Compte-rendu d atelier L ING DANS SIRIUS

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1 Compte-rendu d atelier L ING DANS SIRIUS I. Principes et pré-requis A. De l usage de l ing Principe de fonctionnement : serveur d ing hébergé par Alcion mutualise les ings des clients. Notion de liste d attente des envois. Information concernant la façon dont procède ce serveur pour effectuer les envois (cf envois des mails par petits «paquets») Info relative aux développements en cours : avoir une info sur le nombre de mails en cours d envoi par le serveur ou en liste d attente (disponible avec une version de Bsi post 08/02/13) Rappel du principe que l ing (Sirius ou l ing en général) n est pas destiné à envoyer des pièces jointes et ne le permet pas. Les ings comportant des pièces jointes sont considérés comme indésirables sur les clients de messagerie. En matière d ing, on ne parle pas de pièce jointe mais de liens vers des documents (exemple pdf) ou des pages web (html) hébergés sur votre propre site. Rappel des formats acceptés (txt, jpg ou html). Encodage préconisé des docs html. Règles de définition du nom du document (pas d espace, pas de caractères accentués). Les documents externes (cf, les images liées à un document html) Les docs html créés à partir de Word. Rappel de la nécessité de simplication qui optimise les chances que le document soit consulté + optimisation de la réception et de l affichage, limite d envoi à adresses maxi par envoi. Notions de durée d un envoi (variable en fonction de la configuration réseau du poste) : compter environ 2h pour un envoi de 5000 adresses mail. Remarque relative au fait que la fenêtre Magellan apparaît comme figée lors d un envoi => vraisemblablement dû au système d exploitation Windows7. Ce défaut d affichage ne signifie pas que l envoi ne se fait pas. B. Vérification des versions Evolution de la fonctionnalité implique de vérifier que les versions utilisées sont à jour. Dans Sirius Menu Système, versions. Vérifier version Sirius, Magellan et Bsi.

2 MAJ peut être effectuée par vous directement. Info concernant la MAJ de Bsi qui pouvait ne pas se dérouler correctement (message d erreur apparaissait en faisant la MAJ) : ce défaut de MAJ a été corrigé. Nous tenterons de vous prévenir par mail des modifications de versions ayant une incidence sur l ing. II. Validité des adresses mail Dans la fiche-client, l encoche verte, la croix rouge. Explication des lettres qui pourront apparaître après MAJ de l info : le «R» de Refus, le «I» de Boîte mail temporairement indisponible, le «B» de Boîte mail inconnue. Ces «alertes» sur l adresse mail peuvent être modifiées. Elles correspondent à la traduction synthétisée de centaines d erreurs possibles renvoyées par le serveur d ing lors des envois. Question du «Refus» : nécessité de prévoir la possibilité pour le destinataire d un ing de se désinscrire de la liste de diffusion du Théâtre. En cas de doute sur ces alertes récupérées après un chargement des «retours», nous consulter (Exemple, boîte mail inconnue (B) alors que non). Au moment de l envoi : fenêtre récapitulative, contrôle de la validité des adresses. Comment consulter les différentes erreurs possibles. Correction des adresses mail. Gestion des adresses mail en doublon=>envoi unique. Info sur la possibilité de forcer un envoi (cas de spectacles annulés) III. L envoi A. Magellan La fenêtre Magellan : aller récupérer le document créé en amont (cf répertoire ing du poste). Changer de «type de fichier» si on n envoie pas un doc au format html. Rappel de la notion de documents externes, de liens (ne pas briser les liens!) Nous n avons pas pu évoquer la création du document directement à partir de Magellan (cf existence d un mini éditeur hrml) mais dans la dernière doc actuellement disponible sur notre site (dans le Forum Sirius, Documentation), une explication détaillée de l utilisation de cet éditeur html est donnée. Rappel de la nécessité de tester son envoi avant un envoi véritable : Utiliser «Ajoute client» à partir du fichier. tester le maximum d adresses mail différentes (adresses professionnelles et adresses etc.).

