Smartphone 3.0. Guide accompagnateur d installation de Messagerie vocale / IVR

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1 Smartphone 3.0 Guide accompagnateur d installation de Messagerie vocale / IVR

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3 Guide accompagnateur d installation de Voc /IVR Smartphone 3.0 pour Windows 95/NT/2000

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5 Contenus Préface...7 Àproposdulotdedocumentation... 7 Autressourcesd informations... 8 Conventionsdudocument... 8 Listedesabréviations...11 Installation du système Messagerie vocale/ivr Etape1.Préparationdel Environment Etape 2. Installation de l ordinateur serveur Etape3.InstallationetinitialisationdeSPS Etape 4. Initialisation du service Messagerie vocale Etape5.Créationdesboîtesderéception

6 Contenus 6

7 Préface B ienvenue sur Smartphone 3.0, logiciel de télphonie informatique ultramoderne et multi-usages. Ce programme intègre à présent des outils faciles à utiliser permettant de créer des applications vocales interactives personnalisées et d accomplir les solutions du bureau: Messagerie unifiée ou Messagerie vocale pourvues de la messagerie par fax. Messagerie unifiée constitue une étape révolutionnaire dans le monde des systèmes de messagerie. Le système de messagerie unifiée inclut la fonctionnalité de messagerie vocale et de messagerie par fax et les intègre au système de messagerie Microsoft Exchange Server. Les utilisateurs vont désormais pouvoir consulter leurs fax, écouter leurs messages vocaux et lire leurs messages électroniques dans une seule boîte aux lettres. À propos du lot de documentation Le lot de documentation pour Smartphone 3.0 est une collection complète d informations et d instructions destinées à toute personne ayant à faire avec le système de messagerie à chaque niveau d utilisation. Le lot contient les documents suivants: Nouveautés de Smartphone 3.0. Ce document met l accent sur certaines caractéristiques de Smartphone 3.0, qui ont été enrichies ou ajoutées depuis la sortie de la version 2.81 SR2. Smartphone 3.0. Manuel de l utilisateur. Destiné aux utilisateur des systèmes de messagerie unifiée ou messagerie vocale construits avec Smartphone. Il s agit d un guide complet conçu pour faciliter la compréhension des concepts élémentaires de la messagerie unifiée ou vocale et l installation du logiciel Smartphone Client sur un PC d utilisateur. Smartphone 3.0. Pense-bête. Il s agit d une petite carte de référence rapide expliquant les fonctionnalités élémentaires de la messagerie vocale pouvant être imprimée et distribuée aux utilisateur. Smartphone 3.0. Messagerie unifiée / SVI et messagerie vocale/ Guides accompagnateurs d installation SVI. Procédure générale d installation et de mise en route des solutions SVI (serveur vocal interactif), de messagerie unifiée et vocale dans le bureau du client. Smartphone 3.0. Mise en route. A l intention de la personne qui va installer Smartphone Server et les systèmes MU ou de messagerie vocale. Inclut la description étape par étape du processus d installation. Smartphone 3.0. Guide de configuration du du PBX Pour les spécialistes de PBX qui vont préparer le système de téléphonie pour l intégration de Smartphone. Contient les informations techniques sur les modifications qui doivent être effectuées dans la configuration du PBX en vue d assurer toutes les fonctionnalités de Smartphone et des solutions de messagerie vocale et messagerie unifiée. Smartphone 3.0. Manuel de l administrateur. Destiné à l administrateur du système de messagerie unifiée ou vocale construit avec Smartphone. Inclut toutes les informations que l administrateur système doit connaître pour maintenir le système. Smartphone 3.0. Manuel du dévelopeur d applications. Guide complet à propos du développement d applications vocales interactives personnalisées avec les outils de développement de Smartphone. 7

