SchoolPoint Manuel utilisateur

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1 SchoolPoint Manuel utilisateur SchoolPoint - manuel d utilisation 1

2 Table des matières Présentation de SchoolPoint... 3 Accès au serveur...3 Interface de travail...4 Profil... 4 Echange de news... 4 SkyDrive... 4 Sites... 4 Suivre...4 Synchroniser... 4 Axer sur le contenu/navigation... 4 Informations sur vos études... 4 Colonne de gauche... 5 Liens supérieurs... 5 Consulter...5 Projet pédagogique...6 Ajout d un document... 6 Gestion du projet pédagogique... 6 Ajout d un document par glisser-déposer... 7 Ajouter un dossier...7 Les versions de document... 7 Créer une version... 7 Voir les versions... 7 Restaurer une version... 7 Modifier les fichiers...7 Partage de fichiers...8 Partager un fichier... 8 Qui a accès à ce fichier?... 8 Barres d outils...8 Parcourir... 8 Fichiers... 8 Fichiers - Nouveau... 8 Fichiers-Ouvrir et extraire... 8 Fichiers-Gérer... 9 Fichiers-Partage et suivi... 9 Fichiers - Copies... 9 Fichiers - Flux de travail... 9 Bibliothèque... 9 Bibliothèque - Format d affichage... 9 Bibliothèque - Gérer les affichages...10 Bibliothèque - Partage et suivi...10 Bibliothèque - Se connecter et exporter...10 Bibliothèque - Personnaliser la bibliothèque...10 Bibliothèque - Paramètres...11 Zone personnelle...11 Ajout de fonctionnalités...12 Recherche...13 Modules additionnels...13 SchoolPoint - manuel d utilisation 2

3 Présentation de SchoolPoint SchoolPoint est une solution web simple et intuitive de gérer et partager des fichiers dans le cadre du suivi des études. Cette solution développée par CFI Software est basée sur l offre logicielle Microsoft SharePoint Enterprise. Par défaut, chaque utilisateur de SchoolPoint a accès à un espace commun qui présente une liste de fichiers et dossiers. Il peut ouvrir les fichiers et dossiers de son choix afin de les consulter ou utiliser. Tout utilisateur a aussi accès à un espace personnel dans lequel il peut publier ses informations, stocker des données... Accès au serveur L accès au serveur se fait par n importe quel navigateur internet récent. L adresse à utiliser est Lors de votre première connexion, une fenêtre vous présente les prochains rendez-vous de l école mais vous ne pouvez pas aller plus loin dans votre navigation. Pour vous connecter, cliquez sur le bouton Connexion situé en haut à droite de la fenêtre. Une fenêtre vous demande de vous identifier. Vous devez entrer l identifiant et le mot de passe exact qui vous ont été communiqués. L option «M inscrire automatiquement» permet de mémoriser ces informations (jusqu au prochain redémarrage de votre session). Le lien «Vous avez perdu votre mot de passe» vous demande votre identifiant puis envoie un avec un nouveau mot de passe. Si vous tentez trop de fois un mauvais mot de passe, votre compte resta alors automatiquement verrouillé. SchoolPoint - manuel d utilisation 3

4 Interface de travail Une fois connecté, votre interface de travail est commune à la plupart des pages que vous visitez : Profil En haut à droite, vous avez confirmation de votre connexion sous votre nom. En cliquant sur le menu de votre identifiant, vous pouvez modifier vos informations personnelles, vous déconnecter ou changer votre mot de passe. Echange de news L échange de news offre un espace dans lequel vous pouvez informer les personnes qui se sont abonnées à vos informations. Ces news sont privées. SkyDrive Cette solution vous donne accès à un espace de stockage personnel. Si vous avez une licence SkyDrive Pro, les donnes de cet espace sont accessibles sur le Cloud de n importe quel appareil. Sites Ce bouton vous présente les sites que vous suivez ou que vous avez créés. Suivre Ce bouton va ajouter le site que vous consultez dans la liste des sites suivis. Synchroniser Si vous utilisez un PC en Windows 7 ou 8, vous pouvez synchroniser les données de ce serveur avec votre espace personnel. Cela créera des listes SharePoint que vous pouvez utiliser sur votre PC. Cette fonctionnalité n a pas été mise en place sur la solution SchoolPoint pour des raisons de sécurité. Axer sur le contenu/navigation Ce bouton masque ou affiche toutes les zones de navigation ne vous présente que les données à consulter directement. SchoolPoint - manuel d utilisation 4

