District 103 Normandie. Guide du Secrétaire. Édition Jean-Marc MATHIEU / EMF

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1 District 103 Normandie Guide du Secrétaire Édition Jean-Marc MATHIEU / EMF

2 Table des matières P.3 Obligations légales. P.4 Rôles du Secrétaire. P.5 Le matériel du Secrétaire. P.6 Tâches administratives hors du Club. P.7 Tâches administratives dans le Club. P.8 Les réunions du C.A A.G Le RME. P.9 Démission, transfert, radiation. P.10 Les assurances. P.11 Organigramme d un Club. P.12 Formulaires RME ME 20 Bureau. P.13 Mise à jour de l annuaire ME 6. P.14 Modèle «déclaration en préfecture». P.15 Gestion financière. P.16 Adresses utiles. 2

3 CLUB LIONS = ASSOCIATION LOI 1901 OBLIGATIONS LÉGALES Avoir des Statuts et le cas échéant un Règlement Intérieur. (Dans le cas du Lions Clubs International, TOUS les Clubs doivent avoir les MÊME Statuts définis par la Commission Nationale Statuts).) Avoir une Assemblée Générale au moins une fois par an. Elle approuve la gestion, les comptes financiers, Elle élit un Conseil d Administration. Tenir des registres contenant les procès-verbaux de l Assemblée Générale et certaines dispositions spécifiques. Tenir une comptabilité en double. Pas de règles spéciales, mais il est recommandé d utiliser le plan comptable des Associations. Faire les déclarations : Déclarations en Préfecture : Changement de Bureau, Changement de siège social, Modification de Statuts. Déclaration Bancaire à chaque changement de bureau. Fiscalité : Une association peut-être assujettie à : L Impôt sur les sociétés (produits financiers), La TVA (vente de produits, encarts publicitaires), Exonération pour 6 manifestations par an, maxi de recettes commerciales. Dans le cadre du Lions Clubs International Possibilités de déductibilité fiscale uniquement pour les dons faits : à la F.L.D.F. à Médico Lions Clubs de France depuis 2013, déduction possible d une partie des cotisations. 3

4 LIONS CLUBS INTERNATIONAL DISTRICT 103 NORMANDIE Formation des Dirigeants de Clubs LE SECRÉTAIRE I Les rôles du Secrétaire Dans le Club : lien entre le Club et l Association. Sa fonction est essentielle : il est membre du Bureau (Président, Secrétaire, Trésorier, Protocole), il est membre du Conseil d Administration, il est directement responsable des tâches administratives du Club, il est en relation étroite et permanente avec le Président dont il est le bras droit. A l extérieur du Club : il est en rapport avec : les autorités administratives du département (association Loi de 1901), les Clubs voisins, toutes les structures administratives du Lionisme au niveau de : la Zone (Président de Zone), du District (Secrétaire de District), du District Multiple 103 France (Secrétariat), Avec le Président et le Trésorier, il doit assister obligatoirement sauf en cas de force majeure : aux réunions de formation organisées par le District, aux Commissions Consultatives de Zone (CCZ) aux 2 Congrès de District. Il est souhaitable que le Secrétaire soit assisté d un Secrétaire-Adjoint (ce dernier peut devenir le secrétaire du Club l année suivante) SECRÉTAIRE, tu as été choisi pour tes qualités : de ponctualité, d ordre et de rigueur, de discipline. Tu dois te souvenir : que tu n as aucun pouvoir décisionnel. C est le Conseil d Administration et le Président qui l ont que tu es nommé pour un an (la rotation des fonctions est nécessaire) 4

