LU user B.book Page 1 Mercredi, 11. janvier : Open Line Server. Manuel utilisateur

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1 LU user B.book Page 1 Mercredi, 11. janvier :19 17 Open Line Server Manuel utilisateur

2 LU user B.book Page 2 Mercredi, 11. janvier :19 17 En raison de l'évolution technique, Sagem Communication se réserve le droit à tout moment et sans préavis, de modifier les caractéristiques techniques annoncées pour ce produit et/ou de cesser la fabrication de celui-ci. SAGEM, Open Line Server et F@X sont des marques déposées de Sagem Communication. Adobe et les produits Adobe cités sont des marques déposées d Adobe Systems Incorporated. Copyright, inclusive, Interstar Technologies Inc., all rights reserved. Lotus & Lotus Notes sont des marques déposées et Domino & Notes sont des marques commerciales de Lotus Development Corporation. Microsoft Windows 98, Microsoft Windows NT, Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows XP, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook et Outlook Express, Microsoft Exchange et tout autre produit Microsoft cité sont des marques de Microsoft Corporation déposées et/ou utilisées aux États-Unis et/ou dans d autres pays. Toutes les autres marques ou noms de produits cités à titre d exemple ou d information sont des marques déposées de leurs détenteurs respectifs. Les écrans présents dans ce livret d utilisation ont été réalisés avec Windows Si vous utilisez un autre système d exploitation, les écrans que vous visualisez à l écran peuvent être différents de ceux présents dans ce livret.

3 LU user B.book Page 3 Mercredi, 11. janvier :19 17 Environnement La préservation de l'environnement est une préoccupation essentielle de Sagem Communication. Sagem Communication a la volonté d'exploiter des installations respectueuses de l'environnement et a choisi d'intégrer la performance environnementale dans l'ensemble du cycle de vie de ses produits, de la phase de fabrication à la mise en service, l'utilisation et l'élimination. L'emballage La présence du logo (point vert) signifie qu'une contribution est versée à un organisme national agréé, pour améliorer les infrastructures de récupération et de recyclage des emballages. Pour faciliter ce recyclage, veuillez respecter les règles de tri mises en place localement pour ce type de déchets. Les piles et batteries Si votre produit contient des piles ou des batteries, ces dernières doivent être déposées dans les points de collecte désignés. Le produit La poubelle barrée apposée sur le produit signifie qu'il appartient à la famille des équipements électriques et électroniques. A ce titre, la réglementation européenne vous demande de procéder à sa collecte sélective : Dans les points de distribution en cas d'achat d'un équipement équivalent. Dans les points de collecte mis à votre disposition localement (déchetterie, collecte sélective, etc.). Ainsi, vous participez à la réutilisation et à la valorisation des Déchets d'equipement Electriques et Electroniques qui peuvent avoir des effets potentiels sur l'environnement et la santé humaine.

4 LU user B.book Page 4 Mercredi, 11. janvier :19 17

5 LU user B.book Page i Mercredi, 11. janvier :19 17 Table des matières 1 Introduction À qui s adresse ce guide? Les configurations disponibles Le Client Windows Formulaires pour Microsoft Outlook Client léger Web Pour envoyer un fax Les types d utilisateurs Les groupes Open Line Server Utilisateurs et Ressources Open Line Server Organisation du guide Accès aux applications et outils de Open Line Server Prise en main Connexion avec le gestionnaire Open Line Server Établir une connexion Envoyer un fax Créer un Carnet d adresses privé Gestion des fax reçus Acheminer des fax Ouvrir un fax acheminé L application SendFAX Lancer l application Menu Fichier Menu Edition Menu Affichage Menu Vues réduites Menu Aperçu Menu Annotation Menu Outils Choisir un destinataire Le saisir manuellement Le choisir dans un carnet d adresses Modifier les informations sur un destinataire Utiliser un profil Choisir un profil Annuler un profil Ajouter une page de garde Ajouter des fichiers au contenu du fax Glisser-déposer Insérer un fichier Les vues réduites La fenêtre d aperçu i

6 LU user B.book Page ii Mercredi, 11. janvier :19 17 Ajouter des annotations au contenu d un fax Ajouter un cachet Sélectionner une annotation Sélectionner toutes les annotations Désélectionner toutes les annotations Supprimer une annotation Modifier du texte dans la zone de texte Formater des lignes, des rectangles et du texte Envoyer un fax avec une application Windows Modifier les propriétés d impression Modifier les paramètres d émission Modifier un en-tête Indices d appel et de composition Paramètres de l horloge Modifier les informations concernant l émetteur Modifier les informations concernant les codes d imputation Open Line Server pour Word Faxer le document Word Utiliser la fusion de courrier Le Gestionnaire Open Line Server L interface En-têtes de colonnes Etats de fax Menu Fichier Menu Édition Menu Afficher Menu Fax Menu Outils Menu Rafraîchir Les menus déroulants Les propriétés de l utilisateur Les informations concernant l émetteur Acheminement automatique des fax Gestion des paramètres Établir la fréquence Paramètres pour le fax Ajouter un en-tête de fax Établir les préférences Activer la notification par Rechercher un fax Visualiser un fax Imprimer un fax Modifier les informations d un fax Afficher le compte-rendu d un fax Imprimer le compte-rendu d un fax ii

