cadeaux occasionnels de peu de valeur. Un collaborateur n est pas autorisé à faire effectuer des travaux privés par des entreprises avec lesquelles il conclut des transactions commerciales, dès lors qu il pourrait en tirer des avantages. Cette règle est surtout d application lorsque le collaborateur exerce ou peut exercer une influence, directe ou indirecte, sur l attribution d un marché à cette entreprise par Siemens AG ou l une de ses filiales. B.5 Dons En sa qualité d entreprise citoyenne, Siemens accorde des dons en nature ou en espèces aux mondes de l enseignement, des sciences, des arts et de la culture, ainsi qu au secteur de la prévoyance sociale. Des demandes de dons sont adressées à notre entreprise par les institutions, associations et organisations les plus diverses. Les règles applicables à l octroi de dons sont les suivantes : Les demandes émanant de personnes physiques doivent par principe être rejetées. Les versements sur des comptes privés ne sont pas autorisés. Des dons ne doivent en aucun cas être accordés à des personnes ou à des organisations pouvant porter atteinte à notre réputation. Les dons doivent toujours être transparents. Le destinataire du don et l utilisation concrète du don par le destinataire doivent être connus. Il doit être possible de rendre compte à tout instant de la justification du don et de son utilisation conforme. Les dons doivent être fiscalement déductibles. Les dons fictifs, contraires au principe de transparence, sont interdits. Les dons fictifs sont des faveurs que l on veut faire passer pour la contrepartie d une prestation spécifique. Mais en 6

7 réalité, la contrepartie dépasse nettement la valeur de la prestation. Il s agit donc du moins en partie de faveurs répondant à un autre objectif. C. Eviter les conflits d intérêts L entreprise veut éviter à tout prix que ses collaborateurs s empêtrent dans des conflits d intérêts ou de loyauté dans l exercice de leur fonction. De tels conflits peuvent survenir lorsqu un collaborateur travaille pour une autre entreprise ou détient des intérêts dans celle-ci. Les règles qui suivent s appliquent donc à l ensemble du personnel. C.1 Non-concurrence Il est interdit d être à la tête d une société qui se trouve (totalement ou partiellement) en concurrence avec Siemens AG ou l une de ses filiales. C.2 Intérêts détenus dans des entreprises non cotées en bourse Il est interdit de détenir directement ou indirectement des intérêts dans une entreprise non cotée en bourse qui se trouve (totalement ou partiellement) en concurrence avec Siemens AG ou l une de ses filiales. Une autorisation écrite préalable est nécessaire lorsqu il s agit d intérêts : dans des entreprises qui sont des partenaires commerciaux de Siemens AG ou de l une de ses filiales, dans des entreprises dans lesquelles Siemens AG détient directement ou indirectement plus de 20 % des droits de vote, des entreprises auxquelles Siemens AG a fourni directement ou indirectement des capitaux. L autorisation est accordée par le membre de la Direction Génerale habilité à cet effet et elle est versée au dossier personnel de l intéressé. L autorisation est refusée ou retirée si le collaborateur conclut des transactions commerciales avec l entreprise intéressée. Il en va de même lorsque le collaborateur est susceptible d influencer la politique commerciale de Siemens AG ou de l une de ses filiales par rapport à cette entreprise. L existence d intérêts détenus par des parents proches d un collaborateur dans une entreprise concurrente ou dans l une des entreprises décrites ci-dessus doit être signalée par écrit au 7

