Examens du Budget de fonctionnement des services administratifs. Bureau du directeur général des Services de transformation des activités

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1 Examens du Budget de fonctionnement des services administratifs Bureau du directeur général des Services de transformation des activités Le 22 février 2008

2 Services de transformation des activités (STA) Bureau du directeur général ETP prévus au budget : 2,0 Services de technologie de l information ETP prévus au budget : 369,0 Gestion des biens immobiliers ETP prévus au budget : 759,3 Services aux employés ETP prévus au budget : 177,6 Communications et services à la clientèle ETP prévus au budget : 134,23 Planification municipale et évaluation du rendement ETP prévus au budget : 11,5 Initiatives stratégiques et planification opérationnelle (ISPO) ETP : 2,0 Soutien à la gouvernance 4,0 ETP + 2 empl. temp. Services opérationnels 1,5 ETP Amélioration continue 2,0 ETP Gestion de projet 3,0 ETP Budget des STA, 214,6 millions de dollars, y compris 1 481,63 ETP (représente 10 % du budget de la Ville et du nombre d employés) 2

3 Mandat de la Division des ISBO Aider le directeur général en ce qui a trait au leadership, à la supervision et à la coordination des activités stratégiques au sein du Service. Coordonner la contribution du Service pour les orientations stratégiques et les mandats, les buts et objectifs du Conseil et du Comité de la haute direction. Mener des initiatives dans l ensemble de l organisation et au sein du Service, tel que demandé par le directeur des services municipaux ou par le Comité de la haute direction. Lancer des initiatives d amélioration continue pour veiller à la valeur pour les sommes investies. Offrir une capacité centralisée de consultation interne qui réduit la nécessité de recours aux services d experts-conseils externes pour le Service. Mener des fonctions de l organisation spécifiques et uniques : Politique administrative municipale Programme de vérification et processus d enquête relatifs à la ligne directe de fraude et d abus Programme des CE Programme d Intranet municipal 3

4 Dotation au BDG, 2001 à 2008 ETP prévus au budget du BD B ,5 C 14,5 14,5 A Le BDG perdra un ETP de plus d ici au 2 e trimestre de 2008 A : Bureaux combinés des directeurs généraux des Services généraux (5) et des ressources humaines (4) A : Bureaux combinés des directeurs généraux des Services généraux (5) et des ressources humaines (4) B : Les RH ont été intégrées aux Services généraux B : Les RH ont été intégrées aux Services généraux Politique administrative municipale, intranet, rapports sur le rendement et soutien stratégique des Politique administrative municipale, intranet, rapports sur le rendement et soutien stratégique des directions centralisés directions centralisés C : La Division des STA est créée et le bureau du directeur général est restructuré C : La Division des STA est créée et le bureau du directeur général est restructuré ETP de la Division des STA ETP Jul 2007 Année La réduction des ETP des STA en 2004 comprend le transfert de ressources stratégiques vers les ISPO 4

5 Budget et analyse des dépenses Dépenses historiques Coûts annuels ajustés en fonction de l'inflation 2001 à 2007 en milliers de dollars Brut = $ Recouvrements = (77 $) Net = $ Les coûts de rémunération pour le bureau du directeur général représentent 93 % du budget total et sont demeurés au niveau de 93 à 95 % depuis la fusion Budget de 2008 pour le bureau du directeur général Catégorie Réelles 2007 Budget de 2008 % du total Rémunération % Matériel et approvisionnement Autres coûts internes Coûts bruts % 100 % Budget des ISPO = 0,75 % du budget des STA Recouvrements (77 000) Coûts nets % 5

6 Département : Direction : Budget de 2008 tel qu approuvé de façon provisoire Services de transformation des activités Bureau du directeur général Besoins relatifs aux ressources de fonctionnement approuvées provisoirement Réel 2006 Budget Réel non vérifié 2007 Budget Réel c. budget 2008 Approuvé provisoirement Approuvé c. budget Par programme 000 $ 000 $ 000 $ 000 $ 000 $ 000 $ 000 $ Bureau du directeur général (169) Total des dépenses (169) Recouvrement auprès des clients (20) - (77) Dépenses nettes (92) Revenus Fédéral/provincial Réserves de la Ville Généraux/honoraires/frais Total des revenus Besoins nets (92) Dépenses par catégorie Rémunération et avantages sociaux (165) Biens et services Transferts/subventions/frais financiers Frais relatifs à la flotte Coûts des installations et des programmes Autres coûts internes (10) 1 - Total des dépenses (169) Équivalents temps plein 18,50 18,50 14,50 14,50-14,50-6

7 Budget du bureau du DG par fonction Fonctions : Gouvernance municipale $ Projets municipaux et des services $ Amélioration continue $ Services opérationnels $ Gestionnaires des ISPO et adjoints admin $ Directeur général et adjoints admin $ Matériel, approvisionnement et services achetés $ Total = $ Directeur général et adjoints admin. 18 % Services opérationnels 8% Gestionnaires des ISPO et adjoints admin. 12 % Matériel, approvisionnement et services achetés 6% Amélioration continue 13 % Gouvernance municipale 25 % Projets municipaux et des services 18 % 7

