FONDS POUR L AMÉLIORATION DES INSTALLATIONS D APPRENTISSAGE (FAIA)

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1 FONDS POUR L AMÉLIORATION DES INSTALLATIONS D APPRENTISSAGE (FAIA) EXIGENCES EN MATIÈRE DE VÉRIFICATION ET DE RESPONSABILITÉ POUR LES BÉNÉFICIAIRES Remarque : L état des revenus et des dépenses est aussi disponible en format Excel sur 1

2 FONDS POUR L AMÉLIORATION DES INSTALLATIONS D APPRENTISSAGE EXIGENCES EN MATIÈRE DE VÉRIFICATION ET DE RESPONSABILITÉ POUR LES BÉNÉFICIAIRES Table des matières Page Définitions... 3 Catégories de financement... 3 Questions d ordre financier a) Fonds... 4 b) Intérêts créditeurs... 4 c) Compte bancaire... 5 d) Cession de biens... 5 e) Déficits... 5 f) Déclaration au ministère des dépenses associées au programme, après déduction des remboursements de taxe... 5 Suivi.. 5 Rapports requis et dates d échéance... 6 État des revenus et des dépenses 8 Remarque L état des revenus et des dépenses est aussi disponible en format Excel sur Exemple de rapport de vérification

3 FONDS POUR L AMÉLIORATION DES INSTALLATIONS D APPRENTISSAGE EXIGENCES EN MATIÈRE DE VÉRIFICATION ET DE RESPONSABILITÉ POUR LES BÉNÉFICIAIRES DÉFINITIONS 1. Entente Entente conclue entre le ministère et le bénéficiaire concernant l acquisition de matériel de pointe, la modernisation des installations et le soutien à la croissance des stages d apprentissage et à l achèvement de ceux-ci. Les exigences en matière de vérification et de responsabilité pour les bénéficiaires du FAIA font partie de l entente. 2. Immobilisations Aux fins du programme, les immobilisations (corporelles et incorporelles) sont des actifs identifiables qui respectent tous les critères suivants : ils sont détenus en vue d être utilisés dans le cadre de la prestation de services, à des fins administratives, pour la production de biens ou pour l entretien, la réparation, l aménagement ou la construction d autres immobilisations; ils ont été acquis, construits ou aménagés dans le but d être utilisés de façon continue; ils ne sont pas destinés à la vente dans le cours normal des activités; ils ne font pas partie d une collection. Les immobilisations corporelles comprennent les biens-fonds et immeubles et l équipement. Les immobilisations incorporelles sont des actifs non monétaires identifiables et sans substance physique. 3. Comptabilité de projet Le financement du bénéficiaire peut provenir de plusieurs sources. Aux fins de cette définition, chaque source de financement est considérée comme un projet. La comptabilité du projet lie le financement du bénéficiaire aux activités réalisées dans le cadre du projet pour bien en suivre l évolution financière. Lorsqu un bénéficiaire entreprend plusieurs projets, tous les coûts doivent être ventilés selon les projets particuliers. Ces coûts doivent ensuite être rapprochés avec les sources de financement afin d assurer une comptabilité exacte. CATÉGORIES DE FINANCEMENT Les coûts d achat du matériel visent notamment : le remplacement de matériel existant afin de satisfaire aux normes de l industrie et de favoriser l augmentation du nombre d inscriptions à la formation en apprentissage ainsi que l achèvement de la formation; l achat de nouveau matériel afin de favoriser la croissance de la capacité de formation en apprentissage; 3

