Journée CRDTA du 26 juin LA COMMERCIALISATION

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1 - Journée CRDTA du 26 juin LA COMMERCIALISATION OFFICE DE TOURISME INTERCOMMUNAUTAIRE «DES PAYS DE SAINT-FLOUR» 26 juin

2 - Est Cantal - OTI «DES PAYS DE SAINT-FLOUR» - Importance de l AXE 75 - Des sites vecteurs d image et de notoriété - Des ressources touristiques identitaires et complémentaires - Seuil minimum d offres & de services aux niveaux touristique et commercial - 3 communautés de communes - 57 communes habitants lits touristiques marchands résidences secondaires - Effectifs : 13 permanents 3 saisonniers - ETP : 10,3 permanents 0,5 saisonniers - Budget fonctionnement : environ 650 k /an - 5 points d accueil touristique 2

3 HISTORIQUE Obtention de l habilitation à commercialiser en 1992 : dés le vote de la Loi du 13 juillet 1992 fixant les conditions d exercice des activités relatives à l organisation et à la vente de voyages et de séjours. Renouvellement de l immatriculation tous les 3 ans comme la loi nous y autorise : aptitudes professionnelles (RH), assurances spécifiques (organisation et vente de voyage + garantie financière) 2014 : renouvellement à l échelle de l Office de Tourisme Intercommunautaire : Office de Tourisme des Pays de Saint-Flour COMMERCIALISATION GROUPES Avant A partir de 2014 Autorisation limitée au «Pays de St-Flour» AUTORISATION A L ECHELLE OTI : toutes activités et hébergements dkklldkjf jkfhsdkhfkj Fin 2012, produits groupes échelle ALT. Actions commerciales Pays- St-Flour. Développement des actions à l échelle OTI. Actions commerciales OTI, nouveaux produits/nouvelles cibles.

4 FONCTIONNEMENT Mission : Un service à part entière au sein de l Office de Tourisme : 1 personne à temps complet + 1 guide conférencière à 30% de son temps sur une durée de 6 mois + plusieurs guides conférenciers en vacation ou prestations indépendantes tout au long de l année Chargée de commercialisation : bac + 2 Commercialisation/vente de produits groupes : gestion de la relation clients : écoute et traitement de la demande client, propositions commerciales, relances et suivi du client, réservations (option, ferme, bons d échanges) gestion de la relation prestataires : convention de partenariat et demande de tarifs, négociation commerciale, recherche de nouveaux partenaires Conception et montage de produits : identification des besoins marchés/clients/ressources, montage de produits, veille marketing et concurrentielle Actions commerciales : définition d un plan d actions commerciales et mise en œuvre (éditions, mailings, constitution/qualification des base de données, ings, salons pros, partenariats avec les réseaux, recherche de nouveaux moyens de promotion ) Administration : gestion des plannings de la guide conférencière et des vacataires, suivi financier (facturation, gestion des entrées/sorties, suivi des règlements, relances) Réalisation d un bilan d activité et financier Organisation de congrès et de séminaires : écoute et traitement de la demande client, propositions commerciales, relances et suivi du client, réservations hôtelières, accueil sur place, développement de l activité Impact important : -> Administration (gestion des RH, comptabilité) : volume d activité + important

5 ORGANISATION Coût du service (hors RH) Assurances, immatriculation, promotion, affranchissement. : 8000 à /an Partenariat : Recherche de prestataires partenaires susceptibles de répondre à un cahier des charges : capacité d accueil, qualité, tarifs.. Mise en place de «convention de partenariat commercial» renouvelable chaque année : accord entre les deux parties (prestataire et office de Tourisme) Conditions de réservation Conditions d annulation : du fait du client, du fait du prestataire Conditions de tarification : rétrocession de commission Conditions de commercialisation par le biais des différents réseaux : TO Conditions de non- concurrence Parcours d une «offre commerciale» - Demande => recherches, chiffrage/devis envoyé, relances, options posées auprès des prestataires - Commande => bon de commande émis/validé, options confirmées, recherche d intervenants (guides.) - Consommation => ajustements/vérifications (nombres de personnes, particularités, gestion des aléas (retard, météo, lieu de RDV ), accueil sur place si besoin - Finalisation => réception/vérification des factures, facture client, gestion comptable, questionnaire/retour client,

6 EVOLUTION De 1992 à aujourd hui 1992 Cibles - Produits groupes «seniors, grands seniors» - Produits individuels sur demande Support Promotion Fiches produits groupes réalisées en interne - Mailings postaux - Salons «grand public» : Mitcar, Mahana, salon de Colmars. A partir de 1999 L Office de tourisme a étendu son activité à l événementiel grâce à l organisation du Tour de France. Depuis l Office de Tourisme travaille en étroite collaboration avec le service évènementiel de la ville de Saint-Flour pour l organisation de congrès, séminaires, événements - Gestion des hébergements, restaurations, transports, animations. - Mise en place de programmes pour les accompagnants des congressistes.

