GUIDE UTILISATEURS HOROQUARTZ

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1 GUIDE UTILISATEURS HOROQUARTZ Badgeages : Comment badger sur son poste de travail (Pages 2 à 3). Demandes d'absences : Comment déposer un congé, formation, récup, etc (Pages 4 à 9). Consultation individuelle : Comment connaître son solde de congés, de crédit/débit, l'historique de ses congés, récupérations, etc (Pages 10 à 16). Planning individuelle : Comment consulter sur un planning ses absences, son profil horaires, code horaires (Pages 17 à 19). Déclaration journalière: Comment déclarer un oubli de pointage (Page 20). Page 1

2 Badgeages POINTAGE SUR POSTE DE TRAVAIL Un raccourci de lancement rapide doit être installé sur votre bureau, probablement sous le libellé «etemptation». Il ouvre le navigateur internet sur la page de connexion à l'application de gestion du temps. L'écran suivant apparaît. Le temps de chargement, lors de la première connexion, peut être un peu long. Première lettre du Prénom + Nom (tout en majuscule) Votre mot de passe personnel Votre identifiant est composé de la première lettre de votre prénom suivie de votre nom, le tout en majuscule et sans espace. Exemple : PDUPONT pour Pierre Dupont ou MDUBOIS pour Marie-Alice Dubois. Lors du premier accès, le système vous demandera d'enregistrer un mot de passe personnel, prioriser votre mot de passe messagerie. La page d'accueil, qui s'ouvre après l'identification de l'agent, comporte un menu dans la partie gauche de l'écran. Page 2

3 Badgeages Cliquer sur le [+] devant «Self Service» Dans le sous-menu cliquer sur «Badgages» Un écran représentant un terminal de pointage apparaît : Pour enregistrer un pointage, en entrée ou en sortie» cliquer simplement sur le bouton en bas de la machine virtuelle «BADGER» Fermer la fenêtre et penser bien à vous déconnecter lorsque vous êtes sur la page d'accueil (bouton en haut droite) pour sortir du logiciel. Pour les prochaines connexions, le système vous demandera de vous identifier. Retenez bien vos codes d'accès. Page 3

4 DEMANDES ABSENCES (congés, formation, récupération crédit/débit, etc...) Les fonctions Demandes d absence sont accessibles dans le menu Self Service. Leur code commence par WD et se termine par un caractère alphanumérique (WD1, WDA, WDH ). Ces fonctions permettent à chaque employé d effectuer des demandes d absence, de les annuler, de consulter la liste de ses demandes et ses compteurs, d accéder à son planning individuel. Nouvelle demande Pour effectuer une nouvelle demande d absence, cliquez sur le bouton "Nouvelle demande" de la barre d outils. Dans la fenêtre de saisie Détail de la demande qui apparaît, sélectionnez un motif d'absence dans la liste déroulante Motif. Prendre motifs CA pour congé annuel cliquer sur valider : Vous obtenez alors l écran de détail de la demande à compléter comme suit : Page 4 Page 4

5 Sélectionnez une date de début. En cliquant sur d effectuer votre choix de date :, vous accédez au calendrier vous permettant Sélectionnez une valorisation (La journée, La matinée, L après-midi, Heure ou Nombre) pour le début de votre absence. Motif en journée ou en après-midi : Répétez ces deux dernières étapes pour la date de fin (si elle diffère de la date de début). Insérez éventuellement un commentaire dans le champ Justification. Vos responsables le visualiseront. En fonction du paramétrage réalisé par l administrateur, la saisie d un commentaire peut être obligatoire pour certains motifs. Cliquez sur validation : le bouton. Vous obtenez le message suivant si la demande doit être soumise à une Cliquez sur. La demande est enregistrée et apparaît dans la liste des demandes. Elle sera envoyée vers vos responsables si elle est soumise à validation hiérarchique. Un mail vous informera de la validation de votre demande (accord ou refus). Remarques : - Si la demande n est pas soumise à validation hiérarchique, vous obtiendrez le message : Votre déclaration a été prise en compte. - Si une absence a déjà été posée sur la même date et si l administrateur a paramétré le refus des demandes multiples, vous obtiendrez le message : Une demande a déjà été posée sur cette période, et votre demande sera rejetée. - Vous pouvez obtenir différents messages si votre administrateur a mis en place des règles de contrôle, des règles d association ( Solde insuffisant pour ce motif ) ou des règles de simulation. Dans ce cas, votre demande peut être rejetée. Page 5 Page 5

