ANNEXE 2011-CA R5878

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1 ANNEXE 2011-CA R5878 RÈGLEMENT CONCERNANT LE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENT, DE SÉJOUR ET DE REPRÉSENTATION Le présent règlement a pour but de définir les normes de remboursement applicables aux frais de déplacement, de séjour et de représentation engagés par tout employé dans l exercice de ses fonctions ou par toute autre personne dont les services sont retenus, et pour lesquels ce règlement s applique. 1.0 FRAIS DE DÉPLACEMENT 1.1 VÉHICULE PERSONNEL Un employé peut utiliser un véhicule personnel. Une allocation pour l utilisation d un véhicule personnel est accordée selon la tarification présentée à l annexe La distance d un endroit à un autre sera calculée d après le logiciel «Trip Maker» de la firme Rand McNally L allocation comprend tous les déplacements dans la région urbaine d origine et la région urbaine de destination Le tarif comprend aussi le coût des assurances. D une façon générale, la police d assurance «promenade et affaires» n est exigée que lorsque le taux d utilisation pour «affaires» dépasse un certain pourcentage du kilométrage total parcouru. Chaque propriétaire de véhicule doit vérifier avec son courtier la validité de la couverture de ses assurances compte tenu de l usage fait de son véhicule et il doit en assumer toute augmentation de coût s y rapportant Lorsque deux ou plusieurs personnes voyagent ensemble, une seule réclamation pour utilisation d un véhicule personnel doit être demandée Dans le cadre de la prestation d une activité d enseignement créditée, le Service de la gestion des personnels prépare un contrat en vertu duquel une personne peut se voir octroyer un montant pour ses frais de déplacement. Dans ce cas, aucune pièce justificative n est requise Pour tout autre déplacement, une pièce justificative attestant du lieu de la destination est exigée (par exemple, un reçu d achat d essence, de stationnement, d un dépanneur, d un restaurant, etc.) ou une attestation d assistance à une réunion (par exemple, un extrait du procès-verbal, une confirmation écrite d un responsable de l entité visitée) lorsque la distance parcourue excède trente (30) kilomètres (60 kilomètres aller-retour). 1.2 AVION La personne qui désire acheter un billet d avion doit obligatoirement transiger avec une des agences de voyage agréées par le Service de l approvisionnement de l Université et respecter les modalités établies selon l entente en vigueur, sauf si

2 2 elle achète son billet d avion directement d une compagnie aérienne. Le remboursement des frais est limité au tarif de classe économique en accord avec les pièces justificatives (par exemple, une copie du billet électronique ou la facture émise à l achat). Notez que tout achat effectué directement par le Service de l approvisionnement ne requiert pas la production d une pièce justificative puisque celle-ci est acheminée directement par l agence de voyage au Service des finances. Nonobstant ce qui précède, la carte d embarquement est obligatoire pour appuyer le remboursement des frais d un voyage effectué par avion. 1.3 AUTOBUS ET TRAIN 1.4 TAXI Le remboursement des frais de déplacement en autobus et en train est effectué d après les pièces justificatives (par exemple, le talon du billet) sans excéder le coût d un billet en classe économique. Le remboursement des frais de déplacement en taxi se fait à partir des pièces justificatives. Les pièces sont nécessaires pour les courses de 5,00 $ et plus. 1.5 LOCATION DE VÉHICULE Les frais de location de véhicule sont remboursés sur présentation de pièces justificatives (reçu correspondant à l achat d essence et facture de location de véhicule) jusqu à concurrence des montants alloués pour le transport par véhicule personnel. Notez que le Service de l approvisionnement a négocié des ententes très avantageuses avec des entreprises de location. Il est de la responsabilité du requérant de juger de la pertinence, lorsqu il est plus économique de le faire, d utiliser un véhicule personnel ou de recourir à la location. 1.6 STATIONNEMENT Les frais de stationnement sont remboursés sur présentation de pièces justificatives. 1.7 DÉPLACEMENT HORS DU QUÉBEC Le montant qui sera remboursé pour un déplacement à l extérieur du Québec (sauf pour Ottawa) effectué avec un véhicule personnel ou un véhicule loué n excèdera pas la valeur du billet d avion en classe économique pour effectuer un tel déplacement. 2.0 FRAIS DE SÉJOUR 2.1 LOGEMENT Suite à des ententes intervenues entre certains établissements hôteliers et l Université du Québec, les employés de l Université bénéficient d une réduction de tarifs. Pour se prévaloir de ces tarifs, on doit le mentionner lorsque l on fait une réservation. Il suffit ensuite de présenter sa carte d identité de l Université. Le Service de la gestion des personnels met à la disposition des chargés de cours une liste des établissements hôteliers qui leur sont accessibles.