8 Département des Ressources Humaines par le collaborateur, pour autant que celui-ci en ait connaissance, et cette pièce est versée au dossier personnel de l intéressé. C.3 Activités annexes Le collaborateur qui veut entamer une activité annexe contre rémunération doit en informer au préalable par écrit son supérieur hiérarchique. Cette activité annexe peut être interdite si elle est de nature à diminuer les performances du collaborateur, si elle est en contradiction avec ses obligations vis-à-vis de l entreprise ou s il existe un risque de conflit d intérêts. Ne sont pas visées ici des activités telles que production occasionnelle d écrits, présentation d exposés ou activités occasionnelles similaires. D. Utilisation des équipements de l entreprise Les appareils et les équipements des bureaux et ateliers (par exemple téléphones, photocopieurs, PC, logiciels, Intranet/Internet, machines, outillages) ne doivent être utilisés que pour les besoins de l entreprise. Les exceptions et, le paiement s il y a lieu, sont réglés au niveau local. En tout cas, les équipements ne doivent jamais servir à rechercher ou diffuser des informations appelant à la haine raciale, à la violence ou à d autres infractions pénales ou ayant un contenu, qui dans l environnement culturel concerné, pourrait être sexuellement offensant. En l absence d accord de son supérieur hiérarchique, aucun collaborateur n est autorisé à créer ou copier des documents, des bases de données, des fichiers vidéo ou audio qui ne sont pas directement nécessaires aux activités de l entreprise. E. Utilisation des informations E.1 Documents et rapports Une collaboration ouverte et efficace implique l établissement de rapports corrects et fiables. Il en va de même en ce qui concerne les relations avec les investisseurs, les collaborateurs, les clients et les partenaires commerciaux, ainsi qu avec l opinion publique et toutes les instances officielles. Tous les documents et rapports établis en interne ou communiqués à l extérieur doivent être corrects et conformes à la vérité. En vertu des principes de comptabilité régulière, les données et autres documents doivent toujours être complets, corrects et à jour. Le principe de véracité des affirmations s applique également aux décomptes de frais. E.2 Confidentialité La confidentialité doit être respectée à propos de matières internes à l entreprise qui n ont pas été rendues publiques. Cela concerne notamment les détails relatifs à l organisation de 8

9 l entreprise et à ses équipements, ainsi que les données de gestion, de production, de recherche et de développement, et les chiffres du reporting interne. L obligation de confidentialité reste d application même après expiration du contrat de travail. E.3 Protection et sécurité des données L accès à Intranet et à Internet, les échanges électroniques d informations et le dialogue à l échelle mondiale, le traitement électronique des transactions commerciales sont autant de facteurs essentiels qui conditionnent l efficacité du travail de chacun et la réussite économique de l entreprise. Or, les avantages de la communication électronique sont liés à certains risques ayant trait à la protection de la vie privée et à la sécurité des données. La prévention efficace de ces risques est une composante essentielle de la gestion informatique et une tâche incombant aux managers et à chaque travailleur. Les données à caractère personnel ne doivent être collectées, traitées ou utilisées que si cela sert des objectifs prédéterminés, univoques et légaux. Des normes rigoureuses doivent être garantes de la qualité des données et de la protection technique contre les accès non autorisés. L utilisation des données doit être transparente pour les intéressés, et leurs droits doivent être respectés en matière de demande d information, de correction, et éventuellement de refus d utilisation, de blocage et d effacement. E.4 Règles relatives aux délits d initiés Les collaborateurs ayant accès à des informations internes sur Siemens AG ou une autre entreprise ne sont pas autorisés à réaliser des opérations sur les valeurs de ces entreprises, qu elles soient cotées en bourse ou mises sur le marché libre. Les informations internes sont toutes les informations qui ne sont pas de notoriété publique et qui peuvent être utilisées pour influencer un investisseur dans sa décision de vente, d achat ou de conservation d un titre. Afin d éviter ne serait-ce que l apparence d un délit d initié, les membres de la Haute Direction ne doivent, d une manière générale, pas réaliser d opérations sur les titres Siemens pendant une période allant de deux semaines avant la fin d un trimestre à deux jours après la publication des résultats trimestriels et pendant une période allant de deux semaines avant la fin de l exercice à deux jours après la publication des résultats de l exercice écoulé. Il en va de même en ce qui concerne les collaborateurs de Siemens qui, en raison de leurs activités ou de leurs fonctions, ont accès à des résultats financiers non encore publiés. Des informations internes ne doivent pas être communiquées sans autorisation à des personnes extérieures au Groupe Siemens (journalistes, analystes financiers, clients, conseillers, parents ou amis, par exemple). La communication de telles informations au sein du Groupe Siemens n est autorisée que si leur destinataire en a absolument besoin pour accomplir sa mission. Par ailleurs, il convient de veiller à ce que de telles informations internes restent toujours confidentielles et soient protégées contre tout accès non autorisé. 9

