Préparation de la campagne sabbatique 2016

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1 Préparation de la campagne sabbatique 2016 Information aux «candidats au congé sabbatique» Le concept d année sabbatique ou «congé de perfectionnement scientifique ou pédagogique» et les conditions statutaires sont précisés à l article 49 du Statut académique et ses mesures d application n 5 disponibles sur la page de l UCL. A l UCL, les congés sabbatiques constituent un levier important de notre politique de formation et de développement de compétences tout au long de la carrière académique. Ils offrent également des opportunités pour créer des collaborations internationales de recherche et pour mettre en œuvre de nouveaux projets. Selon divers témoignages recueillis, les académiques ayant bénéficié d un congé sabbatique en ressortent aussi avec l impression d avoir pu prendre du recul, de jeter un regard différent sur leurs missions et parfois, de repartir avec un nouvel élan. ATTENTION une fois votre demande de congé sabbatique acceptée, merci de signaler tout changement par mail à la Vice-rectrice à la politique du personnel (via marie-anne.saussu@uclouvain.be) Actions / FAQ envisagées : Préparation/organisation du séjour sabbatique I. Scénarii possibles (pour mémoire) : a. Je pars seul ou en couple sans enfants b. Je pars en couple - la famille suit mais le conjoint ne travaille pas c. Je pars en couple les 2 parents travaillent et il faut éventuellement s organiser pour la gestion des enfants d. Je reste en Belgique II. Aspects pratico-pratiques a. Procédure de demande à l UCL (éligibilité, modalités (temps à prévoir avant l introduction d un dossier, etc) i. Préparation de la demande (discussion entre collègues) ii. Introduction de la demande au à la doyen ne après avis du de la président e d institut (v. formulaire) b. Restrictions (durée, etc) et dépenses éligibles i. Avant cela, soyez attentifs à voir ce qu offrent la ou les institutions d accueil ii. Interroger Nathalie Alen nathalie.alen@uclouvain.be (ou, en cas d absence, Nathalie Orban nathalie.orban@uclouvain.be) pour les questions de dépenses éligibles, fiscales et sécurité sociale : Par exemple On privilégie l utilisation des ressources diverses pour ce qui peut être accepté (@ fiscal) comme frais propres à l employeur dans le cadre d un détachement à l étranger (hors per diem et hors frais de location de voiture à long terme info ADFI) : Frais de déplacement : OUI si professionnels (et un A/R de la famille) Assurances si complémentaire p.ex. USA : OUI SAUF pour des soins qui peuvent être effectués en Belgique (ex : soins orthodontiques ) Logement : Acceptable avec limites Voiture : NON

2 c. Financement 1 à anticiper 12 à 18 mois à l avance Plusieurs financements sont possibles mais il faut être attentif aux cumuls possibles, ou non, avec le maintien de la rémunération à temps plein. Pour toute demande d information sur les financements compatibles avec une rémunération temps plein, merci de bien vouloir prendre contact avec l Administration de la recherche (ADRE) Sara Wilmet : sara.wilmet@uclouvain.be. d. Démarches à prévoir avant/après (dans l ordre de priorité dans le temps) essentiellement en cas de départ à l étranger i. Intra faculté/institut : organiser la suppléance et s assurer de la faisabilité interne du projet ii. Lorsque les enfants accompagnent : trouver une crèche/une école Prévoir la place gelée à l école en Belgique (anticiper le retour) Prévoir la validation en Communauté française (ou Région flamande) de la période scolaire à l étranger S inquiéter du sort des allocations familiales : poser des situations précises via SPER (supra), à notre caisse d allocations familiales UCM iii. Logement : Mise en location de sa propre maison 2 : o Sabbatical.home o (suggestion : constituer une base de données pour tous les chercheurs étrangers arrivant à l UCL?) Trouver une maison: o aux USA : Craigslist iv. Voiture : à prévoir mais non pris en charge par ressources UCL v. VISA USA - J1 (2 mois avant) Attn photos Nécessité d avoir la garantie d un sponsor vi. Santé / assurances etc info mutuelle (non obligatoire mais ) vérifier le champ d application territorial de la police d assurance RC (au min.) et envisager une couverture complémentaire si nécessaire dans tous les cas, prévenir ASSU (via formulaire + vii. Autres En fonction du pays de destination : demander n sécurité sociale ou CI étranger en cas de voyage à l étranger pendant plus d un mois, se renseigner auprès de Nathalie Alen (en cas d absence, Nathalie Orban) sur les conséquences sociales et fiscales de ce séjour et notamment sur la nécessité d obtenir de SPER un formulaire A1 (déclaration concernant la sécurité sociale») pour un séjour intra UE ; déclaration à la police et la commune du domicile en Belgique avant le départ (mais maintien de domicile en Belgique cfr note 2 ). 1 Sachant qu à priori le traitement est maintenu à temps plein. On est ici plus attentifs aux coûts cachés (visa, crèche, école, voiture, vaccins ) 2 Veiller à se renseigner sur les conséquences pour sa propre domiciliation lorsque d autres se domicilient chez soi. Doct VRPP/CRCT, ADRE & SPER (à jour le 04/12/2015) 2