5 II Le matériel du Secrétaire 1- En début d exercice: Il reçoit l accès à la gestion de son Club sur le site des Lions de France par l habilitation de son adresse mail et de son mot de passe. 2 Dès sa prise de fonction, il doit s assurer qu il dispose du Classeur du Secrétaire qui sera complété chaque année et transmis de secrétaire en secrétaire. (Ce classeur doit comporter les archives des 10 dernières années minimum. Les années antérieures devant être archivés en un lieu décidé par le Club). Le Classeur du secrétaire doit obligatoirement comporter : la liste des officiels du Club, la liste des responsables et des membres des différentes commissions, le fichier des présences aux réunions et manifestations Lions, (nécessaire pour le droit de vote). un compte-rendu de chaque réunion du Conseil d Administration et des décisions prises, un compte-rendu succinct des réunions du Club : nombre de présents, invités, conférenciers, Les comptes-rendus des Assemblées Générales. Les déclarations en préfecture et les récépissés des déclarations. Les copies des RME transmis chaque mois par Internet sur le site Lions France. Les originaux des Statuts et Règlement Intérieur du Club (visés par tous les membres). La copie des Livres Blancs (à minima ceux des 5 dernières années) le fichier des membres (si possible sur informatique). liste la plus complète possible et régulièrement mise à jour comportant : nom, prénom, date de naissance, adresse, téléphone, fax et , profession, adresse professionnelle, téléphone, fax et , date d admission, parrain, fonctions exercées dans le Lionisme, langues parlées par le Lions, prénom du conjoint, langues parlées, prénoms et âge des enfants. Dans un document annexe il est judicieux de tenir aussi à jour la participation des membres aux différents postes de responsabilités du club : Président, Past et Vice-Président, Secrétaire, Trésorier, Chef du Protocole, Directeur des Effectifs, Conseil de Direction etc. ainsi que leur participation aux Commissions les plus importantes, en particulier à la Commission Extension des Effectifs. Garder ce document en archives. En outre il s assure aussi de posséder : les formulaires destinés aux différentes instances du Lionisme, du papier à lettres (souvent réalisé informatiquement), des fanions du club (dans certains Clubs détenus par le Protocole). 3 en cours d année, il peut se procurer sur commande (adresses en fin de document) au siège du Lions International le livre du Secrétaire les insignes y penser pour les membres le futur Président le futur Past-Président les chevrons d ancienneté l annuaire international, (devrait être supprimé en 2011) 5

6 les «supplies» disponibles sur le site d Oak Brook. au siège du District Multiple 103 France les différentes brochures «Votre Lions-club» - «A la découverte du Lionisme» - «A la découverte des Centres culturels» les «Dossiers de l Ethique» la cassette de l hymne Lion quelques «supplies» de première nécessité. auprès du Secrétaire de District la trousse de nouveau membre (se rapprocher aussi de l EME du District). quelques annuaires papier pour les Lions ne possédant pas Internet. sur le site Internet du District Statuts et Règlements Intérieurs du District Statuts et Règlements Intérieurs types à l usage des Clubs de nombreux documents administratifs téléchargeables. III Tâches administratives à l extérieur du Lionisme On peut les envisager à deux niveaux différents : soit avec les différentes administrations, soit dans le cadre des relations publiques A / avec les Administrations Elles découlent du fait que le fonctionnement du club est régi par la loi sur les associations dite : «loi de 1901». Ce qui implique en premier lieu que le Club a des Statuts et des Règlements Intérieurs qu ils ont bien été déposés à la Préfecture ou Sous-Préfecture du Département (pour les Statuts uniquement) que le Club a bien été inscrit au Journal Officiel (ce que le Secrétaire doit éventuellement vérifier). 1 Dès qu il a été nommé (après l Assemblée Générale Ordinaire de Mars) Le premier travail du Secrétaire doit être : de prendre connaissance de ces Statuts ainsi que des Règlements intérieurs du Club, de les lire intégralement, de les étudier, d en approfondir le sens, en particulier en ce qui concerne la marche du Club et les procédures d admissions, de s assurer qu ils ont été mis à la disposition des membres du Club, et au besoin de les rééditer. La reconnaissance du Club en tant qu Association, et son fonctionnement sont régis par ses Statuts et son Règlement Intérieur. 2 Dans les 3 mois qui suivent l AG de printemps, Le Secrétaire doit communiquer aux services préfectoraux : une lettre à en-tête du club comportant la liste des membres du BUREAU (Président, Secrétaire, Trésorier) avec : leurs noms, prénoms, dates de naissance adresses, téléphones, fax 6

