Directives pour la présentation des budgets et décomptes financiers

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1 Directives pour la présentation des budgets et décomptes financiers Afin de remplir les obligations découlant de l attribution de contributions par les différents partenaires financiers institutionnels de la FEDEVACO, la demande de contribution et le décompte financier doivent respecter les présentes directives, qui ont été mises à jour et adoptée par le Conseil du 8 octobre Les décomptes financiers sur les projets financés à travers la FEDEVACO sont des documents contractuels entre l association membre (AM) et la FEDEVACO. Tout document incomplet pourra être retourné à l AM qui l aura présenté pour rectification et compléments. En italique, les modifications et mises à jour importantes. 1 Demande de contribution Le budget (voir exemples ci-après et en annexe) Généralités Frais admissibles Frais non admissibles Conditions Le décompte financier Généralités Conditions Responsabilité des associations membres Modèle de budget pour un projet «ordinaire» Dépenses Recettes - Plan financier Modèle de budget pour un projet «envoi de volontaires» Dépenses Recettes Plan financier DEMANDE DE CONTRIBUTION La partie financière de la demande de contribution est composée d un budget récapitulatif selon modèles FEDEVACO présentant les dépenses et les recettes escomptées, (plan de financement), ainsi qu un budget détaillé avec des indications unitaires par ligne budgétaire des dépenses et recettes. 1.1 Le budget (voir exemples ci-après et en annexe) Généralités a) Le budget est annuel (12 mois). Il doit clairement indiquer la période concernée et doit être daté. Pour les projets présentés pour une phase de plusieurs années, des budgets pour les années 2 et 3 compléteront la demande de contribution. b) Le budget doit être établi en monnaie locale (ou US$) et en francs suisses avec indication du taux de change. Les modèles de budget en annexe doivent être respectés (projet «ordinaire» et projet «envoi de volontaire»). c) Les montants budgétisés par rubrique doivent correspondre aux objectifs et activités prévues et être en lien avec le cadre logique (séparer les frais de fonctionnement, des investissements, des actions, etc.). Mise à jour du document adoptée par le Conseil du 8 octobre 2014.

2 d) Le plan de financement (recettes) doit couvrir le total des dépenses et indiquer toutes les sources de financement prévues. Différencier les fonds propres des autres financements du projet (fondations, institutions, privés, entreprises, etc.). e) La contribution des bénéficiaires et partenaires locaux doit être déduite du coût total du projet présenté. Le budget sans les contributions locales est le budget de référence du projet pour la FEDEVACO. f) Si des raisons particulières nécessitent une modification du budget annuel, l AM informera la FEDEVACO dans les meilleurs délais en présentant un budget modifié et commenté. g) Lors d une demande de renouvellement, le budget de la nouvelle année peut être adapté en fonction de l avancement du projet (par exemple, report de dépenses prévues lors de l année 1, mais non réalisées, en année 2). Les modifications importantes par rapport au budget prévisionnel seront justifiées Frais admissibles a) Les charges directes du projet, c est-à-dire les coûts liés aux activités qui apportent une contribution directe à la réalisation des objectifs du projet : investissements, fonctionnement inclus les ressources humaines et amortissements, sous-traitance locale (mandats), actions d appui, évaluation externe/interne. b) Les charges d accompagnement du projet sur le terrain, c est-à-dire les coûts induits par les activités de suivi et monitoring sur le terrain (coordination locale) y compris les frais liés aux visites de terrain par le chargé du projet de l AM. Ces frais de voyage intercontinentaux, de voyage sur le terrain et d hébergement peuvent être inclus au budget pour un montant raisonnable et justifié. c) De manière générale, les projets éviteront de s appuyer sur des experts des pays industrialisés pour rechercher les compétences requises dans le pays et la région concernée. Lorsque des expatriés sont indispensables, leurs salaires peuvent être inclus dans le budget. Les montants seront justifiés. d) Pour les organisations dont la spécificité est l échange de personnes (volontaires), les frais liés au volontaire (indemnité de vie, indemnité de reclassement en fin de mission, assurances, voyage, etc.) sont acceptés. Voir modèle ci-après et en annexe. Les charges liées à des actions de sensibilisation au Nord spécifique au projet peuvent être inclues dans le projet pour un montant raisonnable et justifié. Les actions de sensibilisation qui dépassent le cadre du projet concerné peuvent faire l objet d une demande de soutien auprès de la Commission d information (CI). e) Les frais liés à l étude technique d un projet d infrastructure ou les frais liés à la réalisation d un plan d affaire y compris l étude de marché d un projet générateur de revenu sont aussi admis comme charges directes du projet. f) Une ligne budgétaire intitulée «imprévus» est acceptée à maximum de 5% du total des charges. La dépense devra être justifiée dans le décompte Frais non admissibles a) Les frais de gestion en Suisse (charges administratives) ne peuvent pas figurer au budget du projet. Ces frais sont à la charge de l AM et sont couverts, tout ou partie, par les indemnités de gestion de projet versée par la FEDEVACO (forfait équivalent à 5% du montant demandé). b) Les coûts initiaux notamment de reconnaissance, d identification et de préparation du projet ne sont pas couverts par la FEDEVACO Conditions a) Le financement via la FEDEVACO est au maximum de 80 % du budget de référence du projet. Mise à jour du document adoptée par le Conseil du 8 octobre

