Compte-Rendu. Réunion Technique Têtes de Réseau. Le jeudi 07 mars Office de Tourisme d Aix-en-Provence. Liste des participants

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1 Compte-Rendu Réunion Technique Têtes de Réseau Le jeudi 07 mars 2013 Office de Tourisme d Aix-en-Provence Liste des participants Membres présents - Nicolas BODIN Aix-en-Provence - Fanny MASSERON Toulon - Corinne CASTIGLIA Marseille - Emilie BIANCHI Saint-Raphaël - Alexia CHERUEL Aubagne - Cyrille COUETTY Aubagne - Florence JULLIAN Avignon - Jean-Pierre DERAIL Antibes-Juan-les-Pins - Nathalie MARCHAL Hyères-les-Palmiers - Ludivine PELTIER Arles - Odile DELANNOY Mandelieu-La Napoule - Eric DORE CRT Côte d Azur - Pierre-Louis ROUCARIES PCE - Malika BOULDI PCE - Laurie LELU - PCE - Ilham BOURENANE - PCE Membres excusés - Sandrine ZONZA Ajaccio - Chantal CUTTOLI - Ajaccio - Marc PAUL Arles - Sabrina VOLLE Office de Tourisme de Nice - Anne HOBON CRT Côte d Azur 1

2 Introduction Bienvenue Pierre-Louis ROUCARIES souhaite la bienvenue aux adhérents pour la première réunion technique «têtes de réseau» Provence Côte d Azur Events pour l année 2013, excuse ceux qui n ont pas pu être présents. Il informe que Malika BOULDI sera en congé maternité dès ce soir qu elle ne sera pas remplacée durant son absence, il précise qu elle reste tout de même joignable. Point financier 2013 : Le budget prévisionnel 2013 est présenté. Les éléments à retenir sont : - La baisse des subventions de la Région à hauteur de 15% par rapport à 2012, avec un total de euros TTC. - Une augmentation des cotisations qui représente 4% du budget global contre 6% en 2012 et des prestation de services qui ont quasiment triplé en un an, pour atteindre euros TTC. 1. Convention entre PCE et le CRT Côte d Azur Tout en restant maître d œuvre de l ensemble des actions, et des missions sur la thématique Tourisme d Affaires, Provence Côte d Azur Events informe les adhérents de sa convention avec le CRT Côte d Azur sur la mission salons et workshops pour bénéficier de leur expertise. Validée en Conseil d administration du 5 février dernier, Provence Côte d Azur Events conventionne avec le CRT Côte d Azur sur la base d une prestation à l année pour l organisation logistique de plusieurs manifestations nationales et internationales. Les opérations concernées sont : - Mice Place Méditerranée 2014, - Eductour PCE : deux éditions en 2013 dont le premier en mars dans la ville de Nice, - Heavent Meetings Sud Cannes 2014, - IMEX Francfort 2013, - Workshop Paris 2013, - EIBTM Barcelone Le CRT Côte d Azur devient «Têtes de Réseau PCE» avec toutes les prestations incluses, dont la gestion des «leads commerciaux» transmis par PCE sur la Côte d Azur qui ne sont pas liés aux Têtes de Réseau de Nice, Mandelieu-la Napoule et Antibes Juan les Pins. Procédure en priorité aux membres PCE du département des Alpes Maritimes mais non exclusifs. 2

3 Pierre Louis précise qu une autre convention est prévue avec le CRT Paca sur d autres missions. Une réunion est prévue au printemps. 2. Point sur les adhérents Malika fait un retour sur les cotisations Elle précise que les appels à cotisation ont été envoyés fin juillet voire début août dès l acquisition d un nouveau logiciel comptable. Des nombreuses relances téléphoniques ont été faites en fin d année et en janvier 2013 pour obtenir les cotisations non réglées. Cette situation ne se reproduira pas car l appel à cotisation 2013 a été lancé la première semaine de janvier adhérents PCE sont à jour de cotisation pour l année 2012, trois en attente de règlement et 11 sortants. Depuis le second semestre 2012, les administrateurs de PCE ont décidé d étudier et valider les nouvelles adhésions uniquement lors des Conseils d Administration. Depuis le début de l année, 13 nouvelles demandes ont été validées. PCE n est pas dans une démarche de prospection, les demandes d adhésion arrivent spontanément. Malika invite les destinations, à promouvoir les missions PCE auprès de professionnels incontournables du secteur. Il est prévu l organisation de road show au 4 ème trimestre 2013, avec trois ou quatre dates sur l ensemble du territoire. L objectif étant de présenter le plan d actions PCE de 2014 et d échanger avec les adhérents. Aujourd hui, Provence Côte d Azur Events se positionne avec 13 têtes de réseau ; deux entrants à savoir : - L Office de Tourisme et des Congrès d Antibes Juan les Pins, - Le Comité Régional de Tourisme Côte d Azur. Le Palais des congrès de la Grande Motte n a pas renouvelé son adhésion, souhaitant se rapprocher davantage des réseaux existants en Languedoc Roussillon. 3