7 3 En cours d année, et s il y a eu, soit : une modification des Statuts : les communiquer aux services préfectoraux dans les trois mois sous forme d un extrait du Procès-Verbal de l Assemblée Générale Extraordinaire du Club qui a entériné leur modification. une modification du siège : elle doit être communiquée aux services préfectoraux dans un délai d un mois après le changement. Dans les deux cas, adresser un extrait du procès-verbal indiquant que : «Conformément aux dispositions de l article 5 du 1 er juillet 1901, nous avons l honneur de déclarer les modifications apportées par l Assemblée Générale du aux statuts annexés à la déclaration de notre association en date du (date du premier dépôt). Ci-joint, deux exemplaires dûment approuvés par nos soins, du texte de ces modifications (ou des nouveaux statuts). Nous vous demandons de bien vouloir délivrer récépissé de la présente déclaration. Veuillez. Fait à. Le Président Le Secrétaire dans tous les cas ne pas omettre de consigner les modifications statutaires et les changements d administrateurs sur le registre spécialement prévu par la loi, ainsi que les procès-verbaux des Assemblées Générales et des Conseil d administration. B / Les Relations Publiques Toujours les envisager avec l accord du Président et le plus souvent avec lui. avec les autorités : Préfet, Président du Conseil Général, Maire etc. Il est recommandé en début d année de demander audience aux instances administratives, principalement quand le Club envisage d entreprendre des actions précises. avec les médias : presse locale, radios ou TV de proximité, etc. Intervenir dès qu une action importante et sérieuse du Club est envisagée ou pour rendre compte de ces actions une fois accomplies. «Bien faire, et le faire savoir» IV Tâches administratives dans le Club Elles sont basées sur le respect des Statuts et des Règlements Intérieurs du Club. ATTENTION : tous les formulaires cités dans ce chapitre sont détaillés plus loin dans un chapitre spécial «Formulaires» 1 Les réunions du Club 2 réunions statutaires mensuelles (recommandées). Le Secrétaire : envoie aux membres les convocations et l ODJ 3 ou 4 jours avant chacune d elles, reçoit les excuses et les transmet au Président en début de réunion, communique au Chef du Protocole le nombre de présents aux réunions en prévision des repas (dans certains Clubs les réponses de participation au repas sont adressées au Protocole)). 7

8 effectue un pointage précis des membres et des invités aux réunions, effectue le pointage des membres ayant assisté à des réunions d autres Clubs, à des réunions officielles (Zone, District etc.) pour une éventuelle compensation, prend des notes pendant la séance pour faire dans le livre du Secrétaire un compte-rendu qu il adressera également aux membres (et si possible au PZ) directement ou, par l intermédiaire du Bulletin de Club. transmet systématiquement aux membres du Club toutes les informations en provenance du Siège International, du DM, du District et de la Zone. 2 Les réunions du Conseil d Administration (au moins 1 réunion trimestrielle). Le Secrétaire : envoie des convocations 10 jours avant aux membres du Conseil en leur précisant l ordre du jour qui aura été défini en accord avec le Président. consigne les décisions prises dans le livre du Secrétaire. 3 Les Assemblées Générales. Le Secrétaire prépare et organise l Assemblée Générale de Septembre qui comportera : le rapport moral du Président. Rapport circonstancié relatant les différentes activités du Club (conférences, actions sociales ou autres, voyages, jumelages, rapports avec les actions générales du Lionisme ), l évolution numérique du Club (admissions, départs) ainsi que le pourcentage d assiduité des membres. le rapport financier du Trésorier complété par celui des Commissaires aux Comptes. L affectation des excédents du compte de fonctionnement s il y a lieu. prépare la liste d émargement et fait signer les présents. rédige le compte-rendu qui sera archivé dans le Livre des Assemblées. prépare l Assemblée Générale de Mars réunie pour élire : le nouveau Conseil d Administration. le Président de la Commission des Effectifs. un mois avant l AG, il adresse aux membres un appel de candidature individuelle. après cette Assemblée et avant le 31 mars, il transmet sur le site du DM 103 France la composition du nouveau Bureau et s assure de l exactitude des fiches individuelles des membres. transmet à la Préfecture la liste nominative du nouveau Bureau (voir plus haut). prépare la liste d émargement et fait signer les présents. rédige le compte-rendu qui sera archivé dans le Livre des Assemblées. 4 Le Rapport Mensuel d Effectif (RME) Document essentiel qui doit être transmis par Internet sur le site Lions France. Il doit être transmis par le Secrétaire chaque mois (qu il y ait une modification ou pas à signaler) et pour le 28 du mois dernier délai. Il est toujours possible de le modifier tout au long du mois. De la régularité de ces envois dépend la bonne marche du District et celle-ci évite les rappels fastidieux du Siège International adressés au Gouverneur. (L exactitude de l appel des cotisations dépend de la bonne transmission des RME, principalement de ceux de décembre et de juin) 8