3 Un «test» est un envoi réel à une liste de mails qui pourra vérifier en amont la réception du mail (donc pas d utilisation du bouton «test envoi» qui a disparu des dernières versions). B. Paramétrage de l expéditeur Question posée de l objet, nom d expéditeur et adresse mail expéditeur déjà renseignés : Ces infos sont conservées, après avoir été renseignées une 1 ère fois (cf affichage, la 1 ère fois d une fenêtre «paramétrage ing») dans un fichier externe que l on peut modifier directement à partir de la fenêtre Magellan : pour cela, cliquer sur «Paramétrage du courriel» (non montré durant l atelier) Si le document html contient dans la balise «title» un titre de document, c est ce titre qui apparaît en priorité sur l objet défini par défaut. IV. Concernant les retours A. Infos ing Question des compteurs affichés dans Magellan : «Nb s» = nombres d adresses mails traitées «Nb Envoyés» = Nb de mails transférés sur le serveur d ing (et non pas effectivement envoyé par le serveur d ing) «Nb reçus» = Nombre de mails transférés sur le serveur d ing et n ayant pas fait l objet, par ce serveur d ing, de retour négatif (Nb reçus ne donne donc pas le nombre de mails affichés par le destinataire). Evocation d un possible problème de mise à jour de ces compteurs (cf Nb envoyés et Nb reçus). Le retour d info du serveur peut ne pas s effectuer correctement (lié au volume d envoi?). Le service développement projette de scinder les répertoires d envoi (les boîtes aux lettres client) afin d adapter la tâche du serveur par client. B. Affichage des mails Principe d affichage des images dans les clients de messagerie : les images sont généralement bloquées, c est le destinataire qui fait la démarche d afficher une image contenue dans le mail. Explication du principe de détection de l affichage du mail par le destinataire. Sirius adjoint, lors de l envoi d un ing, une image transparente qui, si elle est affichée par le destinataire, met à jour, sur le serveur d ing l info « affiché». Ce comptage d s affichés est disponible en cliquant sur le bouton «Suivi ESR» : voir ligne «dont visualisés sans filtrage».

4 Evoqué le fait que les mails qui comportent des images peuvent être consultés et lus mais non détectés comme affichés pour la seule raison que le destinataire n a pas affichés les images (créant un décalage entre le nb réel de mails effectivement consultés et le nb de mails apparaissant comme consultés). C. Reprise et évolution de la gestion des retours Menu Fichier, ing : aller rechercher un ing déjà envoyé. Consulter le Suivi ESR. Le bouton «filtre» permet de revenir à la fenêtre «filtres», consultation des fiches correspondant aux cases cochées dans «Suivi ESR». C est également par ce biais que l on peut reconsulter le filtre des destinataires d un ancien ing. (différence avec le bouton «détail» de la fenêtre Magellan = aperçu rapide). La gestion des retours (cf après que les destinataires d un ing ont cliqué sur le lien de désinscription) n a pas été détaillée. Une documentation « ing, Gestion des retours» (et autres fonctionnalités plus élaborées) devrait être disponible dans la documentation du site d ici quelques semaines. Info sur la case «Suivi comportemental» : une certaine version de Bsi gérait mail le fait que cette case soit cochée. (le problème se manifestait dans les liens). On peut à présent la cocher (vérifier la version de Bsi dans Système, versions, elle doit être postérieure à décembre 2013) Evoqués les tarifs des prestataires spécialisés dans l envoi d ings. Pour conclure, cet atelier sur l ing s est basé les connaissances disponibles à ce moment-là et, pour la partie théorique «hors-sirius», sur différentes recherches relatives au sujet : Voir : Info claire et synthétique sur l ing : Info official : Exemple de prix d un prestataire spécialisé en ing : Info d un prestataire ing avec tableau des taux réception : Nos articles préférés pour leur clarté et exhaustivité, ceux du site insadaweb.com, par exemple celui-ci concernant la réception et l affichage des mails :

5 ***info de dernière minute à la rédaction de ce compte-rendu : Une version de Bsi (14/02/13 Voir dans Système Version) doit être téléchargée. Elle gère, pour un ing avec «suivi comportemental», l affichage du nombre de liens visités.