7 EVOLUTION Quelques références 2014 : Août / Tour de l Avenir Juin / Congrès ATEC 2013 : Novembre / Colloque «Comment mieux valoriser nos cœurs de ville?» 2011 : Mai / Congrès APVF 2010 : Octobre / Congrès «Les plus beaux Détours de France» Aujourd hui Octobre / AG «Club camping car sud» Les nouveaux groupes, un marché complexe L âge d or du marché groupe est aujourd hui en partie révolu. Les groupes des années 80 étaient une génération qui avait travaillé toute leur vie, la plupart du temps dans la même entreprise. Ces seniors étaient inscrits à différents clubs qui organisaient des sorties auxquelles ils pouvaient participer. Dans les années 90 est arrivé sur le marché un nouveau type de voyageurs. Ils savaient voyager de part leur travail pour certains et savaient se débrouiller seuls. Personnalisation des prestations Aujourd hui, le voyage en groupe est choisi et non subi. Pour satisfaire ce nouveau marché, il faut être capable de proposer des prestations adaptées à tous et à chacun, ensemble, séparément. Une clientèle de plus en plus segmentée Pour arriver à toucher cette clientèle potentielle, il ne faut pas se focaliser sur l'âge mais plutôt sur ses intérêts, ses affinités et ses moyens financiers. Pour les approcher, il faut découvrir ce qu ils aiment, ce qui les intéresse, qui ils fréquentent, avec qui ils aimeraient voyager. Le groupe constitue désormais une unité dans laquelle chacun partage sa passion, son expérience et sa découverte.

8 STRATEGIE MARKETING Depuis 2012 Cibles - Grands seniors 4ème ages (75 ans et +) - Nouveaux seniors jeunes retraités - CE actifs - Sportifs jeunes retraités ou actifs - Tribus familles, groupes de jeunes, groupes de copains, rassemblements familiaux, groupes de célibataires - Groupes affinitaires jeunes retraités ou actifs - Associations culturelles - Tourisme d affaires : séminaires, incentives Support Promotion - Brochure groupe sous forme de fiche par thématique, par cible. version papier et version numérique - Produits de la simple visite au séjour tout compris - Mailing postaux - ing (environ 2 par an) - Présence workshop (Rendez-vous en France, Green France ) - Site internet, réseaux sociaux - Newsletters - Partenariats privé ou public

9 - 13 produits - 10 journées, 3 séjours - cibles diverses - patrimoine naturel &culturel, activités, terroir PRODUITS ACTUELS

10 PROMOTION Mailing mars 2013 Cible : groupe de pleine nature Objet : promotion des séjours nature et nouvelle brochure groupe 199 s ont été envoyés dans cette campagne. 23,64% d'entre eux ont été ouverts en 26 heures 11 minutes en moyenne, malgré un taux d'échec de 17,09% Mailing septembre 2013 Cible : voyagiste et autocariste Objet : promotion de rentrée et produit d appel 165 s ont été envoyés dans cette campagne. 84,2% d'entre eux ont été ouverts sans aucun désabonnement de la part du client. Mailing postal janvier 2013 Cible : club de retraite Objet : promotion des journées groupes et nouvelle brochure groupe 375 courriers ont été envoyés dans cette campagne.

11 ANALYSE QUELQUES CHIFFRES 170 à 200 demandes traitées 115 à 150 groupes/an 4000 à 5500 personnes 45 à 130 k /an de CA (moyenne à 85 k ) 10 à 25 K de commission associations/voyagistes/congrès-séminaires/ce Provenance Languedoc 14% 2013 Rhone Alpes 8% Top Auvergne 46% Limousin 11% Centre 6% PACA 8% Midi Pyrénées 7%

12 ANALYSE Périodes de fréquentation (en nombre de groupes)

13 ANALYSE Types de prestations vendues (en nombre de groupe) 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% La vente des visites du centre historique de Saint-Flour en «visite sèche» reste toujours majoritaire. On constate que les clients ayant acheté ce produit, sont de passage sur notre territoire et ont déjà effectué les autres réservations directement auprès des différents prestataires. Par ailleurs les produits packagés représentent 50% des produits vendus. (23 % en journées, 22% en ½ journées et 5% en séjours). 0% Visites Restauration Hébergement Divers

14 ANALYSE LES + - Mission complémentaire appréciée par les clients - Pour les prestataires : apporteur d affaires - Retour financier pour l OT : commission - Positionnement sur de nouveaux marchés : groupes, tourisme d affaires - Création d emplois : vacations, guideconférencier - Favorise l économie locale : tourisme, commerçants, services LES LIMITES - Pas d autofinancement de la mission : commission faible, produit «moyen» de gamme - Manque de relais institutionnels : visibilité et mise en marché - Moyens limités en terme de promotion, prospection commerciale en direct - Activité «limitée» au sens règlementaire : bon périmètre à avoir - OTI : diversification, potentiel accru - Rôle de l OT conforté : reconnaissance, professionnalisme. - Lien, contact avec le marché