Cahier des Clauses Administratives Particulières

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1 MARCHES PUBLICS DE TECHNIQUES DE L INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION Communauté de Communes du Volvestre Direction Générale des Services Service des Ressources Humaines 34 avenue de Toulouse BP CARBONNE Tél: FOURNITURE ET MAINTENANCE D UN LOGICIEL DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DE COMPTABILITE Communauté de Communes du Volvestre Cahier des Clauses Administratives Particulières Nº du CCAP : 2014F01 Page 1 sur F01

2 CAHIER DES CLAUSES ADMINISTRATIVES PARTICULIERES SOMMAIRE ARTICLE PREMIER : OBJET DE LA CONSULTATION - DISPOSITIONS GENERALES OBJET DU MARCHE DECOMPOSITION EN TRANCHES ET LOTS DUREE DU MARCHE 4 ARTICLE 2 : PIECES CONTRACTUELLES DU MARCHE 4 ARTICLE 3 : DELAIS D EXECUTION OU DE LIVRAISON DELAIS DE BASE PROLONGATION DES DELAIS 5 ARTICLE 4 : CONDITIONS D EXECUTION DES PRESTATIONS 5 ARTICLE 5 : CONSTATATION DE L EXECUTION DES PRESTATIONS VERIFICATIONS DECISION APRES VERIFICATIONS 7 ARTICLE 6 : GARANTIE 7 ARTICLE 7 : DISPOSITIONS SPECIFIQUES A LA MAINTENANCE 8 ARTICLE 8 : UTILISATION DES RESULTATS 8 ARTICLE 9 : GARANTIES FINANCIERES 8 ARTICLE 10 : AVANCE 8 ARTICLE 11 : PRIX DU MARCHE CARACTERISTIQUES DES PRIX PRATIQUES MODALITES DE VARIATIONS DES PRIX 9 ARTICLE 12 : MODALITES DE REGLEMENT DES COMPTES ACOMPTES ET PAIEMENTS PARTIELS DEFINITIFS PRESENTATION DES DEMANDES DE PAIEMENTS DELAI GLOBAL DE PAIEMENT 11 ARTICLE 13 : PENALITES PENALITES DE RETARD AUTRES PENALITES ET PRIMES PENALITES POUR INDISPONIBILITE 12 ARTICLE 14 : ASSURANCES 12 Page 2 sur 13

3 ARTICLE 15 : RESILIATION DU MARCHE 12 ARTICLE 16 : DROIT ET LANGUE 12 ARTICLE 17 : CLAUSES COMPLEMENTAIRES 12 ARTICLE 18 : DEROGATIONS AU C.C.A.G. 13 Page 3 sur 13

4 CAHIER DES CLAUSES ADMINISTRATIVES PARTICULIERES Article premier : Objet de la consultation - Dispositions générales Objet du marché Les stipulations du présent cahier des clauses administratives particulières () concernent : Fourniture et maintenance d un logiciel de gestion des ressources humaines et de comptabilité Les prestations prévues au marché sont : a.la concession des droits d usage pour le nombre d utilisateurs défini à l article 2 du CCTP, b.l installation, l assistance au démarrage et le paramétrage du logiciel comprenant l intégration des données et les interfaces, c.la formation des utilisateurs, d.la maintenance. Les précisions relatives au contenu et aux conditions d exécution de l ensemble des prestations décrites ci-dessus sont indiquées au Cahier des Clauses Techniques Particulières. La durée du marché est de 5 ans à compter de la réception du logiciel telle qu elle est définie au CCAP, dont une année de garantie et 4 années de maintenance-actualisation. Lieu(x) d exécution : Carbonne (31390) Désignation de sous-traitants en cours de marché : L acte spécial précise tous les éléments de l article 114 du Code des marchés publics et indique en outre pour les sous-traitants à payer directement : La personne habilitée à donner les renseignements relatifs aux nantissements et cessions de créances ; Le comptable assignataire des paiements ; Le compte à créditer Décomposition en tranches et lots Il n est pas prévu de décomposition en tranches ou en lots Durée du marché La durée du marché se confond avec le délai d exécution indiqué à l acte d engagement et au présent Article 2 : Pièces contractuelles du marché Les pièces contractuelles du marché sont les suivantes et, en cas de contradiction entre leurs stipulations, prévalent dans l ordre de priorité ci-après : L acte d engagement (A.E.) et ses annexes Le présent cahier des clauses administratives particulières () Le cahier des clauses techniques particulières (C.C.T.P.) et ses documents annexés Page 4 sur 13