9 5 Le changement de condition d un membre du Club Si les coordonnées d un membre (essentiellement son adresse ou son mail) changent en cours d année, le Secrétaire incite le membre à modifier sa fiche personnelle sur le site France ou, prend en charge la modification. Si le Lion ne connait pas son mot de passe, il le demande sur le site ou, en fait la demande au Secrétaire de District. Dans le cas d un changement d adresse mail, il est conseillé d en avertir le Secrétaire de District et le PZ. 6 Le nouveau membre Le Secrétaire organise l admission des nouveaux membres en remettant au parrain le formulaire PROPOSITION D AFFILIATION ME 6 ce dernier la transmettra ensuite à la Commission des Effectifs et appliquera la procédure d admission définie par le Règlement Intérieur du Club. après avis de la CEE et du Club, le ME 6 sera retourné au Secrétaire pour archivage quel que soit le résultat. en préparant avec le Chef du Protocole la cérémonie d intronisation, et en prévoyant les différents documents et objets qui seront remis au nouveau membre : insigne, fanion du club, liste des membres ou trombinoscope du Club, trousseau du nouveau membre à commander auparavant, Statuts et Règlements Intérieurs du Club, brochure «A la découverte du Lionisme», organigramme du Club, renseignements sur les jumelages, etc. Une fois que l admission est officielle : 1. il remplit la fiche individuelle du nouveau membre sur le site Lions (sans oublier la photo) 2. il fait figurer le nom du nouveau membre sur le Rapport mensuel d Effectif RME (et seulement après la cérémonie d intronisation, ceci pour le calcul des cotisations prorata temporis et la prise en compte du Lion par l assurance du L.C.I.) 7 Démission d un membre Le Secrétaire, en cas de démission reconnue comme telle par une lettre que le membre démissionnaire aura adressée au Président, la consignera dans le livre du Secrétaire. Il le signalera dans le Rapport Mensuel d Effectif (RME). 8 Le transfert d un membre Si le membre d un Club change de résidence, il peut souhaiter être admis dans un club de sa nouvelle résidence. Le Président ou le Secrétaire de son ancien Club écrira au Président du Club susceptible de l accueillir en insistant sur la personnalité du candidat et ses états de service. Le Club de sa nouvelle résidence procédera alors comme pour l admission d un nouveau membre avec les modalités éventuellement définies par son propre Règlement Intérieur. Le Secrétaire établira : la fiche de transfert ME 20 qui lui aura été adressée par le Secrétaire du club départ. Remarques : Si le Lions n est pas admis et s il désire rester Lion, demander à son Club d origine de le réintégrer comme membre éloigné (situation reconsidérée tous les six mois par le Conseil d Administration du Club) afin de lui permettre éventuellement d être pris en charge par un autre Club proche de sa nouvelle résidence. 9

10 Si un Lions quitte le Club pour une autre ville, il est souvent judicieux de conserver ce membre comme membre éloigné pour une ou deux périodes de six mois. De toute façon, attendre la fin de l exercice en cours ou celle d une ou de ces deux périodes avant de radier ce membre afin d éviter au Lions International de le réintégrer si le transfert n est pas acquis. En cas de transfert au sein d une même ville, il y a lieu de s assurer que ce transfert reçoit le consentement mutuel des deux Clubs afin d éviter tout sujet de discorde. 9 Radiation d un membre Le Secrétaire, aussitôt la radiation d un membre prononcée par le Conseil d Administration la consignera dans le livre du Secrétaire informera le membre par lettre de sa radiation la signalera dans le Rapport Mensuel d Effectif (RME) V Les Assurances L attention des Secrétaires est attirée sur le fait que les principales manifestations pour le fonctionnement du Club sont couvertes en responsabilité civile sans aucune formalité à accomplir. Pour les autres manifestations, il y a lieu d adresser au District Multiple 103 à Paris un questionnaire d extension au moins un mois avant la date projetée. Ce sera le cas, notamment pour l organisation des Congrès, des lotos, des salons, etc. En cas de doute, ne pas hésiter à adresser ce questionnaire, au Secrétaire du District Multiple 103 France, (après, au besoin, l avoir interrogé pour avis). Dans tous les cas, demander une confirmation écrite pour éviter des contestations éventuelles. 10

