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1 Présentation 2015 de nos produits et services INFORMATIQUE TELECOMMUNICATION RESEAUX PROGICIEL de gestion SAARI DEVELOPPEMENT SPECIFIQUE SITE WEB LA G.E.D (GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS)

2 Introduction L'objet de ce document est d'introduire la notion de Gestion Electronique de Document (GED), d'en présenter le mode de fonctionnement et les composant matériels/logiciels requis en Entreprise tout en soulignant ses avantages. Plus précisément, nous allons aborder différents aspects de la gestion électronique de documents, et voir comment l ensemble de la chaîne de production et de traitement d un document papier ou numérique peut être prise en compte grâce aux fonctionnalités offertes par les outils de GED. Nous allons passer rapidement en revue les cinq grands axes de développement de ces technologies en les décomposant dans les rubriques suivantes : Points d entrée d un système de GED Stockage des documents primaires Restitution des documents primaires Architectures d intégration Possibles Puis finalement, nous aborderons les enjeux, avantages, d'une Gestion Electronique de Document

3 SOMMAIRE Introduction La Gestion électronique des documents (GED) en Entreprise 1- Définition 2- Enjeux d une GED 3- Avantage d une GED 4- Services et fonctionnalités d une GED 5- Composants matériels et Logiciels 6- Nous contacter

4 G.E.D : Définition Par G.E.D, on entend un système de Gestion, par des moyens informatiques, du cycle de vie complet d un document électronique (textuel, graphique, sonore, etc.), allant de sa création à sa destruction, en passant par sa modification, sa publication, sa diffusion, etc., de manière à optimiser l accès à ce document, à l information qu il contient et à L information qui le concerne. La GED peut être intégrée au sein de tout ou partie des départements de l entreprise. On distingue plusieurs types de GED destinée à différents usages, dont : La GED administrative qui permet de numériser puis de classer les documents administratifs (factures, fiches techniques, formulaires, devis...). Ces fichiers numérisés pouvant être ensuite mis en utilisation 1 consultation libre via le réseau interne de L entreprise. La GED bureautique regroupe l offre de progiciels de travail collaboratif permettant D échanger des documents, de les lire dans leur format d origine (Word, Excel PowerPoint, Outlook...) voire de les modifier depuis n importe quel poste de travail. La GED documentaire consiste à indexer un grand nombre de fichiers numériques aux formats les plus divers (texte, image, sons...) selon des critères définis par et pour L entreprise. Ce mode de gestion suppose généralement de mettre en place de puissants moteurs de recherche (plein texte, multicritères, index, thèmes...) afin que chaque fonction de l entreprise puisse exploiter efficacement les multiples ressources mises à leur disposition (modèles de lettre, mémo, factures clients1fournisseurs, formulaires...). Pour certaines activités, le document matérialise la valeur ajoutée produite. Par exemple, les bureaux d étude et les équipes projets, ce qui rend plus critique leur parfaite maitrise. Généralement, ne pas maîtriser les documents correctement revient à ne pas maitriser correctement l activité, la productivité, la qualité, les délais, l information et les processus métier.

5 Enjeux et avantages d'une G.E.D Diminuer et Optimiser la gestion de documents papiers En dépit d une utilisation massive des s et autres supports de communication via internet, la grande majorité des échanges de documents dans et hors de l entreprise, s effectue encore sous la forme de papier. Et ce sont autant de formulaires, de factures, de bons de commande et autres mémos qui continuent de s amonceler chaque jour dans les divers services de l entreprise. La dématérialisation des documents de travail n est certes pas pour demain pourtant une tendance semble se dessiner au sein des PME1PM. Et la Gestion Electronique des Documents (GED) de prendre lentement mais sûrement ses marques au sein des entreprises du secteur tertiaire, grandes consommatrices de papier. L évolution de la GED vers la gestion de contenu La gestion documentaire est aujourd'hui à la fois au service de la communication interne et de la communication externe, notamment avec l avènement des technologies liées à l internet permettant la mise en place de sites web et d intranets (avec la notion de portail d entreprise, le site web devient le point d entrée sur l ensemble des applications et des sources documentaires de l organisation). Il est nécessaire aujourd hui de disposer de solutions permettant une gestion consolidée de tous les fichiers d informations de l entreprise, si possible dans un référentiel unique et centralisé. Aujourd hui la gestion documentaire contribue à la mise en œuvre de gestion de contenu d entreprise (Enterprise Content Management, ECM) qui désigne les technologies destinées à acquérir, gérer et diffuser tout contenu numérique d entreprise, qu il s agisse de documents structurés (notamment les résultats de traitements informatiques) ou semi structurés (pages HTML, fichiers bureautiques, documents de partenaires... voire documents multimédia).