7 LU user B.book Page iii Mercredi, 11. janvier :19 17 Acheminer un fax manuellement Copier un fax Resoumettre un fax Resoumettre maintenant Resoumettre plus tard Envoyer un fax avec un logiciel de messagerie Suspendre l émission d un fax Arrêter l émission d un fax Supprimer un fax Exporter le journal Imprimer le journal La gestion des profils Ouvrir un profil existant Créer un profil Ajouter un en-tête de fax Ajouter une page de garde Afficher le compte-rendu d un fax Onglet Général Informations sur l élément Informations sur la taille et l heure Onglet spécifique Onglet Autre Le Carnet d adresses Lancer l application Menu Fichier Menu Édition Menu Afficher Menu Outils Les menus déroulants Créer un carnet d adresses Créer une liste de contacts Supprimer une liste de contacts Ajouter un contact Créer un groupe Supprimer un groupe Voir et modifier les contacts du groupe Importer des données Lier les champs d une base de données externe Principes de fonctionnement Base de données ODBC Lier les champs Mettre à jour des champs liés Supprimer une liste de contacts liée Carnet d adresses public Créer un carnet d adresses public Ouvrir un carnet d adresses public iii

8 LU user B.book Page iv Mercredi, 11. janvier :19 17 Rechercher des contacts Effectuer une recherche simple Effectuer une recherche avancée Afficher le résultat de recherches enregistrées L application de visualisation Lancer la visualisation Le menu Fichier Le menu Afficher Le menu Page Le menu Fax Le menu Zoom Le menu Annotation Faire suivre un fax L éditeur de pages de garde Lancer l Éditeur de pages de garde Menu Fichier Menu Édition Menu Afficher Menu Variables Menu Page Menu Rafraîchir Ajouter du texte Ajouter des lignes et des formes Ajouter des variables Ajouter des objets compatibles au format OLE Créer des objets compatibles OLE Importer des objets compatibles OLE Créer un lien vers des objets OLE Mettre à jour des liens Modifier et convertir des objets liés ou importés Modifier l objet lié Lancer l application d origine Pour convertir un objet Les fax avec Outlook Ajout de destinataires au carnet d adresses Créer une liste de distribution Envoyer un fax Envoyer un fax sans formulaire Envoyer un fax avec formulaire Envoyer un fax avec SendFAX Recevoir un fax Ajout de profils Ajouter un dossier FAX iv

9 LU user B.book Page v Mercredi, 11. janvier : Les fax avec Lotus Notes Utilisation du connecteur Lotus Notes sans les formulaires Ajouter un destinataire au carnet d adresses Créer une liste de diffusion Envoyer un fax Avec le carnet d adresses Sans le carnet d adresses Les fax avec SMTP Ajouter des destinataires au carnet d adresses Créer une liste de diffusion Envoyer un fax en utilisant votre carnet d adresses personnel Envoyer un fax sans utiliser le carnet d adresses Les fax avec le client léger Web Connexion du client léger Envoyer un fax Aperçu d un fax Gestion des fax Recevoir un fax Transférer un fax Acheminer manuellement un fax Copier un fax Supprimer un fax Suspendre ou arrêter l émission un fax Ré-émettre un fax Carnet d adresses Création d un carnet d adresses Création de contacts dans un carnet d adresses Supprimer un carnet d adresses Supprimer un contact Créer un groupe Rechercher un contact Options Personnalisation des options d affichage Personnalisation des règles Personnalisation du profil de l utilisateur Personnalisation de profils Modification du mot de passe v

10 LU user B.book Page vi Mercredi, 11. janvier :19 17 vi

11 LU user B.book Page 1 Mercredi, 11. janvier : Introduction À qui s adresse ce guide? Ce guide s adresse à tous les utilisateurs du système Open Line Server qui veulent gérer leurs communications par fax (émissions et réceptions). La configuration du système Open Line Server, la création et la gestion des utilisateurs ne sont pas décrites ici, mais dans le manuel d administration du produit. Les configurations disponibles Le Client Windows Le client Open Line Server est un logiciel dédié composé des éléments suivants, disponibles à partir du menu Démarrer Programmes Open Line Server, lorsque vous avez effectué une installation à partir du CD-Rom : L application SendFAX pour envoyer tous vos fax. Gestionnaire Open Line Server, le gestionnaire qui vous permet de gérer vos fax et paramétrer leur envoi, les acheminer, les copier, les archiver et les supprimer. Les outils Open Line Server comprenant : - L application de Visualisation de fax qui affiche le contenu des fax entrants, sortants et archivés. Elle vous permet aussi de transférer des fax vers d autres utilisateurs, d annoter des fax reçus. - Les Carnets d adresses privés et publics pour enregistrer les coordonnées de tous vos correspondants, que vous pouvez regrouper en listes de diffusion. Vous pouvez également importer des contacts d une base de données externe (Access ou Excel). - L Éditeur de pages de garde pour créer des pages de garde contenant des images, des commentaires et des variables (dont la valeur est attribuée par le système lors de l émission des fax). - Le gestionnaire des profils, disponible à partir du gestionnaire Open Line Server, pour créer des profils associés à l envoi d un fax. Les profils contiennent des informations sur l émetteur et le destinataire, la page de garde. Vous pouvez ainsi conserver plusieurs profils faisant appel à des pages de garde similaires mais dont la langue de rédaction diffère. Introduction 1

