POLITIQUE POLITIQUE DE DÉCLARATION D UN INCIDENT OU D UN ACCIDENT CONCERNANT LES USAGERS, LES VISITEURS ET LES BÉNÉVOLES. 1.

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1 TITRE : POLITIQUE DE DÉCLARATION D UN INCIDENT OU D UN ACCIDENT CONCERNANT LES USAGERS, LES VISITEURS ET LES BÉNÉVOLES 1. Préambule La politique et procédure de déclaration d un incident ou d un accident a pour but d identifier une méthode efficace, simple et uniforme dans tout le CSSS de Bordeaux-Cartierville Saint-Laurent permettant de signaler les événements indésirables et les situations dangereuses qui touchent les Pour atteindre le but visé par le programme de gestion des risques, il est nécessaire d identifier ces événements qui se produisent au cours de la prestation des soins et des services pour l ensemble de la clientèle du CSSS de Bordeaux- Cartierville Saint-Laurent. 2. Principes directeurs 2.1. L identification et le signalement des incidents et des accidents constituent la pierre angulaire du programme de gestion des risques Tout événement, c est-à-dire toute situation non souhaitée, redoutée ou indésirable qui a nui ou qui aurait pu nuire à la santé des usagers, des visiteurs ou des bénévoles doit être déclaré Toute personne compétente qui exerce ses fonctions de manière adéquate peut être impliquée dans la survenance d un accident ou d un incident en raison de facteurs hors de son contrôle Le fait de signaler un événement n engage d aucune manière la responsabilité de la personne qui fait la déclaration et les informations transmises doivent servir à améliorer les processus en vue d éviter la récurrence de situations semblables. Il n y aura aucune sanction résultant du signalement d un incident ou d un accident, à moins qu il s agisse d une défaillance intentionnelle ou d une faute professionnelle. Source: Destinataires : Historique : Direction de la qualité et de la mission universitaire Gestion des risques Tout le personnel, médecins, résidents, stagiaires et bénévoles Approuvé par : Comité de régie Nom : Marie Chevalier Directrice intérimaire, DQMU Signature : Page 1 de 9 Date: 24 février 2010

2 3. Objectifs 3.1. Signaler tout événement indésirable, survenant lors de la prestation des soins et services au CSSS de Bordeaux- Cartierville Saint-Laurent, dans les ressources intermédiaires (RI) ou non-institutionnelles (RNI), à domicile ou dans tout autre lieu (école, centre de vaccination, etc.), qui risque d entraîner ou qui entraîne des conséquences à l intégrité d une personne ou à ses biens Signaler tout événement qui a causé des dommages ou qui aurait pu en causer Recueillir et consigner les informations factuelles reliées à la survenance d un incident ou accident ou reliées à une situation à risque S assurer que tout événement indésirable soit bien identifié au moyen du formulaire Rapport de déclaration d incident ou d accident AH 223-1, ci-après appelé formulaire AH-223. (Annexe I) 3.5. Documenter les actions posées pour contrôler ou réduire les conséquences pour la personne et formuler les commentaires pertinents pour en éviter la récurrence Documenter les événements et identifier les causes Transmettre les informations relatives à un signalement aux gestionnaires ou aux instances responsables d apporter les correctifs requis Constituer un registre local des incidents et accidents Permettre au comité de gestion des risques, et ultimement au conseil d administration du CSSS, de jouer son rôle de vigie pour la mise en place de la gestion des risques dans l établissement. 4. Cadre légal Loi sur les services de santé et les services sociaux L.R.Q., chapitre S-4.2. (art ) «Tout employé d un établissement, toute personne qui exerce sa profession dans un centre exploité par l établissement, tout stagiaire qui effectue un stage dans un tel centre de même que toute personne qui en vertu d un contrat de services, dispense pour le compte de l établissement, des services aux usagers de ce dernier, doit déclarer, au directeur général d un établissement ou, à défaut, à une personne qu il désigne, tout incident ou accident qu il a constaté, le plus tôt possible, après cette constatation. Une telle déclaration doit être faite au moyen du formulaire prévu à cet effet, lequel est versé au dossier de l usager». Page 2 de 9