5 Informations sur vos études Colonne de gauche Sur la partie gauche de chaque fenêtre, vous avez des liens vers les informations importantes de votre parcours d étudiant : La fenêtre qui apparaît est la liste des fichiers disponibles sur le serveur. Vous pouvez à tout moment modifier le tri fait sur cette liste. Il suffit pour cela de cliquer sur le nom de la colonne (Nom, modifié, modifié par ). Accueil revient à tout moment sur la première page du site. Liens utiles : regroupe des accès rapides aux informations pratiques. Annonce Importante : vous accédez ici aux annonces communes de la direction. 1 ère année : les informations liées aux étudiants de première année. 2 ème année : les informations liées aux étudiants de deuxième année. 3 ème année : les informations liées aux étudiants de troisième année. Tâches : liste les travaux que vous devez effectuer Projet pédagogique : espace de partage de votre projet pédagogique avec votre enseignant. Liens supérieurs Sur le haut de chaque fenêtre du site, des liens permettent d aller directement aux zones importantes de l école (Vie de l école, Espace enseignants). Consulter A part le projet pédagogique, l ensemble des informations entrées dans le site de l école sont à consulter. La direction de l école s occupe de remplir ces informations. Si vous souhaitez être informé d une modification sur une page, un calendrier ou une liste, il vous suffit de cliquer sur le sujet à suivre (Rendez-vous de l école, Projet pédagogique...) puis de déployer la barre d outils de la Bibliothèque (ou liste ou Calendrier...). Une barre d outils complets apparaît et vous propose de modifier l apparence des informations présentées ou encore de partager les informations. Le bouton nommé «M avertir» vous permet de recevoir un mail si des informations sont modifiées dans la liste utilisée. Projet pédagogique Le projet pédagogique est le centre d échange avec votre enseignant. Ajout d un document Si vous souhaitez ajouter un document à votre projet pédagogique, vous devez simplement cliquer sur le bouton «nouveau document» Une fenêtre vous demande alors de sélectionner le document de votre choix (nommez-le avec votre nom). Si le document est déjà présent dans la liste, une nouvelle version sera ajoutée. Une fois votre fichier choisi, une autre fenêtre apparaît et demande de renseigner Le nom du document (si vous souhaitez le modifier) Le Titre (optionnel) Le référant (enseignant référant - entrez les premières lettres de son identifiant) Validé (vu plus loin) Verrouillé (vu plus loin) SchoolPoint - manuel d utilisation 5

6 Année : obligatoire - votre année par défaut Classe : obligatoire : choix dans une liste Demande Validation : demande de l élève pour validation du référant Demande Verrouillage : validation définitive du document par le référant. Gestion du projet pédagogique Lorsque vous déposez un document dans l espace Projet Pédagogique, vous devez le nommer afin qu il soit rapidement reconnaissable par votre enseignant (Ex : Nom.Prénom.Annee.classe-ProjetPedagogique). Lorsque vous apportez des modifications à votre document, vous devez demander une validation auprès de votre enseignant référant. Pour cela, cliquez sûr les trois points à droite du nom de votre document, une fenêtre d information apparaît, cliquez sur les trois points présents et un menu déroulant apparaît. Choisissez Demander Validation afin que votre enseignant soit informé que le document a été mis à jour et qu il doit la valider. Lorsque l enseignant aura statué sur votre document, vous recevrez un mail et pourrez continuer à mettre à jour le document. Si votre enseignant décide que votre Projet pédagogique est terminé, il verrouille le projet qui ne doit plus être modifié. Ajout d un document par glisser-déposer Vous pouvez ajouter un ou plusieurs documents par l action simple de les glisser de votre ordinateur vers la fenêtre du navigateur. Toutefois, cette action n est possible que sur Internet Explorer. Ajouter un dossier L ajout d un dossier se fait au niveau de consultation présent sur votre navigateur. Cliquez dans la barre d outils Fichiers et demandez «Nouveau dossier». Une fenêtre vous demande simplement de nommer ce dossier qui sera alors créé au niveau des éléments que vous visualisez. Pour ajouter un document dans votre dossier, vous devez ouvrir ce dossier (un clic sur le nom suffit) puis ajouter les éléments de votre choix. Les versions de document Lorsque vous ajoutez un document alors qu il est déjà présent dans la liste, SchoolPoint crée une version de votre document. Cela veut dire que le fichier présent est le dernier que vous avez ajouté mais que les anciennes versions n ont pas été supprimées. Vous pouvez à tout moment les récupérer. SchoolPoint - manuel d utilisation 6