11 LE CLUB ORGANIGRAMME Le Club est constitué : d un Bureau d un Conseil d Administration de Commissions. Le BUREAU Président Secrétaire 1 er V. Président Trésorier (Chef Protocole) Le CONSEIL D ADMINISTRATION Président Secrétaire Immédiat. Past Président Trésorier (Chef Protocole) 1 er V. Président 2 e V. Président 3 e V. Président Président C.E Les Présidents des Commissions (Si le R.I le prévoit) Animateur - Censeur Les COMMISSIONS Le Président est membre de droit de toutes les commissions y compris la Commission des Effectifs (C.E) (depuis un vote lors de la Convention Internationale d Hambourg en juillet 2013). Cette Commission des Effectifs (C.E) est la seule statutairement obligatoire. Depuis juillet 2013, la composition et le rôle de cette Commission a été modifiée, la Formation de juin 2014 en a indiqué les grandes lignes qui devront être mises en application dans tous les Clubs pour l année Lions Le Président est libre d établir la liste des autres Commissions qu il jugera nécessaire à la bonne marche du Club. Il est toutefois conseillé d instituer les Commissions suivantes : Commission humanitaire (Action sociale) Commission éthique Commission Statuts Commission communication et relations publiques. 11

12 FORMULAIRES R M E RAPPORT MENSUEL D EFFECTIF Ce document retrace chaque mois la vie du Club. Il doit être impérativement transmis par Internet avant le 28 de chaque mois (qu il y ait un mouvement ou pas) En s enregistrant à l aide de son adresse mail et de ton mot de passe. Le fait d être enregistré en tant que Secrétaire de Club te donnera automatiquement accès à la gestion de ton Club du 1 er juillet au 30 juin de l année Lions. Il est important d archiver, papier ou informatiquement, un exemplaire de chaque RME transmis. LES DOCUMENTS ANNEXES DU RME ME 20 FORMULAIRE DE TRANSFERT (Téléchargeable sur le site) En cas de transfert d un membre d un club à un autre Club Club de départ : le Secrétaire du Club dont le membre sera transféré : remplit le formulaire dans sa partie supérieure, adresse le document au Club d accueil Club d accueil : le Secrétaire du nouveau Club, une fois le transfert accepté : complète et signe la liasse ME 20 reçue du Club de départ, remplit la partie basse du formulaire, garde 1 exemplaire pour les archives du Club, envoie une photocopie du document à l autre Club. Toute cette manipulation peut désormais se faire directement par Internet en transmettant par mail le ME 20. MEMBRES DU BUREAU Autrefois cette opération était effectuée à l aide du document PU 101. Depuis l apparition du site informatique, le bureau doit être rentré par le secrétaire, dés l AGO de Printemps sur le site France. Document également très important car il conditionne l année suivante. (Reconnaissance de la part du Siège International, codes d accès au site France, etc. 12

13 MISE A JOUR DE L ANNUAIRE Cette mise à jour doit être effectuée tout au long de l année, dès qu une modification intervient dans les coordonnées d un membre du Club. Ne pas oublier de rentrer les photos et de renseigner les dates de naissance, les hobbies etc. Pour les photos : pour éviter toutes déformations, elles doivent avoir un format vertical 1 x 1,3 et de pas dépasser 100 ko. ME 6 PROPOSITION D AFFILIATION faire remplir par le parrain la fiche «proposition» la remettre au Président de la Commission Extension des effectifs en cas d approbation, compléter la fiche «invitation» conserver la fiche en archives IMPORTANT : Aucun document ne doit être transmis à Oak Brook, mais uniquement sur le site Lions Normandie. 13