6 Avantages d'une G.E.D La gestion électronique de documents, c est l art de retrouver les documents (papiers, électroniques) avec : 98% de gain de place 0% de déclassement 98% de temps gagné De manière générale, une G.E.D permet : D'archiver la masse d'information papiers et la mettre en consultation De diffuser plus rapidement et plus largement l'ensemble de l'information de l'entreprise D'économiser en matière de coûts d'impression, de consommables, espaces de stockage D'augmenter la productivité générale des employés

7 Services et fonctionnalités d'une G.E.D Schéma d'une G.E.D d'entreprise Points d entrée d un système de GED Nous listons ci-dessous les différents points d entrée que doit gérer un système de GED complet. Numérisation C est le point d entrée de tous les documents papier, pour les transformer en représentation numérique (image bitmap). En fonction des débits de numérisation souhaités, on choisira des matériels plus ou moins performants (scanners, cartes d acquisition, etc.). Des traitements par lots sont à prévoir, avec pages de séparation, avec utilisation de codes-barres éventuels pour automatisation d une première phase d indexation, etc. l doit être tenu compte également des coûts de reprise de l existant, en plus du volume des documents papiers courants à gérer. La numérisation des documents est le préalable à toute mise en route de GED. Cette opération peut vite se révéler fastidieuse dans les services ayant massivement recours au papier (administratif, achat, comptabilité, SAV...). Pour le traitement de volumes importants de documentation papier, l entreprise a tout intérêt à se reposer sur une solution de LAD (lecture automatique de documents) qui lui permettra d automatiser les processus de numérisation, de traitement et de classement des documents papier. Cependant, ces outils

8 fournis par des sociétés spécialisées ne font malheureusement pas tout le travail et l on estime à 15 % la part de saisie qui devra être effectuée manuellement. A l issue de la phase de numérisation, l entreprise veillera à réorganiser les habitudes de travail, et à redéfinir une charte graphique de la documentation afin que les atouts de la GED puissent profiter au plus grand nombre. Là encore, les prestataires spécialisés proposent diverses formations pour sensibiliser le personnel à la manipulation des données archivées. La reprise de l existant est une tâche qu il est tout à fait possible d externaliser, avec fourniture de CD-ROM d archives (ou autre support). En termes de volume il faut compter en moyenne 35 Ko pour un document A4 compressé en G4 à 200 ppp, et 60 Ko pour un document A3. OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) Cette phase intervient après numérisation, si on souhaite que l information numérique image soit transformée en donnée textuelle, afin de pouvoir la reprendre sur un traitement de texte, ou en indexer le contenu. Les phases numérisation et OCR peuvent être automatisées en une seule tâche dans certains contextes de production. Fichiers bureautiques C est le point d entrée correspondant aux fichiers de type traitements de texte, tableurs, dessins vectoriels, etc. Ces fichiers sont en général conservés dans leur format natif, afin de pouvoir être repris avec les logiciels ayant servi à les créer l est aussi possible de les convertir vers des formats dits pivots, tels que le PDF d Adobe. Formulaires électroniques Un formulaire électronique est un couple <donnée, fond de page>, la donnée pouvant provenir de différentes sources (saisie utilisateur, extraction de site central, etc.) et étant fusionnée sur un fond de page commun à toutes les données du même type. Ce fond de page pourra être de plusieurs natures : soit une image bitmap, soit un masque d écran standard, etc... Pour économiser l espace de stockage, on archive séparément les données et les fonds de pages (un fond de page stocké pour toutes les données du même type stockées). Serveur de fax Les fax reçus sont un point d entrée important du système de GED dans une entreprise, l échange interentreprises se faisant de plus en plus fréquemment par fax. On peut l assimiler à la gestion de courrier. Les fax arrivent au format de compression G3. La norme de stockage utilisée en GED est actuellement le G4. l faut donc convertir le fax si on souhaite le stocker au même format que les images numérisées (fichiers G4 plus petits que les fichiers G3).

