Schéma directeur du Système d information et du numérique de l Université de Caen BasseNormandie Dans son projet de développement stratégique 20122016 adopté par le Conseil d Administration du 4 novembre 2011, l Université de Caen BasseNormandie a souhaité se doter d un schéma directeur du système d information et du numérique. Concrètement, il s agissait de «mieux définir la stratégie en matière de système d information, outil rationnel au service du pilotage de l établissement et visant à l optimisation du travail collaboratif entre services et composantes autour d une vision partagée de l accompagnement des grandes missions de l Université». La construction de ce Schéma directeur s est fondée sur une concertation très large au sein de l établissement durant le printemps et l été 2012. Menée avec l appui d un cabinet spécialisé, cette démarche participative a permis au maximum aux différents acteurs au sein de l Université de s exprimer au cours de réunions, de séminaires et d ateliers. Le choix d une telle méthode a facilité la création d un diagnostic collectif partagé de la situation et a débouché sur un ensemble cohérent de recommandations traduites aujourd hui en 3 axes forts de travail dans ce Schéma directeur : 1. L installation d une nouvelle gouvernance du système d information qui permet d assurer un lien plus étroit avec la stratégie de l université et avec les utilisateurs. 2. La définition d une trajectoire claire pour les années à venir construite au regard des orientations fixées par le projet d établissement et le contrat quinquennal. 3. Une nouvelle organisation des équipes informatiques avec la création d une Direction des Systèmes d Information garante de la réalisation des missions transverses du SI en y associant totalement les informaticiens des composantes. 1. Une nouvelle gouvernance pour un système d information au service de tous Trois enjeux forts ont été exprimés lors de la démarche de préparation du SDSIN : Mettre le système d information au service du projet de développement stratégique de l Université dans toutes ses dimensions, Assurer une bonne articulation entre l expression des besoins des «métiers», c estàdire des acteurs de la mise en œuvre des grands processus de l Université, et la réponse apportée au plan des outils informatiques, Assurer la prise en compte des besoins des utilisateurs. Pour répondre à ces défis, il a été proposé la mise en place d une nouvelle méthode de travail dans le cadre du renforcement de la gouvernance du SI s appuyant sur plusieurs leviers : L affirmation du rôle indispensable des conseils centraux de l Université pour la validation de cette stratégie en matière de SI qui engage le développement de l institution, La nécessité de la création d une Commission du Système d information et du numérique en charge du suivi de la mise en œuvre opérationnelle de la stratégie. L organisation d un suivi des projets de manière décloisonnée et permettant une mise en perspective par rapport aux grandes fonctions métiers de l Université.
La mise en place de la nouvelle organisationn informatique, repositionnée dans le schéma cidessous au sein de l ensemble de la gouvernance du SI et du numérique, est un élément fort pour la réussite de la mise en œuvre de cette gouvernance, notammentt par le renforcement des démarches projets et le dialogue avec les métiers. L instauration de cette Commission du SI et du numérique a été votée en CA de juillet 2012 et est inscrite au règlement intérieur de l Université à l article 2. Elle a été installée le 2 octobre dernier. Ses missions sont : le suivi et la mise en œuvre des différents programmes du schéma directeur sur la base du reporting des chefs de projets, l évaluation de cette mise en œuvre et sa restitution au Conseil d Administration, L ajustement du planning de développement des projets, La proposition au CA de l actualisation du schéma directeur. 2. Une trajectoire claire pour les années à venir exprimant une ambition numérique pour accompagner le développement global de l établissement en formation, en recherche et dans son organisation interne Une analyse précise des besoins a pu être menée tant lors d ateliers avec des utilisateurs que lors de séance de travail avec les «métiers». Deux secteurs sont apparus comme méritantt une mobilisation toute particulière de l établissement : Le pilotage c estàdire les outils relevant d un «système d information décisionnel» à mettre en place, avec une étape tout à fait cruciale de fiabilisation de nos données et des grands processus d alimentation du SI,
L environnement de travail : avec la nécessité d offrir plus d équité dans l accès à un support de proximité et à un poste de travail de qualité, mais également d accompagner les évolutions des usages (mobilité, travail collaboratif..). Concrètement, le contenu du Schéma directeur se décline en 7 programmes d actions répondant aux enjeux identifiés et synthétisés dans le tableau suivant : Programmes Objectifs 1. Consolider et promouvoir les usages numériques au bénéfice de la communauté universitaire Consolider et promouvoir les usages numériques par la mise à disposition d un environnement de travail performant, ergonomique et de services adaptés aux nouvelles modalités de travail collaboratif et nomade 2. Accompagner le développement et la mise en œuvre de l offre de formations Faciliter la conception, la lisibilité et la mise en œuvre de l offre de formations (initiale et continue) et en améliorer l attractivité S adapter aux spécificités de la gestion administrative de la formation continue Stimuler l innovation pédagogique 3. Soutenir les activités de recherche et de valorisation Faciliter l évaluation, le suivi et le financement de la recherche Simplifier les relations des laboratoires de recherche avec leurs différentes tutelles Mieux intégrer la fonction recherche dans la consolidation du SI 4. Permettre à l établissement de piloter son activité, ses ressources et son budget Se doter d outils de pilotage fiables et performants tant d un point de vue opérationnel que stratégique Fiabiliser et faire évoluer les référentiels en fonction des enjeux de pilotage sur la base de processus clairs dans le cadre d une démarche qualité) Rendre possible l évolution des processus de construction budgétaire pour permettre un pilotage prévisionnel 5. Accompagner l évolution et la professionnalisation des fonctions supports 6. Accompagner