La Gestion d'affaires

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1 Chapitre 1 - COMPRENDRE LE MARCHÉ La Gestion d'affaires Copyright 2009 CXP. 1 All rights reserved. Reproduction or distribution of this document, in any form, is expressly prohibited without the advance written consent of CXP Holding. This information is provided as is, and without warranty of any kind. Although this information is considered correct at the time of publication, CXP Holding does not guarantee its accuracy, completeness or relevance.

2 L'étude a été réalisée par : Dalila Souiah OBJECTIF DU DOCUMENT. Introduction à l étude d opportunité relative à la gestion d affaires, ce document Synthèse & Perspectives a pour objet de : présenter dans ses grandes lignes le domaine fonctionnel couvert par l'étude et ses enjeux, dresser un tableau général du marché, lister les principales fonctions des progiciels SOMMAIRE LES ENJEUX 1 Centraliser, suivre et analyser 1 Optimiser les ressources 1 Disposer d un bilan par affaire 1 LES FONCTIONS 2 De nombreux modules fonctionnels 2 LE MARCHE 3 Des acteurs variés 3 Une couverture fonctionnelle variable 4 La Gestion d Affaires Les activités commerciales fournissant un ensemble de prestations, composé, entres autres, de services, ont des besoins liés à la spécificité de leur activité, organisée la plupart du temps en mode "projet". Les sociétés ou organisations concernées gèrent de multiples commandes, généralement uniques avec des produits qui peuvent être spécifiques. La multiplicité des données et la singularité des projets rendent difficile la gestion de l ensemble des éléments relatifs à une affaire, qui englobera des aspects opérationnels (projet), commerciaux et financiers. LES ENJEUX Qu elles soient, en fonction de leur taille, équipées d un outil de gestion mal adapté à leur activité ou qu elles utilisent une multitude d outils internes et/ou bureautiques, la principale problématique à laquelle sont confrontées les sociétés ayant une gestion à l affaire est l agrégation de l ensemble des éléments (devis, contrats, ressources, budgets, temps passés ) impactant un projet. Centraliser, suivre et analyser La centralisation de l ensemble des événements relatifs à une affaire, (qu ils soient opérationnels (ressources, temps passés, planning ) ou financiers), est un des enjeux majeurs de la gestion d affaires. Les données fédérées et synthétisées vont permettre un suivi précis et une évaluation fiable en matière de risque, de dérives, de productivité. Les doubles saisies sont diminuées et la communication entre les différents acteurs améliorée. L objectif recherché est le suivi et les analyses qui permettront, entre autres, de répondre à l évaluation et l anticipation des risques de dérives (budgets, ressource ). Optimiser les ressources Les services sont effectués par des ressources dont il faut suivre les compétences, les disponibilités, les coûts afin de les optimiser. Disposer d un bilan par affaire Le pilotage des affaires est aussi un enjeu important. Les différents bilans proposés vont permettre d évaluer la rentabilité de chacune des affaires, de piloter les projets, de gagner en visibilité, de suivre les affectations, d harmoniser la gestion financière et opérationnelle des projets Les bilans vont permettre de facturer au plus juste et au plus tôt en fonction du mode prévu (lot, à l avancement, au forfait ). Copyright le CXP, /4

3 LES FONCTIONS De nombreux modules fonctionnels La gestion d affaires adressant les problématiques liées aux sociétés offrant exclusivement ou principalement des services, ou dont le service est une composante essentielle de l activité, les fonctions relatives à la gestion des projets sont primordiales pour réaliser le pilotage opérationnel des affaires. La gestion financière, administrative et commerciale de l affaire est également adressée, de façon plus ou moins poussée en fonction des outils et de leur nature. Autour de l affaire, on trouvera, en amont, des fonctionnalités de gestion de la relation client (CRM) et en aval, des fonctionnalités comptables ou des interfaces vers des outils spécialisés. De nombreuses fonctions transverses sont aussi proposées parmi lesquelles, le reporting, la GED ou gestion documentaire, les fonctions collaboratives Enfin, pour les offres très verticalisées, des fonctions spécifiques au métier ciblé peuvent être proposées. Les fonctions opérationnelles : gestion des projets : phases, livrables, ressources (temps passés, notes de frais, planning ), gestion des ressources (compétences, disponibilités ) Les fonctions commerciales et financières : gestion des contrats, commandes et avenants, gestion des achats et des stocks, facturation (à l avancement, par lot, au forfait ), suivi des règlements, Les fonctions connexes : CRM (gestion des prospects, clients, fournisseurs, Comptabilité, paie, RH, Les fonctions transverses : Figure 1 - Processus standard de gestion d affaires GED ou gestion documentaire permettant de gérer les CV, les contrats, les bon de livraison, les factures Indicateurs et reporting (plan de charge des collaborateurs, plan prévisionnel de facturation, bilan financier des affaires, TJM par intervenant, profil, type de prestation ) Moteur de workflow (alertes, processus de validation des demandes de congés, notes de frais ) Copyright le CXP, /4