12 LU user B.book Page 2 Mercredi, 11. janvier :19 17 D autres utilitaires vous permettent d envoyer automatiquement un fax à l aide des champs de fusion de l application Word. Formulaires pour Microsoft Outlook Client léger Web Les formulaires sont un ensemble de fenêtres et dossiers qui sont installés dans Outlook par l administrateur de messagerie. Ils permettent d apporter des fonctionnalités fax à la messagerie : page de garde, profils d émission, visualisation de fax dans Outlook, etc. Le client léger Web est un site Web intranet hébergé sur le serveur fax qui permet aux utilisateurs, grâce au navigateur Internet de leur PC, d envoyer ou recevoir des fax grâce au serveur fax. Pour envoyer un fax Pour envoyer un fax, vous pouvez : utiliser l application SendFAX ; sélectionner OpenLineServer à la place de votre imprimante habituelle dans le dialogue d impression : lorsque vous lancerez votre impression dans votre application de travail (Word ou Excel, WordPerfect), votre document sera faxé au lieu d être imprimé ; utiliser Microsoft Outlook et le Client léger de Open Line Server (si ces deux éléments ont été installés sur votre PC) ; utiliser votre logiciel de messagerie habituel (Lotus Notes, Microsoft Outlook, ou d autres services de messagerie compatibles SMTP/POP3), à condition que le connecteur correspondant ait été installé par votre administrateur système, utiliser le client léger Web. Les types d utilisateurs Il y a 3 types d utilisateurs Open Line Server, qui sont définis par votre administrateur système. Administrateur Les administrateurs peuvent effectuer toutes les opérations : configurer le système, créer et gérer les utilisateurs et groupes d utilisateurs, gérer les fax. Super utilisateur Le rôle du Super Utilisateur est d acheminer manuellement tous les fax qui n ont pas pu être transmis automatiquement à leur destinataire final. 2 Introduction

13 LU user B.book Page 3 Mercredi, 11. janvier :19 17 Les groupes Open Line Server Utilisateur Un utilisateur gère simplement ses communications par fax ; si l administrateur du serveur lui en a accordé le droit, il peut également faire suivre des fax vers d autres utilisateurs du système. Ce manuel s adresse principalement aux utilisateurs et supers utilisateurs. Cependant, certains passages concernent les droits des administrateurs système. Dans ce cas, ils vous sont signalés. L administrateur du serveur peut réunir des utilisateurs sous forme de groupes. Lorsque vous êtes membre d un groupe, vous bénéficiez des droits assignés au groupe (options d archivage, d impression, de notification, droits d accès), en plus de vos informations personnelles d utilisateur individuel de Open Line Server. Lorsque vous n êtes que l Invité d un groupe sans en être membre, ce sont vos droits propres qui s appliquent, et non ceux du groupe. Utilisateurs et Ressources Open Line Server Organisation du guide Open Line Server envoie et reçoit des fax via les canaux d une carte fax. L administrateur Open Line Server associe l une des ressources disponibles avec un ou plusieurs canaux, puis configure ces ressources pour l envoi et/ou la réception des fax. Enfin, il associe chaque groupe et chaque utilisateur Open Line Server à une ressource. Ainsi, la ressource à laquelle vous êtes associé vous servira à recevoir et/ou à envoyer des fax. Deux autres ressources sont disponibles à tout moment et apparaissent sous forme de répertoires dans Open Line Server : Ressource commune et Toutes les ressources. La Ressource commune est une ressource virtuelle, à laquelle on n affecte aucune ligne. Elle sert de support pour l acheminement au coût le plus bas (LCR), et constitue également un moyen d acheminer des fax entre utilisateurs n ayant pas tous accès aux mêmes ressources (notez que les utilisateurs de votre système qui utiliseront le LCR doivent être autorisés à utiliser cette ressource commune. Lorsqu ils sont définis, les groupes apparaissent sous Ressource commune et Toutes les ressources). Le répertoire Toutes les ressources permet à l administrateur du serveur d établir la liste des ressources, des groupes et des utilisateurs du système. Lorsque l installation téléphonique de votre société dispose du service de SDA (Sélection Directe à l Arrivée), tous les utilisateurs du système Open Line Server ayant une ligne directe reçoivent automatiquement leurs fax, sans que le Super utilisateur ou l administrateur système n aient à les faire suivre. Chapitre 2 - Prise en main résume les fonctionnalités premières de Open Line Server. Introduction 3