4 3. Point sur l activité commerciale de PCE 2012 En quelques chiffres : 7 démarchages parisiens réalisés avec les têtes de réseaux et une opération «petits déjeuners» auprès des agences parisiennes. 101 cahiers des charges transmis par la cellule commerciale. 44 événements signés à ce jour dont 35 avec les adhérents PCE et le reste sur le territoire des têtes de réseaux. Quelques exemples : - World of Coffee Congres de la Speciality Coffee Association of Europe avec 3000 pers. du 26 au 29 juin 2013 à l Acropolis Nice. - Congrès national CER France avec 250 personnes et 1000 m² d expositions du 24 au 26 octobre 2013 au Centre Expo Congrès de Mandelieu la Napoule. - Congrès national de la Fédération des Entreprises de Propreté et Services Associés (FEP) regroupant 250 pax en juin 2013 au Palais du Pharo à Marseille. - Congrès national de la Chambre Syndicale Française de l Etanchéité avec 350 personnes en juin 2013 au Centre des congrès du Palais des Papes. - Conférence européenne EAMTM (European Association of Machine Tool Merchants) avec 100 personnes du 26 au 29 Juin 2013 au Novotel Cannes Montfleury. 4. Bilan d activités commerciales du au Depuis le début d année, 21 cahiers des charges ont été transmis par la cellule commerciale. Malika présente Laurie LELU recrutée en début d année pour assurer aux côtés de Claude la prospection téléphonique et l organisation des démarchages parisiens. Laurie a déjà assuré deux déplacements sur Paris avec un total de 13 rendez-vous. (Voir annexe 1) Suivi des actions de promotion réalisées : Salon EIBTM du 27 au 29 novembre 2012 : 22 rendez-vous effectifs et 11 non honorés par les tops acheteurs. 12 demandes de cotations transmises à toutes les têtes de réseau, compte-rendu complet des RDV transmis à tous les adhérents PCE présents sur le salon. Soirée Workshop PCE du 4 décembre 2012 : 18 exposants PCE, 116 acheteurs présents. En moyenne entre 10 et 15 RDV réalisés par exposant. 4

5 Globalement l édition est satisfaisante, et sera reconduite en 2013, certains points restent à améliorer, les exposants se sont majoritairement exprimés et de nombreuses idées ont émergées. 5. Plan d actions Provence Côte d Azur Events 2013 Le plan d action PCE est présenté et détaillé. Les opérations nationales confirmées pour l année 2013 : Salon Mice place Méditerranée : Les 14 et 15 février 2013 au Palais du Pharo Marseille 26 adhérents exposants inscrits dont 7 têtes de réseau 84 tops acheteurs inscrits et 99 visiteurs avec RDV. Une édition satisfaisante pour la majorité des exposants et des tops acheteurs différents de l édition précédente. Malika présente un suivi de l édition 2012 avec un retour d informations des exposants. Elle annonce qu au minimum 5 événements ont été confirmés, et cite quelques exemples : Le Congrès of European Calcium Society en 2014 et 2016 avec 300 personnes au Centre des Congrès d Aix en Provence, Séminaire (agence Mediaxa) avec 80 personnes fin mars 2013 aux Terrasses d Eze 4* (1 plénière + showroom et 20/25 chambres), Les Journées nationales CNAF avec 300 personnes du 22 au 23 novembre 2012 à Marseille. Salon Heavent Meetings Sud : Les 26 et 27 mars 2013 au Palais des Festivals de Cannes Rappel : 1 espace central de plus de 180 m² réservé aux adhérents PCE avec un tarif négocié avec possibilité de stand individuel, destination ou collectif. Pour le stand collectif : 14 adhérents inscrits à ce jour Stands individuels : 4 adhérents (Team Yachting, Terres Blanches, Pavillon Traiteur, Parc Chanot), Stands destinations : 4 adhérents (Antibes Juan les Pins, Avignon, Marseille et Mandelieu la Napoule) Les éléments techniques et organisationnels du salon ont été évoqués durant la réunion. Prochaines actions PCE et ses adhérents : Eductour PCE : Les 22 et 23 mars 2013 à Nice Le programme est présenté et détaillé par Malika, il est approuvé par l ensemble des participants. Le budget prévisionnel est finalisé et ne pose pas problèmes particuliers. La ville de Nice a négocié à la baisse un grand nombre de prestations ce qui a allégé le coût de l eductour. La liste des clients est également présentée et approuvée. Malika remercie les adhérents qui ont réussi à inscrire des prospects, à savoir Fanny Masseron. Nathalie Marchal nous informe qu un nouvel invité se rapprochera de nous pour s inscrire ces prochains jours. 5