3 b) La participation de la DDC ne peut pas être supérieure à 50 % du budget de référence du projet. c) En règle générale, une demande de contribution ne pourra excéder CHF. 100'000.- par projet (art. 24 des statuts). d) Pour les projets générateurs de revenu, un plan d affaire (pour les projets d importance), au minimum un compte d exploitation prévisionnel sur une période minimale de 3 ans complétera le dossier de demande de contribution au plus tard à la fin de la première année du projet. Les lignes budgétaires des dépenses et des recettes présenteront des indications unitaires. 2 LE DÉCOMPTE FINANCIER 2.1 Généralités a) Le décompte financier d étape, de phase ou final accompagne obligatoirement le rapport d activités d étape, de phase ou final et doit correspondre à la même période. Il doit clairement indiquer la période concernée et doit être daté et signé. b) Le décompte financier doit permettre une comparaison avec le budget initial présenté pour les dépenses et recettes. Il convient donc de reprendre les lignes budgétaires du budget (au minimum de la récapitulation). c) Le décompte financier doit être établi en monnaie locale (ou US$) et en francs suisses avec indication du taux de change Le taux de change est justifié par une pièce bancaire (transfert). Les gains ou pertes de change sont mis en évidence. d) Les frais non budgétisés seront justifiés. La Commission de suivi financier (CSF) appréciera s ils sont admissibles en fonction des points ci-dessus (1.1.2 et 1.1.3). e) Les écarts de plus de 10 % entre le budget et les dépenses/recettes effectives devront être justifiés pour les lignes budgétaires principales. 2.2 Conditions a) Le financement via la FEDEVACO est au maximum de 80 % des dépenses effectives du projet. b) La participation de la DDC ne peut pas être supérieure à 50 % des dépenses effectives du projet. 3 RESPONSABILITÉ DES ASSOCIATIONS MEMBRES Les associations membres (AM) sont responsables de la bonne réalisation des projets présentés et acceptés par la FEDEVACO et de la bonne utilisation des contributions octroyées. Elles s assureront que les responsables du projet sur le terrain soient à même de tenir à jour régulièrement une comptabilité du projet au minimum les livres de caisse, banque et poste. Les exigences de la FEDEVACO doivent être transmises et expliquées aux partenaires terrain ; toute démarche nécessaire pour la mise en pratique du suivi financier doit être prise de commun accord entre AM et son partenaire responsable sur le terrain. Les AM s assurent que leurs partenaires produisent des rapports financiers selon une périodicité et un contenu compatible avec les délais FEDEVACO ; la supervision et la présentation des rapports à la FEDEVACO incombent à l AM qui devra le cas échéant les traduire en français, les résumer ou les développer. Lors de missions sur le terrain d intervention, les représentants de l AM s assurent de l utilisation efficace des montants octroyés ainsi que de la bonne tenue des comptes. Mise à jour du document adoptée par le Conseil du 8 octobre