6 La liste des demandes L onglet Liste des demandes vous permet de visualiser : Toutes les demandes. Les demandes en attente (regroupe les demandes en attente, en cours de validation et les demandes d annulation). Les demandes acceptées (regroupe les demandes acceptées et annulées (demandes d annulation acceptées)). Les demandes refusées. Vous pouvez également y effectuer des modifications et des annulations. Visualisation du détail d une demande Double-cliquez sur la demande dans l historique des demandes. Le détail de la demande apparaît dans la fenêtre Détail de la demande : En cliquant sur l onglet avis des responsables vous visualiser l écran suivant : Page 6 Page 6

7 Modification d une demande en attente Double-cliquez sur une demande en attente dans l historique des demandes. Le détail de la demande apparaît dans la fenêtre Détail de la demande Modifiez le motif, la date de fin, la valorisation (début ou fin), la durée, les heures de début et de fin, ou la justification. Cliquez sur le bouton en bas de l écran. Remarques : - La date de début n est pas modifiable. - Un mail sera réémis vers votre hiérarchie afin qu elle soit informée des modifications. Annulation d une demande en attente Sélectionnez une demande en attente dans l historique des demandes. Cochez la case de la colonne Supp : Cliquez sur le bouton : Le message de confirmation suivant apparaît : Page 7 Page 7

8 Cliquez sur le bouton : votre demande est supprimée. Elle n apparaît plus dans la liste des demandes. Remarque : - En fonction du paramétrage de la fonction, vous pouvez être autorisé à supprimer de la même manière les demandes en cours de validation. Annulation d'une demande acceptée Sélectionnez une demande acceptée dans l historique des demandes. Cochez la case de la colonne Supp : Cliquez sur le bouton. Vous obtenez le message suivant : Saisissez un commentaire dans le champ justification (100 caractères autorisés) : Cliquez sur le bouton : la demande apparaît avec l état Demande d annul. dans la liste des demandes. Et dans la colonne Motif, le code motif et son libellé sont précédés du mot Annulation La demande d annulation sera envoyée vers vos responsables si elle est soumise à validation hiérarchique. Un mail pourra vous informer de la validation de votre demande d annulation (accord ou refus). Une demande d annulation acceptée par la hiérarchie passera en état Annulée. Page 8 Page 8

9 Remarques : - Le mot Annulation dans la colonne Motif est visible quand l état de la demande est Demande d annul., Annul. en cours ou Annulée. - Il est possible de suivre la même procédure afin d annuler la demande d annulation : dans ce cas, la demande revient à son état initiale : acceptée. La fenêtre de détail de la demande d annulation, obtenue par un double-clic sur la demande dans la liste des demandes, permet de visualiser les propriétés de la demande d annulation (motif, date de la demande, état, dates, valorisations, durée ou valeur, justification, auteur, avis de la hiérarchie ) ainsi que celles de la demande initiale. Compteurs La partie Compteurs (en bas de l écran) vous permet de visualiser certains compteurs paramétrés par votre administrateur : Remarque : - Les Compteurs employé sont généralement des compteurs prévisionnels. Page 9 Page 9

