Module «Contentieux» du logiciel Aigles

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1 Module «Contentieux» du logiciel Aigles Signalétique contentieux. Provoque l ouverture de la recherche d un locataire. Provoque l ouverture de la recherche sur base de la situation contentieux (N affiche que les locataires ayant une «situation» renseignée dans le dossier contentieux). Provoque l ouverture de la recherche sur d autres critères (Adresse du logement - membre du ménage Tél etc..) Ajoute le locataire dans la table des locataires (Voir : gestion de la table des locataires) Permet de visualiser une éventuelle demande de mutation. Création de bulletins de virement (avec impression différée voir : financiers divers) Permet d accéder à la gestion des actions sociales du locataire. Permet d imprimer une lettre de rappel. Permet de visualiser le signalétique locataire. Permet de visualiser le compte financier du locataire. Copie le code de l avocat sélectionné (voir onglet «Avocats») dans la signalétique locataire. Permet de visualiser les workflows qui concernent ce locataire. Permet de consulter et de modifier le bloc-notes du locataire. (Rouge = vide Jaune = complété) indique que le locataire a été muté d un logement vers un autre (Réf logement en plaçant la souris sur cette icône) sans suivi du compte financier (= deux locataires différents). 1

2 indique que le locataire a été muté d un logement vers un autre (Réf logement en plaçant la souris sur cette icône) avec suivi du compte financier et de la garantie SWL (Attention : ne pas créer une nouvelle dette de garantie). Permet de passer d un dossier à l autre. A) Onglet «Actions diverses» Cet onglet permet d encoder les actions menées dans le cadre de la gestion du contentieux de ce locataire. et permettent d ajouter ou de supprimer une action. Pour chaque action, vous pouvez préciser la date et un texte qui peut être multi-lignes. B) Onglet «Rappels» Cet onglet permet de visualiser la liste des rappels envoyés dans le cadre de la gestion du contentieux de ce locataire. permet de supprimer un rappel de la liste lorsque celui-ci a été envoyé par erreur. L ajout manuel d un rappel est impossible, ceux-ci sont enregistrés lors de l édition des rappels. C) Onglet «Accords/Médiations» Cet onglet permet d encoder le(s) accord(s) et/ou médiation(s). et permettent d ajouter ou de supprimer un accord / une médiation. permet d imprimer un courrier confirmant les termes de l accord/ la médiation actuellement sélectionné(e). permet d imprimer un courrier informant le locataire de la clôture de l accord/la médiation avec respect des conditions. permet d imprimer des bulletins de virements (via les bulletins différés). Le nombre est fonction des termes de l accord / la médiation. permet d imprimer un courrier informant le locataire de la clôture de l accord/la médiation avec non respect des conditions. 2

3 Permet de définir le type Accord ou Médiation. Permet d indiquer l état de l accord/la médiation. cette zone est facultative et permet d indiquer votre référence dossier. date de création de l accord/la médiation (par défaut = date de l encodage). date du début de l accord/la médiation (date du premier paiement attendu). Lettre qui apparaitra dans la consultation financière en regard des dettes marquées. permet d accéder à l écran de marquage des dettes. Ces zones ne sont accessibles que si le type est «Médiation». Vous pouvez spécifier les références du médiateur (voir paramètres) ainsi que les dates et montants. permet de visualiser les courriers du médiateur (voir gestion des courriers). Ces zones vous permettent de spécifier les termes de l accord/la médiation. Nombre de versement, montant par versement et fréquence. Le logiciel calcule le montant total à percevoir et la date de fin théorique de l accord/la médiation. D) Onglet «Accords/Médiations» Cet onglet permet d encoder les conciliations réalisées dans le cadre de la gestion du contentieux de ce locataire. et permettent d ajouter / de supprimer une conciliation de la liste. Vous pouvez spécifier la date de la requête, la date d audience, l heure de l audience, le résultat (voir paramètres) ainsi qu une description de la requête (texte multi-lignes). permet d éditer un courrier de conciliation (voir paramètres). 3

