WINSCOP. De créer des factures, et de les faire contrôler et valider à distance. De créer des devis, des notes de frais (achats et kilométriques).

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1 WINSCOP WinScop Gestion Commerciale est le logiciel utilisé par les entrepreneurs de nos CAE pour leur permettre de réaliser leur facturation et leur suivi de gestion. Accessible depuis un ordinateur connecté à Internet, il permet à l'équipe permanente et aux entrepreneurs de renforcer l efficacité et la fiabilité des procédures administratives, des documents et outils de gestion. Il permet entre autres : De créer des factures, et de les faire contrôler et valider à distance. De créer des devis, des notes de frais (achats et kilométriques). De construire et d exploiter des bases données utiles pour la gestion de l activité (clients, fournisseurs, produits etc ). De générer des tableaux de gestion pour évaluer son acticité. Pré-requis - Un accès à internet en ADSL (512k minimum) Comment installer le logiciel et se connecter? Téléchargement de winscop Gestion commerciale Aller sur le site internet suivant :

2 Choisir «télécharger winscop Gestion Commerciale» Puis installer le programme en suivant les instructions. Une fois installé, lancer Winscop Gestion commerciale. Une fenêtre apparaît : Vous devez mettre le code de la coopérative sur laquelle vous souhaitez créer votre facture ou devis. Code d identification COOPENATES Code d identification ARTENREEL Code d identification ANTIGONE

3 Nom utilisateur Le nom d utilisateur correspond à la première lettre du prénom, suivi du nom en minuscule Exemple Jean Dupont : jdupont Mot de passe A définir lors de la première utilisation (attention à conserver précieusement). Utiliser le même code si vous êtes sur plusieurs coopérative. Référents pour tous problèmes de saisies : Assistance technique Kilya : Artenréel : Sadaf Coopénates & Antigone: Sabine : et Dorotha : Pour passer d une coopérative à l autre : A la question : «Etes-vous sûr de vouloir effacer les informations relatives à la licence d utilisation du logiciel» : la réponse est OUI Puis mettre le code de la coopérative. Vous identifier + mot de passe

4 VOUS POUVEZ DEMARRER Paramétrage de l activité : Fichier / paramétrage de l activité Certains éléments sont indispensables : Nom commercial si vous en avez un + Nom et prénom à mettre sur la 1 ère ligne de l adresse. Votre adresse, si vous le souhaitez, ou le secteur géographique Votre téléphone portable et votre mail. Le logo de l entrepreneur peut y être inséré dans le 2 ème onglet. Créer un client : 1 er icône ou Dossier / Client A compléter de préférence avant d émettre les premiers devis et factures. Il est important de bien renseigner l identité + l adresse complète et le téléphone car on peut s en servir pour un éventuel mailing ou une attestation client. Pour créer un nouveau client : cliquer sur «nouveau» en bas à gauche

5 Créer un produit : 3 ème icône ou dossier / produits puis nouveau L objectif est de créer peu de produits pour de nombreux clients Code : ordre chronologique mais vous pouvez personnaliser le code pour le différencier d un autre produit (le code n apparait pas sur la facture) Désignation : définir l intitulé du produit de façon succincte et explicite Exemple : Assistance informatique Vous pourrez mettre le détail de la prestation dans le contenu de la facture, ce n est pas important de l avoir dans le produit. Catégorie : c est la catégorie comptable donc la nature du produit. Il est important de ne pas confondre les différentes catégories. Ex. : Soutien scolaire = pour des personnes scolarisées, sinon ce sont des cours à domicile. Toujours choisir en fonction de votre activité.