9 Stockage des documents primaires Par document primaire on entend le document électronique lui-même, sans ses index informatique. C est l image numérisée, ou le fichier bureautique, etc... Le stockage sur tout outil de GED se fait en prenant en compte deux niveaux de stockage : le cache, et le support d archivage. Le cache est toujours sur support magnétique. Le support d archivage peut être de toute nature (CD-ROM, DON, magnéto-optique, magnétique, etc.), montés en juke-boxes si nécessaire. Se posent également les problèmes de sécurité des supports de stockage eux-mêmes, qui deviennent la mémoire de l entreprise il faut en effectuer des sauvegardes régulières, en deux ou trois exemplaires, stockés en lieux sûrs. Restitution des documents primaires Format natif Il faut que le poste utilisateur soit équipé de l outil ayant servi à créer le document pour pouvoir le charger. Ce n est pas forcément la meilleure solution puisque tous les postes n ont pas forcément besoin d avoir un accès à tous les logiciels utilisés dans l entreprise. On pourrait donc être tenté de stocker les documents vers un format pivot unique. Cela dépend grandement des contextes d utilisation, mais en général il vaut mieux stocker le document dans son format natif, afin de pouvoir le reprendre, le copier, l éditer, etc. Même archivé, même sans droits de modification, il reste un document exploitable pour l entreprise, réutilisable. Visualiser de documents La meilleure façon de contourner le problème précédent est de posséder des visualiseurs de documents capables de restituer à l écran l apparence du document sans avoir besoin de charger l application ayant servi à créer le document. Cette opération est possible avec la plupart des formats de fichiers bureautiques, grâce à des logiciels du marché. Elle devient plus délicate si le document est un fichier conçu à partir de logiciels spécifiques à l entreprise, qui ne disposent pas forcément d un viewer de documents adapté. Envoi vers un serveur de fax Cette fonctionnalité est très importante dans un système d information entièrement numérique, car elle doit permettre à toute personne utilisant le système de "composer" un fax unique à partir de différents documents de natures différentes. Par exemple on souhaite envoyer par fax à Mr Dupont un résumé de son dossier, contenant une image numérisée, un courrier conservé au format Word, et une page de garde. l faut alors pouvoir créer une image fax de tous ces documents pour pouvoir les envoyer en un seul fax de plusieurs pages.

10 C est une notion de "fax composite", qu il ne faut pas oublier lorsque l on gère des dossiers constitués de documents de natures différentes. Envoi vers un serveur d impression La problématique est la même que pour le serveur de fax quand il s agit de composer des impressions à partir de documents de nature différente.

11 Composants matériels et logiciels d'une G.E.D Pour qu'une G.E.D soit opérationnelle différents composants hardware et logiciels sont requis. Cette infrastructure est constituée des éléments suivants : Un réseau informatique et des moyens de communication. De plus en plus fréquemment, il s agit du réseau général d entreprise avec des outils banalisés de communication, d une part, internes (accès aux applications informatiques et émulation de terminaux, transferts de fichiers, messagerie interne, etc.,) et, d autre part, externes (passerelles fax, télex, accès à des messageries publiques, accès à des banques de données externes, etc.) Un ou des serveur(s) physique(s) où résideront les informations de l entreprise (factures, devis, infos fournisseurs, produits, commandes,) contenant les applications qui traitent les données (méthode de calcul de la facturation, gestion des stocks.) Où résidera le contenu des écrans (pages) qui seront présentés aux utilisateurs (texte, graphiques, tableaux à remplir,). des postes client, banalisés ou spécialisés selon la fonction de l utilisateur. De plus en plus fréquemment, les postes de travail seront ceux dont l entreprise est équipée : PC sous MS-Windows, PC sous OS12, stations UN X, etc. Cette infrastructure est construite et organisée selon des choix et des règles d architecture, par exemple une architecture de type «client-serveur". Des logiciels applicatifs spécifiques : pour le traitement numérique des documents à partir d'un copieur, scanneur, spool d'impression, l'application de couches OCR, l'indexation, la recherche, la diffusion et la modification de l information, Des logiciels dans les stations utilisateurs (PC) : les browsers (navigateur Web) qui permettent d accéder aux informations et services sont universels et disponibles gratuitement.

12 NOUS CONTACTER Pour tous renseignements complémentaires, Merci de contacter MAMERI MAMERI Rue Allo mobil Calavi Aga-ISO-D BP: 556 Ab-Calavi Tél. : Fax. : Abomey-Calavi République du Bénin.

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