8 Services Gouvernance municipale Programme législatif, gestion des situations d urgence, gestion de la vérification municipale, politique administrative municipale, programme d intranet municipal Budget $ ETP 4+ 2empl. temp. Gouvernance Programme législatif Gère le processus de programme législatif intégré pour le Service : o a répondu à 161 demandes et en a suivi provenant du Conseil et des membres du public o a produit 59 rapports pour le Comité et le Conseil o a appuyé différents comités (CSODE, CCED, CCA, CCD) Coordonne l élaboration et la présentation du budget du Service Gouvernance Programme de gestion des situations d urgence Gère le Programme de gestion des situations d urgence pour le Service, et les directions des services essentiels o a élaboré 10 plans de gestion des situations d urgence, 4 politiques, 7 cours concernant les situations d urgence o a mené 3 ateliers et 4 exercices concernant les services partagés o a dirigé les directions des CE lors de 3 situations d urgence Suite de la gouvernance 8

9 Gouvernance municipale Gouvernance - Supervision de la vérification municipale La supervision de cette fonction est effectuée seulement par les STA Gère le plan de travail de la vérification municipale o a examiné et évalué les réponses du Service pour 25 vérifications en 2007 o a suivi le statut des recommandations pour 60 vérifications de 2005 à Gère le processus d enquête de la ligne directe de fraude et d abus o a examiné, attribué et contrôlé 128 cas de fraude et d abus Agit comme point central de contact pour le Bureau du vérificateur général Coordonne les exigences du groupe de travail du Conseil sur la vérification o a coordonné 6 réunions du groupe de travail du Conseil sur la vérification (GTCV) et élaboré 4 rapports d étape pour le CSODE et pour le Conseil Élabore les processus et les outils municipaux, coordonne l extraction et la vérification des réponses du Service aux divisions o a élaboré des protocoles et des procédures de gestion de la vérification et d enquête sur les cas de fraude et d abus Suite de la gouvernance 9

10 Gouvernance municipale Gouvernance - Politique administrative municipale Gère la fonction de politique administrative municipale tel qu affirmé par le vérificateur général dans la vérification du Cadre de contrôle de gestion de 2005 o o o La supervision de cette fonction est effectuée seulement par les STA a élaboré, révisé et suivi des changements à 52 politiques municipales a donné des conseils et des services d animation pour les propriétaires de contenu a facilité l approbation des politiques et la création de 60 documents officiels dans le système de gestion des documents électroniques Gouvernance - Programme d intranet municipal Gère le programme d intranet municipal Élabore des solutions partagées, améliore la conception/navigation du site, donne des conseils, une orientation et une formation o a mis en œuvre 3 diffusions de gestion du contenu Web, 5 sites Ma direction, 5 collections municipales, une nouvelle page d accueil et des améliorations à la navigation o a géré demandes d ajouts ou de mise à jour du contenu et géré le processus d examen de pages de contenu 10

11 Services opérationnels Services Coordination des initiatives municipales, planification des activités, rapports sur le rendement, consultation interne, soutien du directeur général Budget $ ETP 1,5 Gère l apport du Service pour les initiatives municipales o o a intégré les cadres de planification municipale et des rapports sur le rendement, plan stratégique de la Ville, rapport annuel et plan de travail pour la vérification annuelle a coordonné et revu la réponse du Service pour 5 vérifications des directions en 2007 et coordonné le suivi trimestriel de 9 vérifications des années précédentes Élabore le plan de travail du Service et les séances de planification stratégique semestrielles Effectue un suivi et un soutien de travail pour les projets du Service Offre des services de consultation en gestion et d animation internes Offre un soutien direct au directeur général (y compris du soutien financier, technique et de bureau) o o a élaboré 60 notes d information, 7 bulletins de gestion, 7 articles dans La Ville en bref a coordonné 5 forums de gestion et d autres engagements pour des conférences et des événements spéciaux (c.-à-d. reconnaissance des employés) 11

12 Services Amélioration continue Examens des processus administratifs, examens de prestation de services concurrentielle, recherche de nouveaux revenus, programme des centres d expertise (CE) Aide les directeurs à obtenir des économies par des améliorations relatives à l utilisation des effectifs et des processus pour faire progresser la technologie Mène le Programme d examen des processus (PEP) pour le Service o le PEP de GDI entrepris en a cerné des économies annuelles de 1,065 million de dollars à mettre en œuvre au cours des trois prochaines années et permettra d obtenir des économies de 5,212 millions de dollars entre 2007 et 2012 Mène des examens de l attestation des services afin de cerner les inefficacités potentielles et d enquêter sur les occasions de nouveaux revenus Gère le programme des CE tel que prévu par le directeur général dans la vérification du cadre de contrôle de gestion de 2005 o Budget $ a coordonné 3 séances de planification stratégique des CE avec l équipe de la haute direction (EHD), a effectué des mises à jour mensuelles au CHD et rencontré tous les directeurs et les gestionnaires des CE afin de cerner les problèmes et de trouver des solutions ETP 2,0 12

