Direction générale Institutions et Population. Rapport d activités I 2007

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1 Direction générale Institutions et Population Rapport d activités I 2007

2 Le présent rapport d activités est une réalisation de la Direction Générale Institutions et Population Pour toute remarque, suggestion ou question supplémentaire, vous pouvez vous adresser à la Direction Générale Institutions et Population, Park Atrium, Rue des Colonies 11, 1000 BRUXELLES, Luc Smet, Conseiller général, tél. +32 (0)2/ , fax +32 (0)2/ , luc.smet@rrn.ibz.fgov.be Le rapport est aussi disponible en néerlandais Création: tél. +32 (0)9/ Editeur responsable: Luc Vanneste, Koloniënstraat 11, 1000 Bruxelles

3 I Préambule 5 II Présentation de la Direction générale Institutions et Population 9 1. Carte d identité de la DGIP Organigramme Les lignes de force 12 III Personnel, Budget et Logistique Personnel Comptabilité et budget 15 IV La communication 17 V La cellule gestion de projets Plus de 6 millions de citoyens possèdent une eid Les étrangers reçoivent un titre de séjour électronique Les Belges qui déménagent pour l étranger gardent leur eid Les enfants reçoivent leur document d identité électronique Où en est le projet TUNIC? Moins de cartes Biométrie Plan de qualité et de sécurité pour l eid Formation de la police CheckDoc et DocStop 25 2

4 VI Registre national 27 IX Législation Les réalisations dans la foulée du projet ONLY ONCE E-birth: la déclaration électronique de naissance Le projet LIMOSA La synchronisation entre le Registre national et les autres banques de données gérées par les administrations fédérales L enregistrement des déclarations d euthanasie Les webservices du Registre national Simplification des codes profession A quelle vitesse les informations du Registre national sont-elles mises à jour? 38 VII Relations extérieures Quelle est la satisfaction des utilisateurs du Registre national? Comment le service Population et Cartes d identité peut-il améliorer son service au citoyen? 47 VIII Elections Les élections législatives fédérales du 10 juin Un succès Législation électorale Conseil d Etat Lois relatives au Registre national et aux registres de la population L accès aux documents administratifs Service du Protocole 59 X Autres projets et activités Gestion des connaissances Qualité et sécurité : une priorité Présentation de nos activités en Belgique et à l étranger 64 XI Annexes Personnes de contact Adresses des délégations régionales du Registre national Renseignements pratiques Informations statistiques Recapitulatif des statistiques mensuelles Comité sectoriel Législation et réglementation Une cellule permanente «élections» Comment la préparation des élections peut-elle encore être améliorée? Comment la collecte digitale des résultats électoraux peut-elle encore être améliorée? De nouveaux systèmes de vote automatisé, sont-ils en cours de préparation? 53 3

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6 Préambule I

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8 Présentation de la Direction générale De nos jours, le vol d identité est l un des crimes les plus en expansion à travers le monde. L une des causes, loin d être la seule, est sans aucun doute la popularité croissante d Internet. Mais en dehors de cela également, il s avère que de plus en plus de personnes adoptent une fausse identité pour arriver à leurs fins. Ce n est pas pour rien que la carte d identité électronique est dotée de sécurités ayant pour but de rendre toute contrefaçon impossible. L eid dispose en outre de moyens permettant de prouver de manière irrévocable l identité d une personne à distance, par exemple via Internet, et d apposer une signature digitale valable. Une personne ne pouvant pas prouver son identité de cette manière devrait toujours éveiller la méfiance. Pouvons-nous en faire encore plus? Oui, certainement. En 2007, nous avons entamé le développement de CheckDoc/DocStop. Cette application fera savoir au demandeur, sur la base de quelques données simples, si la preuve d identité belge qui lui a été présentée est ou non fausse ou volée. On pourra également contrôler si les données communiquées par une personne peuvent être liées à la preuve d identité qu elle présente. La nouveauté de ce type d application est qu aucune donnée confidentielle à caractère personnel n est révélée au demandeur. Le demandeur recevra en réponse à ce contrôle un OK ou NON OK. L application sera également disponible dans le monde entier via Internet pour les services concernés. L importance que notre Direction accorde à la confidentialité des données à caractère personnel ressort également des mesures qu elle a prises après avoir appris la perte d un grand nombre de données à caractère personnel au Royaume-Uni. Actuellement, les données confidentielles ne sont plus envoyées que par le biais de canaux sécurisés. Je suis conscient que pour bon nombre de nos clients, cela implique une réorganisation ainsi que l affectation de nombreux moyens. Je les remercie de leur compréhension et de leur collaboration, qui indiquent clairement que mon souci de la protection de la vie privée du citoyen est aussi le leur. CheckDoc/DocStop n est qu un seul des nombreux projets qui ont vu le jour en Au total, le personnel a été impliqué dans la réalisation de plus de 50 projets. Une vraie performance quand on sait que 2007 était également une année d élections. Les pages qui suivent vous présentent l essentiel de ces évolutions. Bonne lecture! L. Vanneste Directeur général 7 Préambule

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10 Présentation de la Direction générale Institutions et Population II Carte d identité de la DGIP 10 Organigramme 11 Les lignes de force 12 9 Présentation de la Direction générale Institutions et Population