14 DECLARATION EN PREFECTURE A L USAGE D UN CLUB A réaliser sur papier entête du Club PREFECTURE DE. Cabinet du Préfet Direction Administrative Bureau des Associations Adresse X, le.. RECOMMANDE AVEC ACCUSE DE RECETPION Association LOI 1901 déclarée à la Préfecture de en date du sous le numéro Objet : DECLARATION DE CHANGEMENT DE BUREAU CHANGEMENT DANS LA COMPOSITION DU CONSEIL D ADMINISTRATION DE NOTRE ASSOCIATION Monsieur le Préfet, Nous avons l honneur de porter à votre connaissance la nouvelle composition du Conseil d administration de notre Association confirmée lors de l Assemblée Générale du Club du. et effective à la date du 1 er juillet 20 MEMBRES DU BUREAU : Aux fonctions de Président du Conseil d Administration du Club Prénom-Nom Profession Nationalité Date et Lieu de naissance Adresse Aux fonctions de Vice-Président du Club Prénom-Nom Profession Nationalité Date et Lieu de naissance Adresse Aux fonctions de Secrétaire Prénom-Nom Profession Nationalité Date et Lieu de naissance Adresse 14

15 Aux fonctions de Trésorier Prénom-Nom Profession Nationalité Date et Lieu de naissance Adresse Nous vous demandons de bien vouloir prendre en considération ces modifications conformes à nos Statuts. Et nous vous prions d agréer, Monsieur le Préfet, l expression de notre haute considération. Président du Conseil d Administration Secrétaire du Club GESTION Financière il est obligatoire de tenir deux comptabilités distinctes : une de fonctionnement et une d actions sociales. Chaque comptabilité doit avoir un compte bancaire séparé. On peut transférer des sommes du compte de fonctionnement au compte des actions sociales, mais jamais l inverse. En fin d exercice (30 juin), les deux comptes doivent en principe être soldés, cependant il est de règle de conserver : - sur le compte de fonctionnement une somme raisonnable permettant de commencer l exercice suivant (en général l équivalent d un trimestre de fonctionnement), - sur le compte actions sociales une somme destinée à poursuivre une action déjà entreprise. IMPORTANT Les excédents du compte fonctionnement ne sont pas destinés à alimenter le compte œuvre ou à faire des dons pour des œuvres, si excédents il y a ils peuvent alimenter une caisse pour des bourses permettant à des Lions de participer à des manifestations Lions (Congrès, Conventions Nationales ou Internationales par exemple). - IL EST INDISPENSABLE QUE TOUTE RESERVE SOIT AFFECTEE DE FACON PRECISE. Jean-Marc MATHIEU EMF District 103 Normandie Jean-marc.mathieu4@orange.fr Juin

16 ADRESSES OFFICIELLES ASSOCIATION INTERNATIONALE DES LIONS CLUBS nd Street OAK BROOK ILLINOIS USA TEL : 00 1 (630) FAX : 00 1 (630) lions@lionsclubs.org Internet : LIONS CLUBS INTERNATIONAL DISTRICT MULTIPLE 103 FRANCE 295, RUE SAINT JACQUES PARIS TEL : FAX : maisondeslions@lions-france.org Internet : GOUVERNEUR DU DISTRICT 103 NORMANDIE Dominique MALLET 63 rue de Bizi VERNON TEL : dm.consult@bbox.fr IMMEDIAT PAST GOUVERNEUR DU DISTRICT NORMANDIE Jean COUILLARD 20, rue des Bouleaux FONTAINE LA MALLET TEL : jean.couillard0214@gmail.com 1 er VICE-GOUVERNEUR DU DISTRICT 103 NORMANDIE Jacques MARTIN 6 rue du Clos de l Image MONTBAZON TEL : martindomus@orange.fr SECRÉTAIRE DU DISTRICT 103 NORMANDIE Jean-Marie LECONTE 11 rue du Buisson BRETTEVILLE sur ODON TEL : jmleconte1@free.fr TRÉSORIER DU DISTRICT 103 NORMANDIE Josselyne THIBAULT 20 rue Sainte Venise BIHOREL TEL: elphi.pinguet@free.fr PROTOCOLE DU DISTRICT 103 NORMANDIE Georges Claude GALLAIS 13 Place Gardin CAEN TEL : gc.gallais@free.fr SITE WEB 103 NORMANDIE : J.M Mathieu/EMF 103 Normandie Année 2014/