Politique et principes d entreprise de Grontmij

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1 Politique et principes d entreprise de Grontmij

2 Politique d entreprise de Grontmij En tant que bureau d ingénieurs conseils, leader dans le domaine de la conception durable, de l ingénierie et de la gestion de projet, nous prenons nos responsabilités à l égard de nos parties prenantes et de notre entourage. Dans notre groupe, l intégrité signifie qu il faut assumer la responsabilité de l ensemble de nos actes quotidiens. Notre intégrité Elle illustre certaines valeurs éthiques ainsi que des normes professionnelles élevées que nous nous engageons à respecter scrupuleusement et dont nous témoignons dans nos activités journalières. Nous agissons de manière responsable, dans le respect de l environnement, de la société, de la santé, de la sécurité ainsi que dans l intérêt de nos clients et des autres parties prenantes. C est avec enthousiasme que nous prodiguons des services de haute qualité. Dans cette optique, nous nous efforçons de développer sans cesse nos compétences afin de garantir un savoir faire et une expertise qui nous permettent de remplir nos responsabilités. Les parties prenantes peuvent nous accorder leur confiance, sachant que nous veillons à respecter les lois, les règlements ainsi que les accords, tout en appliquant les valeurs et les normes qui reposent sur une communication et des rapports transparents. Nous prodiguons des services fiables, et ce, en toute impartialité. En affaires, l honnêteté est notre pierre angulaire et constitue notre force face à la concurrence d autres bureaux d ingénieurs conseils. Nous rejetons toute forme de corruption. De Bilt, Nederland Conseil d administration Grontmij NV Grontmij Politique et principes d entreprise 2

3 Introduction à l Integrity Management System de Grontmij Business Policy Safeguards Business Principles La mise en œuvre de notre Grontmij Integrity Management System (GIMS) vise à ancrer, intégrer et renforcer la prise de conscience de l importance de l intégrité au sein de notre organisation. Pour ce faire, nous avons opté pour une approche large et intégrée. Nos principes comptent tant des valeurs éthiques que des normes professionnelles, une alliance qui étaye la confiance et encourage la fidélité de nos parties prenantes. Un bureau d ingénieurs conseils comme Grontmij ne peut bénéficier d une réelle valeur ajoutée que s il peut s appuyer sur cette confiance. Code of Conduct Local Business Guidelines Nous avons agencé ce GIMS à notre organisation et à nos activités professionnelles. A cette fin, nous avons identifié et défini les principes de base suivants : responsabilité, compétence, minutie, impartialité, honnêteté et lutte contre la corruption. Cinq de ces principes ont été empruntés au code éthique de la FIDIC (International Federation of Consulting Engineers ou Fédération internationale d ingénieurs conseils). En outre, notre principe de Responsabilité s inspire essentiellement des Dix principes du Global Compact des Nations Unies. Notre politique d entreprise, nos principes d entreprise et notre code de conduite constituent le code de conduite auquel il est fait référence dans la clause II.1.3 Best practice du Corporate Governance Code néerlandais. En 2011, nous avons implémenté notre GIMS dans la majeure partie de notre organisation, notamment en Belgique, au Danemark, en Allemagne, en Hongrie, aux Pays-Bas, en Pologne, en Suède, en Turquie, au Royaume-Uni et en Irlande. Cette implémentation sera étendue à l ensemble des sites existants ainsi qu aux nouveaux. Notre GIMS compte différents niveaux : notre politique d entreprise, nos principes d entreprise, le code de conduite et les directives d entreprise locales et nos mesures de garantie. Notre politique d entreprise, nos principes d entreprise, le code de conduite et les directives locales Notre politique d entreprise constitue le cadre stratégique qui établit le comportement à adopter en matière de gestion de notre entreprise. Cette politique constitue le fondement de nos principes d entreprise qui énoncent les normes à appliquer dans nos activités. Nos collaborateurs forment le cœur de notre entreprise, ce sont eux qui nous permettent de déployer nos activités professionnelles. Notre code de conduite définit les normes à respecter et le comportement que nous attendons de nos collaborateurs vis à vis d autrui, tant à l extérieur qu à l intérieur de l entreprise. Ces principes et ce code de conduite ont ensuite été intégrés et implémentés dans nos procédures locales. Comme il se peut que les valeurs éthiques et les normes professionnelles varient d un pays à l autre, nous avons envisagé des directives complémentaires. Celles-ci font partie de ce que nous entendons par directives d entreprise locales. Grontmij Politique et principes d entreprise 3