7 Créer une version Le simple fait d ajouter un document alors qu il est déjà présent dans une liste suffit à créer une version. Si vous avez choisi de cliquer sur «Nouveau document», la fenêtre vous propose par défaut de l ajouter en tant que nouvelle version aux fichiers existants et une case vous permet de commenter cette version. Voir les versions Lorsque vous avez sélectionné un fichier, vous pouvez visualiser les versions de ce document. Pour cela, affiches la barre des outils Fichiers et demandez «Historique des versions» dans la partie intitulée «Gérer». Le logiciel vous propose alors la liste des différents enregistrements faits pour ce fichier avec la date de version, le créateur et les commentaires entrés. Restaurer une version En cliquant sur la droite de la date de version, vous pouvez afficher ou restaurer cette version du fichier. Cela crée alors une nouvelle version du fichier. Modifier les fichiers Tout utilisateur peut ouvrir un fichier ou un dossier en cliquant sur son nom. Cela ouvrira le logiciel adéquat ou montrera le contenu du dossier. La modification des informations (le nom) sur le fichier ou le dossier se fait par l administrateur en sélectionnant l élément à modifier puis en Modifiant ses propriétés dans la barre d outils Fichiers. Partage de fichiers Par défaut, un fichier ajouté au premier niveau de votre espace SchoolPoint n est visible que par la personne qui l a ajouté. Si un fichier est ajouté dans un dossier, il sera alors accessible aux utilisateurs pour qui l administrateur a partagé le dossier. Partager un fichier Pour partager un fichier, vous devez cliquer sur les trois points présents sur sa ligne puis choisir l option Partager Une fenêtre vous propose alors d ajouter des utilisateurs à qui vous souhaitez partager votre fichier. Si vous entrez le texte «Tout le monde», le fichier sera partagé auprès de tous les utilisateurs de votre espace SchoolPoint. Afficher les options propose d envoyer un aux utilisateurs à qui vous partagez le fichier. Ils auront aussi le lien vers ce fichier. N.B. si vous partagez un fichier dans un dossier qui n est pas partagé, les utilisateurs ne pourront pas naviguer jusqu à ce fichier, ils auront besoin du lien direct. Qui a accès à ce fichier? Pour savoir auprès de qui un fichier a été partagé, cliquez sur les trois points du fichier et cliquez sur le lien «partagé avec un grand nombre de personnes» SchoolPoint - manuel d utilisation 7

8 Barres d outils Parcourir Parcourir permet de masquer les barres d outils Fichiers et Bibliothèques afin de naviguer plus facilement dans vos fichiers. Fichiers Les outils de cette barre ne s appliquent qu au (x) fichier(s) sélectionné(s) dans votre liste. Fichiers - Nouveau Nouveau Document : lance l application Microsoft Word pour créer un nouveau document Télécharger un document : sélectionner un document dans votre ordinateur afin de l ajouter dans la liste présente Fichiers-Ouvrir et extraire Modifier le document : lance l application liée au document afin de l ouvrir Extraire : empêche toute modification du document par un autre utilisateur. Le temps de le modifier vous-même. Archiver : remettre un document extrait dans la bibliothèque. Autorisant ainsi son utilisation par d autres utilisateurs Annuler l extraction : re-intègre le document en annulant les éventuelles modifications effectuées dessus Fichiers-Gérer L accès aux boutons de cette zone est variable selon les droits de l utilisateur. Afficher les propriétés : informe sur le fichier (dates de création et modification, par qui, nom du fichier ) Modifier les propriétés : permet d modifier les informations sur le fichier (uniquement le nom dans un SchoolPoint standard). Historique des versions : affiche les différents enregistrements du fichier et permet de rétablir une version. Partagé avec : liste les utilisateurs avec qui vous partagez le fichier ou que vous pouvez ajouter pour avoir accès au fichier. Supprimer le document : supprime le ou les fichiers sélectionnés Fichiers-Partage et suivi Partager : partage la sélection avec les utilisateurs (internes à SchoolPoint) de votre choix M avertir : être informé par mail de toute modification du fichier (ou de la sélection). Fichiers - Copies Télécharger une copie : télécharge une copie du fichier dans votre ordinateur. Envoyer vers : duplique le fichier et permet de le renommer vers la destination de son choix (à l intérieur de l espace SchoolPoint). Gérer les copies : informe des copies faites sur le fichier. Atteindre la source : atteindre le fichier d origine de la copie. Fichiers - Flux de travail Flux de travail : si vous avez demandé une automatisation de travail sur les fichiers, vous trouverez ici les automatismes possibles. SchoolPoint - manuel d utilisation 8