11 1 Carte d identité de la DGIP Nombre de services d encadrement: 4 Personnel et Organisation (P&O), Budget et Gestion (B&G) et Logistique Contrôle interne Communication Gestion des projets. Cette cellule a été créée pour mener à bien le processus de la délivrance générale de la carte identité électronique. Elle est également responsable du helpdesk BELPIC. Nombre de directions: 4 La Direction du Registre national gère diverses banques de données informatisées pour les administrations publiques, les institutions d utilité publique et les institutions, tant de droit privé que de droit public, qui exécutent des tâches d intérêt général. Les principales banques de données ont trait aux personnes physiques et aux cartes d identité. La Direction Relations extérieures se tient à la disposition des différents utilisateurs du Registre national. Elle collabore en outre à différents projets d autres services. Elle est compétente pour la réglementation relative aux registres de la population et aux cartes d identité. Elle traite également les litiges ayant trait à la détermination de la résidence principale. La Direction des Elections s occupe de l organisation des élections et élabore tous les formulaires et instructions ayant trait à cette matière. La Direction Législation est compétente pour l étude et la préparation de la législation et de la réglementation relative à des matières comme la législation électorale, la législation du Registre National, le Conseil d Etat, les registres de population et les cartes d identité. La réponse aux questions parlementaires constitue également une tâche importante. Le Service Protocole, qui fait partie de cette Direction, est chargé de l organisation des grandes cérémonies officielles nationales et pour la remise des distinctions des Ordres Nationaux, des Décorations Civiles et des Décorations pour les actes de courage et de dévouement. Nombre de commissions: 2 La Commission d accès aux documents administratifs est compétente pour la mise en œuvre de la législation relative à la publicité de l administration. La Commission émet des avis sur l application correcte de la législation existante en matière de publicité et statue sur les plaintes des citoyens en la matière. La Commission permanente du contrôle linguistique est compétente pour la mise en œuvre de la législation relative à l emploi des langues en matière administrative. Cette Commission émet des avis à la demande d un ministre ou à la suite d une plainte d une personne ou institution. 10 Présentation de la Direction générale Institutions et Population

12 Organigramme 2 11 Présentation de la Direction générale Institutions et Population

13 3 Les lignes de force Le plan stratégique et le plan opérationnel sont avant tout un manuel du fonctionnement quotidien des différents services. Grâce à leur lien avec le plan de gestion de la Présidente du Comité de direction, ils contribuent à un fonctionnement efficace et qualitatif du SPF Intérieur. Quels sont les objectifs stratégiques de la DGIP? Dans une première ligne stratégique du SPF Intérieur, axée sur la qualité et l efficacité, l objectif stratégique suivant est défini pour la DGIP : La DGIP fournira des services de support au fonctionnement des institutions qui dépendent du ministre de l Intérieur (Conseil d Etat, CGRA, CPCL, Commission permanente de recours des réfugiés, les gouverneurs de province). Une deuxième ligne stratégique du SPF exprime les tâches spécifiques de la DGIP. Il s agit de «l identification et l enregistrement des citoyens ainsi que l inscription de l exercice par ces derniers de certains droits démocratiques dans le processus d exécution de l administration électronique, la protection des données, la sécurité d utilisation et la transparence démocratique indispensable étant assurées par la qualité de la prestation de services au niveau local». Cinq objectifs stratégiques sont liés à cette ligne politique : Moderniser, adapter et généraliser le système de vote électronique, en concertation et de commun accord avec les régions par le biais d un accord de collaboration. Remplacer la carte d identité traditionnelle par une carte d identité électronique dans un délai de cinq ans, à compter de la décision de généralisation de la carte. La carte d identité électronique remplira également d autres fonctions que celles qui sont à l ordre du jour actuellement et permettra au citoyen d accéder aux infrastructures disponibles dans le cadre de l e-government. Réorganiser et moderniser le Registre national des personnes physiques et assurer les fonctions de contrôle et de soutien indispensables. Organiser les élections des prochaines années ainsi que le vote des Belges à l étranger. Moderniser et réorganiser les registres de la population. 12 Présentation de la Direction générale Institutions et Population

14 2 Personnel, Budget et Logistique III Personnel 14 Comptabilité et budget Personnel, Budget et Logistique

15 1 Personnel Le tableau ci-dessous donne un aperçu du personnel, réparti entre les différents services: Niveau A Niveau B Niveau C Niveau D Total Direction générale P&O, B&B et Logistique Communication Contrôle Interne Projet Eid Elections Registre national Relations externes Législation Protocole Commission permanente de contrôle linguistique Direction générale Institutions et Population Le personnel a durant l année 2007 augmenté de 7 unités (267 début 2008 pour 260 début 2007). L exécution du plan du personnel 2007 a connu un peu de retard. C est surtout concernant le recrutement du personnel ICT que des difficultés ont été rencontrées en raison de la pénurie de ce type de personnel sur le marché du travail. Le Selor a réglé l organisation d examens ICT spécifiques. Pour les membres du personnel qui sont mis à la disposition des communes dans le cadre de la généralisation de la carte d identité électronique, le Conseil des Ministres du 30 mars 2007 a décidé d offrir la possibilité de passer au Service Public fédéral Intérieur et d être détaché dans les communes. L arrêté royal du 3 juillet 2007 modifiant l arrêté royal du 7 mars 2007 organisant la sélection comparative et l entrée en service dans la fonction publique administrative fédérale de certains agents statutaires des entreprises publiques autonomes et organisant l intégration dans la fonction publique fédérale, de membres du personnel d entreprises publiques affectés à des projets déterminés, entamé dans divers projets prévoit, en ce qui concerne les membres du personnel impliqué dans le projet de la carte d identité électronique, la possibilité de passage vers l autorité fédérale avec mise à disposition des communes. L arrêt règle également l aspect financier du prolongement de la mise à disposition après la période initiale de trois ans. Pour la 4ème année, un financement partagé entre le SEGS cartes d identité et les entreprises publiques est d application. Dans la 5ème année, le SEGS supporte encore la moitié des coûts salariaux fédéraux; l autre moitié doit être remboursée par la 14 Personnel, Budget et Logistique