3 Le requérant est responsable de la réservation et, le cas échéant, de son annulation. Les frais de logement sont remboursés au coût réel sans excéder le montant négocié selon les ententes en vigueur Les frais engagés la veille d une réunion, lorsque celle-ci doit débuter avant 10 heures le lendemain, tenue à plus de 125 kilomètres de l Université sont remboursables Lorsqu une personne choisit d être hébergée chez un parent ou un ami, une allocation de logement est accordée selon la tarification présentée à l annexe Dans le cas de toute personne assistant à un colloque, congrès ou séminaire de recherche pour lesquels les frais seront imputés à une subvention de recherche (interne ou externe) et ayant choisi de séjourner à l hôtel hôte de l événement, le taux de base octroyé aux participants sera remboursé même s il excède la tarification prévue dans ce règlement La pièce justificative adéquate dans le cas d un coucher dans un établissement hôtelier est une facture ou un reçu provenant de l établissement. Dans le cas d un hébergement chez un parent ou un ami, aucune pièce justificative n est requise; toutefois, le requérant devra inscrire sur le formulaire de réclamation le nom et le numéro de téléphone de la personne qui l a hébergé. 2.2 REPAS Le remboursement des frais de repas s effectue selon deux modes de paiement distincts selon qu il résulte de la prestation d une activité d enseignement créditée ou de toute autre activité, le tout conformément à la tarification présentée à l annexe Dans le cadre de la prestation d une activité d enseignement créditée, le Service de la gestion des personnels prépare un contrat en vertu duquel une personne peut se voir octroyer un montant pour ses frais de repas. Dans ce cas, les frais engagés sont remboursés selon une allocation fixe par repas et par jour, le cas échéant, sans pièces justificatives Dans tous les autres cas, les frais de repas sont remboursés sur présentation de pièces justificatives jusqu à concurrence des montants stipulés à l annexe 1. Lorsqu un même déplacement justifie la prise de plusieurs repas, le montant maximal permis est cumulatif et non appliqué individuellement à chaque repas. Ainsi, un déplacement justifiant deux repas permet de réclamer un montant maximal correspond à la somme des frais engagés pour les deux repas sans excéder la somme des allocations individuelles pour ces deux repas Le coût des repas compris dans les frais d inscription (à un congrès, colloque, conférence ou séminaire de recherche) ou dans le coût de l hébergement hôtelier ne doit pas faire l objet d une réclamation additionnelle.

4 4 2.3 FRAIS DIVERS L Université accorde une allocation quotidienne fixe pour frais divers, lors de déplacement qui comporte un coucher dans un établissement hôtelier. Le montant forfaitaire alloué sans pièce justificative est indiqué à l annexe FRAIS DE REPRÉSENTATION 3.1 Les frais de représentation sont des dépenses principalement engagées par un employé dûment autorisé à recevoir des visiteurs ou des personnes de l extérieur de l Université dans l exercice de ses fonctions. Ces frais peuvent aussi être engagés lors de déplacements d affaires, hors de la ville de Trois-Rivières (voir l annexe 1). 3.2 L Université prévoit défrayer les frais de la réception institutionnelle annuelle. 3.3 Les frais de repas pris entre employés de l Université du Québec à Trois-Rivières dans le cours normal de leurs activités ne sont pas remboursés, à moins de travail nécessitant un dépassement substantiel des heures de travail et, dans ce cas, des justifications devront être fournies et approuvées par un cadre supérieur. 3.4 Les frais d une expression de sympathie relèvent du budget du Service des communications en conformité avec sa politique. 3.5 Les frais suivants ne sont pas remboursés : Participation à des associations de charité, clubs sociaux et/ou autres organismes similaires Cadeaux, fleurs, télégrammes à l occasion d une naissance, d un mariage, d un anniversaire Toute autre dépense de même nature que ci-dessus. 4.0 AUTORISATION 4.1 FONDS SANS RESTRICTION (Fonctionnement général) Le responsable d une unité administrative (département et/ou service) ou son mandataire doit autoriser les frais de tout le personnel de son unité. Les frais du responsable d une unité administrative doivent être autorisés par son supérieur immédiat. 4.2 FONDS AVEC RESTRICTION (Recherche) Le responsable d un projet doit autoriser les frais de tout le personnel sous son autorité.