14 LU user B.book Page 4 Mercredi, 11. janvier :19 17 Chapitre 3 - L application SendFAX explique comment envoyer et gérer des fax avec SendFAX. Vous y trouverez aussi des informations concernant l envoi de fax avec une application Windows. Chapitre 4 - Open Line Server pour Word résume comment envoyer un fax en utilisant la fusion de courrier Open Line Server pour Microsoft Word. Chapitre 5 - Le Gestionnaire Open Line Server décrit comment gérer des fax, notamment comment les acheminer, les copier, les imprimer, les archiver et les supprimer ainsi que la gestion des profils. Chapitre 6 - Le Carnet d adresses résume comment configurer et utiliser un carnet d adresses. Chapitre 7 - L application de visualisation explique comment utiliser la visualisation de Open Line Server pour voir le contenu des fax entrants, sortants ou archivés. Ce chapitre explique également comment fractionner un fax ou faire suivre un fax vers d autres utilisateurs du système. Chapitre 8 - L éditeur de pages de garde résume comment créer des pages de garde en utilisant du texte, des variables et des objets importés ou liés. Chapitre 9 - Les fax avec Outlook explique comment envoyer un fax avec votre logiciel Outlook. Chapitre 10 - Les fax avec Lotus Notes explique comment envoyer un fax avec votre logiciel Lotus Notes. Chapitre 11 - Les fax avec SMTP explique comment envoyer un fax avec SMTP. Chapitre 12 - Les fax avec le client léger Web décrit comment envoyer et gérer des fax à partir d un navigateur Internet, ainsi que comment utiliser un carnet d adresses toujours à partir d un navigateur Internet. 4 Introduction

15 LU user B.book Page 5 Mercredi, 11. janvier :19 17 Accès aux applications et outils de Open Line Server Dans le Carnet d adresses, vous enregistrez les coordonnées de tous vos correspondants, que vous pouvez alors organiser par listes et groupes de contacts. Ainsi, au moment d envoyer un fax, vous n aurez qu à sélectionner le(s) destinataire(s) parmi ceux dont vous aurez mémorisé les coordonnées. L Éditeur de pages de garde vous permet de créer vos propres pages de garde, d y ajouter des images créées avec d autres logiciels, ou des lignes et des formes avec les outils de dessin disponibles. C est aussi à partir de l éditeur que vous modifiez les pages de garde disponibles avec Open Line Server La Visualisation de fax est l application avec laquelle vous gérez tous vos fax : visualiser leur contenu, les faire suivre, les imprimer. Créez et envoyez vos fax avec SendFAX, ou utilisez-le pour envoyer des fax à partir de votre application habituelle, comme Word C est avec le gestionnaire Open Line Server que vous vous connectez au système pour gérer vos fax, voir ceux qui ont été émis ou reçus. En outre, vous accédez à toutes les applications et outils (visualisation, SendFAX.) Introduction 5

16 LU user B.book Page 6 Mercredi, 11. janvier : Introduction

17 LU user B.book Page 7 Mercredi, 11. janvier : Prise en main Ce chapitre a pour but de vous permettre une rapide prise en main de Open Line Server et explique notamment comment travailler avec le Gestionnaire et SendFAX. Pour travailler avec Open Line Server, vous devez d abord vous connecter au système via l une de ces deux applications. Les fonctions disponibles dépendront ensuite des autorisations qui vous ont été accordées par votre administrateur système. Connexion avec le gestionnaire Open Line Server Pour ouvrir une session avec Open Line Server, sélectionnez Démarrer Programmes Open Line Server Gestionnaire Open Line Server. Établir une connexion S il s agit de votre première utilisation de Open Line Server, la boîte de dialogue suivante apparaît. Elle vous permet de vous authentifier et de vous connecter (on parle également d ouvrir une session sur le système Open Line Server) : 1 Saisissez votre nom d utilisateur pour Open Line Server dans le champ Nom d utilisateur. 2 Si un mot de passe vous a été assigné, saisissez-le dans le champ Mot de passe. 3 Si vous souhaitez conserver votre mot de passe et ainsi ne pas le saisir à chaque connexion, cochez la case Conserver le mot de passe. Prise en main 7

18 LU user B.book Page 8 Mercredi, 11. janvier : Cliquez sur OK. La fenêtre principale du Gestionnaire apparaît : Envoyer un fax 1 Pour envoyer un fax, sélectionnez Outils SendFAX dans la fenêtre du Gestionnaire (vous pouvez également sélectionner Démarrer Programmes Open Line Server SendFAX). Dans le menu Affichage Carnet d adresses, si l Affichage droite et Affichage gauche sont décochés, la fenêtre principale de SendFAX apparaît : 2 Choisissez une page de garde pour votre fax. À partir du menu déroulant Aucune page de garde, sélectionnez Autres pages de garde, puis choisissez-en une dans la liste : 8 Prise en main

19 LU user B.book Page 9 Mercredi, 11. janvier : Un aperçu de la page de garde sélectionnée apparaît dans la fenêtre d aperçu, et en miniature à gauche de la fenêtre : 4 Déplacez-vous dans le document avec la barre de défilement. Cliquez en face de la mention Commentaire ou Message, puis tapez le texte qui apparaîtra sur votre page de garde : 5 Saisissez ensuite les informations concernant le destinataire du fax dans les champs À, Société, Destination et Objet : 6 Cliquez sur le bouton pour ajouter ce correspondant à la liste des destinataires de ce fax : Prise en main 9