16 commune concernée au SEGS. A partir de 6ème l année, la commune doit rembourser intégralement le coût salarial fédéral au SEGS. Les communes devront s engager à maintenir les membres du personnel mis à disposition jusqu à leur pension et donc également le remboursement partiel dans la 5ème année et total à partir de la 6ème année jusqu à sa pension. La tendance est que 50 % des communes ont pris cet engagement. Comptabilité et budget Personnel Fonctionnement et investissement 244 Protocole 69 Commission permanente de contrôle linguistique 109 Dépenses électorales Vote automatisé Dotation au Service de l Etat à gestion séparée chargé de la gestion des cartes d identité Au budget 2007, les crédits suivants (en milliers d euros) ont été inscrits pour la Direction générale Institutions et Population : Le SEGS (Service de l Etat à gestion séparée chargé de la gestion des cartes d identité) a, en 2007, comptabilisé un total de 48,562 millions d euros de recettes et 54,095 millions d euros de dépenses. 15 Personnel, Budget et Logistique

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18 2 La communication IV 17 La communication

19 Une année d élections est toujours un défi en termes de communication. Pendant les élections fédérales de 2003, 8,37% des électeurs n ont pas trouvé le chemin des urnes. La communication permettrait-elle d inverse la tendance? Quoi qu il en soit, le jeu en valait la chandelle. Le résultat d une grande partie du travail préparatoire a été visible pour la première fois lors de la conférence de presse à l IPC du 16 avril 2007, au cours de laquelle le ministre a présenté les élections à venir. La bonne organisation du tirage des numéros nationaux le 11 mai 2007 est un autre événement dont la Direction générale peut être fière. Comme dans le passé, la Direction générale a organisé dans ses locaux des sessions d information en collaboration avec les organisations «Lire et écrire», «Ateliers du Soleil» et «Centres d éducation de base de Flandre». En collaboration avec la Chancellerie, les groupes de presse du pays sont entrés en possession d un certain nombre de textes de base qui apportaient une réponse aux questions les plus fréquentes de l électeur. Ceux-ci ont donné lieu à une série d articles passionnants publiés dans la majorité des journaux du pays au cours des semaines qui ont précédé les élections. Le vote automatisé continue à susciter l admiration à l étranger. Le jour du scrutin, la Direction générale a organisé l accompagnement d une importante délégation étrangère. Des délégués du Mexique, de l Ukraine, de l Indonésie et du Congo ont été accueillis lors d une présentation approfondie du système électoral belge. La réalité des élections a été illustrée par le biais d une visite rendue dans différents bureaux électoraux, qui s est achevée au centre névralgique du SPF Intérieur pour la collecte et le traitement des résultats. Le 1er mars 2007, le nouveau site de la Direction générale a été mis en ligne, du moins pour le volet Elections. Fin juin, le site Internet a été complété par les rubriques «Documents d identité et cartes électroniques», «Registre national» et «Population». En 2008, les utilisateurs ont également pu répondre via Internet à l enquête de satisfaction annuelle. En dépit de l effervescence des élections, le département Communication est parvenu à publier quatre numéros du journal du personnel Atrium Flash. Atrium Flash revêt aujourd hui une nouvelle forme qui correspond au nouveau style adopté par le SPF. Vu le nombre croissant de cartes d identité électroniques (eid) en circulation, le besoin d informations ne fait qu augmenter. Que puis-je faire avec ma carte? Comment installer un lecteur de cartes? La carte est-elle sécurisée? Quelles sont les applications qui existent à ce jour? Que puis-je faire avec les données lues sur la carte? Autant de questions que se posent les citoyens, administrations et entreprises. Par le biais de l eid-newsletter, dont trois éditions ont été distribuées en 2007 aux entreprises et aux administrations communales, la Direction générale tient à y apporter des réponses. Ces lettres d information sont publiées sur les sites et 18 La communication

20 Le manque d informations sur l eid et l absence d une plate-forme d échanges était l une des demandes fréquemment répertoriée tout au long de ce tour des écoles élues lauréates du concours inter-écoles eid le 12 février A la suite de cela, les utilisateurs ont aujourd hui accès au forum wiki/bin/view.cgi/eidforums/forumeidcards Une chose est sûre : les efforts en vue de promouvoir l utilisation de l eid doivent être poursuivis en La communication

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22 2 La cellule gestion de projets V Plus de 6 millions de citoyens possèdent une eid 22 Les étrangers reçoivent un titre de séjour électronique 22 Les Belges qui déménagent pour l étranger gardent leur eid 23 Les enfants reçoivent leur document d identité électronique 23 Où en est le projet TUNIC? 24 Moins de cartes 24 Biométrie 24 Plan de qualité et de sécurité pour l eid 25 Formation de la police 25 CheckDoc et DocStop La cellule gestion de projets