5 Le cahier des clauses administratives générales (C.C.A.G.) applicables aux marchés publics de techniques de l information et de la communication, approuvé par l arrêté du 16 septembre 2009, en vigueur lors de la remise des offres ou lors du mois d établissement des prix (mois Mo) La décomposition du prix global et forfaitaire L offre technique du titulaire Article 3 : Délais d exécution ou de livraison Délais de base Le délai d exécution de l ensemble des prestations est stipulé à l acte d engagement. La date contractuelle de livraison est laissée à l initiative des soumissionnaires qui doivent l indiquer à l Acte d engagement Prolongation des délais Une prolongation du délai d exécution peut être accordée par le pouvoir adjudicateur dans les conditions de l article 13.3 du C.C.A.G.-T.I.C. Article 4 : Conditions d exécution des prestations Les prestations devront être conformes aux stipulations du marché (les normes et spécifications techniques applicables étant celles en vigueur à la date du marché). Adresse de livraison : La livraison des fournitures sera faite à l adresse suivante : Siège de la Communauté de Communes du Volvestre 34, avenue de Toulouse Carbonne Aux heures et jours d ouverture; Du lundi au vendredi De 9h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h00. Moyens mis à la disposition du titulaire : En vue de l exécution du marché, le pouvoir adjudicateur met gratuitement des moyens à la disposition du titulaire sans transfert de propriété à son profit. Les conditions de remise puis de restitution sont prévues à l article 17 du C.C.A.G.-T.I.C. Stockage, emballage et transport Le stockage, l emballage et le transport des fournitures seront effectués dans les conditions de l article 19 du C.C.A.G.-T.I.C. Ainsi, les emballages relèvent de la responsabilité du titulaire et restent sa propriété. De même, le transport s effectue sous sa responsabilité jusqu au lieu de livraison. Conditions de livraison La livraison des fournitures s effectuera dans les conditions de l article 20 du C.C.A.G.-T.I.C. Page 5 sur 13

6 Formation du personnel Le titulaire assurera la formation du personnel chargé d utiliser les prestations. Le titulaire s engage à assurer la formation des agents utilisateurs de la solution logicielle, dont le nombre est précisé au CCTP, afin de leur permettre une bonne appropriation de ses conditions de mise en œuvre et d utilisation. Le ou les journées de formation se tiendront toutes dans les locaux de la Communauté de Communes. Une formation d une durée minimale de 16 h par agent utilisateur est réalisée selon les modalités proposées par le titulaire dans son mémoire technique. Les dates de ces formations seront fixées conjointement par les parties, suivant le planning définitif prévu au CCTP. En tout état de cause, elles devront intervenir avant le délai contractuel de mise en ordre de marche. En cas de désaccord sur les dates de formation, elles seront fixées par ordre de service du pouvoir adjudicateur notifié par courrier, télécopie ou mail dans un délai d au moins sept jours francs. Dans cette hypothèse, le pouvoir adjudicateur respectera la durée et le nombre de jours de formation prévus par le titulaire dans son mémoire technique, et les formations auront lieu durant les jours et heures ouvrables de la communauté de communes. Décision de poursuivre La poursuite de l exécution des prestations en cas de dépassement de la masse initiale est subordonnée à la conclusion d un avenant ou à l émission d une décision de poursuivre prise par le pouvoir adjudicateur. Article 5 : Constatation de l exécution des prestations Vérifications Les opérations d installation et de vérification comprennent trois étapes que sont la mise en ordre de marche, la vérification d aptitude et la vérification de service régulier qui s effectuent conformément aux modalités suivantes : Mise en Ordre de Marche Le titulaire dispose de 1 mois à compter de la date de livraison pour effectuer la mise en ordre de marche des matériels ou logiciels. Dès la notification du marché et jusqu à la mise en ordre de marche, le titulaire ou les personnes habilitées par lui auront librement accès aux locaux de la communauté de communes durant les heures réglementaires d ouverture, du lundi au vendredi de 9h00 à 12h et de 13h30 à 17h, afin de pouvoir réaliser les prestations d installation. Vérification d aptitude La vérification d aptitude a pour but de constater que les prestations livrées ou exécutées présentent les caractéristiques techniques qui les rendent aptes à remplir les fonctions précisées dans le cahier des charges. Page 6 sur 13