4 Les fonctions spécifiques : Gestion de la maintenance Hotline En fonction de la couverture fonctionnelle de l offre, ou de l existant, la solution de gestion d affaire va couvrir l ensemble du spectre fonctionnel au sein d une même offre ou par le biais d interfaces (existantes en standard ou à réaliser). LE MARCHE Des acteurs variés Le marché de la gestion d affaires se décompose en trois grands groupes d acteurs : Figure 2 - Typologie des principaux acteurs de la gestion d affaires NB. : Cette présentation n est pas exhaustive et présente quelques uns des principaux acteurs présents sur le marché français 1/ Les spécialistes de la gestion d affaire : il s agit principalement de spécialistes locaux, adressant spécifiquement les sociétés de service (SSII, éditeurs, études et conseils ) ayant pour cœur de cible les structures comptant entre 50 et 500 personnes. Mieux adaptés aux structures de taille moyenne ayant un besoin purement centré sur la gestion d affaires, 2/ Les spécialistes de la gestion de projets ou de portefeuilles de projets : ils proposent des solutions focalisées sur la gestion de projet et éventuellement sur le CRM associé. On trouvera dans cette catégorie deux types d acteurs : o des généralistes : de grande taille, multi produits et plutôt centrés sur la gestion des portefeuilles de projet, o des spécialistes : de plus petite taille, ils sont mono produit et centrés sur la gestion des projets. 3/ Les éditeurs d ERP généralistes : il s agit d éditeurs de plus grande taille. Ils adressent des structures plus importantes et/ou de besoins fonctionnels plus larges. Ils ont une couverture internationale. Rattachés à cette catégorie, des partenaires/intégrateurs (GFI, Prodware ) ont développé des modules métier autour d ERP généralistes (Sage, Microsoft, Oracle ) Les bénéfices de la gestion d affaire : Réduction des coûts administratifs, Facturation plus rapide, Meilleure visibilité sur les projets, Diminution des erreurs de facturation, Une vision globale et instantanée (des projets, des clients, des collaborateurs ), Un bilan d affaire, Analyses, Suivi Copyright le CXP, /4

5 Une couverture fonctionnelle variable En fonction de la nature de l éditeur, le spectre fonctionnel des offres va être plus ou moins large : Les ERP ou modules d ERP couvrent Figure 3 - Grands domaines fonctionnels de la gestion d affaires l ensemble des besoins fonctionnels liés à la gestion d affaires depuis le CRM jusqu'à la comptabilité. Ces solutions apportent l avantage du "tout intégré" et s adaptent notamment aux sociétés ayant besoin de gérer du négoce car ce sont leurs solutions qui proposent le plus de fonctionnalités en matière de gestion des stocks, des fournisseurs ou des achats. La gestion d affaire est très souvent traitée comme un module complémentaire venant se greffer sur un socle de gestion de la production et/ou de gestion commerciale. Les offres, nombreuses et très verticalisées, vont adresser des métiers ayant une dimension "service" (santé, éducation, propreté, hôtellerie, SSII ). Chacun des acteurs de ce groupe va proposer une ou plusieurs solutions "très ciblées". Cette orientation métier va permettre à certaines offres d offrir des fonctionnalités spécifiques. Les solutions de gestion d affaires issues de spécialistes du domaine se focalisent sur les fonctions de gestion des affaires en incluant la facturation et, de façon plus ou moins poussée, le CRM. Adressant plus spécifiquement les sociétés de services type SSII, cabinets d étude ou édition, elles ne proposent pas de gestion des stocks (ou de façon très limitée) et la comptabilité sera gérée par le biais d interface avec une comptabilité existante. Les solutions de gestion de projet quant à elles, vont se concentrer, sur la gestion du projet en tant que telle (phases, jalons, ressources, compétences ). Elles ne vont généralement pas jusqu à la facturation et n offrent aucune fonction comptable. Ces solutions ont plutôt pour vocation de s interfacer avec des ERP existants (souvent auprès de grands comptes ou de filiales, services ou départements d organisation) ou des modules tels que la facturation, la comptabilité ou la paie lorsque cela est nécessaire. Documents CXP associés : ETUDE D'OPPORTUNITE Gestion d Affaires Et aussi : Présentation du thème Service Expert Gestion de projet et de portefeuille de projet Présentation du thème Documents à l'unité Copyright le CXP, /4

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