4 Nos mesures de garantie Nous avons établi des mesures de garantie pour assurer l ancrage de notre politique et de nos principes d entreprise, de notre code de conduite et de nos directives d entreprise locales au sein de notre organisation. A ce propos, nous avons adopté la procédure suivante : Evaluation des marchés et des relations d affaires L évaluation continue de nos marchés et de nos relations d affaires est le garant de notre intégrité. Cette évaluation fait partie des décisions de gestion quotidiennes quant à notre soumission aux adjudications et notre implication dans des projets. Toute atteinte à notre intégrité ou tout non-respect de nos principes fondamentaux par le client ou par la relation d affaires engendrera une remise en question de notre implication et nous fera agir avec davantage de prudence. Conformément à nos procédures d achat et d acquisition, nous veillons à ce que nos relations d affaires, nos sous-traitants et nos fournisseurs respectent certaines valeurs éthiques universelles. Transparence, sensibilisation et dialogue ouvert Nous donnons une définition transparente et claire de ce que nous entendons par intégrité. Comme il existera toujours des différences d interprétation en la matière, nous nous efforcerons de trouver les moyens appropriés pour que les parties concernées agissent en toute intégrité, et ce, conformément à leur définition et à la nôtre. Nous entretenons un dialogue ouvert en matière d intégrité au sein de notre entreprise. Nous facilitons l accès de nos collaborateurs aux documents y afférents et nous leur faisons suivre une formation de sensibilisation. La fréquence et le niveau des formations dépendent de la fonction occupée par le collaborateur. Des discussions sur l intégrité sont régulièrement organisées avec nos collaborateurs. S il s avère que la formulation et l application de nos principes d entreprise, du code de conduite ou de nos directives d entreprise locales soulèvent des questions, nous encourageons nos collaborateurs à nous en faire part. Business Integrity Officer Le Managing Director nomme un Business Integrity Officer dans chaque pays/région où Grontmij est actif. Les collaborateurs peuvent faire appel au Business Integrity Officer pour toute question liée à l intégrité. Ce dernier se doit de répertorier et d examiner les incidents rapportés. Il ou elle doit également veiller à ce que les mesures appropriées soient prises pour éviter qu une telle situation ne se reproduise. Le Group Integrity Officer est désigné par l Executive Board et assure la même fonction que celle du Business Integrity Officer mais au niveau du groupe. Evaluation régulière Notre politique et nos principes d entreprise, le code de conduite et les directives d entreprise locales sont régulièrement évalués, actualisés et améliorés. Le Group Integrity Officer accomplit cette mission à l aide des résultats d une évaluation annuelle, des développements dans le domaine de l intégrité professionnelle et de l apport des Business Integrity Officers des différents pays. Maintenir l intégrité Il arrive souvent que plusieurs manières d agir en toute intégrité se présentent. Le comportement ad hoc a adopté dépend en grande partie des circonstances. C est pourquoi nous avons établi des règles qui stipulent les personnes auxquelles les collaborateurs peuvent s adresser. Ces directives définissent ce que les collaborateurs doivent faire en cas de doute par rapport au comportement ad hoc à suivre ou s ils soupçonnent ou constatent une violation de notre politique et de nos principes d entreprise, du code de conduite ou des directives d entreprise locales. Ces