Appel à soumissions. Élaboration d'une stratégie de communication et stratégie de commandite

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1 Appel à soumissions Élaboration d'une stratégie de communication et stratégie de commandite Moncton, le 10 décembre 2015

2 1. Contexte Le Congrès Mondial Acadien (CMA) est un événement qui a pour but de rassembler la diaspora acadienne dispersée aux quatre coins du globe. C'est un événement qui a lieu tous les quatre ans depuis Cette prochaine édition sera donc la 6e édition de l'événement. Si le cœur du CMA se situe dans les rencontres organisées entre Acadiens, il s'agit également d'un événement festif célébrant la culture acadienne et donnant lieu à de nombreux concerts. Enfin, le CMA est également l'occasion de débattre du futur de l'acadie et de la société acadienne (un débat que les organisateurs ont l'intention de rendre cette édition plus accessible au grand public). Le Comité organisateur du CMA (COCMA) est mandaté par la Société Nationale de l'acadie afin d'organiser cet événement. Cette prochaine édition se veut un retour sur les lieux qui, 25 années plus tôt, avaient accueilli le tout premier Congrès Mondial Acadien. Cette édition s'étendra également à l Île-du-Prince- Édouard, lieu d'importance pour la communauté acadienne qui n'avait, jusque là, pas encore été hôte du Congrès. Le slogan de cette prochaine édition, La Mer Rouge, un lien qui nous rassemble, incarne parfaitement la volonté du Comité organisateur du CMA de faire en sorte de rapprocher ces deux territoires qui se joignent par le pont de la Confédération. Souhaitant un travail professionnel de qualité, le COCMA lance donc un appel à soumissions pour : A- Le développement d une stratégie de marketing et de communication, et B- Le développement d une stratégie de commandite, et C- Opérationnalisation de la stratégie de commandite. 2. Procédure de dépôt d une soumission Un soumissionnaire peut présenter une proposition seulement pour l une ou l autre des stratégies de cet appel à soumissions (A, B ou C). Il est également possible pour un soumissionnaire de présenter une proposition pour deux ou trois composantes de l appel à soumissions (A, B et C). Un soumissionnaire désirant soumettre une proposition pour plusieurs composantes doit démontrer les avantages de cette approche. Ce dernier doit également démonter le coût unitaire des stratégies et le coût du travail unifié. Exemple : Stratégie de marketing et de communication (A) : 1$ Stratégie de commandite (B) : 1$ Les deux stratégies unifiées (A et B) : 1.50$

3 3. Objectifs Conformément à sa volonté, le COCMA souhaite retenir les services d une ou des organisations professionnelles pour la réalisation de ses stratégies de marketing/communication et de commandites. Sous la supervision de la direction générale du COCMA, le ou les fournisseurs de service retenu, en conformité avec les exigences et le respect de l'échéancier prévu, aura le mandat de fournir des stratégies répondant aux critères suivants : A. Stratégie de marketing et de communication En collaboration avec la direction générale et le directeur de la programmation, élaborer un plan d action marketing et communicationnel en respectant la programmation préliminaire adoptée par le COCMA et les populations visées; Proposer une image de marque pour le CMA2019 en respectant le choix du logo établi par le COCMA ; Développement d une stratégie de communication web qui comprend : o Une stratégie associée aux différents médias sociaux. Instagram, etc. ; Ex. Twitter, Facebook, o Le développement d une stratégie de mise en place d un site web moderne et répondant aux besoins du CMA2019. Cette stratégie devra comprendre des suggestions d option d outils pouvant se retrouver sur le futur site web du CMA2019 ; o Le développement d une stratégie de mise en place d une application mobile (Android et ios). Cette stratégie devra comprendre des suggestions d utilisation et de services pouvant se retrouver sur une application mobile du CMA2019. Développer des outils de communication et de marketing : o Proposer une série d outils de communication et de marketing et démontrer leur utilité dans la stratégie de marketing et de communication du CMA B. Stratégie de commandite Développement d une stratégie de commandite, ayant comme objectif d amasser 1,5 millions de dollars. Développement d une liste des commanditaires potentiels et d un plan d action personnalisé pour chacun des commanditaires potentiels. Développement d outils promotionnels nécessaires à la commandite pour le CMA2019 (ex. cahier des commanditaires avec forfaits de commandites et liste des avantages pour le commanditaire, etc.).