7 Le délai imparti au pouvoir adjudicateur pour procéder à la vérification d aptitude et notifier sa décision est de 1 mois à compter de la date de notification du procès-verbal de mise en ordre de marche des matériels ou logiciels. A l issue de cette période, si la vérification d aptitude est négative, le pouvoir adjudicateur prend une décision d ajournement ou de rejet conformément aux stipulations de l article 28 du C.C.A.G.-T.I.C. Si la vérification d aptitude est positive, il est procédé à la vérification de service régulier. Vérification de Service Régulier La vérification de service régulier a pour but de constater que les prestations fournies sont capables d assurer un service régulier dans les conditions normales d exploitation pour remplir les fonctions visées. La durée des opérations de vérifications de service régulier est de 2 mois. Le service est réputé régulier si la durée cumulée sur cette période des indisponibilités imputables à chaque élément de matériel ne dépasse pas 2% de la durée d utilisation effective. Le pouvoir adjudicateur dispose d un délai de 7 jours pour notifier par écrit au titulaire sa décision de vérification de service régulier Décision après vérifications A l issue des opérations de vérification, le pouvoir adjudicateur prendra sa décision dans les conditions prévues aux articles 27 et 28 du C.C.A.G.-T.I.C. Article 6 : Garantie Les prestations font l objet d une garantie minimale d un an dont le point de départ est la notification de la décision de réception. Les modalités de cette garantie sont définies à l article 30 du C.C.A.G.-T.I.C. En cas de fonctionnement défectueux d un quelconque élément faisant l objet du marché, le titulaire procèdera, durant la période de garantie, à une remise en état de dans les conditions suivantes : La demande d intervention est adressée au titulaire par télécopie ou par message électronique, ou par téléphone avec confirmation ultérieure par télécopie ou par message électronique dont la réception doit être attestée par un accusé de réception électronique. A compter de cette demande d intervention, le titulaire est tenu par un délai maximum d intervention fixé à 24 heures. L intervention inclut le diagnostic de la panne et la remise en état du logiciel. La période d intervention du titulaire s étend pendant les jours ouvrables, du lundi au vendredi de 9h00 à 12h et de 13h30 à 17h. La garantie de temps de rétablissement (GTR) exigée, à compter du début de l intervention est au maximum de 8 heures, week-ends compris. Passé ce délai, le titulaire doit fournir, à titre provisoire ou définitif, un matériel de remplacement. En cas de dépassement du délai de rétablissement ou de remplacement, le titulaire encourt la pénalité prévue à l article 13 du Cahier des Clauses Administratives Particulières. Si le titulaire a proposé, dans son mémoire technique, des délais d intervention ou de rétablissement plus courts, ce sont ces délais qui s appliquent. Le titulaire s engage à intervenir pour effectuer une mise au point ou une réparation au titre de la garantie dans un délai de 24 heures. Page 7 sur 13