règles s appliquent à leur propre comportement ainsi qu à celui de leurs collègues, clients ou partenaires d affaires. En outre, ces règles reprennent les sanctions relatives à la violation de notre politique et de nos principes d entreprise, du code de conduite ou des directives d entreprise locales : en cas de comportement incongru, des mesures appropriées seront prises pour éviter qu un tel comportement ne se reproduise. Procédure du sonneur de cloches (= procédure d alerte) Cette procédure s adresse à l ensemble de nos collaborateurs. Quiconque peut y avoir recours si elle s avère la meilleure façon d attirer l attention du management supérieur sur un problème éventuel. Compétences de l Executive Board L Executive Board est habilité à modifier ou compléter les principes d entreprise et le code de conduite. Dans le cas exceptionnel où deux ou plusieurs principes s avèrent incompatibles, le Board décidera de la marche à suivre pour respecter notre politique d entreprise. Grontmij Politique et principes d entreprise 4

5 Les principes d entreprise Grontmij Responsabilité Parties prenantes Grontmij agira dans l intérêt légitime de ses clients et de son secteur d activités et entretiendra une relation de respect et de collaboration. Nous estimons nos partenaires d affaires et construisons des relations de collaboration fiables avec eux. En termes de recrutement, d embauche et de licenciements de collaborateurs, nous respectons le principe de traitement égal. Nous nous engageons à garantir un environnement de travail sain et sûr pour nos collaborateurs. Nous appliquons une culture d entreprise transparente et compréhensive. Nous veillons à la santé financière de l entreprise et aux intérêts de nos créditeurs. Nous cherchons la rentabilité à long terme et protégeons les investissements de nos actionnaires. Environnement et société En réponse aux défis environnementaux, nous appliquons le principe de précaution. A ce propos, nous encourageons vivement la sensibilisation à l environnement et au sens de la responsabilité. Nous prenons des initiatives pour améliorer continuellement nos prestations en matière d environnement. Nous encourageons les innovations relatives aux technologies et solutions durables qui évitent les conséquences nuisibles sur l environnement et la société ou qui les limitent au maximum. Nous veillons à les implémenter dès que cela s avère possible. Droits de l homme et travail Nous respectons et adhérons à la protection des droits de l homme tels qu énoncés dans la Déclaration Universelle des Droits de l Homme. Nous soutenons l abolition des travaux forcés et du travail des enfants. Nous protégeons la liberté d association et reconnaissons le droit à la négociation collective. Santé et sécurité Nous considérons comme essentielles nos responsabilités en matière de santé et de sécurité dans l ensemble de nos activités et nous encourageons nos clients et nos partenaires d affaires à en faire de même. Nous limitons les dangers et les risques pour la santé et la sécurité dans nos activités. Les risques et dangers qui demeurent seront communiqués aux parties concernées via les moyens les mieux appropriés. Compétence Grontmij n offrira ses services que si elle dispose de l expertise et des moyens adéquats pour remplir ses responsabilités. Nous usons de l expertise et de la minutie nécessaires à l exécution de nos services. Nous investissons du temps et des moyens pour maintenir et améliorer notre savoir faire et notre expertise en fonction de l évolution des exigences des clients, des technologies et de la réglementation. En collaboration avec nos clients, nous établissons une compréhension mutuelle de l ampleur, du contenu et des conséquences de nos services ainsi que des conditions y afférentes. Nous nous efforçons de prodiguer des services qui satisfont aux exigences et aux attentes de nos clients, et ce, conformément aux accords convenus. Grontmij Politique et principes d entreprise 5