3 5. Définitions Incident : Accident : Conséquence : Déclaration : Déclarant : Usager : Événement : Événement sentinelle : Action ou situation qui n entraîne pas de conséquence sur l état de santé ou le bien-être d une personne, mais dont le résultat est inhabituel et qui, en d autres occasions pourrait entraîner des conséquences sur une personne, ou dont les conséquences concernent des dommages matériels uniquement. Action ou situation où le risque se réalise et est, ou pourrait être, à l origine de conséquences sur l état de santé ou le bien-être d une personne. Impact sur l état de santé ou le bien-être de la personne victime de l accident. Action de faire connaître à une autorité l existence d une chose, d une personne ou d un fait. Tout employé d un établissement, toute personne qui exerce sa profession dans un centre exploité par l établissement, tout stagiaire qui effectue un stage dans un tel centre, de même que toute personne qui, en vertu d un contrat de services (par exemple : RNI, personnel d une agence), dispense pour le compte de l établissement des services aux usagers. Toute personne qui a reçu, aurait dû recevoir, reçoit ou requiert des services de l établissement. Ce terme comprend, le cas échéant, tout représentant de l usager au sens de l article 12 de la Loi 1 ainsi qu en cas de décès de l usager, les personnes visées au premier alinéa de l article 23 de cette même loi. «Terme générique utilisé pour désigner toute situation non souhaitée, redoutée ou indésirable qui a ou aurait pu causer des dommages à la santé des usagers, du personnel ou d un tiers ou encore à leurs biens ou à ceux de l établissement.» 2 Les événements sentinelle sont ceux qui ont eu ou qui aurait pu avoir des conséquences catastrophiques ou ceux qui se sont produits à une grande fréquence même s ils ne sont pas à l origine de conséquences graves. Page 3 de 9 1 Loi sur les services de santé et les services sociaux L.R.Q., chapitre S Association des hôpitaux du Québec. Manuel de gestion des risques pour les Centres jeunesse (CPEJ), Montréal, AHQ, 1999, p. 7 (et autres manuels produits).

4 Gravité d un événement 3 I N C I D E N T A C C I D E N T ÉVÉNEMENT SENTINELLE A B C D E 1 E 2 F G H I Circonstance ou événement ayant pu causer une erreur ou un dommage (situation à risque). Une erreur est survenue mais personne n a été touché (échappée belle, «near miss»). Une erreur, incluant l omission, est survenue mais la personne touchée n a subi aucune conséquence, et aucune surveillance ni intervention n a été requise. Une erreur est survenue, une personne a été touchée et des conséquences étaient appréhendées, ce qui a nécessité soit une surveillance pour confirmer qu elle n a subi aucune conséquence, ou soit qu une ou des interventions ont été nécessaires afin de prévenir la réalisation de ces conséquences chez la personne touchée. Un accident est survenu et est à l origine d une conséquence temporaire chez la personne touchée, ce qui a nécessité des premiers soins non spécialisés ou que des interventions soient faites pour contrôler les conséquences. Un accident est survenu et est à l origine d une conséquence temporaire chez la personne touchée, des soins et traitements spécialisés supplémentaires ont été nécessaires, sans pour autant occasionner une hospitalisation ou une prolongation d hospitalisation. Un accident est survenu et est à l origine d une conséquence temporaire chez la personne touchée, des soins ou traitements spécialisés supplémentaires ont été nécessaires de même qu une hospitalisation ou une prolongation d hospitalisation. Un accident est survenu et est à l origine d une conséquence permanente chez la personne touchée. Un accident est survenu et a nécessité des interventions pour maintenir la personne en vie. Un accident est survenu et est à l origine ou a contribué au décès de la personne touchée. Page 4 de 9 3 Extrait du formulaire AH-223-CSSS-1 (MSSS, 2007)