4 l achat de nouveau matériel visant l efficience de la prestation des programmes de formation en apprentissage, c est-à-dire servant à plus d un programme; l achat de nouveau matériel en vue de supprimer les obstacles à l accessibilité des personnes handicapées; l achat de nouveau matériel favorisant la formation en apprentissage dans le secteur de l énergie verte et pour les métiers à forte demande. Les coûts d amélioration des installations visent notamment : la modification et la rénovation des installations existantes, y compris les unités mobiles de formation en apprentissage, utilisées aux fins de la formation en apprentissage pour améliorer le milieu et l efficacité de l enseignement en apprentissage; la modification et la rénovation des installations existantes afin de favoriser l augmentation du nombre d inscriptions à la formation en apprentissage ainsi que l achèvement de la formation; les améliorations favorisant la formation en apprentissage dans le secteur de l énergie verte et pour les métiers à forte demande; les améliorations visant à supprimer les obstacles à l accessibilité des personnes handicapées. QUESTIONS D ORDRE FINANCIER a) Fonds (à verser conformément à l annexe B de l entente) Les bénéficiaires peuvent affecter les fonds à leur gré sous réserve des paramètres suivants : si le programme du FAIA est dispensé en conjonction avec d autres programmes ou services, les fonds du FAIA doivent servir uniquement à couvrir les frais directement associés à la prestation des services au titre du FAIA; on doit procéder en appliquant les principes comptables relatifs au projet; le bénéficiaire peut modifier l affectation de fonds entre les établissements et les catégories de coûts, pourvu que le projet soit réalisé conformément à l annexe «E» de l entente; le bénéficiaire ne doit pas affecter les fonds à des activités non approuvées; le paiement sur les fonds de dépenses non approuvées peut entraîner l annulation du projet et le recouvrement du financement; les fonds ne peuvent être utilisés pour l achat de biens-fonds ou de bâtiments; le bénéficiaire ne doit pas s attendre à recevoir des fonds supplémentaires; il devrait toutefois discuter de tout problème avec le ministère. b) Intérêts créditeurs Le bénéficiaire doit déposer les fonds dans un compte portant intérêt qui permet d accumuler des intérêts sur le solde total des fonds du compte. Le montant des intérêts gagnés sur les fonds doit être consigné dans le rapport d étape n o 1 et l'état des revenus et des dépenses. Les intérêts gagnés, y compris les intérêts réputés, et tout montant de fonds non dépensé seront recouvrés en vertu du paragraphe 4.7 et de l article 15 de l'entente, respectivement. 4

5 Si le bénéficiaire omet d indiquer l intérêt gagné dans le rapport d étape n o 1 et l'état des revenus et des dépenses : i) d une part, le ministère établira un montant présumé de l intérêt gagné en se fondant sur la moyenne des fonds non dépensés déclarés dans le rapport d étape n o 1 et l état des revenus et des dépenses. Cet intérêt sera calculé d après le taux d intérêt fixé par la province de l Ontario relativement aux comptes clients. Le montant présumé de l intérêt doit être considéré comme un revenu du bénéficiaire pour les besoins du rapport d étape n o 1 et de l état des revenus et des dépenses; ii) d autre part, une telle omission sera assimilée à un cas de défaut conformément au paragraphe 14.1 de l entente. c) Compte bancaire Bien que l entente n exige pas que soit ouvert un compte bancaire distinct pour les fonds attribués par le ministère, il est vivement recommandé de le faire. d) Cession de biens Conformément au paragraphe 5.2 de l'entente, le bénéficiaire doit obtenir l'autorisation par écrit du ministère avant de pouvoir vendre, louer ou céder un bien acquis avec les fonds et dont le coût d achat dépassait $ au moment de son achat. Tout argent tiré de la cession d'un bien doit être indiqué dans l'état des revenus et des dépenses et dans tout autre rapport précisé par le ministère. e) Déficits Les bénéficiaires sont tenus de gérer les fonds et ne peuvent dépasser le montant maximal des fonds indiqué à l annexe «B» de l entente. S ils prévoient des dépenses excédentaires, ils doivent obtenir l approbation écrite du ministère avant de les engager. Chaque demande sera examinée au cas par cas. Une copie des documents du ministère autorisant les dépenses excédentaires devra accompagner les rapports financiers, afin de réduire les délais aux fins de l établissement définitif de l état de rapprochement vérifié. f) Déclaration au ministère des dépenses associées au programme, après déduction des remboursements de taxe EXEMPLE Montant dépensé par le bénéficiaire pour les biens et services : 100,00 $ Montant de taxe payé (par exemple : 13 %) : 13,00 $ Déduction du remboursement de la taxe demandé (s il est de 80 %) : - 10,40 $ Montant de taxe dépensé : 2,60 $ Montant déclaré à titre de dépenses associées au programme du ministère : 102,60 $ Suivi 5

