Information concernant les comités consultatifs et les conseils d administration

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1 Information concernant les comités consultatifs et les conseils d administration Document produit par le Foire aux questions Comité consultatif ou conseil d administration? L'expérience montre que les PME ont tendance à se doter de mécanismes de gouvernance de façon graduelle. Souvent, l'entrepreneur fera d'abord appel à un conseiller stratégique ou à un «coach». L'étape suivante consiste à mettre sur pied un conseil consultatif ou, dans certains cas, un conseil d'administration en bonne et due forme lorsque celui-ci répond mieux à ses besoins. Distinguons de manière générale les deux types de mécanismes de gouvernance : Comité consultatif Le comité consultatif a pour but d accompagner le dirigeant d une PME et son équipe dans sa réflexion pour assurer la pérennité de son organisation et son développement. Il permet de réfléchir, de poser les vraies questions et de valider des orientations. Il n a aucun statut juridique et agit seulement en tant que conseil auprès du dirigeant et de ses principaux collaborateurs. Il ne s agit pas d un comité décisionnel comme l est un conseil d administration. Il compte généralement de 3 à 5 conseillers qui ne devraient pas recevoir d autre rémunération que celle reliée à leur participation au comité. Conseil d administration Le conseil d administration a la responsabilité générale : de participer à l élaboration et d adopter les plans stratégiques et les plans d action ; d encadrer et de superviser la conduite des affaires de l entreprise ; de se doter de politiques et de pratiques de gouvernance efficaces, efficientes et transparentes; d assurer le suivi de ses décisions et de répondre de ses résultats. Ses responsabilités se regroupent sous les trois grands rôles suivants: rôle de décision, rôle de vigie et rôle de gestion. Sa composition varie d une entreprise à l autre, mais il est important que le conseil compte une majorité de membres indépendants. Les membres du

2 conseil d administration ont une responsabilité légale envers l entreprise et ses actionnaires. Ils doivent agir avec prudence et diligence de même qu avec honnêteté et loyauté. Quelles questions un entrepreneur doit-il se poser avant de mettre en place un comité consultatif ou un conseil d administration? L implantation d un comité consultatif ou d un conseil d administration doit faire l objet de préparation. Voici quelques questions à se poser avant de mettre sur pied l un ou l autre de ces mécanismes de gouvernance. Suis-je convaincu qu un conseil consultatif ou un conseil d administration peut contribuer à améliorer la qualité de mes prises de décision et suis-je prêt à vivre avec l une ou l autre de ces formules? Suis-je d avis que la création d un conseil consultatif ou d un conseil d administration pourra rassurer mes actionnaires, mes fournisseurs et mes prêteurs ainsi qu améliorer l image de mon entreprise vis-à-vis l ensemble de la clientèle? Mes principaux collaborateurs se sentiront-ils écartés du processus décisionnel à la suite de l arrivée de ces conseillers ou administrateurs externes? Comment puis-je les rassurer? Au niveau de la gestion de l entreprise, devrais-je revoir le rôle du comité de direction ou des autres comités s il y a lieu afin d éviter des dédoublements et des chevauchements entre ces mécanismes de gestion et de gouvernance? Les membres du conseil consultatif ou du conseil d administration serontils tenus de conserver confidentielles les informations auxquelles ils auront accès? Conscient que la création d un comité consultatif ou d un conseil d administration entraînera du travail additionnel chez mes principaux collaborateurs, comment leur communiquerais-je les bénéfices que nous pourrons en tirer tous ensemble? Quelle est la rémunération généralement octroyée aux membres d un comité consultatif ou d un conseil d administration? Selon un sondage réalisé auprès d entrepreneurs canadiens au début de 2014 pour le compte de la BDC, la plupart des membres des comités consultatifs acceptent d offrir avis et conseils gratuitement. En effet, moins de la moitié des répondants (43 %) ont indiqué qu ils rémunéraient les membres de leur comité. Cette rémunération peut alors prendre la forme d un montant fixe par rencontre ou simplement d un remboursement des frais de déplacement.