20 LU user B.book Page 10 Mercredi, 11. janvier : Procédez de même pour ajouter autant de destinataires que nécessaire : 8 Lorsque vous avez défini tous les destinataires, vous pouvez envoyer simplement cette page de garde contenant votre message en cliquant sur le bouton, ou bien y ajouter un fichier (rapport, facture, etc.) qui sera également faxé. Pour ce faire, sélectionnez Fichier Insérer un Fichier, ou cliquez sur. Vous pouvez aussi sélectionnez un fichier sur votre bureau ou à partir de l explorateur de Windows, puis le faire glisser dans la section gauche de la fenêtre ; il apparaîtra en vues réduites lorsque vous relâchez le bouton de la souris. 9 Vous pouvez ajouter autant de fichiers que nécessaire et déplacer des pages vers le haut ou vers le bas, simplement en les sélectionnant et en les faisant glisser à l endroit voulu. Toutes les pages sont (re) numérotées automatiquement. Page de garde en miniature Page de garde Fichier joint en miniature 10 Si vous vous apercevez que l un des destinataires ne doit pas recevoir le fax, décochez simplement la case en face de son nom : 11 Cliquez sur le bouton pour envoyer ce fax aux destinataires de votre liste. Pour plus d informations concernant l utilisation de SendFAX, veuillez vous reporter au Chapitre 3 - L application SendFAX. 10 Prise en main

21 LU user B.book Page 11 Mercredi, 11. janvier :19 17 Créer un Carnet d adresses privé Pour plus de facilité, nous vous conseillons d enregistrer les coordonnées de vos correspondants dans un carnet d adresses privé. Ainsi, il vous suffira de les sélectionner une fois votre fax rédigé, plutôt que de saisir leurs noms et numéros de fax à chaque envoi. Tout utilisateur du système a son propre carnet d adresses privées. Si vous êtes toujours dans SendFAX, sélectionnez Outils Carnet d adresses Open Line Server (sinon, vous accédez au carnet d adresses en choisissant Démarrer Programmes Open Line Server Outils Open Line Server Carnet d adresses). Selon vos besoins, vous pouvez simplement ajouter vos correspondants à la liste par défaut comme expliqué ci-dessous, ou créer des listes spécifiques. En effet, vous pouvez gérer tous vos correspondants sous formes de listes de contacts (ex. : la liste de vos clients, celle de vos fournisseurs ou celle des salariés d une de vos filiales). Dans ces listes, vous pouvez ensuite créer des groupes (ex. : dans la liste des salariés de votre filiale, le groupe des personnes travaillant au marketing, au service commercial, ou à la comptabilité). Vous pouvez à tout moment créer et supprimer des listes et des groupes. 1 Pour ajouter un correspondant dans la liste par défaut, sélectionnez Fichier Nouveau Contact. La fenêtre «Propriétés du contact» apparaît, qui vous permet de saisir les informations concernant ce contact. Attention, la saisie du numéro de fax ou de l adresse de messagerie est indispensable : sans ce numéro, SendFAX considère que ce contact n existe pas. Définissez si vous préferez le numéro de fax ou l adresse de messagerie à l aide du menu déroulant Adresse préférée. Si les administrateurs Open Line Server ont imposé l entrée d un code d imputation et d un sous-code d imputation, ne pas oublier de remplir les champs adéquats. Prise en main 11

22 LU user B.book Page 12 Mercredi, 11. janvier : Une fois toutes les informations saisies, cliquez sur OK. Le contact apparaît alors dans la liste : Contacts dans cette liste Sélection d une liste 3 Procédez de même pour ajouter autant de contacts que nécessaire. Pour créer une nouvelle liste de contacts, sélectionnez Fichier Nouveau Liste de contacts, puis saisir le nom dans la nouvelle liste de contacts. Pour créer un nouveau groupe dans une liste, sélectionnez la liste voulue à partir du menu déroulant Afficher les noms de, puis Fichier Nouveau Groupe Puis saisissez le nom du groupe dans le champ Nom. Cliquez sur le bouton choisir Membres. La fenêtre Sélection des membres apparaît. Pour ajouter un nouveau contact au groupe, double-cliquez sur le ou les noms désirés puis cliquez sur OK. Les noms selectionnés apparaissent dans la fenêtre Propriétés du groupe. Cliquez sur OK. Le groupe est créé. Pour plus d informations, voir le Chapitre 6 - Le Carnet d adresses 12 Prise en main

23 LU user B.book Page 13 Mercredi, 11. janvier :19 17 Désormais, lorsque vous enverrez un fax, vous pourrez choisir vos destinataires à partir du Carnet d adresses : cliquez sur le bouton À de la fenêtre principale de SendFAX, puis sélectionnez vos contacts dans le fenêtre qui apparaît. Sélectionnez le correspondant de votre choix, puis double-cliquez sur son nom ou cliquez sur le bouton pour l ajouter à la liste des destinataires de votre fax. Pour plus d informations sur les carnets d adresses, veuillez vous reporter au Chapitre 6 - Le Carnet d adresses. Gestion des fax reçus Acheminer des fax Si vous avez une ligne directe (SDA par exemple), des fax vous seront acheminés automatiquement dans le gestionnaire. Sinon, l administrateur du serveur accorde le statut de Super Utilisateur à une ou plusieurs personnes de la société, qui sont chargées de visualiser les fax arrivés dans le répertoire Destinataire par défaut du Gestionnaire et de les acheminer à leur destinataire final. Si vous êtes Super utilisateur, lancez le Gestionnaire Open Line Server. Sélectionnez le répertoire Toutes les ressources, puis double-cliquez sur le répertoire Destinataire par défaut. Celui-ci contient tous les fax reçus qui ne sont pas arrivés à leur destination finale et que vous devez acheminer. Attention, si vous ne pouvez pas voir le répertoire Toutes les ressources, cliquez à droite sur votre nom, sélectionnez Propriétés de l utilisateur, cliquez sur l onglet Préférence, décochez la case Afficher une vue restreinte et validez. Sélectionnez le premier fax de la liste. Double-cliquez dessus, ou cliquez droit et sélectionnez Afficher à partir du menu déroulant, comme montré sur la figure suivante. Prise en main 13