6 Eductour PCE : Les 28 et 29 juin 2013 à Aubagne Le choix de date est validé par l ensemble des participants. Le programme provisoire est présenté et détaillé par l équipe d Aubagne, toutefois, Pierre-Louis souligne l importance d une solution de repli en cas de mauvaise météo pour la balade en catamaran. La visite de l exposition rassemblant les œuvres de Picasso à Aubagne, inscrite dans le programme MP2013 est une bonne chose. Nicolas Bodin suggère d intégrer une autre appellation sur l invitation à savoir «Aubagne en Provence» qui est plus accrocheur. Malika rappelle que le budget prévisionnel est en cours d étude. Soirée Workshop PCE à Paris fin 2013 avec pour objectifs ; l accueil de 120 à 200 invités, des améliorations sur le plan organisationnel et aménagement des espaces. Coût par exposant : Entre 1100 et 1500 HT. Les têtes de réseaux volontaires sont invitées à travailler sur la cible associations aux côtés de Malika pour les inviter au workshop avant le début de la soirée. Il est aussi évoqué de créer des pôles de représentation par territoire sur le workshop pour une meilleure visibilité des exposants. Autres nouvelles opérations nationales pour 2013 : France Meeting Hub : du 01 au 04 octobre 2013 au Palais du Pharo Marseille Nouvel événement qui valorisera la destination France auprès des acteurs de l industrie des rencontres et événements. 150 clients attendus (25 pays) Cible : agences organisatrices d événements/corporate. Conditions d inscription : uniquement accessible au membre Atout France exclusivement. Pas de dérogation possible. Participation prévisionnelle : environ HT. Aucune action collective n est confirmée par PCE sur cet événement, toutefois si un grand nombre d adhérents PCE souhaitent y participer, une étude sera faite et une demande de subvention auprès de la Région sera déposée pour cette action. Prochaines opérations internationales en 2013 : Salon IMEX : du 21 au 23 mai 2013 à Francfort Un stand collectif mutualisé par PCE (maîtrise d ouvrage déléguée au CRT Côte d Azur). Prévisionnel : 18 professionnels présents. Eric Doré informe les têtes de réseaux, qu une réflexion est menée par les administrateurs de PCE sur la stratégie salons pour Il serait peut être envisagée de remplacer certaines opérations couteuses et peu rentables par d autres actions plus ciblées. Une commission constituée d administrateurs et de professionnels adhérents se réunira avant l été pour évoquer quelques pistes. 6