3 Pour ce qui est de la rémunération des membres de conseils d administration de PME, les jetons de présence varient. La valeur moyenne des jetons versés pour une présence en personne est de 1 000$ par réunion. Combien de membres devraient composer un comité consultatif ou un conseil d administration? Un comité consultatif compte généralement 3 à 5 conseillers qui se complètent professionnellement. Un conseil d administration qui a des responsabilités plus grandes peut comporter un plus grand nombre de membres. Pour un conseil optimal, on pense à une équipe pluridisciplinaire composée de 9 et 12 personnes. Quel sera le profil recherché pour chacun des membres du comité consultatif ou du conseil d administration? Devraient-ils connaître mon industrie, compléter mes connaissances, posséder une grande expertise de gestion, etc.? Un conseil d administration équilibré devrait se composer de compétences variées et spécifiques à certaines responsabilités du conseil comme la comptabilité et les finances, le droit, la vente et marketing, les ressources humaines. De plus chaque membre doit avoir de la curiosité, de l intérêt pour le domaine d intervention de l organisation et une capacité de communication. Certains membres du comité consultatif ou du conseil d administration devraient-ils être indépendants, c'est-à-dire ne pas être impliqués dans la gestion de l entreprise? Il est recommandé d avoir un maximum de membres indépendants au comité consultatif ou au conseil d administration, c est à dire qui n ont aucun lien avec l organisation, ni dans les affaires, ni d ordre familial ou amical. Est-il préférable de toujours nommer des personnes que je connais déjà? Le fait de connaitre une personne ne le disqualifie pas, au contraire! C est le caractère d indépendance qu il faut préserver, car le rôle du membre du comité consultatif ou du conseil d administration est de questionner et d accompagner l organisation en ayant les «coudées franches». Comment puis-je identifier les bons candidats et qui pourraient m aider à ce niveau? Le réseau d affaires est généralement un bon moyen de recruter des administrateurs.

4 La banque des administrateurs de sociétés est également d une grande utilité, car les profils des diplômés en gouvernance sont décrits. https://www.cas.ulaval.ca/cms/site/college/cas-gouvernance/banqueadministrateurs-asc/recherche-administrateurs-asc Quelle devrait être la durée du mandat d un membre du comité consultatif ou du conseil d administration? De façon générale, la durée des mandats des membres d un comité consultatif ou d un conseil d administration varie entre 2 et 3 ans. L objectif étant de choisir une période assez longue pour permettre à un membre de bien saisir les particularités de l organisation pour ajouter de la valeur. Pour assurer une bonne continuité à l intérieur du conseil, il est important de répartir la fin des mandats dans le temps. Les règles relatives à la durée des mandats des membres du comité consultatif sont moins encadrées. Celles-ci devraient être établies en fonction du rôle attendu du comité consultatif. Est-ce que je pourrai remplacer ou congédier un membre du conseil d administration? Un conseil d administration possède habituellement des règlements généraux qui établissent les différents mécanismes nécessaires à son bon fonctionnement. Ces règlements adressent la situation du comblement de vacances et le remplacement d un membre. Les situations particulières pour lesquelles un conseil voudrait terminer le mandat d un membre (mauvais rendement, absences fréquentes ) devraient être bien identifiées. Est-ce que les principaux cadres de l entreprise devraient être membres du comité consultatif ou du conseil d administration? Un conseil d administration composé entièrement de membres indépendants de l entreprise est souhaitable. Un conseil, conseille; il ne gère pas. Les principaux cadres s occupent de la gestion de l entreprise. Un conseil d administration composé de membres indépendants est plus habilité à prendre du recul lorsqu il est question de prendre des décisions de nature stratégique. Ceci dit, il arrive que le Président de l entreprise fasse partie du conseil. Quelles sont les mesures que je devrais prendre pour que les membres du du conseil d administration assument au mieux leurs rôles et responsabilités en toute connaissance de cause? Les règlements généraux devraient contenir l information sur les rôles et responsabilités des membres. Lors de l arrivée d un nouveau membre, une formation adaptée, jumelée à un document pour les nouveaux membres, constitue une bonne pratique de gouvernance. Enfin, un conseil d administration

5 qui prévoit à l occasion des périodes de formation à cet égard dans le cadre de ses réunions courantes s assurera d atteindre cet objectif. L entreprise devrait-elle souscrire à une assurance responsabilité au bénéfice des membres du conseil d administration? Pour quel montant et quel en sera le coût? En fait, les personnes qui seront sollicitées pour faire partie du conseil poseront la question. Les membres du conseil assument des responsabilités importantes, il est donc impératif que ceux-ci soient protégés par une assurance responsabilité adéquate. Le montant de la prime variera en fonction du montant d assurance souscrit. Le niveau de protection nécessaire aura un lien avec la taille de l organisation, son secteur d activité et des risques auxquels l entreprise est confrontée.

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