9 Publier/dépublier/Approuver/refuser : dans le cadre d un automatisme d approbation de document, vous pouvez ici intervenir sur l automatisme. Bibliothèque Bibliothèque regroupe dans la barre d outils les fonctions liées à la liste de documents en cours d utilisation. Bibliothèque - Format d affichage Afficher : affiche la Bibliothèque de document en mode liste Modification rapide : affiche la Bibliothèque en mode tableau avec accès aux informations accessibles directement. La validation des modifications se fait avec le bouton «Arrêter la modification de cette liste». Certains changements ne sont accessibles qu à l administrateur du fichier, de la Bibliothèque ou du site. Bibliothèque - Gérer les affichages Créer un affichage : Vous pouvez avec cet outil créer votre propre affichage (affichage standard), avec la présentation de certaines colonnes (nom, date, créateur ), leur tri ou encore le regroupement par type des informations. L affichage doit être nommé et pourra être utilisé à tout moment par l utilisateur pour changer la présentation de la bibliothèque. Si vous souhaitez qu un affichage soit utilisé par défaut dans la Bibliothèque, vous devez le demander à l administrateur. Modifier l affichage : vous pouvez ici modifier les réglages de l affichage en cours. Cette fonction n est utilisable que pour vos affichages personnels (seule l administrateur a accès aux affichages communs). Créer une colonne : l administrateur peut rajouter une information liée aux documents (service, utilisateur, calcul ) Naviguer vers le haut : ce bouton permet d accéder au dossier parent de la liste affichée ou du fichier sélectionné. Affichage actuel vous informe de l affichage utilisé et vous permet d en sélectionner d autres. Bibliothèque - Partage et suivi Envoyer un lien par messagerie : cela lancera votre logiciel de messagerie et créera un nouveau message avec l adresse de la page sur laquelle vous naviguez. Vous n avez alors qu à rajouter le(s) mail(s) du ou des correspondants. Seuls les utilisateurs pour qui l espace est partagé pourront accéder à cette page. M avertir : vous pouvez ici paramètres des alertes (par courrier électronique) qui se déclenchent automatiquement sur des créations, modifications ou suppression d éléments de la Bibliothèque. Vous pouvez choisir le type de modification ou encore la fréquence de l alerte (immédiate, quotidienne ). Flux RSS : permet d afficher la page en mode Flux RSS (Rapide Single Syndication- accès rapide à l information) dans laquelle vous pourrez vous abonner (lancer l application d affichage des infos RSS). Bibliothèque - Se connecter et exporter Se connecter à Outlook : cette fonction permet d ajouter la Bibliothèque aux listes SharePoint de votre logiciel Microsoft Outlook La liste (en mode lecture) est alors mise à jour automatiquement sur Outlook et en cliquant sur un élément, vous pouvez le visualiser directement dans Outlook. Exporter dans Excel : le logiciel exporte la liste d informations dans un fichier au format Microsoft Excel. SchoolPoint - manuel d utilisation 9