6 En vertu de l entente relative, les activités de suivi seront assurées de concert par le personnel du ministère et les bénéficiaires. Voici quelques-unes des activités qui devraient être entreprises pendant la durée de l entente : o rapports sur les activités et rapports financiers; o visites de conformité et d évaluation; o discussions au téléphone; o correspondance par la poste ou par courriel. 6

7 Rapports requis et dates d échéance Les rapports non signés par le signataire autorisé du bénéficiaire seront considérés comme étant incomplets. Le versement des fonds sera retardé si les rapports complets ne sont pas reçus aux dates d échéance indiquées. ÉTAT DES REVENUS ET DES DÉPENSES DATE D ÉCHÉANCE Exercice Utiliser l annexe I 30 juin 2016 L état des revenus et des dépenses doit être un rapprochement des coûts détaillés (pour tous les emplacements/campus) tels qu ils ont été présentés dans le rapport final du projet, conformément à l annexe D de l entente. Veuillez utiliser l annexe I pour préparer l état des revenus et des dépenses. Les bénéficiaires ne sont pas tenus de soumettre au ministère les états financiers vérifiés de l ensemble de leur organisme. L état des revenus et des dépenses sert de base au rapprochement annuel des fonds. Le ministère exige du bénéficiaire qu il signe l état vérifié des revenus et des dépenses afin de vérifier si : les fonds du projet ont servi à couvrir uniquement les coûts associés directement au projet; les fonds affectés au projet qui ont été reçus au cours des années précédentes pour le même projet n ont pas été inclus; les fonds et les dépenses d autres sources ne sont pas inclus dans l état; les remboursements de taxe, crédits d'impôt et remboursements d'impôt, dont il est question au paragraphe 4.9 de l'entente, ont été déduits des dépenses déclarées au titre du projet; les coûts partagés ont été attribués au projet conformément aux principes comptables s appliquant au projet; l intérêt gagné sur les fonds du projet a été crédité au projet; les fonds tirés de la cession de biens ont été crédités au projet et déposés dans un compte bancaire portant intérêt; les fonds affectés au projet qui ont été attribués mais qui n ont pas immédiatement été utilisés ont été déposés dans un compte bancaire portant intérêt. RAPPORT DE VÉRIFICATION DATE D ÉCHÉANCE Exercice Utiliser l annexe II 30 juin

8 Il est nécessaire de produire un rapport du vérificateur lorsque le total des fonds du bénéficiaire (conformément au paragraphe 1.2 de l entente) s élève à $ ou plus. Un vérificateur externe doit vérifier l état des revenus et des dépenses, conformément aux normes de vérification généralement reconnues du Canada. Le vérificateur doit à tout le moins s assurer que des comptes et des dossiers distincts sont correctement tenus pour les fonds et les dépenses associés à chaque poste budgétaire. Le rapport du vérificateur doit inclure un avis sur l état des revenus et des dépenses. (L annexe II contient un exemple de rapport de vérificateur qui répond aux exigences du ministère.) Les bénéficiaires doivent demander à leur vérificateur de préparer son rapport conformément aux exigences du ministère. REMARQUE IMPORTANTE : Si des détails ou rectifications supplémentaires doivent être apportés à l état des revenus et des dépenses d un bénéficiaire, le vérificateur externe doit avaliser ces changements par écrit. Le ministère ne peut accepter aucune information non vérifiée soumise avec les états vérifiés des revenus et des dépenses. 8