8 Smartphone 3.0 Autres sources d informations Aide active L aide active réfère à la capacité de Smartphone Server d afficher de brèves explications concernant un élément d interface de programme (un élément du menu par exemple) par simple clique de la souris sur l élément en question. On appelle ce type d aide actif car Smartphone Server surveille activement la position du pointeur de la souris. Ces courtes explications sont affichées dans la barre d état de Smartphone Server. Info-bulles Les info-bulles sont les appellations courtes des icônes dans la fenêtre du programme. Elles peuvent vous aider à comprendre ce qu il se passe si vous appuyez sur une icône en particulier dans la barre d outils de Smartphone Server. Aide en ligne Smartphone Server supporte les fonctionnalités totales de l aide de Windows 95/NT/2000. Pour accéder à l aide simplement: Pressez la touche F1 à tout moment pour l aide générale de Smartphone Server. Pressez les touches Maj + F1 à tout moment pour l aide en contexte concernant le champs affiché. Sélectionnez [Aide Contenu] à partir de la barre de menu et cherchez par: Table des matières avec les livres et les rubriques à sélectionner. Index des rubriques. Un mot. Sélectionnez [Aide Vue d ensemble] à partir de la barre de menu pour accéder à la rubrique d aide globale de Smartphone Server. Sélectionnez [Aide Glossaire] à partir de la barre de menu pour accéder au glossaire des termes utilisés dans Smartphone Server. Cliquez sur le bouton Aide dans n importe quel dialogue. Cliquez sur le bouton Qu est ce que c est? à l aide du bouton gauche de la souris. Puis cliquez sur l élément du dialogue qui vous semble mériter une explication. Une fenêtre automatique contenant les explications recherchées s affiche. Lorsque vous vous trouvez dans une fenêtre d aide en ligne, cliquez simplement sur les mots-clé surlignés pour obtenir une explication plus détaillée de la rubrique en question. Fichier Lisez-moi Vous trouverez les informations de dernière minute sur Smartphone dans le fichier readme.txt. Conventions du document Toute la documentation technique de Smartphone est disponible en format Adobe Acrobat (PDF) sur le CD-ROM de Smartphone. Tous les documents incluent une table des matières au début du fichier, des signets PDF, un index de mots clé à la fin du fichier et un index de recherche PDF. Pour utiliser l index de recherche PDF: 1 assurez-vous que vous avez installé la version de Adobe Acrobat Reader avec la fonction de recherche qui est livrée avec Smartphone. 2 dans Acrobat Reader, sélectionnez l élément du menu [Edition Recherche dans plusieurs documents Index...]. Le dialogue Sélectionner un index apparaît. 3 cliquez sur Ajouter... et allez à <lettre du lecteur de CD-ROM>:\Server\Docs\French\Index.pdx. 4 cliquez sur OK. L index du serveur est à présent connecté. Utilisez [Edition Recherche dans plusieurs documents Recherche...] 8

9 pour parcourir instantanément toute la documentation de Smartphone Server. Conventions typographiques Tous les documents du NOVAVOX AG sont régis par les conventions suivantes: 1 Les options sélectionnées à partir du menu et/ou des sous-menus apparaissent entre doubles crochets ( [ ] ) avec une barre verticale ( ) entre les différents niveaux du menu. Par exemple: [ Réglages Lignes téléphoniques ] indique l ouverture du dialogue en cliquant sur Réglages dans le menu principal, puis en sélectionnant Lignes téléphoniques dans le sous-menu. 2 Le nom des fenêtres, des dialogues, des onglets et des champs apparaissent entre guillemets. 3 Le nom des boutons apparaît en gras. Par exemple: OK. 9