24 LU user B.book Page 14 Mercredi, 11. janvier :19 17 Répertoire «Toutes les ressources» Fax à acheminer Répertoire «Destinataire par défaut» (réception des fax non reçus par leurs destinataires finaux) L application de visualisation de Open Line Server se lance automatiquement et vous permet de voir la première page du fax, vous permettant de déterminer qui est le destinataire final. Quittez l application de visualisation ; assurez-vous que le fax à transmettre est toujours sélectionné, puis faites-le glisser sur l icône représentant son destinataire final, dans la partie gauche de la fenêtre. Lorsque l icône est grisée, relâchez le bouton de la souris. Ouvrir un fax acheminé Pour voir les fax qui vous ont été acheminés (automatiquement ou manuellement), lancez le Gestionnaire Open Line Server, puis cliquez sur le répertoire Fax entrants. Il ne vous reste plus qu à double-cliquer sur un fax pour l ouvrir et le lire avec l application de visualisation. Pour davantage d informations concernant le gestion de vos fax, veuillez vous reporter au Chapitre 5 - Le Gestionnaire Open Line Server. 14 Prise en main

25 LU user B.book Page 15 Mercredi, 11. janvier : L application SendFAX Ce chapitre explique comment travailler avec l application SendFAX. Celle-ci met à votre disposition toutes les fonctionnalités nécessaires à l envoi de vos fax : sélection d une page de garde et des destinataires, sélection du fichier à leur envoyer. Les procédures suivantes sont abordées dans ce chapitre : lancer l application SendFAX, utiliser un profil, définir un destinataire, ajouter une page de garde, ajouter un fichier joint au contenu du fax, ajouter des annotations au fax, envoyer un fax à partir d une application Windows, établir ou modifier les paramètres d émission ou les informations concernant le destinataire final. Lancer l application Il y a deux manières de lancer l application SendFAX : dans la fenêtre du Gestionnaire Open Line Server Outils SendFAX Démarrer Programmes Open Line Server SendFAX. Authentifiez-vous si nécessaire ; l interface SendFAX apparaît. Dans le menu Affichage Carnet d adresses, sélectionnez Affichage droit. L application SendFAX 15

26 LU user B.book Page 16 Mercredi, 11. janvier :19 17 La fenêtre suivante apparaît : Sélection du profil Sélection de la page de garde Sélection du (des) contact(s) Sélection du carnet d adresses Zone de saisie manuelle du destinataire Liste des destinataires de votre fax Vue réduite du fax Aperçu du fax Carnets d adresses Les carnets d adresses peuvent être : - privés, que vous pouvez modifier, - publics, gérés par votre administrateur, - issus de votre logiciel de messagerie, - issus d autres logiciels installés sur votre système. Contacts Affiche les contacts contenus dans le carnet d adresses sélectionné, qui sont les correspondants auxquels vous envoyez vos fax. Pages de garde Ce menu déroulant vous permet de choisir une page de garde pour votre fax. Lorsqu un profil a été sélectionné et qu il comporte une page de garde, le nom de la page de garde apparaît dans ce champ. Vous pouvez choisir une autre page de garde ou aucune page de garde. Liste des profils Ce menu déroulant vous permet de choisir un profil. S il existe un profil par défaut il apparaît automatiquement dans ce champ. Vous pouvez sélectionner un autre profil ou ne pas sélectionner de profil. 16 L application SendFAX