3 III. Liens utiles : a. Euraxess Services (pour Europe et pays associés) - contact (ADRE) ou Edithe Antoine (RHUM). Plus de 200 Centres de Services Euraxess disséminés en Europe proposent une aide personnalisée aux chercheurs et professeurs en situation de mobilité (aspects administratifs, pratiques, familiaux ) : b. Euraxess links : un réseau de chercheurs européens expatriés (USA, Canada, Japon, Chine, Inde, Brésil et l ASEAN ou Association des nations de l'asie du Sud-Est) c. Euraxess Jobs : les chercheurs de toute nationalité peuvent y déposer leur CV et rechercher des offres d emploi et des financements de bourses. d. L UFBE (Union francophone des belges à l étranger) : e. Portail européen sur la mobilité de l emploi Eures : IV. «Conseils d amis» a. Eviter les courts séjours A/R vers la Belgique si possible, Un séjour long aide davantage à une vraie réflexion de fond (Attention toutefois aux périodes inévitables et difficiles de la transition avant/après) ; b. L insertion dans une équipe sur place aide beaucoup ; c. Mettre des stratégies en place sur, par exemple, «comment gérer skype et s belges avec l équipe restée en Belgique»? Doct VRPP/CRCT, ADRE & SPER (à jour le 04/12/2015) 3

4 FINANCEMENTS POUVANT COUVRIR UN (OU UNE PARTIE DE) SEJOUR SABBATIQUE Bien entendu, le la Professeur e qui part en sabbatique garde toute sa rémunération en Belgique (sauf exception). Ces financements sont compatibles à condition de coller aux critères d éligibilité du bailleur de fonds (renseignements auprès de l ADRE). Bailleur de fonds Wallonie- Bruxelles International (WBI) Commission Fulbright Mesure(s) d excellence «World» postdoctorales Schuman Couverture financière Séjours longs (min 1 an) : /mois couvrant les frais de subsistance, le logement, les frais de déplacements à l intérieur du pays. Séjours courts (1 à 3 mois) : /mois couvrant les frais de subsistance, le logement, les frais de déplacements à l intérieur du pays. Tout comme WBI, il s agit de frais de subsistance et non d un véritable salaire (+/ USD pour une année). Délai d introduction de la demande Remarques Point de contact ADRE Pour les séjours longs : 1 er mars de chaque année pour l année universitaire qui suit. Pour les séjours courts : 1 er octobre, 1 er février ou 1 er mai de chaque année. WORLD#.Vlx03r9Aopo Les dossiers sont soumis en ligne avant le 1 er décembre. Postdoc : Schuman : A priori, WBI préfère soutenir des candidats avec déjà une ancienneté scientifique significative, et donc des professeurs plutôt que des jeunes post-docs. Si le candidat passe par la Fulbright «Belgium», il doit avoir la nationalité belge ou luxembourgeoise (pour les bourses postdoctorales) et européenne (pour les bourses Schuman). Au niveau de l'originalité des relations, la Fulbright insiste sur la question de nouveauté, plutôt que sur l'idée de soutenir des relations existantes. Mais montrer l'expansion de relations existantes semble aussi pouvoir leur convenir. Doct VRPP/CRCT, ADRE & SPER (à jour le 04/12/2015) 4

5 F.R.S.-FNRS Crédits brefs séjours Frais de voyage + maximum EUR pour le séjour Demande à introduire au moins 2 mois à l avance pour des séjours en Europe et au moins 3 mois à l avance pour des séjours hors Europe. (après identification) COST Actions COST Frais de mobilité Lancement de nouvelles actions COST : deux clôtures par an (février/mars et septembre). Mais également possibilité d intégrer une action COST en cours. Le cumul salaire + crédit est bien possible pour le crédit bref séjour (c est évidemment sousentendu puisque le crédit ne couvre que voyage + séjour). La demande d un crédit bref séjour n est pas incompatible avec le fait que l UCL introduise une demande de subside pour mission scientifique au nom du chercheur. Natacha Wittorski UE-MSCA RISE Frais de mobilité L UE lance un appel chaque année. Le cumul est possible. RISE favorise les échanges de personnel de recherche et innovation pendant des séjours de 1 à 12 mois. Les chercheurs impliqués sont en «détachement», c est-à-dire que le salaire n est pas couvert par la contribution européenne ; l institution de départ (ici, l UCL) est donc censée continuer à payer un salaire durant le séjour à l étranger. ADRE/Décembre 2015 Doct VRPP/CRCT, ADRE & SPER (à jour le 04/12/2015) 5