F I C H E D E P O S T E

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1 DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES 34, Avenue Carnot - B.P CLERMONT-FERRAND CEDEX 1 F I C H E D E P O S T E I D E N T I F I C A T I O N D U P O S T E N d e l e m p l o i : I n t i t u l é d u p o s t e : Secrétariat pédagogique de filières Licence, Master, professionnelles ou disciplinaires, en LSH FILIERE : AENES CORPS : ADJAENES CATEGORIE FONCTION PUBLIQUE: C SPECIALITE : B.A.P. : Emploi type : J5X21 ADJOINT EN GESTION ADMINISTRATIVE IMPLANTATION (Services centraux, composantes, écoles, institut, services communs, département, laboratoire) : FILIERES PEDAGOGIQUES MASTERS ADRESSE : UFR LLSH 29, boulevard Gergovia CLERMONT-FERRAND D E S C R I P T I F D U P O S T E Réalisé par : Marc BLONDEAU, Responsable administratif de l UFR Validé par : Bénédicte MATHIOS, Doyen de l UFR LLSH Fait à Clermont Ferrand, le 8 octobre 2013

2 M I S S I O N S O U R E S U M E D E S F O N C T I O N S A E X E R C E R S U R C E P O S T E (Décrire 5 missions maximum, en concordance avec les fonctions Silland) Secrétariat pédagogique de filière Lettres, Sciences Humaines, à assumer seul(e) ou au sein d un pôle. Secrétariat pédagogique : - Accueil et information des étudiants et des stagiaires de la formation continue de plusieurs filières de Licence, Masters, notamment professionnels - Suivi des recrutements des étudiants de masters - Inscription pédagogiques des étudiants des filières - Aide à la conception et mise en œuvre des plannings des filières concernées ; - Suivi, en lien avec le service des moyens de l UFR, des dossiers des chargés de cours ; préparation de formulaires administratifs nécessaires au défraiement des intervenants extérieurs : lettres d invitation, états de frais de déplacements, bons de commandes. Réservations d hôtels et restaurants. - Pour les cas de stages, mise en œuvre des conventions, attestations à l'intention des étudiants. - Suivi, selon les cas, des projets collectifs des étudiants, à partir des liens partenariaux initiés par les responsables pédagogiques et selon les directives de ceux-ci. - Courrier administratif, affiches, convocations, courrier électronique ; classement, archivage de documents administratifs et pédagogiques Tâches de scolarité : - Inscription pédagogique des étudiants, distribution, collecte, transmission - Préparation des sessions d'examen : organisation et suivi du déroulement des épreuves écrites et orales ; collecte, mise en forme et préparation matérielle des sujets ; - Traitement des copies et saisie des notes d'examen y compris le contrôle continu ; I N V E N T A I R E D E S A C T I V I T E S (par ordre décroissant de %) % du temps annuel Accueil et suivi administratif 50 % Scolarité 50%

3 C O N D I T I O N S D E X E R C I C E D U P O S T E - Poste d encadrement oui non Nombre de personnes encadrées : Corps des agents encadrés : - Contraintes / sujétions particulières du poste Respect des rythmes universitaires : Recrutement des étudiants par les commissions pédagogiques Rentrées ; plannings ; Inscriptions des étudiants et répartition dans les structures d enseignement ; Examens - Risques du poste - Technicité / expertise du poste - Avantages financiers liés au poste NBI : oui non (Indiquer le nombre de points) : Prime informatique : oui non Indemnités de régie : oui non - Cotation du poste (PFR)

4 R E L A T I O N S F O N C T I O N N E L L E S A l intérieur du service A l intérieur de la A l intérieur de A l extérieur de Responsables des filières Enseignants Intervenants extérieurs Collègues de pôle administratif ETUDIANTS STAGIAIRES FC Associations étudiantes structure (hors service) Services centraux de l UFR Service Formation Continue et Insertion Professionnelle Infirmière Enseignants titulaires Directeurs et Secrétariats de département l Université - membres autres composantes - tout service de l Etablissement l Université Partenaires des filières dont UDA SUC Prestataires de services et fournisseurs Bibliothèque universitaire Tous autres publics C O N N A I S S A N C E S R E Q U I S E S - Niveau de recrutement Niveau BACCALAUREAT - Connaissances nécessaires APOGEE Logiciels de bureautique ; courrier électronique ; documentation internet Maîtrise de l orthographe. Connaissances des éléments pédagogiques (règlements, cursus, contrôle des connaissances), ainsi que du fonctionnement de la composante, de l'université et de l'enseignement supérieur dans son ensemble. - Formations spécifiques complémentaires en interne Formation au logiciel ADE

5 A P T I T U D E S / C O M P E T E N C E S R E Q U I S E S - «Savoir-faire» ou pratiques professionnelles Esprit d initiative ; rapidité d exécution ; sens de l'organisation pour la réalisation des tâches dans leur diversité Capacité d'adaptation permanente - «Savoirs» ou connaissances associées Bonne connaissance du système universitaire - Ressources personnelles ou «savoir-être» Adaptabilité aux situations les plus diverses et capacité à hiérarchiser les urgences face à de multiples sollicitations Disponibilité Capacité à assumer la fonction relationnelle et humaine entre les étudiants, les enseignants et l'administration. O B J E C T I F S D E P R O G R E S D A N S L O C C U P A T I O N D U P O S T E (Objectifs personnels / professionnels permettant d améliorer l adéquation du profil de l agent aux exigences du poste) Suivant évolution des structures et de l offre pédagogiques C R I T E R E S D E V A L U A T I O N Qualité de l organisation du travail Capacité d adaptation aux situations et aux rythmes du fonctionnement