23 Cette cellule se consacre à la généralisation de l eid. 1 Plus de 6 millions de citoyens possèdent une eid Le nombre de cartes délivrées s élevait en 2007 à plus de En moyenne cartes sont délivrées chaque mois. Nous sommes donc à l avance sur le planning de la généralisation, cette dernière étant fixée à la fin 2009 pour tous les Belges. Début 2007, il a été décidé qu une attention particulière devait être consacrée au soutien du processus de production. A cette fin, des initiatives ont été prises en vue d aboutir à une approche plus structurée : depuis début décembre 2006, les coordinateurs travaillent sur la base de projets. Les coordinateurs sont systématiquement affectés aux processus de support afin de garantir un fonctionnement huilé du processus de production de l eid (ainsi que des autres cartes). Ce projet a été mis au point à 85% et a déjà fait l objet d un audit externe pour en contrôler la qualité. Le développement de ces «processus de support» se poursuivra en Les étrangers reçoivent un titre de séjour électronique En 2006, un projet pilote a été organisé dans quatre communes (Uccle, Tubize, Anvers et La Calamine) en vue de l introduction par phases des équivalents électroniques des cartes blanches, jaunes et bleues. Des formations ont également été prévues pour ces communes pilotes et le personnel du Helpdesk. Le Helpdesk Belpic remplit dans ce contexte la même fonction que pour l eid. Des mesures transitoires relatives au déménagement et à la perte ou au vol d une carte ont été élaborées. Une version adaptée de Belpic a également été installée dans les communes pilotes et auprès des délégations régionales. En ce moment, les cartes A, B, C, E et F sont délivrées avec succès. Fin décembre 2007, le nombre de cartes délivrées était de Le projet pilote a connu une évaluation favorable. Le Conseil des Ministres du 1er février 2008 a approuvé la généralisation de la Carte d étranger. En 2008, on s attend à pouvoir mettre en production les cartes correspondant aux nouveaux statuts de séjour et nécessitant une modification de la loi. Il s agit des cartes D, E+ et F+. L introduction de l applet V2, avec des infrastructures complémentaires et les sécurités nécessaires, est également prévue. Cet applet sera appliqué pour la première fois pour ce type de cartes. 22 La cellule gestion de projets

24 Les Belges qui déménagent pour l étranger gardent leur eid 3 Les Belges qui déménageaient à l étranger devaient jusqu ici en faire déclaration à la commune dans laquelle ils étaient inscrits, qui procédait alors à la radiation du registre de la population. La carte d identité était annulée dans le Registre des cartes d identité sur la base de la déclaration de départ. Cette situation devrait changer dans le futur. Une demande a été introduite en vue de permettre aux Belges qui déménagent pour l étranger de garder leur eid. La délivrance de cartes d identité aux Belges résidant à l étranger est une compétence du SPF Affaires étrangères. Les enfants reçoivent leur document d identité électronique 4 En 2006, un projet pilote a été réalisé dans les communes de Koekelberg, Ostende, Ottignies- Louvain-la-Neuve, Houthalen- Helchteren, Liège et Bornem. Au départ, le but était de sécuriser le chat pour les enfants. Le nombre de domaines d application des kids-id a été fortement revu à la hausse dans le cadre du projet pilote. Après une série d adaptations, le projet a connu une évaluation favorable. La puce de la kids-id en fait une carte multifonctionnelle et le nombre d applications possibles est légion. Reste à attendre une décision du Conseil des Ministres afin de pouvoir procéder à une délivrance généralisée. 23 La cellule gestion de projets

25 5 Où en est le projet TUNIC? En 2006, des préparatifs ont été effectués en vue de lancer avec d autres partenaires de l U.E. un projet global européen ayant pour but: une opérationnalité garantie au niveau des lecteurs de cartes et du middleware y afférent ; la mise en place de «webservices» recourant à la carte eid qui peuvent servir d exemples aux autres Etats membres. En 2007, la Commission européenne a élaboré un protocole qui n a pas permis de trouver des liens avec les objectifs de ce projet. Le projet TUNIC a donc été abandonné. 6 Moins de cartes L intégration de la carte SIS dans l eid sera effective en D ici là, il est indispensable d aboutir à une interopérabilité garantie au niveau des lecteurs de cartes, du middleware et des applications. La prestation de services au citoyen (déclaration de perte ou de vol, renouvellement des certificats, etc.) sera systématiquement déléguée au Registre national. Le suivi de ce projet a été intégré dans les «processus de support». A terme, un webservice sera réalisé au profit de la BCSS en vue de la consultation des cartes d identité annulées. Après le renouvellement de la puce et de l applet, il pourra encore mieux être tenu compte des aspirations du secteur social. 7 Biométrie Dans le cadre de la lutte contre le terrorisme, la demande en vue de l utilisation de données biométriques se fait de plus en plus insistante, surtout au niveau européen. On envisage à cet égard la technique du «Live enrollement», qui permet d enregistrer des données biométriques et d autres sur place, à la commune ou dans un poste diplomatique. Cela offrirait d emblée de permettre le déroulement entièrement électronique de l élaboration et de l envoi du document de base pour l eid. Le transport sécurisé, un poste de frais onéreux, s en trouverait ainsi réduit dans des proportions importantes. En 2007, un cahier des charges a été rédigé à cette fin. 24 La cellule gestion de projets

26 Plan de qualité et de sécurité pour l eid 8 Un audit externe a révélé à juste titre un certain nombre de lacunes en termes de sécurité et de qualité dans le processus global de la production et de la délivrance de l eid. Les constatations ont donné lieu à l élaboration d un plan de qualité et de sécurité ainsi que d un manuel de qualité. Un nouvel audit, dont nous n avons pas encore reçu le rapport, a dans l intervalle été réalisé. Formation de la police 9 Dans le passé, il s est avéré que les éléments de sécurité externes et électroniques de l eid n étaient pas suffisamment connus par l autorité de contrôle, à savoir la police. En 2007, le service Communication s est donc investi dans des formations pour les services de police. CheckDoc et DocStop 10 CheckDoc/DocStop est un projet de collaboration entre le SPF Intérieur, la Police et le SPF Affaires étrangères. Le projet couvre le développement d une application permettant de contrôler sur Internet si un document doit ou non être considéré comme problématique. La mise en service de l application est prévue le 30 juin Dans un premier temps, elle concernera l eid et les passeports. Une extension à d autres documents (permis de conduire, carte SIS) est possible. 25 La cellule gestion de projets