6 Famille : domaine d activité (n apparait pas sur la facture). Vous pouvez aussi bien faire du jardinage, du bricolage et de l informatique. Ex : La famille «jardinage» pourra regrouper les désignations suivantes : taille de haie, tonte, ramassage de feuilles Ces familles doivent vous permettre de créer des statistiques par activité. Unité : créer «heure» pour un tarif horaire ; «km» pour les frais kilométriques ; «unité» pour de la refacturation de matériel... Pour Coopénates : il est obligatoire de créer vos prestations de service à l «heure», sans S, ni majuscule car nous l utilisons pour générer les attestations fiscales de fin d année. Il n est pas possible de créer des forfaits. Sauf pour la facturation de frais de déplacements ou des frais de matériel. TVA : 20 % taux normal, il peut varier en fonction des activités et 10 % pour le service à la personne. Pour les frais kilométriques et les frais de matériel, la TVA est la même que celle du produit principal facturé. Prix : Il n est pas obligatoire de spécifier un prix (vous pourrez le modifier ou l ajouter au chaque fois que vous utiliserez le produit dans une facture ou un devis). Vous pouvez inscrire le prix TTC directement, winscop fait le calcul automatiquement pour retrouver le HT.

7 Faire un devis OU une facture : 4 ème onglet rond jaune ou facturation / nouveau devis OU 5 ème onglet rond rouge ou facturation / nouvelle facture Dans le menu déroulant, choisir le client. Cliquer sur l onglet «contenu», En bas à gauche «ajouter» un produit.

8 Choisir votre produit dans votre liste de produits en le mettant en surbrillance. Cliquer sur «ajouter le produit» en bas à droite puis FERMER. Vous êtes à nouveau sur votre facture/devis. Mettre la quantité et si besoin ajuster le prix, qui est indiqué en HT. Quantité 0,50 = ½ heure ; 0,25 = ¼ d heure etc Pour Coopénates : Mettre dans la colonne «date», la date d intervention. Une intervention = 1 date = 1 ligne Pour une formation dans Antigone : Cliquer sur la ligne produit qui correspond à l intitulé de la convention de formation - une fenêtre en bas à gauche «description» apparait. - Y inscrire impérativement : Nature de la formation, Nom et Prénom du stagiaire, date + horaires de la formation, Lieu de la formation - Dans l onglet «Détail» : mentionner «Selon la convention de formation signée le.. /.. /..» Enregistrer la facture.

9 Valider un devis ou une facture et la transmettre au client : Pour les devis : Retourner sur votre liste de devis : 7 ème onglet, rond jaune avec outils ou facturation / liste des devis Sélectionner le devis que vous souhaitez valider en le mettant en surbrillance. Cliquer en bas à gauche : «soumettre le devis à validation» Pour les devis inférieurs à vous validez votre devis seul en cliquant sur valider. Si supérieur à , nous validerons votre devis. Une fois le devis enregistré, l entrepreneur envoie le devis au client (envoi postal ou envoi par en PJ, en enregistrant le doc en PDF sur le «bureau»). Le client retourne le devis signé à l entrepreneur (mention à préciser sur le devis) Le devis original est transmis aux CAE par l entrepreneur. Pour les factures : Retourner sur votre liste de factures : 8 ème onglet, rond rouge avec outils ou facturation / liste des factures Une fois la facture enregistrée, il faut la soumettre à validation : Sélectionner la facture à valider puis «soumettre la facture à validation» en bas à gauche. La ligne devient rose. A partir de ce moment-là, nous savons que vous avez une facture en attente. Après vérifications, nous validons vos factures, elles deviennent vertes. En cas de refus, un commentaire est fait sur la facture et elle redevient orange. Vous devez la modifier et la re-«soumettre à validation». Lorsque la facture est validée, l entrepreneur fait alors parvenir la facture au client : soit par voie postale, soit par mail. La TVA et les clients étrangers : Si clients en zone Europe : Particuliers : Mettre la même TVA qu en France Professionnels : Demander leur numéro TVA intracommunautaire. L indiquer sur le devis ou la facture dans «détails» + mentionner l article : «TVA non-due Prestation de service à l étranger, article 21, 3,7,d, du Code TVA», choisir TVA exonéré. Si vous n obtenez pas le numéro TVA intracom., mettre la même TVA qu en France. Si client hors zone Europe (Suisse + reste du monde) : Particuliers et professionnels exonérés de TVA.