5 5 Les frais du responsable d un projet doivent être autorisés par son supérieur immédiat. De plus, en vertu des exigences des organismes subventionnaires, lorsque la demande de remboursement de frais concerne des frais engagés par une personne autre que le responsable du projet, celle-ci doit indiquer le lien du requérant avec le titulaire de la subvention. 4.3 FRAIS HORS NORME Le Service des finances de l Université ne remboursera que les frais qui respectent la tarification énoncée à l annexe 1 conformément aux directives du présent règlement. Toutefois si, lors de la négociation d un contrat avec un organisme subventionnaire ou commanditaire ou avec une entreprise privée ou publique, le contrat prévoit expressément une tarification différente de celles en vigueur à l annexe 1, la tarification prévue au contrat prévaudra. En pareilles circonstances, le requérant devra faire référence de façon explicite sur le formulaire de réclamation que le remboursement demandé concerne des frais assujettis à un contrat précis. 5.0 FORMULAIRE DE RÉCLAMATION 5.1 Les réclamations de frais de déplacement, de séjour et de représentation s effectuent sur les formulaires prévus à cet effet. 5.2 Toute demande de remboursement, sauf pour les chargés de cours et les professeurs bénéficiant d un perfectionnement ou d un sabbatique, doit être produite le 15ième jour du mois qui suit l événement faisant l objet d une réclamation. 5.3 Pour les chargés de cours, toute demande de remboursement doit être produite au plus tard trente (30) jours après la fin de la session faisant l objet d une réclamation. 5.4 Pour les professeurs bénéficiant d un perfectionnement ou d un sabbatique, toute demande de remboursement doit être produite au plus tard trente (30) jours suivant la fin du perfectionnement ou du sabbatique. 6.0 RETARD À PRODUIRE UN FORMULAIRE DE RÉCLAMATION La saine gestion des fonds publics exige de faire diligence dans la production d une réclamation pour frais de déplacement, de séjour et de représentation. Le requérant qui produira un formulaire de réclamation après l échéance des délais prévus à l article 5 sans justification appropriée, pourra voir le montant réclamé réduit de 25 %.

6 6 7.0 AVANCE DE FRAIS Une avance de frais peut être obtenue pour des dépenses estimées à 500,00 $ et plus par déplacement, en complétant et présentant une demande au Service des finances, quelques jours à l avance, sur le formulaire prévu à cet effet.

7 7 ANNEXE I AU RÈGLEMENT CONCERNANT LE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENT, DE SÉJOUR ET DE REPRÉSENTATION - TARIFICATION 1. ALLOCATION POUR UTILISATION D UN VÉHICULE PERSONNEL 1.1 Tarif de base Seul Accompagné d une ou de plusieurs personnes 0,40 $ / km 0,45 $ / km 1.2 Allocation fixe (aller et retour) * Destination: Chicoutimi (Ville de Saguenay) 271,00 $ 304,00 $ Dorval (Ville de Montréal) 122,00 $ 138,00 $ Drummondville 56,00 $ 64,00 $ Grand-Mère (Ville de Shawinigan) 40,00 $ 45,00 $ Joliette 69,00 $ 78,00 $ Mirabel 131,00 $ 147,00 $ Montréal (sauf secteur Dorval) 115,00 $ 130,00 $ Ottawa/Gatineau 266,00 $ 299,00 $ Québec 104,00 $ 116,00 $ Rimouski 341,00 $ 384,00 $ Shawinigan (sauf secteur Grand-Mère) 32,00 $ 36,00 $ Sherbrooke 124,00 $ 139,00 $ Sorel-Tracy 66,00 $ 74,00 $ St-Hyacinthe 95,00 $ 107,00 $ Victoriaville 52,00 $ 58,00 $ * Ces allocations comprennent tous les déplacements dans la région urbaine d origine et la région urbaine de destination. Elles comprennent aussi le coût des assurances. 1.3 Avion Le remboursement des frais est limité au tarif de classe économique et au paiement de deux bagages lorsque ceux-ci ne sont pas inclus dans le prix du billet d avion.

8 8 2. SÉJOUR 2.1 Logement 2.2 Repas Les frais de logement dans un établissement hôtelier sont remboursés au coût réel sans excéder la tarification négociée par l Université du Québec dans le cas des employés et par le Service de la gestion des personnels de l Université en ce qui concerne les chargés de cours. Les frais de branchement internet seront remboursés mais aucun remboursement n est accordé pour les téléphones personnels. Une allocation quotidienne fixe pour frais divers de 6,00 $ est allouée, sans pièces justificatives. Dans le cas d un hébergement chez un parent ou un ami, une allocation de logement quotidienne maximale de 25,00 $ est remboursée. Répartition des montants maximums autorisés pour les frais de repas : Déjeuner 9,00 $ Dîner 15,00 $ Souper 22,00 $ Journée complète 46,00 $ Les montants autorisés pour les repas ne sont pas remboursés lorsque ceux-ci sont inclus dans le coût d une inscription à un colloque ou à un congrès ou lorsqu ils sont inclus dans le coût d hébergement. 3. FRAIS DE REPRÉSENTATION Repas Les frais de repas pour fins de représentation sont remboursés jusqu à concurrence de 35,00 $ par repas par personne. 4. TAXES ET POURBOIRES Les taxes et pourboires sont inclus dans les montants maximums autorisés. 5. FRAIS DE REPAS HORS QUÉBEC L Université appliquera la moyenne entre les normes du gouvernement du Québec (Conseil du Trésor) et celles du gouvernement du Canada (Conseil national mixte) pour tous les frais de repas à l extérieur du Québec. Le requérant doit s adresser au Service des finances pour obtenir des renseignements sur ces normes.

9 9 DATE D ENTRÉE EN VIGUEUR : 1 ER MAI 2011 Références : 360-CX-1303, 29 avril CX , 27 janvier CA R5492, 17 novembre CA R5769, 14 juin CA R5878, 11 avril 2011