PARLEMENT EUROPÉEN LES QUESTEURS PROCÈS VERBAL

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1 PE-6/QUAEST/PV/ PARLEMENT EUROPÉEN LES QUESTEURS PROCÈS VERBAL de la réunion extraordinaire du mercredi 27 août 2008 à 14 h 30 Salle 06B 54 - bâtiment Paul-Henri SPAAK (PHS) BRUXELLES Sommaire 1. Adoption du projet d'ordre du jour Suivi d'incident concernant l'effondrement partiel du faux plafond de l'hémicycle à Strasbourg Questions diverses Date et lieu de la prochaine réunion... 4 Page ANNEXE: Liste de présence PV\ doc PE /QUEST

2 La réunion extraordinaire est ouverte le mercredi 27 août 2008 à 14 h 40 sous la présidence de M. FAZAKAS, président en exercice. ***** 1. Adoption du projet d'ordre du jour - prennent acte du projet d'ordre du jour (PE /Quest) et adoptent l'ordre du jour sans modification. 2. Suivi d'incident concernant l'effondrement partiel du faux plafond de l'hémicycle à Strasbourg - examinent une note adressée le 25 août 2008 par le Secrétaire général aux membres du Bureau et intitulée "Effondrement d'une partie du faux plafond de l'hémicycle de Strasbourg" (PE /BUR); - rappellent que, lors de sa réunion extraordinaire du 26 août 2008, le Bureau a invité les Questeurs à traiter tous les problèmes liés au transfert de la session de septembre I de Strasbourg à Bruxelles avec souplesse; - entendent le Secrétaire général qui les informe sur l'état d'avancement des travaux actuellement menés dans les locaux du Parlement à Strasbourg et résume les mesures prises et les dispositions pratiques adoptées pour le transfert de la session de septembre I de Strasbourg à Bruxelles. Ces points ont été portés à la connaissance des députés, des assistants et du reste du personnel par les courriels du Secrétaire général des 21 et 26 août 2008; - procèdent à un long échange de vues auquel participent les Questeurs IEDRICH, NICHOLSON et MULDER, LULLING et DE VITS et le président en exercice; - soulignent à l'unanimité que la sécurité de tous les utilisateurs des bâtiments du Parlement est primordiale et qu'elle l'emporte sur toute autre considération; - prennent acte d'une déclaration du Secrétaire général indiquant que la décision sur le lieu où se tiendra la session de septembre II sera prise d'ici la fin de la semaine prochaine, après un nouvel examen de la situation sur la base des rapports des différents experts du Parlement et des autorités locales responsables; PE /QUEST 2/5 PV\ doc

3 - relèvent que, conformément aux articles 1 et 2 de la réglementation relative aux frais et indemnité des députés (FID), les frais exposés par les députés pour se rendre de leur domicile à Bruxelles seront remboursés sur une base forfaitaire; - confirment que le Parlement remboursera, sur présentation des pièces justificatives, la part des frais de voyage déjà exposée par les députés pour se rendre à Strasbourg (et qui ne sera pas remboursée par les compagnies de transport), dès lors que cette part - ajoutée aux frais de voyage effectivement encourus pour se rendre à Bruxelles - atteint un montant supérieur à l'indemnité forfaitaire prévue pour se rendre à Bruxelles. Le remboursement des frais de voyage des députés allant à Strasbourg pour y rencontrer leurs groupes de visiteurs sera effectué sur base des frais réels. Il sera donc dérogé aux règles en vigueur dans la mesure où les déplacements intermédiaires seront possibles entre les lieux de travail et non plus seulement entre le lieu de travail et le lieu de domicile du député; - notent que tous les responsables de groupes de visiteurs qui devaient se rendre à Strasbourg ont eu le choix entre: maintenir leur programme; changer de destination pour se rendre à Bruxelles; reporter leur visite à une session ultérieure. Les députés concernés ont opté pour le maintien de 86 groupes de visiteurs à Strasbourg (l'accès à l'hémicycle et à la plupart des salles de réunion du bâtiment Louise Weiss est interdit en raison des travaux en cours). Le personnel de la division des visites et séminaires sera présent à Strasbourg afin d'accueillir ces groupes comme à l'accoutumée. Les députés souhaitant se rendre à Strasbourg le lundi 1 er septembre ou le vendredi 5 septembre afin d'accueillir leur(s) groupe(s) percevront l'indemnité de séjour; - décident, suite à un vote, que, par dérogation à l'article 11, paragraphe 4, de la réglementation FID, les députés souhaitant se rendre à Strasbourg pour y rencontrer leurs groupes de visiteurs les mardi 2, mercredi 3 ou jeudi 4 septembre (alors que des votes par appel nominal sont prévus en séance) pourront exceptionnellement percevoir l'intégralité de leur indemnité de séjour pour l'un de ces jours. Aucun registre central ne sera établi, mais la division des visites et séminaires transmettra à la DG Finances la liste des députés qui se seront rendus à Strasbourg pour y accueillir leurs groupes de visiteurs; - prennent acte de l'intention du Secrétaire général de soumettre la décision concernant la dérogation susmentionnée au Président et aux présidents des groupes politiques; - décident que les députés qui maintiennent leurs visites à Strasbourg peuvent, s'ils le souhaitent, envoyer des cantines contenant de la documentation pertinente destinée à PV\ doc 3/5 PE /QUEST

4 être distribuée aux visiteurs. Ces cantines seront enlevées le vendredi 29 août dans l'après-midi. À cette fin, les députés sont invités à prendre contact avec le service des déménageurs (courriel: Demenageurs-BRU) avant le vendredi 29 août 2008, 14 heures. Les cantines arriveront à Strasbourg le lundi matin vers 11 heures. Elles seront renvoyées à Bruxelles le jeudi 4 septembre et livrées dans les bureaux des députés le vendredi 5 (après-midi); - notent que tous les députés qui avaient prévu des expositions à Strasbourg pendant la session de septembre I ont eu la possibilité de les maintenir à Strasbourg, de les transférer à Bruxelles ou de les reporter à une date ultérieure; - décident d'adresser une communication aux membres contenant les dispositions pratiques susmentionnées. 3. Questions diverses Néant. 4. Date et lieu de la prochaine réunion - décident de tenir leur prochaine réunion ordinaire le 3 septembre 2008, à 15 heures, à Bruxelles. * * * La séance est levée à 16 heures. * * * PE /QUEST 4/5 PV\ doc

5 ANNEXE LISTE DE PRÉSENCE Bruxelles, le 27 août 2008 PRÉSENTS ÉGALEMENT PRÉSENTS: Secrétaire général Cabinet du Secrétaire général Service juridique DG Présidence DG Communication DG Infrastructures et logistique DG Finances SECRÉTARIAT Assistants M. FAZAKAS, président en exercice M. NICHOLSON M me LULLING M me DE VITS M. IEDRICH M. MULDER M. RØMER M. SUAREZ MELLA M. POILVACHE M. CAHEN M. THOMANN M me COSAC M. GAVRIIL M. DE BACKER M. WILS M. VANHAEREN M. ESTELA BURRIEL M. DREXLER M. CALINOGLOU M me RANZ Secrétariat personnel des Questeurs M. BOYD (M. NICHOLSON) M. LAMESCH (M me LULLING) M. BERTRAND (M me DE VITS) M me TRAMPF (M. IEDRICH) M me KONTÁR (M. FAZAKAS) M. WISSINK (M. MULDER) PV\ doc 5/5 PE /QUEST

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