PRESENTATION DE L ESPACE DE TRAVAIL COLLABORATIF

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1 PRESENTATION DE L ESPACE DE TRAVAIL COLLABORATIF I Présentation Générale II Les utilisateurs, les membres et les administrateurs III Présentation détaillée des modules IV Spécifications techniques V Droits d utilisation

2 I. Présentation Générale Agora est un espace de travail collaboratif complet, simple à administrer, à utiliser, et consultable depuis n importe quel poste connecté à Internet. Cet outil est accessible depuis un navigateur web, après identification par login et mot de passe. Il s agit donc d un espace de travail privé ou seul les personnes ayant un compte peuvent se connecter. Vous pouvez générer, dans cet espace, une infinité de sous-espaces privés appelés «groupes de travail», auquel des utilisateurs pourront être affectés. Chaque utilisateur peut être affecté à un ou plusieurs groupes de travail : l utilisateur (une fois identifié) pouvant très simplement basculer d un groupe à un autre. Exemple d organisation de l espace de travail collaboratif Chaque utilisateur peut être affecté à un ou plusieurs groupes (voir à aucun ) Cet outils peut par exemple servir à créer différents types d espaces : o L espace de travail «Mon Entreprise & fils», avec les groupes «Services gestion», «Direction», «Concessionnaires / Gérants», «Service commercial Rhône-Alpes», «Service commercial Région Parisienne», «Centres de recherche du prototype XJ220», etc. o L espace de travail «Mon université» peut contenir les groupes «Licence professionnelle en alternance», «Professeurs Maîtrise Histoire», «Elèves Maîtrise Histoire», «Services administratifs», «Services financiers», «Direction», etc.

3 Chaque groupe de travail a à sa disposition les modules suivants : o Agenda partagé o Gestionnaire de fichiers partagés o Forum de groupe o Chat de groupe o Messagerie instantanée de groupe o Live-counter (permet de savoir qui, dans le groupe, est connecté en même temps sur le groupe) o Outils d envoi de newsletters o Outils de prise de notes o Gestionnaire de liens Internet o Répertoire de groupe o Tableau de bord du groupe (permet de visualiser en un instant les nouveaux événements, messages, fichiers, notes, etc.) Chaque utilisateur peut par ailleurs gérer son agenda, ses liens et ses notes personnelles : ceux-ci sont accessibles depuis n importe quel groupe. Le menu de navigation entre les groupes et entre les différents modules du groupe reste toujours accessible :

4 II. Les utilisateurs, les membres et les administrateurs 2.1 Qu est-ce qu un utilisateur du site Un utilisateur du site est une personne répertoriée sur le site : ayant une fiche signalétique (nom, prénom, adresse, mail, etc.). Pour créer un nouvel utilisateur, il faut au minimum un nom, un prénom, une adresse de messagerie électronique (utilisé comme login de connexion) et un mot de passe. L utilisateur n est pas forcément affecté à un groupe de travail : il peut être en attente d affectation à un groupe. Il doit cependant être affecté à au moins un groupe pour pouvoir se connecter à l espace de travail collaboratif. 2.2 Le membre d un groupe On parle de membre d un groupe lorsque l on désigne un utilisateur du site affecté à un groupe de travail. Les membres peuvent avoir un droit d utilisation ou d administration sur le groupe : 2.2.a Le membre utilisateur d un groupe Il a des droits limités : il peut uniquement lire les éléments créés par d autres membres du groupe (fichiers, messages et réponses du forum, événements de groupe, etc.), mais peut toutefois modifier et supprimer les éléments qu il a créé. 2.2.b Le membre administrateur d un groupe Il a presque tous les droits sur le groupe : il peut modifier ou supprimer tous les fichiers et événements partagés du groupe, et supprimer tous les messages du forum (pas de modification). Il peut également créer, modifier et supprimer des dossiers dans le gestionnaire de fichiers, créer et supprimer des membres du groupe (ou plus exactement désaffecter du groupe), et modifier leur fiche signalétique. L administrateur ne peut toutefois pas modifier le mot de passe de chaque membre : seul le propriétaire peut le modifier (information personnelle). 2.3 L administrateur général du site On parle d administrateur général lorsque l on désigne un utilisateur ayant un droit d administration général sur le site. L administrateur général peut gérer l ensemble des groupes, des utilisateurs du site, et peut paramétrer le site : il accède donc aux trois modules d administration générale. L administrateur général n a cependant pas les pleins pouvoirs : il ne peut se connecter qu aux groupes auxquels il (s )est affecté (tout comme un membre lambda, administrateur ou utilisateur). Il ne peut donc pas consulter un groupe sans y être répertorié comme un membre : pas de consultation anonyme.