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28 Registre national VI Les réalisations dans la foulée du projet ONLY ONCE 28 E-birth: la déclaration électronique de naissance 30 Le projet LIMOSA 31 La synchronisation entre le Registre national et les autres banques de données gérées par les administrations fédérales 32 L enregistrement des déclarations d euthanasie 35 Les webservices du Registre national 36 Simplification des codes profession 37 A quelle vitesse les informations du Registre national sont-elles mises à jour? Registre national

29 1 Les réalisations dans la foulée du projet ONLY ONCE Le projet ONLYONCE, vise à réaliser une des douze œuvres de simplification administrative décidée dans l accord de gouvernement dès 2003 : les autorités et administrations publiques ne peuvent réclamer aux citoyens des informations lorsque les données sollicitées ont déjà été communiquées par ceux-ci à l administration communale ou sont enregistrées au Registre national. Dans la poursuite de cet objectif, ce projet mené en collaboration par la Direction générale Institutions et Population avec l Agence pour la Simplification Administrative, a consisté, en 2006, en la réalisation d une large enquête auprès des administrations fédérales afin d effectuer un état des lieux en matière d utilisation des données du Registre national et de la carte d identité électronique. Cette enquête a permis de mettre en exergue les secteurs et domaines dans lesquels les données, disponibles au Registre national et accessibles aux administrations concernées, étaient non utilisées ou sous-utilisées, des attestations et certificats divers continuant à être réclamés aux citoyens. Les motifs de cette sous-utilisation ont également été mis en évidence, ce qui a permis de définir des solutions concrètes et pratiques en vue d une utilisation effective et efficace des informations. Parallèlement, l enquête a également porté sur le volet utilisation des potentialités offertes par la carte d identité électronique dans les domaines de l authentification et de la signature électroniques. Afin d atteindre l objectif susvisé, la loi du 25 avril 2007 portant des dispositions diverses (IV) (Moniteur belge du 8 mai 2007) a modifié l article 4 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques. Tout d abord, il s agissait de définir la force probante des informations du Registre national conservées en vertu de l article 3, alinéa 1er et 2, de la loi du 8 août 1983 précitée. En l occurrence, celles-ci font foi jusqu à preuve du contraire et peuvent être utilisées valablement sous n importe quelle forme (sur papier, sous forme digitale) en remplacement des informations contenues dans les registres de la population et des étrangers, dans les registres consulaires tenus dans les missions diplomatiques et les postes consulaires ainsi que dans le registre d attente des demandeurs d asile. La possibilité d obtenir, via l application «mondossier» ( des extraits sous format pdf est offerte depuis le mois de septembre Dans un souci de cohérence, la loi organise un système de garantie de synchronisation entre le Registre national et les registres précités visés à l article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques. Même si les divergences entre le Registre national et les différents registres concernés sont exceptionnelles, la loi du 25 avril 2007 susmentionnée prévoit que quiconque constate une divergence doit la communiquer sans délai et elle habilite le Roi à fixer les modalités selon lesquelles la communication en cause doit être effectuée. L option choisie a été de prévoir la communication, par courrier postal ou par voie électronique, des divergences éventuelles au Service du Registre national du Service public fédéral Intérieur qui se borne à un rôle d intermédiaire dans la transmission des informations aux communes et au Service public fédéral Affaires étrangères, ceux-ci assurant la gestion des dossiers population. L arrêté royal du 19 mars 2008, organisant la procédure de communication des différences constatées entre le Registre national et les différents registres (registre de population, registre des étrangers, registres consulaires de population, registre d attente) a été publié au Moniteur belge du 15 avril Une première circulaire a été 28 Registre national