4 E) Onglet «Avocats» Cet onglet permet d encoder les différentes actions menées dans le cadre de la gestion du contentieux par un avocat. Un locataire peut avoir un ou plusieurs dossiers chez un ou plusieurs avocats dans des états différents. La partie gauche de l écran permet de sélectionner (ou de créer) un des dossiers avocat. et permettent d ajouter / de supprimer un dossier avocat. permet de sélectionner l avocat gérant le dossier (voir paramètres). permet d encoder (facultatif) la référence du dossier chez l avocat. permet de définir l état du dossier (voir paramètres). permet d afficher les coordonnées de l avocat. permet de visualiser les courriers (voir gestion des courriers) liés à l avocat. La partie droite de l écran permet d encoder les différentes actions réalisées dans le cadre de la gestion du dossier par l avocat. et permettent d ajouter / de supprimer une action. permet d encoder la date de l action. multi-lignes de l action. permet d encoder une description permet de définir le type d action (voir paramètres). 4

5 F) Onglet «Frais» Cet onglet permet d encoder les différents frais/ paiements réalisés dans le cadre de la gestion du contentieux. La partie supérieure de l onglet permet l encodage des frais. et permet d ajouter / de supprimer des frais. paramètres). permet de spécifier le code frais (voir Date de la dépense. brève description de la dépense. montant de la dépense. nature de la dépense (voir paramètres). permet de spécifier si cette dépense est récupérable auprès du locataire. La partie inférieure gauche de l onglet permet l encodage des paiements. et paiements. permettent d ajouter / de supprimer des La partie inférieure droite est une totalisation (en affichage) des frais et paiements encodés dans l onglet. Cette visualisation est également disponible dans l écran de consultation du compte financier du locataire. 5

6 G) Onglet «Divers (Dates d alertes)» Cet onglet permet l encodage des dates d alertes qui seront visibles dans l agenda du logiciel (via le bouton ) et permettent d ajouter / de supprimer une date d alerte. Pour chaque date, vous pouvez encoder un commentaire (multi-lignes) et signaler lorsqu elle est traitée. H) Onglet «Documents» Cet onglet permet d attacher des documents au dossier contentieux du locataire. et document. permettent d ajouter / de supprimer un permet de modifier le commentaire du fichier. permet de scanner un document via le logiciel scantopdf (voir gestion des courriers). Pour visualiser le document, double-cliquez sur celui-ci. 6

7 Impression des lettres de rappels. Cet écran permet d éditer les lettres de rappels (voir gestion des documents). Pour ce faire, spécifiez : La date d envoi. La date pivot min et max (dettes échues entre ces deux dates). Le type de lettre à envoyer. La fourchette et le type de locataire. (Vous pouvez également utiliser la table des locataires ) Si vous souhaitez : o Tenir compte d un montant forfaitaire (dans ce cas encodez le montant min et max). o Tenir compte d un montant par rapport au loyer (dans ce cas encodez la fourchette de nbre de mois. Si le rappel doit être envoyé si telle lettre a déjà été envoyée dans les X jours précédant telle date. (Ou) Si le rappel doit être envoyé si aucune autre lettre n a été envoyée dans les X jours précédant telle date. Si vous souhaitez envoyer aux locataires ayant (ou pas) un code avocat (ou à tous) et quel avocat (voir signalétique locataire). Si vous souhaitez envoyer aux locataires ayant (ou pas) une catégorie de rappel (ou à tous) et quelle catégorie (voir signalétique locataire). Si vous souhaitez envoyer aux locataires ayant (ou pas) un dossier contentieux dans un état déterminé (voir ci-avant). Si vous souhaitez envoyer aux locataires ayant un accord (ou pas) et dans l affirmative, si il faut tenir compte des dettes marquées. Si vous souhaitez éditer les rappels pour un responsable location déterminé (voir signalétique logement). Le type des retards à prendre en compte. Si vous souhaitez (ou pas) enregistrer le rappel dans l historique contentieux. Si vous souhaitez enregistrer des frais lors de l édition du rappel (dans ce cas indiquez le montant). Si vous souhaitez calculer un intérêt (uniquement sur les retards «loyer»). Dans ce cas indiquez le pourcentage. Si vous souhaitez imprimer la lettre ou une liste. Si vous souhaitez également imprimer un historique des comptes (à partir d une certaine date). Le journal financier à utiliser pour déterminer la communication structurée. Le nombre de zones à compléter étant important, il peut être intéressant d enregistrer la configuration dans les paramètres et de pouvoir les réutiliser lors de la prochaine impression. Impression des lettres de rappels manuellement. 7

8 A l aide de cet écran, spécifiez le type de locataire à sélectionner. Après validation le logiciel recherchera les locataires en retard et répondant aux critères encodés. Ils seront alors affichés sous forme de table dans l écran suivant. En vous positionnant sur un locataire répertorié à droite de l écran, vous pourrez visualiser son compte financier et déterminer si vous souhaitez lui envoyer un rappel. Dans l affirmative, cliquez sur le bouton. L écran d envoi des rappels (décrit au point précédent) sera affiché (les zones prédisposées). Vous n aurez plus qu à déterminer la lettre à envoyer et valider l impression. 8

