Projet de règlement grand-ducal fixant le nombre et les critères d attribution des postes de secrétaires de direction

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1 Projet de règlement grand-ducal fixant le nombre et les critères d attribution des postes de secrétaires de direction

2 Texte du projet de règlement grand-ducal Nous Henri, Grand-Duc de Luxembourg, Duc de Nassau, Vu l article 50 de la loi du XXX déterminant le régime et les indemnités des employés de l Etat ; Vu l avis de la Chambre des Fonctionnaires et Employés publics ; Notre Conseil d Etat entendu ; Sur le rapport de Notre Ministre déléguée à la Fonction publique et à la Réforme administrative et après délibération du Gouvernement en conseil ; Arrêtons: Art. 1er. La fonction de secrétaire de direction prévue à l article 50 de la loi du XXX déterminant le régime et les indemnités des employés de l Etat est attachée au chef hiérarchique d un département ministériel ou à la personne assurant la direction d une administration ou d un service de l Etat. Art. 2. La fonction de secrétaire de direction est attribuée à l employé en fonction de son expérience professionnelle et de sa bonne maîtrise du métier et comporte notamment la tâche d assurer le secrétariat de la personne à laquelle il est rattaché et de l assister dans la gestion et l organisation administrative de sa direction. Art Le supplément d indemnité prévu à l article 50 de la loi du XXX déterminant le régime et les indemnités des employés de l Etat est rattaché à l exercice exclusif et permanent de la fonction de secrétaire de direction. Il est accordé par décision du ministre ayant la fonction publique dans ses attributions, sur demande de l administration ou du service de l Etat concerné et sur avis favorable du ministre du ressort. Le supplément accordé est dû à partir du premier jour du mois qui suit celui au cours duquel la demande a été introduite. 2. Tout changement dans l organisation du secrétariat et au niveau de la désignation des employés secrétaires de direction doit être notifié dans les meilleurs délais au ministre ayant la fonction publique dans ses attributions.

3 Art Le nombre de postes de secrétaires de direction est limité à une unité par département ministériel, administration et service de l Etat. 2. Dans le cas où dans un département ministériel, une administration ou service de l Etat, la fonction de secrétaire de direction est exercée par un agent relevant du statut du fonctionnaire de l Etat, ni ce dernier, ni un autre agent engagé sous le statut d employé ne peuvent bénéficier du supplément d indemnité rattaché à cette fonction. 3. Dans le cas où dans un département ministériel, une administration ou service de l Etat, la fonction de secrétaire de direction est partagée entre deux employés, les suppléments d indemnité, calculés par référence à la catégorie d indemnité respective des employés concernés, sont proratisés en fonction du degré d occupation dans l exercice de cette fonction. Art. 5. Sur la base des critères énoncés aux articles précédents, les postes de secrétaire de direction attribués aux départements ministériels, administrations et services de l Etat sont fixés par le ministre ayant la fonction publique dans ses attributions par voie de règlement ministériel. Par dérogation au paragraphe premier de l article précédent, les départements ministériels, administrations et services de l Etat qui au moment de l entrée en vigueur du présent règlement bénéficient d unités supplémentaires de secrétaires de direction pourront conserver les postes respectifs. Art. 6. Le présent règlement grand-ducal entre en vigueur le 1 er janvier Art.7. Les Membres du Gouvernement sont chargés, chacun en ce qui le concerne de l exécution du présent règlement qui sera publié au Mémorial.

4 Exposé des motifs et commentaire des articles Le présent projet de règlement grand-ducal est pris en exécution de l article 50 de la loi du XXX déterminant le régime et les indemnités des employés de l Etat et qui prévoit une disposition concernant la fonction de secrétaire de direction. Rappelons tout d abord que les dispositions des règlements grand-ducaux fixant les indemnités des différentes catégories d employés ont été transposées dans une seule loi, à savoir celle du XXX déterminant le régime et les indemnités des employés de l Etat, mesure jugée nécessaire au vu de la recommandation formulée par le Conseil d Etat de fixer les indemnités des employés de l Etat par la voie législative. Ainsi, l article 50 précité reprend exactement la même disposition relative à la fonction de secrétaire de direction qui était déjà prévue quant au principe dans l ancien règlement grand-ducal modifié du 28 juillet 2000 fixant le régime des indemnités des employés occupés dans les administrations et services de l Etat. Toutefois, il prévoit de régler par règlement grand-ducal le détail des conditions et modalités concernant l octroi du supplément rattaché à ladite fonction ainsi que le nombre des postes respectifs qui sont attribués aux administrations et services de l Etat. En effet, lors de l introduction de cette disposition dans l ancienne réglementation en l année 1987, la fixation des conditions et du nombre des postes a fait l objet d une décision du Gouvernement en conseil. Or, afin de renforcer la valeur juridique de ces règles, il est proposé de fixer dorénavant les dispositions y relatives par voie de règlement grand-ducal. C est ainsi que le texte de ce projet de règlement grand-ducal reprend les critères généraux tels qu ils avaient été décidés en date du 13 novembre 1987 par le Gouvernement en conseil sur la base d un rapport présenté par un groupe de travail instauré dans le temps et comprenant des représentants du Ministère d Etat et du Ministère de la Fonction publique. Les deux premiers articles évoquent le principe général que la personne exerçant la fonction de secrétaire de direction est rattachée au chef hiérarchique d un département ministériel ou à la personne assurant la direction d une administration ou service auprès de l Etat. Elle est censée exécuter pour les besoins de celui-ci des travaux d assistance et de secrétariat. Ces travaux comprennent notamment la gestion du courrier du chef d administration, de son agenda et des documents confidentiels, l organisation de ses réunions et déplacements, la rédaction de lettres de la direction ainsi que la gestion de la relation intermédiaire entre la direction et le personnel. L exercice exclusif de cette fonction constitue une condition essentielle en vue de l allocation du supplément de secrétaire de direction. L article 3 prévoit la procédure à respecter pour l octroi du supplément d indemnité rattaché à la fonction du secrétaire de direction, procédure qui s oriente d après la pratique appliquée jusqu ici dans ce domaine. L article 4 se base sur les critères d attribution du supplément tels qu ils ont été respectés dans le passé. Ainsi, il limite restrictivement le nombre de postes de secrétaires de direction à une unité par administration ou service, à l exception de certains départements

5 ministériels ou administrations pour lesquels un deuxième poste a été attribué dans le passé pour des raisons de nécessité de service exceptionnelles. Dans ceux des administrations et services où la fonction de secrétaire de direction est assurée par un agent qui ne relève pas du régime des employés de l Etat, le supplément visé ne peut être accordé. Cet article permet en outre de régler l octroi du supplément dans les cas où la fonction en question est exercée conjointement par plus d un agent, situation dans laquelle le supplément est partagé entre les employés concernés. Enfin, l article 5 prévoit qu un règlement ministériel à prendre par le ministre ayant la fonction publique dans ses attributions fixera la répartition des différents postes de secrétaire de direction attribués aux administrations et services de l Etat et sur la base de laquelle seront accordés et versés les suppléments demandés. Ce règlement reprendra la répartition actuelle des postes visés arrêtée sur la base de la décision précitée du Gouvernement en conseil du 13 novembre 1987 et sera adapté le cas échéant au fil du temps selon les besoins constatés.

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