13 Projets municipaux et des services Services Gestion de projet, initiatives municipales, initiatives des directions Budget $ ETP 3,0 Dirige les projets à grande échelle complexes municipaux comprenant différentes intervenants, initiés par des motions et des demandes du Conseil Mène les initiatives des services au nom du directeur général et de l équipe de gestion des STA Exemples de gestion de projet : o Gère présentement la réorganisation des fonctions de communications municipales et de services à la clientèle et d information au public o A géré le projet des panneaux publicitaires dirigé par le Conseil. Résultat : produira des revenus de 1,1 million de dollars sur cinq ans o A géré la stratégie et la politique de publicité et de commandite. Résultat : la Ville génère plus de 2 millions de dollars de revenus de commandite chaque année o A mené le projet d examen du temps supplémentaire dirigé par le Conseil. Résultat : il y aura une réduction permanente des coûts liés au temps supplémentaire de l ordre de $ 13

14 Mesures du rendement Gouvernance Résultat : les exigences législatives des STA sont atteintes Services opérationnels Résultat : planification de service efficace Amélioration continue Résultat : la qualité de la prestation des services est améliorée Projets municipaux Résultats : les priorités stratégiques sont atteintes de façon efficace et efficiente Pourcentage de demandes qui ont reçu réponse dans les 24 heures Pourcentage d enquêtes préliminaires sur des cas de fraude et d abus menées dans les cinq jours ouvrables Pourcentage de directeurs qui ont participé à une formation sur la gestion des situations d urgence Pourcentage de politiques administratives municipales revues chaque année Pourcentage de rapports liés au plan stratégique de la Ville qui sont présentés au Conseil à la date prévue Pourcentage des gestionnaires des STA qui rapportent être satisfaits de l orientation du Service Pourcentage du personnel des STA qui montre une connaissance approfondie de l objectif du Service Pourcentage des propositions de revenu non sollicitées auxquelles une réponse a été donnée dans les 30 jours Pourcentage des ententes sur le niveau du service actuelles Évaluation de la satisfaction des clients des CE par l utilisation de l outil de mesure commun et utilisation des réponses pour améliorer le niveau de satisfaction de la clientèle Pourcentage des projets municipaux qui ont été achevés avec succès selon le calendrier, la portée et le budget prévus Évaluation de la satisfaction des intervenants par l utilisation d enquêtes d évaluation menées après les projets Valeur prévue des occasions de revenu potentiel cernées 14

15 Points saillants du plan de travail 2008 Appui les orientations et priorités stratégiques du Conseil Mise en place d une culture de planification et d établissement des priorités Aide le Service à obtenir des économies d efficience pour la productivité, la technologie et la rationalisation des actifs Aide aux activités du programme de transformation au sein des STA Aide aux examens stratégiques des services dans les directions Continue à élaborer des mesures du rendement pour les ISTO Restructuration complète des SCIP et des communications municipales Peaufinement du modèle de CE Soutien du plan de travail de la vérification annuelle de 2008 Élaboration d initiatives de commandites potentielles supplémentaires Tenue d examens de la prestation des services compétitifs Élaboration d une stratégie de service à la clientèle Élaboration d un plan de continuité des activités des STA 15

16 Option de réduction budgétaire Option 2 Réduction de la capacité stratégique/organisationnelle du bureau du directeur général des Services de transformation des activités 2008 : 50 k$, y compris 0,5 ETP 2009 : 30 k$, y compris 0,5 ETP Incidence Capacité réduite d appuyer le directeur des services municipaux pour les activités municipales liées au Programme de gestion des situations d urgence. Élimination des mesures de soutien à la gestion pour l ensemble des initiatives stratégiques de la Ville tel que le Programme des panneaux publicitaires, la Politique/stratégie générale de commandite, le Projet de supervision du temps supplémentaire et la Politique d achats éthiques Proposition 2008 : réduire le budget de 80 k$ 16

17 Questions et réponses Discussion sur la PFLT 17

18 Structure organisationnelle 2008 (12,5 ETP plus 2 empl. temp.) Gestionnaire des ISPO Adjoint administratif Coordonnateur législatif Soutien de la gouvernance SSC Intranet Stratège des Communications Services opérationnels SSC Gestionnaire de projet Initiatives stratégiques et gestion de projet Politique administrative municipale SSC Gestion des situations d urgence SSC Coordonnateur du portefeuille des vérifications Intranet Coordonnateur de projet Projets stratégiques SSC Coordonnateur de projet Services opérationnels chercheur adjoint (.5) Amélioration continue SSC Spécialiste de l amélioration continue 18