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11 Chapitre 1: Liste des abréviations Voici quelles sont les abréviations qui sont utilisées dans ce document : Table 1: Abréviations DTMF IVR IAM PABX PSTN SDA SPC SPS Numérotation multifréquence, terme utilisé pour décrire un signal à fréquences vocales constitué d deux signaux distincts d amplitude égale mais de fréquence différente. Réponse vocale interactive, fournit des directives ou des options de menu (généralement sous forme de messages vocaux) qui permettent au demandeur de demander des informations (généralement en appuyant sur les touches de son téléphone ou/et en énonçant des commandes). Le système SVI fournit les informations nécessaires au demandeur sous forme de réponses vocales. Indicateur d attente de message, l utilisateur est averti de l arrivée d un nouveau message par un symbole ou bien un témoin lumineux sur son téléphone. Autocommutateur téléphonique privé réalisant de nombreuses fonctions de commutation généralement fournies par les seules compagnies de téléphone. Réseau téléphonique public qui comprend toutes les compagnies de téléphone publiques. Les lignes fournies par les autocommutateurs publics sont accessibles aux acheteurs d une certaine zone géographique. Sélection directe à l arrivée, digits DTMF envoyés par le PBX aux postes de la messagerie vocale (en l occurence aux lignes de Smartphone Server) juste après que SPS ait répondu à l appel. Ces digits contiennent les informations sur le type d appel et le numéro de poste de la partie appelante (appelée). Pour des informations plus détaillées, veuillez consulter le Manuel de configuration du PBX. Smartphone Client, application basée sur le logiciel s exécutant sur l ordinateur de l utilisateur. Le logiciel Smartphone Client fournit la connexion à l ordinateur Smartphone Server étant responsable des messages vocaux et fax. Il affiche les messages dans le format approprié par l intermédiaire de l application de courrier électronique installée (en général Microsoft Exchange Client ou Outlook). Smartphone Server, application basée sur le logiciel responsable des messages vocaux et fax. Elle s exécute sur l ordinateur contenant les cartes de téléphonie qui sont en liaison directe avec le réseau téléphonique public et le réseau interne. 11

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13 Chapitre 2: Installation du système Messagerie vocale/ivr L es types de système pouvant être installés avec Smartphone dépendant des options de licence. Si vous souscrivez l option Messagerie vocale, voici les types généraux que vous pouvez installer: 1 Système Messagerie vocale 2 IVR (générateur d applications vocales personnalisées) Si vous installez un système mixte (avec Messagerie vocale et IVR), suivez alors les étapes concernant le système Messagerie vocale. Le processus d installation de SVI est inclu dans ces étapes. Vous avez également la possibilité d ajouter des caractéristiques avancées si votre environnement est apte à les supporter: 1 messagerie par fax 2 envoi de fax par Smart-4-Fax 3 notification par courrier électronique 4 fonctions envoi/réception de fax 5 fonctions envoi/lecture de messages électroniques 6 support SDA (informations complémentaires du PBX) Le tableau suivant présente les différentes configurations possibles suivant les options que vous avez installées. Table 1: Configurations PC + Dialogic Support SDA IVR (par défaut) fonctions de base fonctions de base + signalisation du PBX Messager ie vocale fonctions de base Messageri e unifiée fonctions de base Table 1: Configurations L option Exchange Server présume que la connexion au réseau est inclue. La première colonne du tableau ci-dessus contient des symboles que vous trouverez à différentes étapes de ce document. Les étapes marquées par l'un de ces symboles sont optionnelles. Réalisez-la seulement si vous voulez avoir la configuration incluant cette option. IVR Connexion Internet Exchange Server Carte Fax (non utilisé) fonctions de base + envoi/lecture de messages électroniques fonctions de base + envoi/réception de fax fonctions de base + envoi de fax par Smart-4- Fax fonctions de base + notification par courrier électronique fonctions de base + messagerie par fax fonctions de base + messagerie par fax Le tableau suivant présente les options obligatoires et supplémentaires du type de configuration général pour IVR: Table 2: IVR Obligatoires? Options avancées Carte Fax Non fonctions d envoi/ réception de fax Exchange Server Signalisation SDA Non Non fonctions d envoi/lecture de messages électroniques signalisationdupbx 13