10 Les notes de frais = Kilomètres + autres modes de transport + frais de mission A la fin de chaque mois, l entrepreneur saisit ses indemnités kilométriques sur Winscop à l aide de la fonction Gestion / Frais. Cliquer sur ajouter en bas à gauche Renseigner la date du déplacement ou la date du dernier déplacement chez le même client. Code client = sélectionner dans la liste client le nom de votre client /prospect Numéro de facture : si vous avez saisi la facture dans winscop FC0000 : pas obligatoire Motif et lieu : *Exemple 1 : A/R Neudorf = aller / retour de mon domicile à chez le client à Neudorf *Exemple 2 : A/ Schiltigheim puis Schiltigheim / Neudorf puis R/Neudorf = Trajet du domicile au client à Schiltigheim puis vers un second client au Neudorf puis retour au domicile. *Exemple 3 : 4 A/R chez Mr Dupont à Eckbolsheim = 3 interventions chez Mr Dupon dans le même mois. Nombre de km : nombre de kilomètre total par déplacement, voir sur Mapp

11 y. Soumettre la note de frais à validation une fois TOTALEMENT terminée, à la fin du mois ou après. Une fois les frais d une période validés, l entrepreneur ne peut plus rajouter des frais «oubliés». Il doit alors saisir ses frais au cours de la prochaine période. La coopérative se charge du remboursement des frais si la trésorerie de l activité le permet. Les notes de frais d achats Gestion / Achats : sert à gérer tout type de frais autres que les indemnités kilométriques Déplacements - Missions. Renseigner : Date de l achat indiquée sur le reçu Code fournisseur : créer impérativement chaque fournisseur Exemple : La Poste, Leclerc Ne pas mettre les coordonnées complètes, uniquement le Nom Numéro de la facture : pas obligatoire Objet de l achat : descriptif succinct Type d achat : Voir liste comptable

12 TVA : Il faut impérativement retrouver à l identique ce qu il y a sur votre facture. S il y a 2 TVA : exemple restauration, créer 2 lignes, 1 x TVA 10%, 1 x TVA 20% Si vous ne parvenez pas à retrouver la TVA, exemple téléphone : TVA = exo. Et prendre le montant TTC de la facture. Si achat à l étranger et la TVA est différente : TVA = exo. Et prendre la somme TTC. Une fois les informations saisies, l entrepreneur adresse à la coopérative les pièces justificatives par courrier (factures à l ordre de Coopénates ou Antigone obligatoirement). Votre nom doit apparaitre sur chacun des justificatifs et scotcher les petits reçus sur une feuille A4 de brouillon, afin d éviter qu un document ne se perd. A réception de ces documents, la coopérative vérifie et valide la note d achat. Un achat supérieur à 500 HT ne peut être pris en compte dans une note de frais, nous devons l amortir et faire une immobilisation, sauf si c est un achat pour un client, à préciser dans «motif».

13 Délais : Factures : Pour pourvoir évaluer chaque mois vos salaires nous avons besoin de vos éléments de facturation, votre chiffre d affaire. Pour cela il est nécessaire de préparer vos factures au plus tard le 25 de chaque mois. Pour la période du 25 à la fin du mois, envoyer un mail à votre interlocuteur (Charles-Etienne ou Jean-François) pour lui donner votre estimation de CA. Note de frais : Faire la saisie début du mois suivant. Envoyer les justificatifs d achats avant le 10. Si la trésorerie le permet, donc s il y a suffisamment de CA après déduction du salaire, le virement de remboursement sera effectué vers le 15 du mois. S il n y a pas de trésorerie, l analyse de refera les mois suivant. Vous savez quand une note est remboursée car nous cochons la case «payé» dans chacune des notes, à droite de la note de frais. Tableau de gestion Analyse de votre activité : Gestion / Tableau de gestion / Compta / Générer le tableau / Utiliser Excel ou Open office Ce tableau vous permet d avoir une vue à la date indiquée en dessous du nom de l entrepreneur suivant les données enregistrées en compta. Attention : il ne prend pas en compte les impayés et ne distingue pas les frais remboursés ou non des mois précédents. Il est actualisé régulièrement par la comptabilité.

14 Ici cet entrepreneur à un solde de gestion de au 31/01/2011. A cela, il faut déduire les impayés, s il y en a, et vérifier si tous les frais ont été remboursés car ils sont enregistrés dans le tableau.

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