30 transmise fin 2007 aux communes et utilisateurs afin de les informer de la prochaine mise en œuvre de cette procédure. Les détails de la procédure seront réglés par circulaire ministérielle. Le développement d une application web accessible, moyennant authentification via la carte d identité électronique, à quiconque constate une discordance entre le Registre national et les registres précités a été réalisée fin Dans un but de simplification administrative, cette application permettra aussi à un citoyen qui constate une erreur dans son dossier Registre national, lors de la consultation de celui-ci via l application «mondossier», de signaler celle-ci à la commune par l intermédiaire du Registre national. L application susvisée sera accessible dans le courant du premier semestre Sur le plan opérationnel, au terme de l année 2007, les problèmes signalés dans le cadre de l enquête menée en 2006, par quelques administrations fédérales, au niveau de la mise en œuvre de l accès au Registre national étaient tous réglés. L accès aux webservices du Registre national mis en exploitation dès le début 2007 et la possibilité offerte, dès la fin 2006, aux utilisateurs isolés, de consulter le Registre national via une connexion à un site web et moyennant une authentification à l aide de la carte d identité électronique, constituent des alternatives répondant à l attente des utilisateurs. Enfin, un des souhaits formulés par certaines administrations et certains organismes relevant du secteur de la sécurité sociale était que des solutions soient recherchées en vue d accélérer la communication des naissances et des décès. Plusieurs actions ont été entreprises dans cette perspective. Ainsi, les mutations sont désormais transmises quotidiennement via transfert automatique sécurisé de fichiers (FTP) à la Banque-carrefour de la Sécurité Sociale. Par ailleurs, les programmes d application du Registre national ont été adaptés, afin d étendre aux utilisateurs habilités à consulter celui-ci, la procédure de publication des dossiers mis à jour, qui est déjà accessible depuis plusieurs années aux communes disposant d une connexion ordinateur-ordinateur. Ce système dénommé «restart» consiste à déposer quotidiennement dans «une boîte aux lettres» réservée à chaque organisme abonné, les dossiers collectés ou mis à jour. En ce qui concerne les organismes utilisateurs, ledit système permettra à ceux-ci de retirer quotidiennement les nouveaux dossiers (collecte suite à une naissance ou une première inscription au Registre national) ainsi que les dossiers dans lesquels l information relative au décès de la personne a été introduite. L offre de ce nouveau service aux utilisateurs est prévue pour le premier semestre Par ailleurs, le projet SLA mis en place, depuis quelques années, au niveau du service des Relations extérieures afin de réduire les délais d introduction, par les communes, au Registre national, des informations liées à des événements d état civil a été poursuivi. Le constat d un retard récurrent à ce niveau est notifié aux autorités communales responsables afin qu elles prennent les dispositions nécessaires. La fixation de normes minimales au niveau des effectifs des services communaux de population, qui fait l objet d un projet de modernisation démarré en 2007 et qui sera concrétisé en 2008, devrait permettre d éviter les déficits structurels sur le plan de l effectif de certains services de population et donc d améliorer la célérité de l enregistrement des informations au Registre national. 29 Registre national

31 2 E-birth: la déclaration électronique de naissance Le Registre national a participé activement aux groupes de travail mis en place dans le cadre du projet E-birth visant à simplifier et à accélérer les flux d informations échangées dans le cadre de la naissance entre l hôpital et les service d état civil et entre ceux-ci et les administrations concernées au niveau fédéral et communautaire. Après la mise en place d un projet pilote limité, entre deux hôpitaux et deux villes, le projet sera étendu en 2008 à l ensemble de la chaîne des échanges effectués et progressivement à l ensemble des hôpitaux et communes. Le Registre national sera appelé à jouer un rôle clef comme plate-forme intermédiaire pour la communication vers les officiers d état civil et les instances concernées, des informations relatives à l identification des personnes, qui, conformément aux dispositions du Code civil et de l AR du 14 juin 1999 prescrivant une statistique annuelle des naissances, doivent être communiquées aux officiers d état civil des communes de naissance et à certaines instances visées dans l arrêté précité. Au niveau «communication» et promotion de l utilisation des données du Registre national et de la carte d identité électronique, l Agence pour la Simplification Administrative, a, en 2007, en concertation avec le Registre national, organisé quatre ateliers de travail «workshops» dans le but d inspirer et partager des connaissances utiles et pratiques en matière de développement d applications utilisant l eid. Des initiatives allant dans le même sens sont dores et déjà prévues en Enfin, le document de vision, établi dans le cadre de l évaluation des résultats de l enquête ONLYONCE et définissant les grands axes de l évolution du rôle du Registre national, a été concrétisé en 2007 au travers d un avant-projet de loi modifiant la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques. Cet avant-projet vise notamment à asseoir le rôle du Registre national comme fichier de référence et plate-forme de communication pour tout ce qui concerne l identification des personnes physiques, à lui confier de nouvelles missions en matière de lutte contre la fraude à l identité et au niveau de la politique d établissement et de gestion des documents d identité, à libéraliser l utilisation du numéro d identification du Registre national dans le respect des normes posées en matière de protection de la vie privée à l égard du traitement des données à caractère personnel, à définir de manière expresse et non équivoque l étendue de l obligation de transparence en ce qui concerne les mises à jour et consultations du Registre national. 30 Registre national

32 Le projet LIMOSA 3 L article 168 de la loi programme (I) du 27 décembre 2006 (M.B du 28 décembre entrée en vigueur le 1er avril 2007) ajoute une 14ème information légale à l article 3, alinéa 1er, de la loi organisant un registre national des personnes physiques : «la situation de séjour des étrangers visés à l article 2. L introduction de cette nouvelle information vise à mettre certaines données relatives aux ressortissants étrangers à la disposition des partenaires du projet LIMOSA (Landenoverschrijdend Informatiesysteem ten behoeve van Migratie Onderzoek bij de Sociale Administratie) coordonné par L ONSS, l INASTI et la BCSS. Il s agit d une application WEB pour la déclaration préalable obligatoire de toute forme de mise au travail de ressortissants étrangers. Ledit projet implique également la création d un cadastre central reprenant, outre les déclarations de mise au travail, des données significatives concernant la situation de séjour des étrangers en vue de permettre des contrôles plus ciblés aux services d inspection fédéraux et régionaux concernant l occupation de main d œuvre étrangère et de pouvoir générer des informations statistiques en la matière. Au niveau de la Direction générale Institutions et Population, l entrée en vigueur de cette disposition implique une adaptation de l arrêté royal du 8 janvier 2006 afin de définir les types d informations associés à cette quatorzième information légale ; d informer les communes de l ajout de cette quatorzième information, d adapter la transaction de consultation «70» utilisée par la Banque-Carrefour de la Sécurité Sociale. Après concertation avec la Banque-Carrefour de la Sécurité Sociale et l Office des étrangers, le projet d AR a été soumis à l avis de la Commission de la Vie Privée, qui a rendu un avis favorable, puis à l avis du Conseil d Etat qui a formulé certaines observations et notamment a émis l avis que le contenu de l information 202 (information spéciale relative aux étrangers) devait être précisé dans l arrêté. Une concertation a eu lieu à ce sujet avec l Office des étrangers, le SPF Intégration sociale,la Banque-Carrefour de la Sécurité Sociale afin de définir la contenu précis cette information. La quatorzième information «légale du Registre national» comprendra quatre types d informations : les titres d identité, ( le TI 195), la carte professionnelle (le T.I. 197) ; le permis de travail (le T.I. 198) ; et l information relative au motif du séjour (le TI 202). L accès à cette information devra être autorisé par le comité sectoriel du Registre national, conformément à la loi. L arrêté royal du 27 janvier 2008 a été publié au Moniteur belge du 20 février La mise en exploitation des nouvelles structures d enregistrement du type d information 202 et de consultation des types d informations afférents à cette quatorzième information date du 3 mars Registre national