10 Ouvrir avec l explorateur : vous pouvez par ce bouton voir la Bibliothèque de fichiers dans l explorateur Windows (selon autorisations). Bibliothèque - Personnaliser la bibliothèque Cette partie n est utilisable que par l administrateur du site. Modifier les composants WebPart : l administrateur peut ici personnaliser l affichage du module d affichage de la Bibliothèque. Modifier la Bibliothèque : l administrateur peut ici modifier les colonnes, permission ou affichage de la Bibliothèque. Cette opération nécessite le logiciel Microsoft SharePoint Designer. Nouvelle étape rapide : l administrateur peut par cet outil ajouter un bouton dans la barre d outils Bibliothèques Bibliothèque - Paramètres Paramètres de la bibliothèque : l administrateur pourra ici modifier, créer ou supprimer les réglages et les colonnes de la Bibliothèque directement sur le navigateur. Partager avec : par ce bouton, l administrateur donnera les autorisations spécifiques à chaque utilisateur ou groupe d utilisateurs. Paramètres du flux de travail : l administrateur peut paramètres les automatisations liées aux fichiers. Cette opération se fait généralement dans le logiciel Microsoft SharePoint Designer. Zone personnelle Chaque utilisateur a son propre espace personnel qu il peut utiliser pour ses informations, ses listes de documents, ses plannings... Cette zone se trouve en haut à droite de votre page web. Votre nom d utilisateur indique que vous êtes connecté avec vos identifiants et mot de passe et que vous êtes sur vos vues, vos réglages Utilisateur : Chaque utilisateur peut gérer ici ses paramètres. Cela correspond à son profil, ses coordonnées, ses projets, son historique professionnel, ses centres d intérêt L utilisateur peut aussi se déconnecter (pour plus de sécurité) et changer son mot de passe à tout moment. : les paramètres permettent à tout utilisateur de partager le site (aux autres utilisateurs référencés dans son espace SchoolPoint), modifier l apparence de sa page ou encore personnaliser certains paramètres. Les éléments de ce menu varient en fonction des droits de l utilisateur. : l aide présente une fenêtre d aide en ligne sur la page sur laquelle vous vous situez. : ce bouton vous présente une fenêtre dans laquelle vous pouvez ajouter les utilisateurs avec qui vous souhaitez partager le site et son contenu. : cette option permet de synchroniser le contenu du site avec votre espace Microsoft SkyDrive Pro personnel qui utilise un dossier nommé SharePoint créé dans votre dossier personnel (sur votre ordinateur). Cette fonctionnalité ne fonctionne que quand vous êtes connecté. En mode hors confection, un compte SkyDrive Pro (payant) est nécessaire. Axer sur le contenu va masquer ou afficher la colonne de navigation afin de concentrer la présentation sur le contenu ou la navigation. SchoolPoint - manuel d utilisation 10

11 Si vous souhaitez ajouter des fonctionnalités dans votre espace personnel, il vous suffit d aller dans la partie Blog puis de personnaliser votre espace. SchoolPoint propose une série de listes pré-définies que vous pouvez personnaliser. Ajout de fonctionnalités Pour ajouter une application, allez dans l angle en haut à droite de votre page et cliquez sur l icône. Un menu apparaît et vous propose d Ajouter une application. Choisissez l application type dans la liste qui vous est proposée. Sélectionnez l application type que vous souhaitez ajouter, nommez-la puis choisissez «Créer». Votre nouvelle application s ajoute alors dans vos listes, bibliothèques et autres applications personnelles. Revenez à votre espace personnel (menu «PAGE». ) - Blog et Cliquez en haut sur le Bouton intitulé Cliquez sur le premier bouton intitulé «Modifier la page». Dans la page mise en mode personnalisation, cliquez sur le texte intitulé «Ajouter un composant WebPart» et sélectionner la liste, Bibliothèque ou application que vous souhaitez puis Ajouter (sur la droite). L élément s ajoutera à l endroit choisi. Cliquez sur Arrêter les modifications (à gauche de la barre d outils). Par la suite, vous pourrez personnaliser cet élément en l affichant (clic sur son nom) puis en choisissant dans la barre d outils Liste (ou Bibliothèque) les outils d affichage (présentation), partage (envoi de lien, être informé) export (versé excès) ou de personnalisation des champs (Paramètre liste). Recherche Vous pouvez effectuer une recherche sur l ensemble du site SchoolPoint. La recherche peut porter sur un utilisateur (profil, créateur, modificateur ) un fichier (nom, titre ) ou son contenu (pour les fichiers Microsoft Office et PDF). Les résultats s affichent sur une page web et vous pouvez filtrer les résultats par créateur, type de fichier, ou date. SchoolPoint - manuel d utilisation 11

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