8 Cette garantie s applique pendant une période d une année qui débute à compter de réception du logiciel. Article 7 : Dispositions spécifiques à la maintenance Le présent marché intègre des prestations de maintenance telles que définies à l article 31.1 du C.C.A.G.-T.I.C. De par leur nature, les prestations objet du marché nécessitent de la maintenance. Le titulaire s engage à assurer la maintenance pendant une durée de 4 ans, à compter de la date d expiration du délai de garantie. La maintenance sera assurée par le titulaire conformément à l article 32.1 du C.C.A.G.-T.I.C. Les opérations de maintenance seront effectuées dans les locaux du pouvoir adjudicateur, conformément aux dispositions de l article 32.2 du C.C.A.G.-T.I.C., à l adresse suivante : Communauté de Communes du Volvestre 34 avenue de Toulouse Carbonne Heures et jours d ouverture: Du lundi au vendredi de 9h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h00. Article 8 : Utilisation des résultats Les tiers suivants bénéficient des mêmes droits et sont soumis aux mêmes obligations que le pouvoir adjudicateur concernant l utilisation des résultats : Responsable finances/comptabilité Assistante comptable / régisseur Assistante comptable Responsable gestion ressources humaines Assistante gestion ressources humaines Directrice Générale Le titulaire du marché concède, à titre non exclusif, au pouvoir adjudicateur ainsi qu aux tiers cidessus désignés, le droit d utiliser ou de faire utiliser les résultats conformément à l article A.38 du C.C.A.G.-T.I.C. Le nombre d exemplaires de licences de logiciels est de 6. Une exploitation commerciale des résultats est prévue. Toutefois, par dérogation à l article A.38.5 aucune redevance ne sera versée au pouvoir adjudicateur. Pendant une période de 24 mois, le titulaire assiste, sur leur demande, le pouvoir adjudicateur et les tiers désignés, dans l exercice des droits concédés. Article 9 : Garanties financières Aucune clause de garantie financière ne sera appliquée. Article 10 : Avance Aucune avance ne sera versée. Page 8 sur 13

9 Article 11 : Prix du marché Caractéristiques des prix pratiqués Les prestations faisant l objet du marché seront réglées par un prix global forfaitaire selon les stipulations de l acte d engagement. Le marché est conclu selon un prix global et forfaitaire dont le détail est précisé dans la décomposition du prix global et forfaitaire fournie par le candidat. Conformément à l article du CCAG-TIC, le prix est réputé comprendre toutes les charges fiscales ou autres, frappant obligatoirement les prestations, les frais afférents au conditionnement, au stockage, à l emballage, à l assurance et au transport jusqu au lieu de livraison, ainsi que toutes les autres dépenses nécessaires à l exécution des prestations, les marges pour risque et les marges bénéficiaires. La rémunération du titulaire au titre de la maintenance couvre notamment la valeur des pièces ou éléments, des outillages nécessaires, ainsi que les frais de la main-d œuvre qui leur est affectée, y compris les indemnités de déplacement. Le prix est ferme pour ce qui concerne la fourniture du logiciel et révisable pour ce qui concerne les prestations de maintenance de second niveau et d hébergement Modalités de variations des prix Les prix du marché sont réputés établis sur la base des conditions économiques du mois de mars 2014 ; ce mois est appelé «mois zéro». Les prix sont révisés annuellement par application aux prix du marché d un coefficient Cn donné par la ou les formules suivantes : Cn = 15,00% + 85,00% (In/Io) selon les dispositions suivantes : - Cn : coefficient de révision. - Io : valeur de l index de référence au mois zéro. - In : valeur de l index de référence au mois n. Le mois «n» retenu pour chaque révision sera le mois précédent celui au cours duquel commence la nouvelle période d application de la formule. Les prix ainsi révisés seront invariables pendant cette période. L index de référence I, publiés par l INSEE (Institut National de la Statistique des Etudes Economiques)., est l index SYN Honoraires SYNTEC (sociétés assujetties à la TVA) appliqué aux prix : Index Prix concernés SYN Prix des prestations de maintenance et d hébergement Lorsqu une révision a été effectuée provisoirement en utilisant un index antérieur à celui qui doit être appliqué, il n est procédé à aucune révision avant la variation définitive, laquelle intervient sur le premier acompte du marché suivant la parution de l index correspondant. Article 12 : Modalités de règlement des comptes Acomptes et paiements partiels définitifs Les acomptes seront versés au titulaire dans les conditions de l article 11 du C.C.A.G.-T.I.C. Page 9 sur 13