14 Smartphone 3.0 Le diagramme suivant affiche la configuration typique du système de télécommunications pour le système IVR; les éléments optionnels sont marqués: send/playback options only PSTN PBX SPS computer MS Exchange Server Domain controller Fileserver Internet PSTN PBX SPS computer Domain controller Fileserver MS Exchange Server Internet Faxmail only Fax machine User PC User PC User PC Telephone Telephone Telephone Fax options only Messaging Voice Applications only Messagerie vocale Le tableau suivant affiche les options obligatoires et supplémentaires pour le type de configuration générale de Messagerie vocale: Table 3: Messagerie vocale Obligatoires? Avancés si installés avec VM Carte Fax Non Messagerie par fax Connexion Internet Exchange Server Signalisation SDA Fax machine Non Non Oui Telephone Telephone Telephone Envoi de fax par Smart-4-Fax Notification par courrier électronique Le diagramme suivant affiche la configuration typique du système de télécommunications pour le système Messagerie vocale; les éléments optionnels sont marqués: La procédure d installation du système Messagerie vocale consiste en 5 étapes principales: 1 préparation de l environnement technique 2 installation du matériel de serveur 3 installation de Smartphone Server 4 initialisation du service Messagerie vocale 5 enregistrement des utilisateurs de boîte de réception La procédure d installation du système SVI consiste en trois étapes pprincipales: 1 préparation de l environnement technique 2 installation du matériel de serveur 3 installation de Smartphone Server Il est important de suivre les étapes dans l ordre afin d assurer le bon fonctionnement de votre système. Dans ce document vous trouverez un aperçu général des procédures et références nécessaires aux documents qui vous fourniront de plus amples informations. Etape 1. Préparation de l Environment Documents nécessaires pour cette étape: Smartphone 3.0. Manuel de configuration du PBX (PBX.pdf) Smartphone 3.0. Mise en route (Start.pdf) 14

15 Installation du système Messagerie vocale/ivr Une certaine configuration de l environnement du bureau de télécommunications est nécessaire pour initialiser le système Messagerie vocale/ivr. Pour obtenir les informations sur les exigences du sysèmes consultez le chapitre Exigences du système du manuel Mise en route. Préparation du réseau téléphonique L administrateur système et le spécialiste de PBX doivent connecter le système Messagerie vocale au réseau téléphonique. 1 Installez et configurez le PBX. Ceci doit être fait par le spécialiste de PBX. Pour obtenir les informations sur la configuration du PBX consultez le document Guide de configuration du PBX. 2 Réservez quelques lignes (selon l utilisation recherchée) pour la connexion de l ordinateur SPS. Il est recommandé que le nombre d utilisateurs ne dépasse pas 8 fois le nombre de lignes SPS. Pour obtenir plus d informations consultez le sous-chapitre Connecter SPS au réseau téléphonique du chapitre Connecter les composants de Messagerie vocale dans le manuel Mise en route. 3 Octroyez à chaque utilisateur une ligne de téléphone PBX. 4 Connectez votre télécopieur de bureau au PBX. Préparation du système de messagerie Microsoft Exchange Préparez votre réseau local (LAN) afin de rendre possible la prise en charge de la messagerie électronique. Le support du courrier électronique (Microsoft Exchange) est nécessaire pour la notification des messages par courrier électronique et pour d autres options de Smartphone. Ce travail doit être accompli par l administrateur réseau. Pour plus d informations à propos de Exchange consultez le sous-chapitre Connecter SPS et MS Exchange Server du chapitre Connecter les composants de Messagerie vocale dans le manuel Mise en route. Une fois que vous avez préparé l environnement, vous êtes prêts à installer Smartphone. Le PBX et le LAN, correctement préparés, offrent les services nécessaires à Smartphone. Etape 2. Installation de l ordinateur serveur Document nécessaire pour cette étape: Smartphone 3.0. Mise en route (Start.pdf) Vous devez définir le serveur qui prendra les appels téléphoniques et fax des utilisateurs. Pour le serveur, votre PC doit fonctionner sous Windows NT/2000 ou Windows 95 (consultez les Exigences du système pour connaître les configurations par le matériel et par le logiciel exacts). Vous aurez également besoin des cartes de téléphonie Dialogic. Connectez votre ordinateur SPS au LAN en utilisant n importequeltypedecarteréseau. Pour plus d informations sur les exigences du système consultez le chapitre des Exigences du système dans le manuel Mise en route. Préparation du PC serveur sous Windows NT/ Créez un compte d utilisateur global que vous appèlerez spadmin. 2 Créez un groupe d utilisateurs global (dans votre domaine Windows NT/2000) que vous appèlerez spadms et contenant l utilisateur spadmin. 3 Créez un groupe d utilisateurs local (sur l ordinateur SPS dans le gestionnaire des utilisateurs) que vous appèlerez restreints et contenant le groupe spadms. 4 Ajoutezlegroupe spadms augroupelocal Administrateurs. 5 Réduisez les ressources disponibles pour ce groupe restreint, désactivez l accès aux disques (non nécessaire pour le fonctionnement de Smartphone. 15