la consolidation et la transformation de la fonction SI au service de l université Soutenir les évolutions organisationnelles suite au passage aux RCE (RH, Finance) Accompagner la mise en place d une GPEC Accompagner l optimisation du contrôle des dépenses et de la gestion des factures Accompagner la consolidation et la transformation de la fonction SI, en central et en proximité, notamment par une amélioration des principaux processus SI 7. Garantir un fonctionnement optimisé du SI (socle technique) Doter l université d infrastructures performantes garantissant un fonctionnement optimisé du SI prenant en compte l évolution des technologies et des usages 3 paliers ont été définis sur la période 20122017. Ils permettent de se projeter vers une cible ambitieuse d un «SI unifié» et vers la mise en œuvre de services à forte valeur ajoutée. Une feuille de route à valeur indicative a également été définie (voir annexes). Certaines actions pourront avoir un mode d exercice mutualisé au niveau du PRES dans le cadre de la stratégie numérique qui sera mise en œuvre et qui doit être précisée dans les mois à venir. Le
Schéma directeur de l Université de Caen lui permettra précisément de se positionner par rapport à ces projets. 3. Une organisation informatique renouvelée au niveau de l établissement pour permettre un meilleur niveau de service et pour permettre de réaliser de nouveaux projets en valorisant nos compétences La réussite de notre Schéma directeur et notre capacité à mener de nouveaux projets dépendent fortement de notre organisation et de nos méthodes de travail. Quatre axes d amélioration ont été identifiés : clarifier les périmètres d intervention respectifs des différents acteurs du SI et du numérique de l Université, structurer l articulation entre les métiers et le SI (fonctionnement en mode projet, prise en compte des besoins des usagers), organiser un fonctionnement plus transverse et un pilotage stratégique et opérationnel des activités SI, et donc permettre une collaboration efficace de tous les informaticiens de l établissement dans un contexte de moyens contraints et de besoins croissants en termes de SI, Offrir un niveau de service plus équitablement accessible au sein de l établissement et en particulier sur les sites distants et garantir un support de proximité sur l ensemble de l Université, Piloter qualitativement et quantitativement la fonction SI pour en avoir une vision globale et pouvoir faire des choix éclairés. Plusieurs réponses doivent donc être mises en œuvre : la mise en place d une Direction des Systèmes d information en charge du SI de manière transverse à l ensemble de l université, l organisation d une nouvelle relation entre la DSI et les équipes informatiques de composantes, la Systématisation et la professionnalisation de la mise en œuvre des méthodes projets. a. Une DSI au service de la gouvernance, des démarches projets et du pilotage transverse de la fonction SI Cette DSI devra être organisée pour permettre l installation de fonctions clés permettant : Une amélioration de l articulation opérationnelle métiersi portée par une Cellule Projets composée de chefs de projets en charge : de dialoguer avec les métiers pour traduire les besoins métiers en cahiers des charges à destination du Pôle Opérations, s assurer que la solution technique proposée convienne à la commande exprimée, préparer le déploiement fonctionnel des solutions. d assurer une vision transverse des projets.
Une structuration des missions de qualité (fiabilisation du SI, processus) et de sécurité de SI au sein d une Cellule Qualité et Sécurité Une professionnalisation du pilotage économique de la fonction SI Un pilotage des fonctions techniques du CRISI au sein d un Pôle Opérations. Les missions précises des différents pôles de cette DSI sont décrites en annexe. Cette proposition aboutit donc à intégrer l actuel CRISI dans cette nouvelle DSI. Par ailleurs, la nouvelle DSI devra intégrer les fonctions de téléphonie actuellement menées à la direction de l immobilier, les technologies de la téléphonie et les terminaux mobiles faisant désormais partie intégrante du système d information. b. Une nouvelle relation entre la DSI et composantes Dans une première phase, il est nécessaire de mettre en place, sur la base des objectifs du schéma directeur, une nouvelle méthode de travail entre la DSI et les composantes. La nouvelle DSI devra ainsi organiser une animation globale afin de faire travailler davantage ensemble pour faire mieux l ensemble des acteurs du SI, d éviter les redondances, d identifier les pistes de mutualisation techniques et géographiques, et de dégager ainsi des marges pour des nouveaux projets Cette ambition va bien entendu se traduire par un portage dans le temps. Elle va se traduire par trois chantiers à mener progressivement avec l ensemble des acteurs concernés : Chantier 1 : Mise en place progressive d une nouvelle articulation entre DSI et composantes : la DSI est garante de la réalisation des missions transverses du SI et y travaille en y associant totalement les informaticiens de composantes, Chantier 2 : Identification et formalisation d'une fonction SI transverse, au niveau de l'établissement et facteur de cohérence et d efficacité. L objectif de l établissement est d aller vers la recherche de plus de mutualisations et de cohérence de manière progressive. Chantier 3 : Organisation un support de niveau 1 (réponse aux questions les plus courantes des utilisateurs) pour une meilleure organisation. Permettre d'alléger ainsi la tâche des informaticiens de composante pour les mobiliser sur des missions à plus forte valeur ajoutée c. La systématisation du fonctionnement en mode projet Un enseignement important apparu lors des réflexions, concerne la nécessité de renforcer et de systématiser le fonctionnement en mode projets. Cette méthode, supportée et professionnalisée par la cellule projets de la DSI, doit en particulier permettre une responsabilisation des métiers, une évaluation ex ante des projets et un suivi plus précis des moyens engagés et des résultats. Ce Schéma directeur de l Université de Caen BasseNormandie prend dans sa version exhaustive la forme d un document en format Powerpoint, cijoint, séquencé en quatre temps bien identifiés : 1. Diagnostic : analyse de l existant, 2. Une nouvelle gouvernance, 3. Une trajectoire stratégique claire,
4. Une organisation informatique renouvelée.