10 Les personnes se trouvant en possession d informations internes ne doivent pas non plus donner à des tiers des conseils de placement. Les managers peuvent être tenus personnellement responsables lorsqu un collaborateur enfreint les règles relatives aux délits d initiés et que ce délit aurait pu être évité grâce à une surveillance adéquate. F. Environnement, sécurité et santé F.1 Environnement et sécurité technique La protection de l environnement et la préservation de ses ressources sont des objectifs prioritaires de l entreprise. Un système mondial de gestion environnementale veille au respect des lois et édicte des normes strictes en la matière. Dès le stade du développement de nos produits, nous appliquons des normes très strictes en ce qui concerne l écocompatibilité, la sécurité technique et la protection de la santé. Chaque collaborateur, à son poste, doit apporter une contribution exemplaire dans ces domaines. F.2 Sécurité du travail La responsabilité vis-à-vis des collaborateurs et des collègues implique la prise de mesures strictes en matière de prévention d accidents. Cela vaut tant pour la conception technique des postes de travail, des équipements et des processus, que pour la gestion de la sécurité et le comportement individuel dans le travail quotidien. L aménagement de l environnement de travail doit répondre aux exigences de santé publique. Chaque collaborateur doit être attentif en permanence à la sécurité. G. Plaintes et observations Chaque collaborateur peut adresser une plainte personnelle à son supérieur hiérarchique, au directeur des Ressources Humaines ou à une autre personne/entité désignée à cette fin ou encore au Conseil d Entreprise, ou signaler les situations qui indiquent que les règles du présent Code d éthique ne sont pas respectées. Chaque dossier doit faire l objet d une étude approfondie. Le cas échéant, des mesures adéquates seront prises. Tous les cas d espèce sont traités confidentiellement. Des représailles, de quelque nature que ce soit, ne seront pas tolérées. Les collaborateurs doivent utiliser les possibilités internes de médiation. H. Mise en œuvre et contrôle Le management de Siemens AG, de ses Divisions, et de ses filiales dans le monde entier doit promouvoir activement la diffusion des règles du présent Code d éthique et veiller à ce qu elles soient appliquées en permanence. 10

11 Le respect de la loi et l application de ces règles doivent faire l objet d un contrôle régulier dans toutes les sociétés du Groupe Siemens à l échelle mondiale. Ce contrôle se déroule dans le cadre des différentes procédures nationales et des dispositions légales applicables. Afin de garantir une concurrence loyale et exempte de corruption, des coordinateurs sont désignés au niveau de Siemens AG, de ses filiales et des Divisions. Annexe Conventions et recommandations d organisations internationales Outres les dispositions légales de chaque pays, il existe également plusieurs conventions et recommandations émanant d organisations internationales. Celles-ci s adressent essentiellement aux états membres et pas directement aux entreprises. Il s agit néanmoins de directives importantes relatives au comportement de multinationales et de leur personnel. Siemens souligne dès lors la nécessité de se conformer à ces directives. Siemens attend également de ses fournisseurs et partenaires commerciaux qu ils les respectent. Voici une liste des conventions les plus importantes en la matière : La Déclaration Universelle des Droits de l Homme, ONU, 1948, et la Convention Européenne pour la Protection des Droits de l Homme et des Libertés Fondamentales, 1950 ; ILO (International Labour Organisation - OIT (Organisation Internationale du Travail)) Triparttie Declaration of Principles concerning Multinational Enterprises and Social Policy, 1997 et ILO Declaration on Fundamental Principles and Rights at work, 1998 (concernant tout particulièrement les thèmes suivants : suppression du travail des enfants, abolition du travail forcé, interdiction des discriminations, liberté d association et droit de conclure des CCT) ; OCDE (Organisation de Coopération et de Développement Economiques) Guidelines for Multinational Enterprises, 2000 ; «Agenda 21» relatif au développement durable (document final basé sur la Conférence des Nations-Unies sur l environnement et le développement, Rio de Janeiro, 1992) 11