16 Smartphone Ouvrez une session sur l ordinateur SPS comme spadmin. 7 Créez un profil MAPI pour l utilisateur spadmin ; nommez-le spadmin. 8 Ajoutez le service Microsoft Exchange Server à ce profil. Cela permet la connexion à la boîte de réception de l utilisateur virtuel spadmin qui a été créé sur Microsoft Exchange Server. 9 Faites-en votre profil par défaut (par le Panneau de configuration, Courrier, Afficher les profils, Lors du démarrage de Microsoft Outlook (Exchange Client), utiliser ce profil... ). 10 Vérifiez que les paramètres horaires date/heure sont exactement les mêmes que ceux de l ordinateur Microsoft Exchange et SPS. Utilisez uniquement le compte de l utilisateur virtuel spadmin pour ouvrir une session sur l ordinateur SPS lorsque vous installez ou exécutez Smartphone ou un logiciel apparenté à lui. Préparation du PC serveur sous Windows 95 Il est possible de travailler sous Windows 95 seulement si SPS et MS Exchange Server sont sur des ordinateurs différents. 1 Créez un compte d utilisateur global spécial appelé spadmin. 2 Créez un groupe d utilisateurs global (dans votre domaine Windows NT/2000) appelé spadms et contenant l utilisateur spadmin. 3 Ouvrez une session sur l ordinateur SPS comme spadmin. 4 Créez un profil MAPI pour l utilisateur spadmin ; nommez-le spadmin. 5 Ajoutez le service Microsoft Exchange Server à ce profil. Cela permet la connexion à la boîte de réception de l utilisateur virtuel spadmin qui a été créé sur Microsoft Exchange Server. 6 Faites-en le profil par défaut (par le Panneau de configuration, Courrier, Afficher les profils, Lors du démarrage de Microsoft Outlook (Exchange Client), utiliser ce profil... ). 7 Vérifiez que les paramètres horaires date/heure sont exactement les mêmes que sur l ordinateur Microsoft Exchange et SPS. Utilisez uniquement le compte d utilisateur virtuel pour ouvrir une session sur l ordinateur SPS lorsque vous installez ou exécuter Smartphone ou un logiciel apparenté à lui. Installation des cartes PCI Dialogic (VFX et autre) Réalisez cette étape pour les cartes Dialogic avec l interface de bus PCI. Pour plus d informations sur la façon d installer les cartes PCI Dialogic consultez le chapitre Installation des cartes PCI dans le manuel Mise en route. Installation des cartes Analog SW ISA Dialogic (VFX et autre) Réalisez cette étape pour les cartes Dialogic avec l interface de bus ISA. Pour plus d informations sur la façon d installer les cartes Analog SW ISA Dialogic consultez le chapitre Installation des cartes Analog SW ISA dans le manuel Mise en route. Installation des cartes Analog HW ISA Dialogic (VFX et autre) Réalisez cette étape pour les cartes Dialogic avec l interface de bus ISA. Pour plus d informations sur la façon d installer les cartes Analog HW ISA Dialogic consultez le chapitre Installation des cartes Analog HW ISA dans le manuel Mise en route. Maintenant que les cartes ont été installées, vous êtes prêt à installer le logiciel sur l ordinateur SPS. Votre matériel est prêt. La communication a été établie. MAPI ainsi que le système d exploitation sont correctement configurés. 16