10 Présentation des demandes de paiements Les modalités de présentation de la demande de paiement seront établies selon les conditions prévues à l article 11.4 du C.C.A.G.-T.I.C. Les demandes de paiement seront établies en un original et 2 copies portant, outre les mentions légales, les indications suivantes : le nom ou la raison sociale du créancier ; le cas échéant, la référence d inscription au répertoire du commerce ou des métiers ; le cas échéant, le numéro de SIREN ou de SIRET ; le numéro du compte bancaire ou postal ; le numéro du marché ; la désignation de l organisme débiteur la décomposition des prix forfaitaires, lorsque l indication de ces précisions est prévue par les documents particuliers du marché ou que, eu égard aux prescriptions du marché, les prestations ont été effectuées de manière incomplète ou non conforme; le montant des fournitures admises, établi conformément aux stipulations du marché, hors TVA les montants et taux de TVA légalement applicables ou le cas échéant le bénéfice d une exonération ; le cas échéant, applications des réfactions fixées conformément aux dispositions du CCAG- FCS ; Tout rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors du marché et directement liés au marché; le montant total TTC des prestations livrées ou exécutées ; la date de facturation. en cas de groupement conjoint, pour chaque opérateur économique, le montant des prestations effectuées par l opérateur économique ; le cas échéant, les indemnités, primes et retenues autres que la retenue de garantie, établies conformément aux stipulations du marché. Les demandes de paiement devront parvenir à l adresse suivante : Communauté de Communes du Volvestre Service comptabilité 34 avenue de Toulouse Carbonne En cas de cotraitance : En cas de groupement conjoint, chaque membre du groupement perçoit directement les sommes se rapportant à l exécution de ses propres prestations; En cas de groupement solidaire, le paiement est effectué sur un compte unique, ouvert au nom des membres du groupement ou du mandataire sauf stipulation contraire prévue à l acte d engagement. Les autres dispositions relatives à la cotraitance s appliquent selon l article 12.1 du C.C.A.G.- T.I.C. En cas de sous-traitance : Le sous-traitant adresse sa demande de paiement libellée au nom du pouvoir adjudicateur au titulaire du marché, sous pli recommandé avec accusé de réception, ou la dépose auprès du titulaire contre récépissé. Le titulaire a 15 jours pour faire savoir s il accepte ou refuse le paiement au sous traitant. Cette décision est notifiée au sous traitant et au pouvoir adjudicateur. Page 10 sur 13

11 Le sous-traitant adresse également sa demande de paiement au pouvoir adjudicateur accompagnée des factures et de l accusé de réception ou du récépissé attestant que le titulaire a bien reçu la demande, ou de l avis postal attestant que le pli a été refusé ou n a pas été réclamé. Le pouvoir adjudicateur adresse sans délai au titulaire une copie des factures produites par le sous-traitant. Le paiement du sous-traitant s effectue dans le respect du délai global de paiement. Ce délai court à compter de la réception par le pouvoir adjudicateur de l accord, total ou partiel, du titulaire sur le paiement demandé, ou de l expiration du délai de 15 jours mentionné plus haut si, pendant ce délai, le titulaire n a notifié aucun accord ni aucun refus, ou encore de la réception par le pouvoir adjudicateur de l avis postal mentionné au troisième paragraphe. Le pouvoir adjudicateur informe le titulaire des paiements qu il effectue au sous-traitant. En cas de cotraitance, si le titulaire qui a conclu le contrat de sous-traitance n est pas le mandataire du groupement, ce dernier doit également signer la demande de paiement Délai global de paiement Les sommes dues au(x) titulaire(s), seront payées dans un délai global de 30 jours à compter de la date de réception des demandes de paiement. En cas de retard de paiement, le titulaire a droit au versement d intérêts moratoires, ainsi qu à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d un montant de 40. Le taux des intérêts moratoires est égal au taux d intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à ses opérations principales de refinancement les plus récentes, en vigueur au premier jour du semestre de l année civile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de huit points de pourcentage. Article 13 : Pénalités Pénalités de retard Lorsque le délai contractuel d exécution ou de livraison est dépassé, par le fait du titulaire, celui-ci encourt, par jour de retard et sans mise en demeure préalable des pénalités fixées à 100,00 Euros. Ces pénalités pourront également être appliquées en cas de : - retard dans l installation d une mise à jour ou d une nouvelle version, - non respect des délais d intervention dans le cadre de la garantie contractuelle et des opérations de maintenance - retard dans les opérations de maintenance telles que définies au CCTP. Le Pouvoir Adjudicateur pourra faire application de ces pénalités quel qu en soit le montant Autres pénalités et primes Il n est pas prévu d autres pénalités ou primes. Si le titulaire du marché ne s acquitte pas des formalités prévues par le Code du travail en matière de travail dissimulé par dissimulation d activité ou d emploi salarié, le pouvoir adjudicateur applique une pénalité correspondant à 10% du montant TTC du marché. Le montant de cette pénalité ne pourra toutefois pas excéder le montant des amendes prévues à titre de sanction pénale par le Code du travail en matière de travail dissimulé. Page 11 sur 13

