Formation Repreneurs MODULE DEVIS ET FACTURE

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1 Formation Repreneurs MODULE DEVIS ET FACTURE

2 SOMMAIRE I. DEVIS 1. Définition 2. Forme II. FACTURE 1. Facturation entre professionnels 2. Facturation de professionnel à particulier 3. Forme III. CONDITIONS GENERALES DE VENTE 1. Principe 2. Clauses obligatoires 3. Autres clauses IV. LE SUIVI DES DEVIS ET FACTURES 1. Le suivi des devis 2. Le suivi des factures

3 I. Devis 1- Définition C'est une proposition de prix correspondant à un travail déterminé, en vue d'engager le client et l'entrepreneur Un arrêté du 2/03/1990 concerne particulièrement les entreprises de dépannage, de réparation et d'entretien dans le secteur du bâtiment et de l'électroménager L'établissement d'un devis est obligatoire pour ces métiers lorsque le montant estimé de l'intervention est supérieur à 150 TTC Le client peut exiger l'établissement d'un devis même lorsque le montant prévu ne dépasse pas cette somme Remarque : L'obligation de faire un devis ne s'applique pas aux interventions effectuées dans les situations d'urgence absolue, si elles se limitent à faire cesser un danger manifeste pour la sécurité des personnes ou l'intégrité des locaux. Cependant, même dans ce cas un ordre de réparation doit être remis au client

4 I. Devis 2- Forme Comme pour la facture, le devis doit être établi sur un papier à en-tête ou sur papier blanc portant le "tampon" de l'entreprise Le devis est fait en double exemplaire. L'original est remis au client, le double conservé par l'entreprise

5 I. Devis

6 II. Factures 1- Facturation entre professionnels (1/3) Généralités La facturation est obligatoire pour toutes les transactions commerciales entre professionnels La communication des conditions générales de vente (CGV) doit être faite par tout moyen conforme aux usages de la profession (Cf. ci-après) Le professionnel doit établir deux exemplaires : un exemplaire remis au client, l autre conservé par le vendeur

7 II. Factures 1- Facturation entre professionnels (2/3) Clauses obligatoires (1/2) La facture doit comporter obligatoirement certaines mentions : Le numéro de la facture La date de la facture La désignation du vendeur et de l'acheteur (numéro SIREN, raison sociale, adresse) Le numéro individuel d'identification de TVA du vendeur La date de la vente de la marchandise ou de la réalisation de la prestation de services La dénomination précise et la quantité des produits ou services rendus Le prix unitaire des produits ou services rendus, le montant total HT des produits, la répartition selon le taux applicable et le montant total de la TVA due Toute réduction acquise à la date de la vente ou de la prestation La date à laquelle le règlement doit intervenir Depuis le 1er janvier 2013, il faut ajouter qu'une indemnité forfaitaire de 40 est due pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement

8 II. Factures 1- Facturation entre professionnels (3/3) Clauses obligatoires (2/2) La facture doit comporter obligatoirement, si l entrepreneur est concerné: La qualité de membre d'un centre de gestion agréé ou d'une association agréée (en portant la mention «Acceptant le règlement des sommes dues par chèque en sa qualité de membre d'un centre de gestion agréé») La qualité de locataire-gérant La qualité de franchisé

9 II. Factures 2- Facturation de professionnel à particuliers Cas de la vente de marchandises L'émission d'une facture n'est obligatoire que dans les cas suivants : - à la demande du client; - pour les ventes à distance; - ou les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA. Dans les autres cas, le professionnel remet généralement un ticket de caisse à l'acheteur.

10 II. Factures 2- Facturation de professionnel à particuliers Cas de la prestation de services Particularités des factures émises pour des particuliers : Les professionnels qui rendent des prestations de services à des particuliers doivent établir une note dès lors que le prix est supérieur à 25. (Arrêté du 15 juillet 2010, BOCCRF n 8 du 9 septembre 2010) Pour un montant inférieur la note n est pas obligatoire sauf si le client la demande expressément La note comporte au minimum les mentions suivantes : Date de la rédaction de la note Nom et adresse de l entreprise Nom du client (sauf opposition de sa part) Date et lieu d exécution de la prestation Décompte détaillé, en quantité et en prix de chaque prestation fournie Somme totale à payer