33 4 La synchronisation entre le Registre national et les autres banques de données gérées par les administrations fédérales 4.1. La synchronisation entre le Registre national et le fichier des radiés gérés par la Banque-Carrefour de la Sécurité Sociale Le 28 septembre 2005, la Commission de la Vie Privée a émis un avis de portée générale (AVIS 14/2005) par lequel elle s est prononcée sur un certain nombre de questions de principe dont celle liée à la portée des missions d identification du Registre national et de la Banque- Carrefour de la Sécurité sociale. La Commission a ainsi considéré : que le Registre national constitue la source primaire d identification. : dans le contexte de la communication et de l accès aux informations relatives aux données d identification des personnes physiques ; que les registres «Banque-Carrefour» gérés par la Banque-Carrefour de la Sécurité sociale sont subsidiaires (puisque la priorité est accordée au Registre national dès que des informations relatives à des personnes y sont reprises ou actualisées) et complémentaires : les institutions de sécurité sociale peuvent y faire appel quand le Registre national ne peut pas ou plus fournir les informations souhaitées (est ici visé le cas des personnes qui n ont jamais été reprises au Registre national ou dont les dossiers ne sont plus actualisés dans le Registre national) ; que le problème de synchronisation entre deux sources d identification gérées par des institutions distinctes qui doivent chacune remplir leurs obligations légales doit être réglé par la mise en œuvre d interactions formalisées dans un règlement. 32 Registre national

34 Les données spécifiquement visées par cet avis sont celles des personnes reprises dans le Registre national mais qui en ont été radiées soit d office, soit suite à leur établissement à l étranger et qui ne sont pas régulièrement inscrites dans une mission diplomatique ou un poste consulaire (Belges résidant à l étranger). Les informations relatives à ces personnes sont conservées au Registre national mais les dossiers de ces personnes sont en outre repris dans le registre des radiés de la Banque-Carrefour. Les données relatives aux nom et prénoms, date et lieu de naissance ainsi que le sexe peuvent être modifiées par les services de la Banque- Carrefour, sur base de documents justificatifs considérés comme probants. En outre, des modifications portant sur l état civil, la nationalité, l adresse et le décès peuvent être introduites par les institutions de sécurité sociale sur base de documents divers. Les modifications introduites dans les registres des radiés de la Banque-Carrefour, soit par les services de la Banque-Carrefour, soit par les institutions de Sécurité sociale ne faisaient l objet d aucune communication au Registre national. Les services de la Banque-Carrefour et du Registre national se sont concertés afin de mettre en place une procédure, définie réglementairement, permettant d éviter la désynchronisation constatée entre les 2 banques de données. Les communes avaient été informées dès le 3 octobre 2006 de la mise en place d une procédure de synchronisation entre les données d identification du registre des radiés de la BCSS et les informations correspondantes du Registre national; L arrêté royal du 22 janvier 2007 modifiant, pour ce qui concerne les données d identification des personnes qui ont été radiées du Registre national, l arrêté royal du 3 avril 1984 relatif à l accès de certaines autorités publiques au Registre national des personnes physiques, ainsi qu à la tenue à jour et au contrôle des informations et l arrêté royal du 8 janvier 2006 déterminant les types d information associés aux informations visées à l article 3, alinéa 1er, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques (M.B: 15 février 2007) constitue la base réglementaire de cette synchronisation. Suite à la publication de cet arrêté, les instructions complémentaires nécessaires ont été communiquées aux communes (Circulaire du 19 février 2007 aux communes contenant les instructions sur la tenue à jour au Registre national des types d information provenant du registre des radiés de la BCSS et circulaire du 11 juillet 2007 relative au contrôle des données d identification du registre des radiés de la BCSS et aux documents pouvant être pris en considération pour effectuer une mise à jour.). Concrètement les mutations enregistrées dans la Banque-Carrefour et relatives aux données d identification sexe (TI 040), nom et prénoms (TI 041), résidence principale (TI 042), nationalité (TI 043), lieu et date de naissance (TI 044), état civil (TI 045) et décès (TI 046), sont communiquées au Registre national qui les enregistre automatiquement dans le «dossier Registre national» des personnes concernées. La commune a l obligation d effectuer un contrôle sur les informations introduites sur base des documents officiels (la circulaire du 11 juillet 2007 précise les actes et documents pouvant être pris en considération pour effectuer une mise à jour des informations y relatives au registre national). La mise à jour des TI 040 à 046 se limite à l acceptation, ou non des informations transmises. En cas d acceptation, le type d information correspondant au registre national doit être adapté. Les informations de la BCSS sont effacées du Registre national, soit après validation par la commune et le cas échéant, après adaptation du Registre national, soit, à défaut de validation, automatiquement après 3 mois, par les services du Registre national. La procédure a été lancée le 12 septembre 2007 mais sans que les documents justificatifs se rapportant aux mutations communiquées soient joints. Les mutations de mai à novembre 2007 ont été enregistrées de cette façon. Depuis le mois de décembre 2007, les mises à jour 33 Registre national