10 CONSULTATION INDIVIDUELLE Les fonctions Consultation individuelle sont accessibles dans le menu Self Service et directement depuis la page d accueil. Leur code commence par WA et se termine par un caractère alphanumérique (WA1, WAA, WAH ) Ces fonctions permettent à chaque employé de consulter ses différents compteurs ainsi que ses badgeages ou ses absences, par l intermédiaire d un tableau des absences et d une feuille d heures. Ces différents éléments sont accessibles seulement si l administrateur a effectué le paramétrage nécessaire. Les compteurs Feuille d heures restrictions d accès au passé sont également définies par votre administrateur. Tableau des absences Dans la partie haute de l écran, vous visualisez votre matricule et vos nom et prénom. Tableau des absences Le tableau des absences vous permet de consulter certains compteurs liés aux absences. Le plus souvent, ce sont des compteurs de droit, pris, solde. Remarque : - Les 10 lignes possibles du tableau sont affichées. Il est possible de redimensionner la partie de l écran occupée par le tableau à l aide d une ligne séparatrice horizontale dont la position peut être modifiée à l aide de la souris. - De plus, le bouton permet d escamoter ou d afficher le tableau Page 10

11 Vous pouvez également visualiser l historique des absences liées au tableau. Cochez la case de la colonne Détail sur la ou les absences de votre choix. Sélectionnez une période dans la liste de la partie basse de l écran : L historique des absences sélectionnées s affiche automatiquement dans la partie basse de l écran : Vous pouvez visualiser les jours, dates et valorisations de début et de fin de l absence, la durée de l absence (nombre de jours ou nombre d heures) et l heure de début et de fin si l absence est en heures. Page 11

12 Remarques : - Le choix de la période Tout l historique vous permet un accès complet à la période archivée par etemptation. - Le choix de la période Sélection de date vous permet de sélectionner la date de début de votre choix. - Par défaut, la période Mois en cours est sélectionnée. - Le bouton permet de déclencher la recherche de l historique dans le cas où la période par défaut n est pas modifiée. - En fonction de la sélection effectuée, il est possible que toutes les absences ne soient pas accessibles sur la première page. Elles sont classées par ordre de date. L indication Page 1/1, Page 1/2 permet de voir la page sur laquelle vous êtes positionné et le nombre total de pages. La flèche dernière page vous permet d accéder aux dernières absences. La flèche page suivante vous permet d accéder aux absences suivantes. La flèche page précédente permet d accéder aux absences précédentes. La flèche première page permet d accéder aux premières absences : Nbre de pages Derniere page Page en cours Premiere page Page suivante Page precedente Un clic avec le bouton droit sur la liste des absences vous permet également d accéder aux différentes pages. Le tableau et l historique des absences affichés peuvent être imprimés en cliquant sur le bouton. Vous obtenez la fenêtre suivante, qui vous permet de sélectionner vos paramètres d impression : Cliquez sur le bouton. Vous obtenez le message suivant : Page 12

13 Cliquez sur le bouton afin d obtenir le résultat de votre édition à l écran : Compteurs L onglet Compteurs vous permet de visualiser certains compteurs paramétrés par votre administrateur : Cumul du mois en cours, compteur arrêté au dernier pointage de la veille. Solde Crédit/Débit permanent arrêté en fin de mois précédent Pour connaître son solde en cours, afin de demander une récupération de C/D ajouter la d deux compteurs. somme des Page 13

14 Feuille d heures Cet onglet vous permet de visualiser et d imprimer le contenu d une édition de type feuille d heures : Sélectionnez une période d extraction : par mois, par semaine ou par période. En fonction du choix précédent, sélectionnez un mois, une semaine, ou une date de début et une date de fin d extraction des éléments. En cliquant sur Cliquez sur le bouton d impression :, vous accédez au calendrier vous permettant d effectuer votre choix de date :. Vous obtenez la fenêtre suivante, qui vous permet de sélectionner vos paramètres Sélectionnez DOCUMENTS dans la liste Destination de la fenêtre de saisie des paramètres. Sélectionnez Pas de mail dans la liste Gestion de mail. Sélectionnez un mode dans la liste Type de lancement. Le mode standard est requis pour la majorité des feuilles d heures. Page 14