12 Pénalités pour indisponibilité Concernant les pénalités pour indisponibilité, les stipulations de l article 14.2 du C.C.A.G.- T.I.C. s appliquent. Article 14 : Assurances Dans un délai de quinze jours à compter de la notification du marché et avant tout commencement d exécution, le titulaire devra justifier qu il est couvert par un contrat d assurance au titre de la responsabilité civile découlant des articles 1382 à 1384 du Code civil. Il devra donc fournir une attestation de son assureur justifiant qu il est à jour de ses cotisations et que sa police contient les garanties en rapport avec l importance de la prestation. A tout moment durant l exécution de la prestation, le titulaire doit être en mesure de produire cette attestation, sur demande du pouvoir adjudicateur et dans un délai de quinze jours à compter de la réception de la demande. Article 15 : Résiliation du marché Seules les stipulations du C.C.A.G.-T.I.C., relatives à la résiliation du marché, sont applicables. En cas de résiliation pour motif d intérêt général par le pouvoir adjudicateur, le titulaire percevra à titre d indemnisation une somme forfaitaire calculée en appliquant au montant initial hors TVA, diminué du montant hors TVA non révisé des prestations admises, un pourcentage égal à 5,00 %. D autre part, en cas d inexactitude des documents et renseignements mentionnés aux articles 44 et 46 du Code des marchés publics ou de refus de produire les pièces prévues aux articles D ou D à 8 du Code du travail conformément à l article 46-I.1º du Code des marchés publics, il sera fait application aux torts du titulaire des conditions de résiliation prévues par le marché. Le pouvoir adjudicateur se réserve la possibilité de faire exécuter par un tiers les prestations aux frais et risques du titulaire. Article 16 : Droit et Langue En cas de litige, seul le Tribunal Administratif de Toulouse est compétent en la matière. Tous les documents, inscriptions sur matériel, correspondances, demandes de paiement ou modes d emploi doivent être entièrement rédigés en langue française. S ils sont rédigés dans une autre langue, ils doivent être accompagnés d une traduction en français, certifiée conforme à l original par un traducteur assermenté. Article 17 : Clauses complémentaires Mises à jour et nouvelles versions: Conformément à l article 21.1 du CCAG-TIC, les prestations comprennent, pendant la durée du marché, la livraison des mises à jour qui sont apportées au logiciel ainsi que la livraison des nouvelles versions. Le prix de ces mises à jour ou de ces nouvelles versions est inclus dans le prix du marché. Le délai de mise à jour ou d installation d une nouvelle version est de 20 jours francs à compter de l évènement imposant la mise à jour, par exemple l entrée en vigueur d une disposition législative ou réglementaire, ou de la mise sur le marché de la nouvelle version. Documentation technique: Le titulaire livre avec le logiciel, une documentation technique en langue française indiquant les modalités de ses mises en fonction. Il en est de même à chaque livraison de mise à jour ou de nouvelle version de logiciel. Page 12 sur 13

13 Le prix de cette documentation technique est inclus dans le prix du marché. Cette documentation technique donne la composition et les caractéristiques du logiciel, ainsi que ses procédures courantes d utilisation. Elle doit être transmise au plus tard à la livraison du matériel, du logiciel, de chaque mise à jour ou nouvelle version le cas échéant. Article 18 : Dérogations au C.C.A.G. Les dérogations aux C.C.A.G.-Techniques de l Information et de la Communication explicitées dans les articles désignés ci-après du, sont apportées aux articles suivants : L article 13.1 déroge à l article 14.1 du C.C.A.G. Techniques de l Information et de la Communication Dressé par : Président Patrick LEMASLE Le : 28 février 2014 Lu et approuvé (signature) Page 13 sur 13