9 ANNEXE I ÉTAT DES REVENUS ET DES DÉPENSES FONDS POUR L AMÉLIORATION DES INSTALLATIONS D APPRENTISSAGE Le présent état doit être établi conformément à l annexe B de l entente. Le présent état est un rapprochement des coûts détaillés tels qu ils ont été présentés dans le rapport final du projet, conformément à l annexe D de l entente. Veuillez soumettre le présent état conformément à l article 18 de l entente relative au FAIA. Le cas échéant, veuillez joindre l état au rapport de vérification préparé par votre vérificateur indépendant. Date d échéance : 30 juin 2016 Nom du bénéficiaire : Personne-ressource du bénéficiaire si le ministère a besoin de précisions : Nom : N o de téléphone : Financement du ministère reçu à ce jour Intérêt gagné sur les fonds versés par le ministère REVENUS FAIA Fonds tirés de l aliénation de biens conformément au paragraphe 5.2 de l entente $ $ $ Total des revenus : $ DÉPENSES FAIA Coûts d achat de matériel $ Coûts d amélioration des installations $ Total des dépenses : $ J atteste que les renseignements financiers susmentionnés sont exacts et que : les fonds du projet ont été affectés uniquement aux coûts associés directement au projet; les fonds et les dépenses associés à d autres sources ne sont pas inclus dans le présent état; les remboursements de taxe, crédits d'impôt et remboursements d'impôt, dont il est question au paragraphe 4.9 de l'entente, ont été déduits des dépenses déclarées au titre du projet; les coûts partagés ont été attribués au projet conformément aux principes comptables s appliquant au projet; l intérêt gagné sur les fonds du projet a été crédité au projet; les fonds tirés de la cession de biens ont été crédités au projet et déposés dans un compte bancaire portant intérêt; les fonds affectés au projet qui ont été attribués mais qui n ont pas immédiatement été utilisés ont été déposés dans un compte bancaire portant intérêt. REMARQUES : Le ministère a approuvé par écrit au préalable les dépenses excédentaires, et les documents ministériels sont joints. J atteste que les renseignements fournis ci-dessus sont, à ma connaissance, exacts et véridiques et conformes à l entente relative au FAIA. 9

10 Signature du signataire autorisé du bénéficiaire Nom : Titre : J ai le pouvoir de lier le bénéficiaire. Date 10

11 ANNEXE II Exemple de rapport de vérification (pour tous les emplacements/campus) RAPPORT DU VÉRIFICATEUR AU GOUVERNEMENT DE L ONTARIO MINISTÈRE DE LA FORMATION ET DES COLLÈGES ET UNIVERSITÉS À la demande de (nom du bénéficiaire), nous avons vérifié l état des revenus et des dépenses se rapportant au Fonds pour l amélioration des installations d apprentissage de (nom du bénéficiaire) pour l exercice se terminant le 31 mars 2016, préparé conformément aux exigences en matière de vérification et de responsabilité du Fonds pour l amélioration des installations d apprentissage du ministère de la Formation et des Collèges et Universités pour les collèges d arts appliqués et de technologie (CAAT) et les agents de formation par l apprentissage non collégiaux (AFANC) pour l exercice Ces données financières relèvent de la direction de (nom du bénéficiaire). Il nous incombe de formuler une opinion sur cette information financière d après les résultats de notre vérification. Nos vérifications ont été effectuées conformément aux normes de vérification généralement reconnues du Canada. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et exécutée de manière à fournir l assurance raisonnable que l'information financière est exempte d inexactitudes importantes. La vérification comprend le contrôle par sondages des éléments probants à l appui des montants et des autres éléments fournis dans l information financière. Elle comprend également l évaluation des principes comptables suivis et des estimations importantes faites par la direction, ainsi qu une appréciation de la présentation d ensemble de l'information financière. À notre avis, ce rapport donne, à tous les égards importants, une image fidèle des revenus et des dépenses du Fonds pour l amélioration des installations d apprentissage pour l exercice se terminant le 31 mars 2016, conformément aux exigences en matière de vérification et de responsabilité du Fonds pour l amélioration des installations d apprentissage du ministère de la Formation et des Collèges et Universités pour les collèges d arts appliqués et de technologie (CAAT) et les agents de formation par l apprentissage non collégiaux (AFANC) pour l exercice Expert-comptable titulaire d un permis délivré en vertu de la Loi de 2004 sur l expertise comptable (Date) 11