5 III. Présentation détaillée des modules 3.1 Les modules de chaque groupe Un répertoire de groupe : Ce module liste tous les membres du groupe, permet de voir la fiche signalétique de chaque membre et de connaître leur droit sur le groupe : utilisateur ou administrateur. Les administrateurs pourront de plus : - ajouter de nouveaux membres sur le groupe (créer un utilisateur sur le site puis l affecter automatiquement au groupe, ou affecter directement un utilisateur existant au groupe). - désaffecter des utilisateurs du groupe, sans les supprimer du site. - modifier la fiche signalétique de chaque membre ainsi que leur droit sur le groupe. Dernière précision : les administrateurs de groupe ne peuvent pas s autosupprimer du groupe. On s assure ainsi qu il y ai au moins un administrateur de groupe dans chaque groupe Un Gestionnaire de fichiers : Chaque membre du groupe peut stocker des fichiers sur le site pour les mettre à disposition des autres membres du groupe (et éventuellement pour en faire une sauvegarde externe ). Il est également possible de créer des dossiers pour classer vos fichiers. L organisation des dossiers est identique à celle de votre ordinateur : vous pourrez ainsi créer des dossiers, des sous-dossiers, des sous sous-dossiers, etc. Enfin, les fichiers images pourront être pré-visualisées grâce à des images miniature, à la manière d un petit album photo Un Agenda partagé et personnel : Chaque membre a la possibilité de créer des événements partagés et des événements personnels. Les événements personnels sont affichés uniquement dans l agenda de leur propriétaire. Il est toutefois possible de consulter les agendas des autres membres, pour pouvoir programmer une réunion du groupe par exemple. Les événements partagés concernent soit tous les membres, soit quelques membres du groupe (les événements ne seront alors visibles que par les personnes concernées). Chaque événement pourra également être défini pour une heure précise ou pour une période donnée Un Forum de groupe : Chaque groupe possède un forum privé dans lequel les membres peuvent s exprimer : ils peuvent y créer des messages et répondre aux messages déjà présents. Les messages et réponses peuvent également êtres agrémentés de smileys.

6 3.1.5 Un Chat de groupe : En complément du forum, le chat privé est l outils idéal pour communiquer en direct. Lorsque plusieurs membres du groupe sont connectés en même temps, il leur est possible de dialoguer en direct à travers cette rubrique Une messagerie instantanée : Elle permet d envoyer des messages instantanés aux membres du groupe (à un ou plusieurs) connectés en même temps que vous. Ainsi le message peut être «Retrouve moi sur le chat» ou «appel moi au » ou encore «n oubliez pas le rendez-vous de ce soir!» Un Outils de prise de Notes : Vous pourrez grâce à lui créer des notes pour un ou plusieurs membres du groupe (ou pour soi même). Très pratique pour se rappeler des petites tâches, cet aide mémoire peut vite devenir indispensable! Un outils d envoi de newsletters : Envoyer des mails à un ou plusieurs membres du groupe en 3 clics! Les administrateurs généraux pourront de plus envoyer des mails à un ou plusieurs utilisateurs du site Un compteur de membres connectés (Live Counter) : Cet utilitaire vous permet de savoir quels sont les autres membres du groupe connectés en même temps que vous, et de connaître l heure à laquelle ils se sont connecté Un gestionnaire de liens personnels et partagés : Vous pourrez ainsi gérer vos liens Internet préférés et créer des liens pour tout le groupe. Cet outil fonctionne comme les favoris d'internet Explorer, les signet de Netscape Navigator ou un annuaire de liens.

7 Un tableau de bord: Cette page vous permettra de connaître, en un coup d œil, les messages, événements, notes et fichiers créés depuis votre dernière connexion (ou crées dans une période donnée : journée, semaine ou période personnalisée). Il affiche également le nombre total de membres sur le groupe, les nouveaux membres sur le groupe et la liste des personnes sur le chat. On accède au Tableau de bord du groupe dès que l on se connecte à l espace de travail collaboratif.