4 4 MODÈLE DE BUDGET POUR UN PROJET «ORDINAIRE» Voir le modèle -> fichier Excel/ tableur 1 Budget établi le (date) Période, du au Taux de change appliqué 1 Monnaie locale = Fr Dépenses Monnaie locale ou US$ CHFr. Investissement (infrastructure, véhicule, bureau, ordinateur, équipement, etc.) Sous-total Fonctionnement (RH, logistique, bureau, déplacements, maintenance, etc.) Sous-total Sous-traitance locale (mandat) Sous-total Actions d'appui (empowerment, formation équipe) Sous-total Evaluation Sous-total Charges d'accompagnement du projet Billet avion Frais de voyage sur le terrain Hébergement (5 nuits) Sous-total Total charges (additions sous-totaux)/ Coût total projet Recettes - Plan financier Monnaie locale ou US$ CHFr. Coût total (report total ) Contribution du partenaire local (non incluse dans budget (terrain, maind'œuvre) Contribution du bénéficiaire Budget total projet présenté à la Fedevaco Fonds propres de l'am Financement autre que FEDEVACO et fonds publics (fondations, entreprises) Financement autre que FEDEVACO et fonds publics (dons) Financement demandé à la FEDEVACO (IGP non compris) DDC max = 50% de / Canton-communes max = 80% de Le récapitulatif du budget en 7.4 donne des propositions d intitulé du budget. Le budget détaillé doit être remis en annexe. 2 Avez-vous pris calculé les frais de fonctionnement de ces investissements? Mise à jour du document adoptée par le Conseil du 8 octobre

5 5 MODÈLE DE BUDGET POUR UN PROJET «ENVOI DE VOLONTAIRES» Budget global du projet - Période JJ.MM.AAAA 5.1 Dépenses 7.4 Charges au Sud CHF Volontaire au Sud Formation, activités pédagogique, activité à 30% 18'000 A 14% Appui au développement entreprises, à 30% 18'000 A 14% Appui à la prospection de commandes 10% 18'000 A 14% Formation, frais de formation 9'200 A 7% Sous-total '200 A 50% Coordination, suivi et évaluation au Sud, par le partenaire Coordination, évaluation 15'000 12% Sous-total '000 12% Sous-total 7.4 Charges au Sud 78'200 62% 7.5 Charges en Suisse Sensibilisation et réciprocité au Nord Presse, sensibilisation, en Suisse 9'700 B 8% Sensibilisation et réciprocité Nord et Sud volontaire, 6'000 B 5% activité à 10% Sous-total '700 B 13% Coordination, suivi et évaluation Suivi, évaluation en Suisse 14'600 C 12% Administration générale 17'000 C 14% Sous-total '600 C 25% 7.5 Total Charges 7.5 Charges en Suisse 47'300 38% TOTAL 125' Recettes Plan financier Coût total Report 7.5 TOTAL 125'500 Contribution du partenaire local 1'000 Contribution des bénéficiaires 1'000 Report Coordination, suivi, évaluation en 31'600 C Suisse Sous-total - Budget total présenté à la 91'900 FEDEVACO Fonds propres AM 18'380 20% Financement FEDEVACO, sans IGP 73'520 B 80% A B C Les coûts directs du volontaire comprennent une indemnité pour les coûts de vie de la famille, les frais de voyage, les assurances sociales, l'indemnité de réinsertion. Les charges de sensibilisation et réciprocité au Nord liées au travail du volontaire dans le projet sont prises en compte. Les charges de coordination, de suivi et d'administration en Suisse ne sont pas prises en compte et déduites du budget total. Mise à jour du document adoptée par le Conseil du 8 octobre