11 II. Factures 3- Forme Délai de conservation des factures : Les originaux et les copies de factures doivent être conservés 3 ans (décret ) Il faut noter toutefois que la fiscalité impose la conservation des factures pendant 6 ans (article 102B), et que le code de commerce fait obligation aux commerçants de conserver les pièces justificatives pendant 10 ans (article L ) Il EST DONC FORTEMENT RECOMMANDE DE CONSERVER LES FACTURES PENDANT AU MOINS 10 ANS 4- Moyens de paiement Le chèque La carte bancaire La lettre de change (traite)

12 II. Factures

13 III. Importance de l écrit Avantages de l utilisation de devis et factures: La mémoire, qui permet de garder les informations utiles à la relation commerciale La preuve, nécessaire en cas de problèmes La matérialisation de la relation que l on suscite et de son suivi en maintenant le contact La crédibilité auprès du client du fait que l écrit engage et permet de consolider la relation de confiance réciproque

14 IV. Conditions générales de vente 1- Principe Les conditions générales de vente sont l ensemble des clauses qui lient les parties au contrat de vente. Leur rédaction n est pas obligatoire mais, lorsqu elles sont formalisées, elles doivent comporter certaines mentions obligatoires L'information précontractuelle est organisée par l'article L I 9 du code de commerce qui fait obligation à tout producteur, commerçant, industriel ou personne immatriculée au répertoire des métiers de communiquer ses conditions générales de vente à tout acheteur de produits ou tout demandeur de prestations de services qui en fait la demande pour l exercice d une activité professionnelle. Cette communication s'effectue par tout moyen conforme aux usages de la profession Les conditions générales de vente peuvent être différenciées selon les catégories d'acheteurs de produits ou de demandeurs de prestation de services (par exemple, détaillants, grossistes). Dans ce cas, l'obligation de communication ne s'applique qu'à l'égard des acheteurs de produits ou des demandeurs de prestation de services d'une même catégorie

15 IV. Conditions générales de vente 2- Clauses obligatoires Trois clauses obligatoires à mentionner: Clauses sur les conditions de règlement: fixent les délais (à partir d une date de facturation), détaillent les modalités de paiement offertes, le lieu de paiement, le taux d escompte accordé pour paiement anticipés ainsi que les acomptes prévus. «Nos prix s entendent paiement comptant sous jours» Clauses sur les prix, les rabais, les remises et les ristournes: définissent les modalités de calcul de prix et la durée de validité de ceux-ci, précisent les barèmes de prix différenciés, les remises, les ristournes et rabais consentis par catégories d acheteurs. «Nos produits sont fournis au tarif en vigueur au moment de la réception de commande. Ils sont révisables selon les modalités suivantes: Nos prix s entendent [préciser: franco de port, emballage] compris ou non compris» Clauses de pénalités de retard: prévoient des pénalités dans le cas où les sommes dues sont versées après la date de paiement figurant sur la facture, lorsque le versement intervient au-delà du délai fixé par les CGV. «conformément à la loi numéro du 03/12/92, tout retard de paiement entrainera de plein droit l application de pénalités de retard au taux de»

16 IV. Conditions générales de vente 3- Autres clauses possibles La clause de déchéance du terme permet au vendeur d exiger le paiement de l intégralité des sommes restant dues si le débiteur est défaillant pour le règlement d une seule des échéances La clause résolutoire permet au vendeur d obtenir du tribunal la résolution de la vente en cas de non règlement La clause pénale prévoit une sanction pécuniaire en cas de retard ou d absence de paiement à échéance La clause de réserve de propriété permet de différer le transfert de propriété des biens jusqu au paiement intégral de leur prix La clause d acompte ou d arrhes prévoit qu une somme d argent représentant X % de la vente devra être réglée au moment de la signature du contrat

17 V. Le suivi des devis et des factures 1- Le suivi des devis Il permet : De réaliser des relances commerciales et ainsi d augmenter les chances de vente De réaliser des statistiques sur le pourcentage de chances de transformation d un devis en facture. Il sera ainsi plus aisé de connaître les points forts et les points faibles de l entreprise au niveau commercial. De même, il sera ainsi plus facile de se fixer des objectifs à atteindre De mieux connaître son marché: à chaque devis non transformé en facture, il sera intéressant d en connaître les raisons (prix? Quel concurrent a obtenu le marché?, etc.)

18 V. Le suivi des devis et des factures 2- Le suivi des factures Il permet : De vérifier que toutes les factures ont bien été payées De relancer les «mauvais» payeurs De maintenir le temps entre la réalisation de la prestation et son paiement raisonnable, ce qui est indispensable pour garder un équilibre dans sa trésorerie

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