15 Cliquez sur Cliquez sur. Vous obtenez le message suivant :. cliquez Le résultat de l édition s affiche à l écran. Vous pouvez ensuite le consulter : ou sélectionnez Documents dans le menu Options, ou utilisez le mnémonique PDF (Cf paragraphe 2.3.3). Le répertoire des documents Vous accédez à la fonction Documents par le menu Options. Le mnémonique de la fonction est PDF. Vous pouvez également y accéder à l aide du bouton présent dans la barre principale. Pour supprimer edition Emvoyer edition par mail Rafraichir liste Fermer la fenêtre la liste affiche les éléments suivants : le nom de l édition, son libellé, sa taille, sa date de réception, son type, son numéro de travail et son état ( :En attente, :Consulté ou téléchargé, : Déjà envoyé à quelqu un). Cette liste affiche uniquement les travaux reçus par l utilisateur connecté. Remarques : - Un clic sur l en-tête Date de réception permet un tri des fichiers par date. - Un clic sur l en-tête Nom permet un tri des fichiers par nom. - Un clic sur l en-tête N de job permet un tri des fichiers par numéro de job. Pour supprimer une édition dans la fonction Documents : Sélectionnez l édition de votre choix dans la liste en cochant la case à gauche de la colonne Etat. Cliquez sur le bouton Supprimer en haut de l écran. Vous obtenez la fenêtre de confirmation : Page 15

16 Cliquez sur OK pour valider la suppression Pour visualiser le contenu d une édition : Cliquez sur le nom du fichier correspondant à votre demande. Le document est chargé en aperçu : Pour voir le rapport (log) de l edition P o ur accé der à l é ditio n précé dente ou suiva nte Cliquez pour Enregistrer copie sur Revenir à la liste documents Page 16

17 CONSULTATION PLANNING INDIVIDUEL (Visualisation par mois des demandes de Congés ou autres absences) La fonction Planning Individuel est accessible dans le menu Self Service ou en accès direct depuis la page d accueil Il permet de consulter, sur une période de douze mois, un certain nombre d informations individuelles : codes horaires, profils horaires, absences, demande d absences, consignes, anomalies, compteurs La période accessible, les éléments affichés et affichables, les compteurs visibles peuvent varier en fonction du paramétrage effectué par l administrateur. Cliquez sur. Le planning individuel est affiché. Remarque : - Le champ Zoom permet de modifier le nombre de jours affichés sur le même écran. 6.1 Les éléments affichés A gauche du planning individuel sont affichés l année et le mois. En haut, les noms des jours sur deux caractères. En haut à droite du planning, le composant suivants. permet d accéder aux 3 mois précédents et aux 3 mois En bas et à droite du planning, des ascenseurs horizontaux et verticaux vous permettent de naviguer parmi les éléments affichés. Page 17

18 Au sein du planning, pour chaque mois, la première ligne permet une visualisation simplifiée des dates du mois : Les dates suivantes sont affichées : le premier jour du mois (1), le dernier jour du mois, le premier jour de chaque semaine (5 et 12 dans notre exemple), le jour courant. La codification des couleurs est la suivante : En gris, les jours inexistants En vert, les week end En orange, la date du jour, En blanc ou en bleu, les autres dates. Les couleurs des différents éléments affichés (codes horaires, profils horaires, activités) sont définies par les gestionnaires du module HQ. Un clic sur un des éléments affichés (codes horaires, profils horaires, activités) permet d afficher une bulle d aide contenant le code de l élément sélectionné et son libellé : En bas de l écran, sont affichés différents compteurs paramétrés par l administrateur Le planning individuel peut être imprimé. Cliquez sur le bouton en haut de l écran. Vous obtenez la fenêtre suivante, qui vous permet de sélectionner vos paramètres d impression : Page 18

19 Vous obtiendrez l impression suivante : Page 19

20 Déclaration journalière : Oubli de Pointage. Allez dans le self service, déclaration individuelle et cliquer sur déclaration journalière : L'écran suivant apparaît : Se positionner dans l'onglet votre déclaration (1), sélectionner le jour en anomalie (2), taper dans la case blanche l'heure oubliée (3), même si c'est à la pause méridienne, l'heure se repositionnera d'elle même après enregistrement. Dans justification taper : "oubli de pointage" ou autres motifs (4). Enregistrer à l'aide de la disquette (5). L'anomalie sera envoyée à votre chef de service pour validation. Attention : Ne rien saisir dans la case activité. Page 20 Page 20