27 LU user B.book Page 17 Mercredi, 11. janvier :19 17 Aperçu du fax Liste des destinataires du fax Entrée manuelle du destinataire Vues réduites du fax Cette fenêtre affiche le contenu de la page que vous avez choisie dans les vues réduites. Saisis manuellement ou sélectionnés à partir d une liste, les destinataires apparaissent à cet endroit. Ces champs vous permettent de saisir les informations du destinataire du fax. Seul le champ du numéro de fax est obligatoire. Affiche toutes les pages du fax (page de garde comprise) en vues réduites et les numérote automatiquement. La page sélectionnée est bordée de noir. Menu Fichier Menu Edition Menu Affichage Nouveau Annule le fax courant, efface la liste des destinataires et crée un nouveau fax. Insérer Permet d insérer un fichier au contenu du fax. Enregistrer sous Permet d enregistrer le fax dans un répertoire local. Enregistrer le profil Crée un profil selon les paramètres utilisés par le fax courant, l utilisateur, la page de garde et l en-tête du fax. Pour plus d informations sur les profils, veuillez vous reporter à la section La gestion des profils. Imprimer Imprime le fax courant Envoyer Envoie le fax et ferme l interface SendFAX. Envoyer sans fermer Envoie le fax sans fermer l interface SendFAX. Cela vous permet, par exemple, de modifier ce fax avant de l envoyer à d autres destinataires. Connexion Ouvre la boîte de dialogue de connexion, par exemple pour changer de serveur de fax ou de compte utilisateur. Quitter Ferme l application SendFAX. Emetteur Ouvre la boîte de dialogue «Renseignements de l émetteur» et vous permet de modifier les informations qui apparaîtront sur le fax envoyé. Paramètres de l émission Ouvre la boîte de dialogue correspondante et vous permet de configurer l en-tête de fax, les options de numérotation et d appel ainsi que les paramètres des envois différés. Destinataire de fax Ouvre la boîte de dialogue «Modifier un contact» et vous permet de modifier les informations le concernant. Commentaires page de garde Vous permet de saisir un commentaire sur de votre page de garde, dans la fenêtre d aperçu. Barre d outils Permet d afficher l une des 4 barres d outils disponibles avec SendFAX (Principale, Aperçu, Vues réduites et Annotation). Quand une barre d outils est affichée, son nom est coché dans le menu. Barre d état Affiche ou masque la barre d état, dont le nom est respectivement coché ou décoché dans le menu. Carnet d adresses Permet d afficher les contacts de votre Carnet d adresses à droite ou à gauche de la fenêtre SendFAX. L application SendFAX 17

28 LU user B.book Page 18 Mercredi, 11. janvier :19 17 Aperçu complet Sélectionnez cette option pour afficher les vues réduite à gauche de votre écran, et voir la page sélectionnée en plein écran. Sélectionnez à nouveau cette option pour revenir en affichage standard et accéder à la liste des contacts et aux champs d adressage. Options Permet d afficher les options de SendFAX. Menu Vues réduites Menu Aperçu Menu Annotation Supprimer Supprime les pages sélectionnées dans les vues réduites. Déplacer Vous permet de déplacer la page sélectionnée dans les vues réduites, et de la positionner où vous voulez dans le fax. La numérotation des pages est mise à jour automatiquement. Marquer les pages Ne pas envoyer Vous permet de ne pas envoyer la page sélectionnée, sans la supprimer de votre fax (un signe d interdiction apparaît sur cette page, la distinguant ainsi des autres). Sélectionnez Marquer les pages Envoyer pour désactiver cette option et envoyer la page sélectionnée. Zoom Agrandit ou réduit l affichage des vues réduites. Première page Affiche la première page du fax. Précédente Affiche la page précédente du fax. Suivante Affiche la page suivante du fax. Dernière page Affiche la dernière page du fax. Meilleur ajustement ajuste l affichage de la page à la taille de la fenêtre principale. Ajuster à la largeur ajuste l affichage de la page à la largeur de la fenêtre principale. Ajuster à la hauteur ajuste l affichage de la page à la hauteur de la fenêtre principale. Zoom permet d augmenter ou de réduire l affichage de la page. Vous pouvez également saisir la valeur de votre choix dans ce champ. Vous pouvez ajouter des annotations au contenu d un fax, afin d attirer l attention du destinataire sur certaines sections. Les types d annotations disponibles sont : le texte, la ligne, le rectangle, le cachet et le marqueur. Ajouter affiche un sous-menu qui vous permet de sélectionner l une des annotations disponibles pour l ajouter à votre fax. Supprimer cliquez sur une annotation, puis sélectionnez cette option de menu pour la supprimer. Afficher les annotations lorsque cette option est cochée, les annotations sont affichées. Sélectionnez de nouveau cette option pour les masquer. Sélectionner tout sélectionne toutes les annotations de la page courante. Désélectionner tout désélectionne toutes les annotations. Propriétés permet de modifier les propriétés des annotations : la couleur et l épaisseur de la ligne, la police de caractère et la taille de la police pour les annotations de texte. 18 L application SendFAX

29 LU user B.book Page 19 Mercredi, 11. janvier :19 17 Menu Outils Carnet d adresses Open Line Server lance le Carnet d adresses à partir duquel vous pouvez créer un nouveau carnet, modifier les informations concernant vos contacts ou sélectionner une liste de contacts pour envoyer un fax. Pour des informations complètes à ce sujet, veuillez vous reporter au Chapitre 6 - Le Carnet d adresses. Carnet d adresses MAPI lance le Carnet d adresses MAPI si un carnet de ce type est installé sur votre PC. Gestion du profil ouvre la fenêtre servant à la gestion des profils. Pour des informations complètes à ce sujet, veuillez vous reporter à la section La gestion des profils. Choisir un destinataire Il y a deux façons de choisir les destinataires d un fax : saisir manuellement les informations concernant ce destinataire dans les champs appropriés, choisir un destinataire dans la liste des contacts. Le saisir manuellement Si les champs servant à adresser votre fax ne sont pas visibles dans l interface SendFAX, cliquez sur la flèche sous le champ Objet. La liste des champs apparaît et vous permet de saisir les informations appropriées. 1 Saisissez le nom (optionnel) et le numéro de fax (obligatoire) dans les champs À et Destination. Pour afficher ou masquer les champs 2 Cliquez ensuite sur le bouton pour inclure ce correspondant à la liste des destinataires de votre fax. L application SendFAX 19