9 Traitement des frais fixes. Lors de l édition des rappels, il est possible de comptabiliser des frais fixes. Ces frais ne sont pas directement imputés dans le compte du locataire pour vous permettre d éventuellement en annuler avant injection (rappel envoyé par erreur, locataire ayant payé peu de temps après, etc. ). permet de tout sélectionner dans la table permet de tout désélectionner dans la table permet d inverser la sélection de la table. Double-cliquer sur une ligne inverse la sélection. Vous pouvez réaliser l opération autant de fois que nécessaire avant l injection dans les comptes. Traitement des intérêts. Le traitement des intérêts fonctionne de la même manière que le traitement des frais fixes! Injection des frais fixes. L injection des frais fixes permet de créer la dette dans le compte des locataires concernés. Cette injection doit être réalisée en relation avec la comptabilité car elle influence les comptes locataires comme une OD. Pour ce faire, précisez la date, la date d échéance, le journal extra-comptable, éventuellement le journal comptable et la pièce comptable. Cliquez ensuite sur rechercher et le logiciel affichera les différents montants à injecter. En cliquant sur enregistrer, le logiciel générera une OD. L injection des intérêts fonctionne de la même manière. Impressions 9

10 Impression d un dossier contentieux. Ce point permet de réaliser l impression du dossier contentieux d un (ou d une fourchette de) locataire(s). Pour ce faire précisez la fourchette de locataires souhaitée, la situation contentieux à sélectionner, le type de locataire ainsi que les renseignements souhaités. Impression des dossiers contentieux par date. Ce point permet d éditer une liste des encodages réalisés dans le module contentieux pour une fourchette de dates et des types d opérations déterminés. Vous avez la possibilité de déterminer le tri souhaité. Impression des actions diverses et des rappels. Ce point permet d éditer une liste des actions diverses et des rappels enregistrés pour un locataire déterminé. Il est également possible d éditer une liste des actions diverses et des rappels enregistrés pour tous les locataires pour une fourchette de dates déterminées. 10

11 Impression des accords - Liste. Ce point permet d éditer une liste des accords pour une fourchette de locataires déterminée et un état déterminé. Impression des accords - Lettre. Ce point permet d éditer une lettre pour confirmer les termes de l accord. Il est possible de l imprimer pour une fourchette de locataires. Cette lettre peut également être imprimée depuis le dossier contentieux. Impression des médiations - Liste. Ce point permet d éditer une liste des médiations pour une fourchette de locataires déterminée et un état déterminé. Impression des médiations - Lettre. Ce point permet d éditer une lettre pour confirmer les termes de la médiation. Il est possible de l imprimer pour une fourchette de locataires. Cette lettre peut également être imprimée depuis le dossier contentieux. Accords / Médiations Contrôle des respects. 11

12 Ce point permet d éditer une liste ou une lettre des accords / médiations qui ne sont pas respecté(e)s. Il est possible de l imprimer pour une fourchette et un type de locataires déterminés. Cette vérification est réalisée pour une période déterminée et l on considère que le solde de l accord / la médiation à recevoir est un paiement fictif venant en déduction de l arriéré du locataire. Impression des conciliations. Ce point permet d éditer une liste des conciliations sur base de différents critères. Impression des conciliations. Ce point permet d éditer une liste des dossiers et actions des avocats. Il est possible d éditer cette liste pour une fourchette de locataires, de dates, pour un état, un avocat et/ou une nature déterminée. 12

13 Impression des frais et des paiements. Ce point permet d éditer une liste des frais et/ou paiements encodés dans les dossiers contentieux. Il est possible d éditer cette liste pour une fourchette de locataires, de dates, pour une nature déterminée. Impression des dates d alertes. Ce point permet d éditer une liste des dates d alertes pour une fourchette de locataires, de dates, pour un type d état déterminé. Transfert du contentieux. Ce point permet de transférer le contenu d un dossier contentieux d un locataire à l autre. Cette possibilité sera utilisée lors de la mutation d un locataire si l on souhaite transférer l historique contentieux vers sa nouvelle référence. Vous pouvez sélectionner le type de données à transférer. 13

