FICHE METIER et PASSERELLES AGENT ADMINISTRATIF. Domaines : Affaires générales - Sous domaine : Pilotage, management et gestion des ressources

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1 FICHE METIER et PASSERELLES AGENT ADMINISTRATIF Domaines : Affaires générales - Sous domaine : Pilotage, management et gestion des ressources Code fiche du répertoire des métiers territoriaux : 05/A/02 - AGENT DE GESTION ADMINISTRATIVE Correspondance avec le ROME : M1602 (ROME V3) Définition des finalités du métier : - Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit et gère les dossiers administratifs selon l'organisation et en fonction de ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service. Contenu du métier Activité 1 : Accueillir les visiteurs, réceptionner et traiter les appels téléphoniques courants - Accueil à l'espace de réception du service et au standard téléphonique, - Renseigner ou filtrer et réorienter les appels téléphoniques vers l'interlocuteur qui traite leur demande Activité 2 : Réaliser les opérations administratives courantes - Ouverture du courrier, redistribution dans le service - Mise en forme de courriers pré-établis ou non à l'aide des outils bureautiques (traitement de texte) - Affranchir et expédier le courrier

2 Activité 3 : Réception et diffusion d informations, reprographie, tri, classement et archivage de documents - Photocopier ou imprimer pour les diffuser les divers documents (courriers, circulaires, notes de service, comptes-rendus de réunion, procès verbaux, tableaux de bord, projets et budgets) - Rechercher des informations à caractère réglementaire sur Internet et l'intranet - Classer, indexer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous - Opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents en vue du classement ou de l archivage - Anticiper les commandes de fournitures Activité 4 : Suivi et mise en forme des dossiers administratifs - Analyser les demandes - Rechercher des informations réglementaires - Préparer les documents de suivi des décisions administratives - Mettre en forme les dossiers et délivrer des documents administratifs en suivant la procédure - Transmettre verbalement des informations et décisions administratives Activité 5 : Suivi de la planification des réunions et de l agenda de l équipe - Prendre des notes lors des réunions de l équipe - Mettre en forme les comptes-rendus - Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions. - Gérer les agendas de l équipe et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et échéances

3 Conditions d exercice de l emploi : Conditions de travail Travail en bureau Horaires réguliers Horaires fixes imposés, liés à l accueil du public ; travail éventuellement le samedi par roulement Disponibilité et contraintes horaires en fonction de l affectation au sein des services Autonomie et limites de responsabilités : - Exécution des travaux définis et contrôlés par le responsable du service - Faible autonomie dans l organisation du travail Les habiletés ou aptitudes nécessaires à l embauche - Appliquer des consignes et suivre des procédures administratives Profil de compétences à l entrée en poste - Travailler en équipe au sein du service - S exprimer correctement oralement et par écrit - Relations fréquentes avec les visiteurs présents dans les locaux et au téléphone - Capacités à comprendre les demandes des interlocuteurs - Capacités à renseigner, transmettre des informations - Respect des obligations de discrétion et confidentialité Les savoirs ou connaissances de base - Règles de base d orthographe, de syntaxe et de grammaire - Techniques de secrétariat - Logiciels de bureautique, Internet et Intranet - Techniques de classement et d'archivage La formation initiale et réglementaire requise pour le métier - Métier accessible à partir d'un BAC Professionnel Secrétariat, Comptabilité, Services en milieu rural, titre professionnel Ministère du Travail - Accès direct catégorie C

4 Professionnalisation Compétences à acquérir par le tutorat ou la formation Les compétences techniques ou savoir faire à acquérir durant le CAEP - Appréhender le caractère prioritaire ou non des demandes et informations à transmettre - Communiquer avec les collègues et avec l'ensemble des services - Rechercher des informations, notamment réglementaires - Vérifier la validité des informations traitées - Mettre en forme et présenter des dossiers - Vérifier la conformité des procédures administratives - Préparer les documents de suivi des décisions administratives Les connaissances spécifiques aux collectivités/ secteur public - Connaissance des règles comptables et budgétaires - Connaissance des règles essentielles du droit public Les comportements professionnels ou savoir être Organisation, gestion du temps et des priorités Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

5 Passerelles mobilité vers l'emploi marchand Transférabilité vers le secteur marchand Mobilité de niveau 1 DOMAINE PASSERELLE de niveau 1 : Domaine professionnel du ROME : "Support à l'entreprise" sous domaine : Secrétariat et assistance : Codes ROME : M1602 Opérations administratives M1601 Accueil et renseignements M1606 Saisie de données M1607 Secrétariat M1608 Secrétariat comptable METIERS PASSERELLE de niveau 1 : Agent administratif d'entreprise, Secrétaire comptable, Secrétaire assistante, Assistante administrative Structures Association Cabinet juridique Collectivité territoriale Entreprise Entreprise publique/établissement public Etablissement scolaire Société de services Secteurs Agriculture / Environnement Assurance Bâtiment et Travaux Publics -BTP Education / Enseignement / Formation Finance Immobilier Industrie Recherche et développement Santé et action sociale Sport et loisirs Transport/logistique

6 Compétences à développer pour le secteur marchand : - spécialisation selon le secteur d'activité de l'entreprise marchande ou le service dans lequel s'exerce l'emploi - relations clients ou usagers - réglementation dans le domaine concerné - taille du service ou de l'entreprise - autonomie - polyvalence Assistant administratif polyvalent (métier passerelle de niveau 2 code ROME M1607) Mobilité de niveau 2 : Selon spécificités - Commerciale - Comptable - Juridique - Ressources humaines - Agriculture (vitivinicole) - Industrielle - Internationale : bilingue ou trilingue - Médical ou médico social Les formations nécessaires à l'exercice de l'emploi dans le secteur marchand Formations complémentaires ou V A E (diplôme de niveau IV) C Q P : Assistant(e) de gestion PME-PMI C Q P : Secrétaire juridique C Q P : Assistant(e) de gestion Titre professionnel secrétaire comptable Titre professionnel comptable gestionnaire Certificat de secrétaire médico-sociale (Croix Rouge française) Mobilité de niveau 2 avec formation complémentaire (diplôme de niveau III) Rome : M1604 Assistanat de direction BTS Assistant(e) de gestion PME-PMI BTS Assistant(e) de manager Titre professionnel Assistant de direction Titre professionnel assistant commercial Titre professionnel gestionnaire paie C Q P Assistant(e) de communication et bureautique