6 Minutie Grontmij respecte les lois et les règlements nationaux et internationaux en vigueur et offre à ses clients des solutions conformes à ceux-ci. Nous nous engageons à suivre des programmes internes de contrôle et de gestion des risques là où cela s avère d application. Dans certains cas, nous n hésiterons pas à contracter une assurance de responsabilité civile professionnelle ou autre. Nous veillons à enregistrer les accords, les services prodigués et les transactions réalisées. Nous garantissons une communication professionnelle et respectueuse ainsi qu un rapportage ponctuel, transparent, honnête et fiable. Nous respectons la confidentialité des informations recueillies pendant l exécution de nos services ou y afférents, et ce, s il y a lieu de les considérer comme confidentielles ou si elles ont été qualifiées comme telles, hormis si la loi nous oblige à les révéler. L utilisation de ces informations visent uniquement la satisfaction de notre client. Nous usons avec précaution des moyens mis à disposition par nos clients, et ce, conformément aux accords convenus et dans le seul but d accomplir la demande du client. Nous respectons les droits d auteur ainsi que tout autre droit de propriété intellectuelle de tiers. L impartialité Grontmij évite les situations qui compromettent l indépendance et l impartialité de son jugement, de ses conseils ou de son pouvoir décisionnel. Nous informons nos clients et nos partenaires d affaires de tout conflit d intérêts potentiel et convenons ensemble des mesures à prendre ; par exemple lorsque nous assumons plusieurs fonctions ou que nous sommes impliqués dans différentes phases successives d un projet. Nous distinguons les intérêts professionnels des intérêts personnels et nous évitons que nos collaborateurs ne compromettent notre indépendance. Aucune contribution financière n est destinée à des partis ou à des organisations politiques et nous ne participons pas à leurs activités politiques. L honnêteté Grontmij fait concurrence à d autres bureaux d ingénieurs conseils conformément à son principe d honnêteté et n affectera en aucun cas volontairement les activités ou l image d autrui. Nous nous efforçons de ne pas accepter des missions déjà attribuées à d autres bureaux d ingénieurs conseils et nous n userons d aucune méthode contraire au principe d honnêteté ou à la législation en vigueur en matière d acquisition nous permettant d obtenir de nouveaux projets. Nous faisons preuve d une transparence totale dès le moment où notre client nous demande de reprendre des missions octroyées à d autres bureaux d ingénieurs conseils. Nous garantissons un jugement objectif sur travail réalisé par d autres bureaux d ingénieurs conseils. Si la situation le permet, nous nous entretenons avec toutes les parties concernées. Lorsque notre travail est évalué par des tiers, nous nous engageons à collaborer de manière optimale. Lutte contre la corruption Nous n offrons, ne promettons, ne donnons, n acceptons, ne recevons aucune forme de paiement, de cadeau, d indemnité, de contribution ou d avantage quelconque, que ce soit directement ou indirectement, en cas de soupçon ou de situation révélant une influence inopportune sur le jugement impartial, la procédure de sélection, les honoraires, la décision ou les travaux réalisés par des tiers ou par nous-mêmes. Nous n acceptons ni paiement ni réception de versements illicites et respecterons les procédures établies dans le but d éviter toute subornation. Nous ne nous rendons pas coupables de chantage ou d aucune autre forme d exaction et n acceptons aucune forme de chantage à notre égard. Nous ne nous rendons pas coupables de la reproduction inexacte de données, de faits, de références de projet ou de qualifications et nous ne les négligerons pas dans le but de satisfaire aux critères de sélection et d attribution ou aux conditions du contrat pendant l exécution ou le dégagement de capitaux d un projet, pour ainsi obtenir un avantage commercial ou pour influencer un résultat ou un avis qui serait différent si les données avaient été présentées et considérées correctement. Nous n enrayons ni ne faisons obstacle à la libre concurrence. Nous nous refusons à tout accord de prix et tout accord de cartel illégaux ainsi qu à toute autre forme de manipulation des processus d offre, d achat ou de soumission. Nous apportons notre entière collaboration aux autorités légalement chargées d enquêter sur les documents administratifs relatifs à un contrat. Grontmij Politique et principes d entreprise 6