4 C. Opérationnalisation de la stratégie de commandite Exécution de la stratégie de commandite et des plans d action personnalisés pour chacun des commanditaires. 4. Échéancier Lancement de l'appel d'offres : 10 décembre 2015 Date limite de dépôt des candidatures : 23 décembre 2015 Décision du comité : Semaine du 11 janvier 2016 Fin des travaux : 31 mars Exigences et modalités Les exigences et modalités suivantes s appliquent au présent appel d offres. Le fait de présenter une proposition en réponse à la présente demande constitue l acceptation des exigences et modalités. 5.1 Droit de modification Le demandeur se réserve le droit de modifier l appel d offres ou d ajouter des éléments à son contenu. Dans un tel cas, les soumissionnaires seront avisés. 5.2 Dépenses engagées Le soumissionnaire est responsable d assumer la totalité des dépenses pour la préparation et la soumission d une proposition. 5.3 Évaluation des propositions Les soumissions seront évaluées par un comité formé de représentants du demandeur en tenant compte des exigences minimales que les soumissionnaires doivent respecter afin que leurs soumissions soient conformes aux exigences du COCMA : Expérience du soumissionnaire et réalisations pertinentes liées à ce type de projet ; Compréhension générale des besoins du mandat ; Capacité à la réalisation du projet par le soumissionnaire ; Solutions et démarches proposées ; Coût du travail demandé; Capacité à fournir un travail professionnel et de qualité en français. 5.4 Rejet de proposition Le comité d évaluation se réserve le droit de rejeter toutes les propositions. La soumission du moins-disant ne sera pas nécessairement retenue.

5 5.5 Acceptation et entente contractuelle Le demandeur n a aucune obligation envers un soumissionnaire avant qu une entente de service écrite soit signée entre le demandeur et le consultant retenu. Le CMA se réserve le droit de ne pas octroyer le ou les contrats pour des raisons budgétaires. 5.6 Annulation de contrat Certains motifs justifient une résiliation de contrat entre le demandeur et le consultant. Ces motifs peuvent être, notamment, les suivants : Le consultant ne respecte pas l une des exigences inhérentes au contrat ou aux spécifications. Le consultant n est plus solvable. Le consultant a déclaré faillite. 6. Propriété matérielle et droits d auteur 6.1 Propriété matérielle Si le contrat est accordé, les travaux réalisés par le fournisseur, y compris tous les accessoires, tels que les rapports de recherche, les logos et autres, deviendront la propriété entière et exclusive du Comité organisateur du Congrès Mondial Acadien 2019, qui pourra en disposer à son gré. 6.2 Droits d auteur Si le contrat est accordé, le fournisseur cède et transfère au Comité organisateur du Congrès Mondial Acadien 2019, qui accepte, tous les droits d auteur sur tous les documents réalisés en vertu du présent contrat. Cette cession de droits d auteur est consentie sans limite de territoire ni de temps et sans limite de quelque nature que ce soit. 7. Préparation de la proposition La proposition doit être rédigée en français. Elle doit contenir et démontrer les éléments suivants : Raison sociale et adresse de l entreprise soumissionnaire (incluant les adresses postale et électronique, les numéros de téléphone et télécopieur) ; Description de l entreprise ; Compréhension du travail demandé par le client et démontrer que l on saisit bien les facettes du mandat (contexte, but, critères et l ampleur du travail) ; Description de la démarche à suivre proposée par le soumissionnaire ; Explication de la méthodologie (étapes de réalisation, ressources matérielles et humaines utilisées) ; Échéancier (calendrier très détaillé des activités) ; Montant de la soumission (tarifs et budgets détaillés) ; Expérience similaire (réalisations qui s apparentent au projet) ;

6 Ressources affectées au projet (liste des personnes impliquées avec leur CV). 8. Dépôt de la proposition La date limite pour déposer une proposition est le mercredi 23 décembre 2015 à 16 h. Les soumissionnaires intéressés doivent faire parvenir leur documentation par courriel à l'adresse suivante : eric.larocque@cma2019.ca au plus tard à la date mentionnée ci-haut. Si des soumissionnaires veulent remettre leur documentation via la poste ou en personne, veuillez utiliser l adresse suivante : Congrès Mondial Acadien 2019 «PLAN DE COMMUNICATION - COMMANDITE DU CMA 2019» 236, rue St-George Unité 403 Moncton (Nouveau-Brunswick) E1C 1W1