17 Installation du système Messagerie vocale/ivr Etape 3. Installation et initialisation de SPS Document requis pour la réalisation de cette étape: Smartphone 3.0. Mise en route (Start.pdf) une fois l ordinateur serveur préparé, vous pouvez installer le logiciel Smartphone Server. Installation de SPS Installez le logiciel SPS. Pour plus d informations consultez la chapitre Installation de Smartphone Server dans le manuel Mise en route. Initialisation de SPS Configurez les paramètres de sorte que SPS puisse fonctionner et adaptez-le à votre environnement. Pour plus d informations consultez le chapitre Installation de Smartphone Server dans le manuel Mise en route. Initialisation du démarrage automatique Vous pouvez avoir besoin de stabiliser votre serveur de façon à prévenir les erreurs système dues, entre autres, à la perte en ligne. Pour plus d informations consultez les chapitres Initialisation du démarrage automatique et Initialiser le redémarrage régulier dans le manuel Mise en route. Une fois SPS installé et initialisé, il est en état de fonctionner mais n est pas encore prêt à servir les utilisateurs. Etape 4. Initialisation du service Messagerie vocale Documents requis pour la réalisation de cette étape: Smartphone 3.0. Manuel de l administrateur (Admin.pdf) Smartphone 3.0. Mise en route (Start.pdf) Maintenant vous devez configurer SPS afin d activer les fonctions du service Messagerie vocale. Les options de Messagerie vocale sont définies dans les dialogues accessibles depuis le menu Messagerie vocale dans SPS et Mailbox Administrator. Pour plus d informations concernant les paramètres de Messagerie vocale consultez les chapitres Vue d ensemble de SPS et Vue d ensemble de Mailbox Administrator du Manuel de l administrateur. Configuration du standard automatique Ensuite, l administrateur devra configurer le standard automatique. Le standard automatique permet aux demandeurs externes de trouver puis de se connecter au poste téléphonique de leur choix sans l assistance d une standardiste. Il existe différentes façons de configurer le standard automatique, selon les besoins de votre organisation. Pour en savoir plus à ce sujet veuillez consulter le chapitre Description du standard automatique pour les administrateurs du Manuel de l administrateur. Initialisation de Mailbox Administrator Mailbox Administrator sert à gérer la base de données d utilisateur de Messagerie vocale. Pour plus d informations consultez le sous-chapitre Initialisation de Mailbox Administrator du chapitre Initialisation de Messagerie vocale/ Messagerie vocale dans le manuel Mise en route. Démarrage de la VAP de Messagerie vocale Démarrez l application vocale Messagerie vocale pour commencer à utiliser Messagerie vocale. Pour plus d informations consultez le sous-chapitre Démarrer les applications vocales de Messagerie vocale/messagerie unifiée du chapitre 17

18 Smartphone 3.0 Initialisation de Messagerie vocale/messagerie vocale dans le manuel Mise en route. UnefoisquelaVAPMessagerievocaleestdémarrée,le système Messagerie vocale est en état de fonctionner dans votre bureau et vous pouvez commencer à servir vos clients. Etape 5. Création des boîtes de réception Documents requis pour la réalisation de cette étape: Smartphone 3.0. Manuel de l utilisateur (User.pdf) Désormais, le système Messagerie vocale fonctionne. Les utilisateurs peuvent s enregistrer et utiliser le service Messagerie vocale. Enregistrement des utilisateurs de Messagerie vocale Les utilisateurs peuvent s enregistrer sur le système Messagerie vocale de plusieurs manières. Cela est expliqué en détails dans la documentation. Pour plus d informations consultez le chapitre Se faire enregistrer en tant qu Utilisateur de Manuel de l utilisateur. 18

19 Smartphone 3.0. Guide accompagnateur d installation de Messagerie vocale / IVR. Nom de fichier : roadvm.pdf Edition : Date : Copyright par NOVAVOX AG Tous droits réservés.

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22 Smartphone 3.0 NOVAVOX AG Téléphone: Fax: support@novavox.com WWW: Copyright 2001 NOVAVOX AG Tous droits réservés.