7 Workshop ICCA Sector Destination Marketing European Client/ Supplier Business Workshop (pour les Bureaux des congrès) Juin 2013 au Hilton Vienne Coût pour les membres : 1030 euros TTC (pour les adhérents et son client) Ouverture inscription : depuis janvier 2013 PAS DE CLIENT International Client/ Supplier Business Workshop (pour les Bureaux des congrès) juin 2014 à Berlin Coût pour les membres : 990 euros TTC (pour les adhérents et son client) Ouverture inscription : janvier 2014 Malika sollicite les destinations pour aider PCE à trouver un client qui répond aux critères d ICCA pour participer aux workshops. 6. Volet communication 1/ Supports de communication : En décembre 2012, une nouvelle plaquette commerciale a été élaborée sous un format A4 (impression de 1000 exemplaires), avec la liste de tous les adhérents PCE. Elle a ensuite été diffusée pendant le Workshop PCE à Paris et sera également distribuée sur l ensemble des opérations PCE du 1 er semestre Une version anglaise PDF est prévue pour fin mars (en cours de traduction par un prestataire externe). (Voir annexe 2) PCE a également réalisé : - un kakémono, - un nouveau masque pour les E-news et newsletter, - un nouveau bandeau signature livré pour février 2013, - un masque pour présentation PowerPoint livré en février / Refonte totale du site Internet PCE : Un groupe de travail, constitué de représentants des destinations (têtes de réseaux) a été créé. Malika a rédigé le cahier des charges. Il a été validé par l ensemble du groupe de travail mi-février. La consultation a été lancée le 27 février auprès de 4 prestataires préalablement sélectionnés. Le groupe de travail se réunira dès réception des propositions pour l ouverture des plis, étudiera les devis et sélectionnera le prestataire. 7

8 Malika présente le rétro planning : Conception courant avril/mai. Validation des maquettes courant mai. Rédaction et intégration du contenu est prévue par l équipe PCE courant mai/juin. 1 er livrable est prévu début juin. La phase test (courant juin/juillet). Quelques visuels seront présentés lors de l Assemblée Générale de PCE en juin prochain. Le site sera définitivement livré fin septembre/ début octobre. 7. Mission PCE : Relations Inter Prides Une première réunion a eu lieu le 5 février dernier avec le groupe de travail composé de représentants des destinations (Têtes de réseaux), agences et PCO. Les points abordés lors cette réunion, pilotée par Malika, sont les suivants : - Premières conclusions suite aux échanges entre PCE et les Prides : identification des besoins événementiels des Prides. - Les Prides rencontrés depuis septembre 2012 : Optitec PEIFL Bâtiments durables Méditerranée Finances Conseil Méditerranée. PCE est en contact pour des projets de congrès avec : le Pôle mer et Capenergies. - Prochaines actions à mener auprès des pôles : Réunion globale InterPrides? Un Petit déjeuner de présentation? des rendez-vous individuels? - Identification des actions menées en parallèle par d autres structures sur cette cible-là. - Echanges entre les différents membres du groupe de travail sur le sujet. Démarches depuis cette réunion : - Réalisation d un questionnaire identifiant les besoins événementiels des PRIDES et de ses adhérents. Les PRIDES rencontrés acceptent de l envoyer aux entreprises adhérentes à leur réseau, - Traitement des demandes obtenues des PRIDES, - Organisation de RDV avec d autres PRIDES dès le retour de Malika de son congé maternité. 8

9 8. Questions diverses Florence Jullian : demande à PCE que Laurie puisse visiter l ensemble des Palais des Congrès pour mieux les promouvoir lors de sa prospection téléphonique et ses démarchages parisiens. Malika précise que ces visites sont prévues dans les prochains mois et qu elle a formé Laurie avant son congé pour commencer rapidement à prospecter. Elle a d ailleurs assuré un démarchage 15 jours après son arrivée. Cyrille Couetty : souhaiterait avoir accès au fichier prospects PCE, Malika lui explique qu une nouvelle prestation «campagne d ing» a été mise en place et qui est incluse dans la cotisation Têtes de réseau. Elle donne droit une fois par an à un envoi sur une cible précise, via le logiciel Sarbacane de PCE. L équipe PCE transmettra les demandes d informations à la destination concernée ainsi que les statistiques de la campagne. Malika rappelle que c était une demande de la part des destinations (ex PMC) de ne plus extraire le fichier pour mieux le protéger. Certains participants demandent l extraction totale de la base de données de PCE pour l envoi de leurs propres ings. Pierre-Louis se prononce pour un vote à main levée : «pour ou contre l extraction totale du fichier PCE» pour les têtes de réseaux. Le résultat du vote confirme que la majorité souhaite la mise à disposition du fichier PCE, sous format Excel. Pierre Louis précise que la demande de chaque tête de réseau doit être faite auprès de Malika qui effectuera l extraction. Détails : 8 sont d accords et 3 contre à savoir Fanny Masseron, Nicolas Bodin et Eric Doré. Fin de la réunion. 9