14 Affectation des actions diverses. Ce point permet de créer une action diverse pour un ensemble de locataire. Pour ce faire sélectionnez les locataires, précisez la date et le texte de l action et cliquez sur enregistrer. 14

15 Annexe. Liste des avances et des retards (Financiers Fin de mois). Cette liste peut également être intéressante pour le traitement du contentieux. Vous pouvez éditer une liste des retards pour une fourchette, un type de locataires mais également par type d arriéré. Il est important de demander la situation non comptable pour se baser sur la date d échéance et non sur la date de création. De plus la situation comptable ne prend pas en compte la garantie locative. Balance âgée (Financiers Fin de mois). Cette liste va permettre d analyser l arriéré locataire sur base de l ancienneté de la dette (12 mois). Vous pouvez éditer une liste des retards pour une fourchette, un type de locataire mais également par type d arriéré. Il est important de demander la situation non comptable pour se baser sur la date d échéance et non sur la date de création. De plus la situation comptable ne prend pas en compte la garantie locative. 15

16 Historique locataire (Financiers Historiques). Ce point permet d éditer un historique des comptes locataires. Vous pouvez les éditer pour une fourchette et un type de locataire déterminé. Vous avez la possibilité de préciser le détail souhaité lors de l impression en fonction de la personne à qui s adresse cet historique et le but recherché. Historique locataire par année (Financiers Historiques). Ce point permet d éditer un historique globalisé par mois et par type de dette et ce pour une année et un locataire déterminé. Historique locataire par année (Financiers Historiques). Ce point permet d éditer un historique globalisé par mois et par type de dette et ce pour une année et un locataire déterminé. 16

17 Consultation financière du locataire (Financiers Journalière). Ce point permet de consulter la situation financière du locataire. Le tableau de la partie inférieure reprend l ensemble des mouvements du compte locataire. situés au-dessus de certaines colonnes, permet de modifier le type de donnée affichée. permet d afficher sous forme graphique, le compte du locataire. permet d afficher une totalisation des postes ouverts par journal. Le cadre «Garantie locative» totalise l ensemble des mouvements liés à la garantie. La partie gauche concerne la garantie à constituer et constituée. La partie droite, la garantie à rembourser et remboursée (ou saisie). Le cadre «Soldes» totalise l ensemble des mouvements. «Solde des frais» est la somme de frais récupérables encodés dans la gestion du contentieux. «Solde global» est la somme des débits et des crédits. «Solde comptable» est la somme des débits et des crédits hors mouvements de garantie. «Solde échu» est la somme des mouvements échus à la date du jour. Le cadre «Rappels/Accords/Avocat/Catégorie» fourni des informations liées au contentieux. dernier rappel envoyé. dernier accord ou médiation affiche tout les rappels. affiche tout. code avocat et réf. dossier du signalétique locataire. catégorie de rappel du signalétique locataire. état du dossier contentieux. 17

18 Paramètres. Gestion des codes avocats. Cet écran permet de définir l ensemble des avocats avec qui la société travaille. Gestion des codes rappels. Cet écran permet de définir l ensemble des codes rappels qui pourront être spécifiés dans la fiche locataire. Gestion des situations contentieux. Cet écran permet de définir les différentes situations contentieux qui seront proposées dans la signalétique contentieux. 18

19 Gestion des médiateurs. Cet écran permet de définir les différents médiateurs qui seront utilisés dans la gestion du contentieux (onglet accords et médiations). Gestion des résultats de conciliation. Cet écran permet de définir les différents résultats qui pourront être sélectionnés pour les conciliations dans la gestion du contentieux (onglet conciliations). Gestion des états pour les dossiers avocats. Cet écran permet de définir les différents états qui pourront être sélectionnés pour la gestion des dossiers avocats dans la gestion du contentieux (onglet avocats). 19

20 Gestion des natures pour les dossiers avocats. Cet écran permet de définir les différentes natures d actions qui pourront être sélectionnées pour la gestion des dossiers avocats dans la gestion du contentieux (onglet avocats). Gestion des codes frais. Cet écran permet de définir les codes frais qui pourront être sélectionnés lors de l encodage des frais dans la gestion du contentieux (onglet Frais / Paiements). Gestion des natures des natures de frais. Cet écran permet de définir les natures de frais qui pourront être sélectionnées lors de l encodage des frais dans la gestion du contentieux (onglet Frais / Paiements). NB : Il est important de réfléchir à la mise ne place des paramètres (ni trop, ni trop peu) afin de permettre d éditer les listes et documents au mieux des besoins. 20

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