30 LU user B.book Page 20 Mercredi, 11. janvier :19 17 Le choisir dans un carnet d adresses 1 Vous pouvez afficher les correspondants contenus dans un carnet d adresses directement dans la fenêtre SendFAX, en sélectionnant Affichage Carnet d adresses Affichage à droite/gauche. Ainsi, il vous suffira de double-cliquer sur le correspondant de votre choix pour l ajouter à la liste des destinataires, ou de le sélectionner et de cliquer sur le bouton : 2 Si votre carnet d adresses n est pas affiché (Dans le menu Affichage Carnet d adresses, aucune option n est sélectionnée), vous pouvez simplement cliquer sur le bouton À, puis sélectionner un ou plusieurs destinataires dans la fenêtre qui apparaît : 3 Si dans cette fenêtre vos correspondants sont dans une autre liste de contacts que celle qui apparaît, choisissez la liste des contacts désirés à partir du menu déroulant Afficher les noms de. 4 Double-cliquez sur les correspondants que vous souhaitez ajouter à la liste des destinataires, puis cliquez sur le bouton OK quand vous avez terminé. Le carnet d adresses privé qui apparaît est toujours le dernier carnet d adresses ouvert dans l application Carnet d adresses. Pour des informations complètes à ce sujet, veuillez vous reporter au Chapitre 6 - Le Carnet d adresses. 5 Pour exclure un destinataire de la liste, décochez simplement son nom : il demeure dans la liste mais le fax ne lui sera pas envoyé. Cette fonction peut s avérer très utile lorsque vous voulez envoyer deux versions du même fax. 20 L application SendFAX

31 LU user B.book Page 21 Mercredi, 11. janvier :19 17 Exemple Vous devez envoyer toutes les pages d un fax à M. Dupont, mais seulement les 2 premières pages à M. Durand. Ajoutez MM. Dupont et Durand à la liste des destinataires, cochez uniquement la case face au nom de Dupont, puis envoyez votre fax : M. Dupont reçoit toutes les pages, M. Durand aucune. Ajoutez ensuite un signet Ne pas envoyer sur toutes les pages de votre fax, sauf les 2 premières ; cochez uniquement la case face au nom de Durand, puis envoyez votre fax : M. Durand ne reçoit que ces 2 pages. Pour plus d informations sur les signets, voir le paragraphe concernant Les vues réduites, page Pour supprimer un destinataire d une liste d envoi, sélectionnez-le, puis cliquez sur le bouton situé au-dessus de la liste des destinataires. Le destinataire ne figure plus dans la liste. Modifier les informations sur un destinataire 1 Choisissez le destinataire dans la liste et cliquez sur le bouton. La fenêtre Renseignement de l émetteur apparaît : 2 Saisissez ou modifiez les informations de votre choix, puis cliquez sur le bouton OK. Attention, les administrateurs Open Line Server peuvent imposer l entrée d un code d imputation et d un sous-code d imputation. Dans ce cas renseignez obligatoirement les champs adéquats. Utiliser un profil Un profil est un ensemble d informations (en-tête de fax standard, page de garde personnalisée, informations concernant l émetteur) qui sont automatiquement appliquées au fax que vous envoyez, lorsque vous choisissez d utiliser le profil qui les contient. C est une option que vous êtes libre d utiliser ou non. Les profils répondent à de nombreux besoins : envoyer des fax aux noms de différents utilisateurs, utiliser une page de garde existant dans différentes langues étrangères. Que vous en ayez créé ou que l administrateur système vous en ait assigné (individuellement, ou au groupe dont vous êtes membre), SendFAX choisit le premier profil trouvé pour en faire votre profil par défaut. L application SendFAX 21

32 LU user B.book Page 22 Mercredi, 11. janvier :19 17 Choisir un profil Pour choisir un profil : 1 Cliquez sur le menu déroulant Profil situé à coté du bouton Envoyer dans la barre d outils principale de l interface SendFAX. 2 Choisissez un profil : celui-ci est associé au fax courant. Votre profil par défaut sera rétabli lorsque vous vous connecterez de nouveau sur le système Open Line Server. Annuler un profil Pour annuler un profil : 1 Cliquez sur le menu déroulant Profil situé dans la barre d outils principale de l interface SendFAX. 2 Choisissez Aucun profil. Votre profil par défaut sera rétabli à la prochaine connexion. Pour des informations complètes concernant la création de profils, veuillez vous reporter à la section La gestion des profils. Ajouter une page de garde Pour ajouter une page de garde à votre fax, sélectionnez-en une à partir du menu déroulant «Page de garde» de la barre d outils : Aucune page de garde envoie le fax sans page de garde. Autres pages de garde vous permet de choisir la page de garde de votre choix, dans un de vos répertoires ou sur le système. Lorsque vous utilisez un profil qui contient une page de garde, celle-ci devient la page de garde par défaut et apparaît sous l appellation Profil de la page de garde. Vous pouvez en choisir une autre ou ne pas sélectionner de profil en choisissant Aucun profil à partir du menu déroulant. Une fois choisie, la page de garde apparaît en vue réduite, à gauche de la fenêtre. 22 L application SendFAX