5 PROCÉDURE DE DÉCLARATION D UN INCIDENT OU D UN ACCIDENT 6. Délais Tout événement (incident ou accident) doit être déclaré dans les plus brefs délais, par la personne qui est témoin ou qui le constate après le fait, en remplissant le formulaire AH Exceptions Les incidents et accidents suivants doivent également faire l objet d une déclaration selon la politique appropriée. (Ne pas compléter le formulaire AH-223 dans ces situations.) Incident/accident transfusionnel Compléter le formulaire AH-520. Accident qui concerne un employé ou exposition accidentelle aux liquides biologiques Compléter le formulaire de déclaration et d enquête préliminaire d un événement accidentel (ASSTSAS), fourni par le service de santé. 8. Responsabilités du déclarant (personne qui constate l événement) 8.1. Assistance immédiate Porte assistance à la personne, au besoin. Déclenche le code d urgence approprié, s il y a lieu (codes d urgence de couleur). Voit à ce que les mesures nécessaires pour assurer la santé, le bien-être et la sécurité de la personne soient prises. Informe son supérieur immédiat ou son remplaçant de la survenance de l événement. Garde intact et met en réserve tout élément d analyse ou de preuve (exemple : équipement médical) ou prise de photos si jugé opportun pour la documentation du dossier Déclaration de l événement Complète les sections 1 à 9 du formulaire AH-223 en se référant au guide d utilisation (Annexe II). Si la victime est un usager, dépose la copie blanche dudit formulaire dans son dossier, remet la copie jaune à son supérieur immédiat dans les plus brefs délais et inscrit une note au dossier s il y a lieu. Si la victime est un visiteur ou un bénévole, remet la copie blanche et la copie jaune à son supérieur immédiat dans les plus brefs délais Analyse de l événement Dans le cas d un événement sentinelle, collabore à l analyse détaillée de l événement si requis. Page 5 de 9

6 9. Responsabilités du supérieur immédiat ou de son remplaçant 9.1. Assistance immédiate S assure que des mesures immédiates ont été prises. S assure du suivi des soins à la personne avec le personnel et le médecin Déclaration de l événement S assure que les sections 1 à 9 du formulaire AH-223 du déclarant sont dûment complétées. Lors d un accident de gravité D à I, s assure que la divulgation a été faite. (cf. Règlement relatif à la divulgation de l information nécessaire à un usager à la suite d un accident.) 9.3. Analyse de l événement Analyse l événement, émet des recommandations et s assure de l application des mesures correctives et préventives, avec la collaboration des personnes, directions ou partenaires concernés. Complète les sections 10 à 12 du formulaire AH-223. Pour les événements de gravité F à I, applique la Politique de déclaration et d analyse d un événement sentinelle. Transmet la copie jaune du rapport complété à la conseillère en gestion des risques et ce dans les sept (7) jours qui suivent l événement. Avise sans délai la conseillère en gestion des risques dans les cas suivants : risque de poursuite; avis au coroner. 10. Responsabilités de la direction concernée Prend connaissance des événements et des correctifs recommandés. S assure que les mesures correctives et préventives sont appliquées dans ses services ou programmes. Analyse, avec les gestionnaires de sa direction, les rapports soumis par la conseillère en gestion des risques. En concertation avec les autres directions concernées, élabore des plans d actions qui seront soumis au comité de gestion des risques. S assure de la disponibilité d un agent administratif pour procéder à la saisie des événements dans le registre local d incidents et d accidents du CSSS. 11. Responsabilités de la conseillère en gestion des risques Conseille et assiste le gestionnaire dans tout le processus de déclaration d un événement. S assure du suivi de l événement auprès du gestionnaire ou du directeur concerné, si requis. Vérifie l information contenue dans le formulaire AH-223 et corrige l échelle de gravité s il y a lieu. S assure de la saisie de l événement dans le registre local. Transmet des rapports périodiques aux gestionnaires, dans un objectif de gestion des risques. Page 6 de 9

7 Transmet l information pertinente aux instances concernées (comité de gestion des risques, comité de vigilance et de la qualité, assurances, etc.) S assure de la formation continue des personnes œuvrant dans l établissement en matière de déclaration des incidents et des accidents. Met à jour la documentation de gestion des risques. Conserve un dossier de gestion de risques (incluant la copie jaune du formulaire AH-223) pour une période de cinq (5) ans. 12. Responsabilité de l application de cette politique Il est de la responsabilité du chef d unité, du chef d administration de programmes ou du chef de secteur où survient l événement d amorcer rapidement toutes les étapes énumérées précédemment en collaboration avec la conseillère en gestion des risques. Il est de la responsabilité de la conseillère en gestion des risques et ultimement au comité de gestion des risques de s assurer de la réalisation de toutes les étapes énumérées précédemment. 13. Mécanisme de révision Cette politique devra faire l objet d une révision tous les trois (3) ans suivant son entrée en vigueur ou lorsqu une modification législative l oblige. 14. Approbation et entrée en vigueur La présente politique entre en vigueur le jour de son approbation au comité de régie du CSSS de Bordeaux-Cartierville Saint-Laurent. Page 7 de 9

8 ANNEXE I Page 8 de 9

9 ANNEXE II Page 9 de 9