8 3.2 Les modules spécifiques à l administration générale du site Ceux-ci ne concernent que l administrateur général du site. Ils sont par ailleurs accessible en permanence, quelque soit le groupe consulté par l administrateur général Gestion des utilisateurs: Ce module liste l ensemble des utilisateurs du site (à ne pas confondre avec les membres de groupe).on accède alors aux informations suivantes : - fiche signalétique de chaque utilisateur du site - liste des administrateurs généraux du site - liste des groupes auquel est affecté chaque utilisateur - liste des membres de chaque groupe Les administrateurs généraux peuvent également : - créer et supprimer des utilisateurs - modifier la fiche signalétique de chaque utilisateur - ajouter un contrôle d adresse(s) IP pour chaque utilisateur - rechercher un utilisateur à partir du nom, prénom, n de téléphone, etc. - et surtout affecter chaque utilisateur à un ou plusieurs groupes. Dernière précision : les administrateurs généraux ne peuvent pas s autosupprimer du site. On évite ainsi bien des problèmes s il n y a qu un administrateur général sur le site et qu il veuille supprimer son compte Gestion des groupes Dans ce module, vous aurez la possibilité de créer, modifier ou supprimer des groupes, définir l espace disque alloué à chaque groupe (essentiellement pour les fichiers du gestionnaire de fichier), voir les membres de chaque groupe et modifier leur droit sur le groupe. Un groupe est installé par défaut (qui ne peut être modifié ou supprimé) : le «groupe des administrateurs». Il réuni les administrateurs généraux et les administrateurs de groupe (dès qu un utilisateur administre un ou plusieurs groupe, il est automatiquement affecté au «groupe des administrateurs»). Ce groupe, installé par défaut, facilite ainsi la diffusion d informations et la collaboration entre les différents gestionnaires du site.

9 3.2.3 Paramétrage général du site Ce module permet de préciser : - un nom et une description (exemple : «espace de travail collaboratif de l entreprise Bidule / de l association truc») - Une adresse de connexion à l espace de travail collaboratif (exemple : « - Un texte de pied de page («footer»). - L espace disque total de l espace de travail collaboratif. - L activation de l Upload de fichiers, et la taille maximum des fichiers téléchargés sur le site : il s agit là d un paramétrage PHP. Si votre serveur / hébergeur n a pas activé l upload de fichiers (cela arrive sur les hébergements gratuits), le gestionnaire de fichier ne pourra pas fonctionner et n apparaîtra pas dans le menu du site. L activation de l envoi de mail : il s agit là encore d un paramétrage PHP. S il n est pas activé : l envoi de mailing-list ne pourra pas fonctionner et n apparaîtra pas dans le menu du site.

10 IV. Spécifications techniques Coté installation, l espace de travail collaboratif requiert : Un hébergement ou un serveur web faisant tourner PHP(version 4.1 minimum) & MySql. Prévoyez 20 ou 30 Mo de préference pour les fichiers du gestionnaire de fichiers. Les fonctions PHP suivantes doivent êtres activées (ces fonctions sont paramétrables dans le fichier «php.ini») : «Mail» : pour pouvoir envoyer des mails. «Files_upload» pour pouvoir utiliser le gestionnaire de fichiers. «GD 2.0» pour avoir les vignettes des images dans le gestionnaire de fichiers. Coté utilisateur, l espace de travail collaboratif requiert : Un navigateur relativement récent (versions minimums : Internet Explorer 5, Firefox, Netscape 6, Mozilla 1.4, etc.). La prise en charge par le navigateur des cookies et de Javascript 1.2 (les navigateurs cités précédemment les activent automatiquement). le niveau de sécurité de votre navigateur ne doit pas être maximal. Une résolution d écran de 800 * 600 pixels minimum, 1024 * 768 de préférence Xavier ARMENTEROS L espace de travail collaboratif est distribué sous licence GNU / GPL. Ce programme est libre, vous pouvez le redistribuer et/ou le modifier selon les termes de la Licence Publique Générale GNU publiée par la Free Software Foundation.