35 communiquées au Registre national par la Banque-Carrefour sont justifiés par un document estimé probant par la cellule d identification (Une circulaire a été adressée aux institutions de Sécurité Sociale, qui impose a celles-ci de disposer de pièces justificatives pour pouvoir enregistrer une modification dans le fichier des radiés). Les mutations sont désormais transmises hebdomadairement. Un système de suivi informatique a été développé par le service «Applications» du Registre national qui permet aux services centraux et régionaux de contrôler la suite réservée par les communes aux mises à jour BCSS ainsi introduites La synchronisation avec les autres bases de données gérées par les administrations fédérales. Plusieurs administrations fédérales gèrent, dans le cadre des missions qui leur sont confiées par la loi, des bases de données dans lesquelles sont enregistrées les personnes physiques tombant sous le champ d application des législations qu elles sont chargées de mettre en œuvre. Outre les données d identification des personnes concernées, certaines de ces administrations enregistrent certaines informations qui sont également enregistrées dans les registres de population et conservées au Registre national. Ainsi, depuis l entrée en vigueur en date du 24 février 1987 de la loi du 13 juin 1986 sur le prélèvement et la transplantation d organes (M.B. du 14 février 1987), les personnes, de nationalité belge et étrangère, inscrites au registre de la population ainsi que les ressortissants étrangers inscrits au registre des étrangers depuis plus de six mois peuvent faire enregistrer auprès de la commune de leur résidence une déclaration pouvant être soit la volonté expresse de faire don de ses organes après son décès, soit, au contraire l opposition à tout prélèvement. Dans le cadre du contrôle de qualité effectué en 2005 par le Registre national, il avait été constaté qu un certain nombre d informations figurant dans le fichier des déclarations géré par le SPF Santé Publique (fichier qui est mis à jour sur base par les communes via la Registre national), ne figuraient pas dans les dossiers population des intéressés sous le type d information 192. Inversement, certaines informations enregistrées au Registre national ne l étaient pas dans le fichier «ORGADON» géré par le SPF Santé Publique. Une opération de synchronisation complète a ainsi été réalisée en 2006 entre les deux fichiers concernés. En 2007, une comparaison a été effectuée entre les deux bases de données en ce qui concerne les mineurs qui deviennent majeurs et pour lesquels une déclaration d opposition a été enregistrée durant la minorité (et ce dans la perspective de l entrée en vigueur du projet de loi modifiant la loi du 13 juin 1996 modifiée par la loi du 14 juin 2006 qui stipule l annulation automatique des déclarations d opposition enregistrées pendant la minorité et du projet d arrêté d exécution de cette disposition prévoyant que c est la commune qui annule et communique l information aux intéressés). Une nouvelle opération de synchronisation complète des deux bases de données sera réalisée début Un projet de synchronisation des informations relatives aux passeports, visant à synchroniser la base de données passeports gérée par le SPF Affaires étrangères et le Registre national en ce qui concerne l information «passeport» qui y est enregistrée sous le type d information 199, a démarré en Registre national

36 La première étape a consisté fin 2007 en l exécution de l enregistrement automatique des informations relatives aux passeports des Belges résidant à l étranger sur base des fichiers transmis par le SPF Affaires étrangères. Lesdits passeports n avaient en effet plus été enregistrés par les postes diplomatiques depuis plus de deux ans. Un projet visant à la synchronisation du fichier des permis de conduire géré par le SPF Mobilité et le fichier du Registre national en ce qui concerne le type d information «permis de conduire» (type d information 191) enregistré au registre national a été initié en L objectif visé est, -sur base d une comparaison de deux fichiers au niveau de cette information- de résoudre les discordances constatées et de mettre les deux fichiers à niveau. A partir d une extraction du fichier des permis de conduire pour les personnes nées en janvier 1980, un certain nombre de discordances ont été mises en évidence et communiquées au SPF Mobilité. Sur cette base, celui-ci s est engagé à réaliser une analyse au mois d août et septembre Les adaptations nécessaires, au niveau de l application gérée par le SPF Mobilité et de celle gérée par le Registre national a été planifiée d octobre à décembre La préparation et l exécution de la synchronisation proprement dite ont été planifiées pour le premier trimestre Enfin, il est prévu de réaliser à partir de 2008, sur base annuelle une comparaison des fichiers locaux de population avec le Registre national. L enregistrement des déclarations d euthanasie 5 Ce projet, mené en concertation avec le SPF Santé Publique, vise à ce que les déclarations d euthanasie introduites par les particuliers auprès des administrations communales soient transmises via le RN (qui joue le rôle de router) vers la base de données gérée par le SPF Santé Publique. Les médecins pourront prendre connaissance des déclarations en consultant cette base de données. L A.R du 27 avril 2007 réglant la façon dont la déclaration anticipée d euthanasie est enregistrée et communiquée via les services du Registre national aux médecins concernés a été publié au Moniteur belge du 7 juin Il entre en vigueur le 1er septembre Au niveau technique, le programme en vue de la transmission par les communes des déclarations anticipées d euthanasie au SPF Santé publique via le Registre national est prêt depuis Des tests de transmission desdites informations vers la base de données gérée par le SPF Santé Publique devront être réalisés au cours du premier semestre Registre national